城建檔案館信息化建設(shè)路徑探析

文/福建省邵武市城市建設(shè)檔案館 周音娜

隨著城市建設(shè)進程的深化，城建檔案館的檔案管理工作逐漸引起了人們的重視。目前，各地城建檔案館的信息化建設(shè)工作均取得了一定的成果，但同時也產(chǎn)生了不同程度的問題。這些問題的存在不利于城建檔案館信息化建設(shè)工作的深入。因此，分析城建檔案館的信息化建設(shè)路徑具有一定的必要性。

一、城建檔案館開展信息化建設(shè)的意義

城建檔案館開展信息化建設(shè)工作的意義主要體現(xiàn)為：第一，適應(yīng)城市建設(shè)發(fā)展帶來的大量檔案。伴隨著經(jīng)濟的發(fā)展，城市建設(shè)進程逐漸加快，在此期間產(chǎn)生的大量檔案為城建檔案館的檔案管理工作帶來了一定的壓力。信息化建設(shè)工作的開展，可迅速提升城建檔案館的檔案管理效率、質(zhì)量，提高檔案管理工作與檔案數(shù)量變化、速度變化的適應(yīng)性。第二，保障城建檔案信息的儲存安全。城建檔案館的基本功能為：永久保存本城市的重要城建檔案。開展信息化建設(shè)工作后，基于數(shù)據(jù)信息形式儲存的城建檔案安全性可得到良好保障。第三，發(fā)揮城建檔案的社會效益、經(jīng)濟效益。城建檔案所形成的社會效益、經(jīng)濟效益與其利用率密切相關(guān)。信息化建設(shè)工作的實施，可提升城建檔案館內(nèi)檔案的利用率，便于其更好地為城市發(fā)展提供社會效益及經(jīng)濟效益。

二、城建檔案館的信息化建設(shè)現(xiàn)狀

結(jié)合當前城建檔案館的信息化建設(shè)工作現(xiàn)狀可知，這項工作中存在的不足主要包含：

（一）檔案管理方法單一，信息技術(shù)利用有限。目前，我國各地城建檔案館很多已經(jīng)啟動了信息化建設(shè)項目，其檔案管理工作也基本實現(xiàn)了由傳統(tǒng)管理模式向信息化、數(shù)字化管理模式的轉(zhuǎn)化。但從城建檔案館當前的檔案管理方法來看，管理人員所采用的檔案管理方法較為單一。例如，某三線城市城建檔案館的檔案管理人員主要利用信息技術(shù)針對城建檔案進行快速分類，其信息技術(shù)的利用率相對較低，信息技術(shù)的價值并未得到充分發(fā)揮。

（二）規(guī)劃方案不完善，限制信息化建設(shè)發(fā)展。城建檔案館的信息化建設(shè)工作是一項系統(tǒng)工程，其中涉及城建檔案的數(shù)字化、檔案管理制度更新等多項內(nèi)容。這項工作的復雜性特征決定著：城建檔案館需經(jīng)過一段較長時間的發(fā)展及適應(yīng)，方可完全達到預期建設(shè)目標。在實踐建設(shè)工作中，具有完善性、持續(xù)性特征的規(guī)劃方案，是開展信息化建設(shè)工作的必要指導及參照。而在實際建設(shè)工作中，部分城建檔案館對規(guī)劃方案設(shè)計、編制的重視程度不足，僅制定了短期規(guī)劃，而忽視了信息化建設(shè)工作的遠期發(fā)展需要，導致信息化建設(shè)工作發(fā)展混亂。這一問題的存在不利于信息化建設(shè)質(zhì)量的提升。

（三）專業(yè)人才相對不足，建設(shè)進程發(fā)展較慢。人才是推動城建檔案館信息化建設(shè)進程發(fā)展的重要力量，也是提升城建檔案館檔案管理信息化水平的關(guān)鍵所在。從當前各城建檔案館人員隊伍的構(gòu)成來看，擁有信息技術(shù)、信息化檔案管理教育背景的人才占比偏低。而人才的缺失則會影響城建檔案館的信息化建設(shè)進程發(fā)展。因此，盡快彌補人才缺口具有一定必要性。

（四）檔案資源開發(fā)不足，影響城建檔案價值。城建檔案館承擔著保存本城市重要城建檔案、利用檔案資源推動城市建設(shè)（獲取社會效益、經(jīng)濟效益）等職責。在當前信息化建設(shè)背景下，城建檔案館多通過對城市規(guī)劃建設(shè)工程圖紙、城市勘測工程資料等的數(shù)字化，開發(fā)城建檔案資料。但結(jié)合其開發(fā)工作的實際狀況來看，由于城建檔案的數(shù)字化程度不足，檔案內(nèi)容的數(shù)字化不全面，導致城建檔案在開發(fā)利用工作中常常會面臨信息不完善、信息割裂等問題。當下檔案開發(fā)工作現(xiàn)狀，與城建檔案館的實際檔案管理需求仍然存在較大差距。

三、城建檔案館的信息化建設(shè)路徑分析

為了促進信息化檔案管理模式作用的發(fā)揮，城建檔案館可經(jīng)如下路徑，加強檔案信息化建設(shè)：

（一）擴展檔案管理方法體系。城建檔案管理方法的選擇，與城建檔案館檔案管理工作質(zhì)量、城建檔案價值的發(fā)揮均存在一定關(guān)聯(lián)性。結(jié)合當前城建檔案館的檔案管理方法應(yīng)用狀況來看，城建檔案管理方法單一問題亟待解決。因此，可借助擴展檔案管理方法體系這一路徑，提升城建檔案館的信息化建設(shè)工作質(zhì)量?？尚械臋n案管理方法體系擴展措施為：第一，建立系統(tǒng)化檔案管理機制。當前，部分城建檔案館管理人員對信息管理模式下的檔案管理工作的印象仍停留在：利用信息技術(shù)完成簡單檔案管理任務(wù)（如檔案分類、儲存等）階段，并未形成系統(tǒng)化的信息管理意識。對此，在拓展檔案管理方法體系的過程中，城建檔案館可參照上述要求及自身狀況，建立系統(tǒng)化的檔案管理機制，即要求檔案管理人員在檔案分類、檔案資源開發(fā)、城建檔案利用等各項工作中，全面運用信息技術(shù)。第二，利用信息技術(shù)實現(xiàn)可視化管理。城建檔案館開展信息化建設(shè)的最終目的為：利用信息技術(shù)提升檔案管理質(zhì)量，使其迅速適應(yīng)當前城市建設(shè)發(fā)展變化的需要?；谏鲜鲆?，可考慮于城建檔案館的檔案管理方法體系中，引入可視化管理方法，借助該方法為各類檔案管理工作提供便利。例如，城建檔案館可運用地理信息系統(tǒng)及BIM技術(shù)實現(xiàn)城建檔案的可視化管理，依據(jù)檔案館內(nèi)的城建檔案分布特征，構(gòu)建可視化模型，以此為城建檔案查詢、利用等提供支持。

（二）制定完善規(guī)劃方案。隨著城建檔案館信息化建設(shè)經(jīng)驗的豐富，規(guī)劃方案的重要性逐漸被人們所熟知。基于規(guī)劃方案的重要意義，可將完善規(guī)劃方案的制定、設(shè)計作為一種可行路徑，利用該路徑的引導作用，促進城建檔案館信息化建設(shè)工作的發(fā)展。檔案管理信息化建設(shè)項目的規(guī)劃方案制定流程為：第一，明確總體建設(shè)目標。城建檔案館的信息化建設(shè)目標是其建設(shè)工作的重要參照。為保障建設(shè)工作的順利開展，可結(jié)合城建檔案館的實際檔案管理需要、管理工作質(zhì)量提升要求等，確定恰當?shù)慕ㄔO(shè)目標。例如，某二線城市城建檔案館結(jié)合自身需要將總體建設(shè)目標確定為：提升城建檔案管理工作效率及管理質(zhì)量。第二，確定建設(shè)要點。規(guī)劃方案中的建設(shè)要點，是方案可發(fā)揮良好引導作用的關(guān)鍵所在。建設(shè)要點的選擇需依托總體建設(shè)目標確立。例如，某城建檔案館按照二級模式將總體建設(shè)目標——提升檔案管理效率所對應(yīng)的建設(shè)要點細化分解為：第一級，識別影響城建檔案管理效率的因素；第二級，結(jié)合因素類型確立優(yōu)化措施。從該城建檔案館規(guī)劃方案的應(yīng)用效果來看，在完善規(guī)劃方案的引導下，該城建檔案館于推行信息化建設(shè)4個月內(nèi)達到初步電子化階段，12個月內(nèi)過渡至專業(yè)電子化階段，其城建檔案管理工作效率較開展信息化建設(shè)前提升26%左右。

（三）強化人才引入與培養(yǎng)。人才是城建檔案館開展信息化建設(shè)的重要支持，也是全面實現(xiàn)信息化檔案管理的關(guān)鍵所在。由于目前城建檔案館人員隊伍中的專業(yè)人才占比水平較低，可考慮通過如下路徑，提升專業(yè)人才比重，以便借助專業(yè)人才的專業(yè)優(yōu)勢，快速推動檔案信息化建設(shè)的發(fā)展：第一，提供豐富的培訓學習機會。城建檔案館管理人員對信息技術(shù)、信息化檔案管理模式的了解普遍不足。對此，城建檔案館可采取與專業(yè)培訓機構(gòu)合作的形式，為檔案管理人員提供豐富的學習機會。例如，某城建檔案館為了實現(xiàn)城建檔案管理的可視化，與本地一家BIM外包培訓機構(gòu)建立合作關(guān)系，由該培訓機構(gòu)結(jié)合城建檔案館提供的相關(guān)信息，面向城建檔案館全體檔案管理人員展開BIM技術(shù)培訓。根據(jù)該培訓機構(gòu)提供的考核結(jié)果，培訓工作結(jié)束后，檔案館所有參與培訓活動的檔案管理人員的BIM知識掌握率平均升高64%。第二，加大招聘力度，吸引專業(yè)人才。對于城建檔案管理而言，從外界吸收具有良好檔案信息化建設(shè)教育背景或?qū)嵺`管理背景的人才，也是一種可行的提升專業(yè)人才的占比方法。對此，可在提供優(yōu)質(zhì)薪酬福利待遇的基礎(chǔ)上，于公開平臺發(fā)布招聘信息，吸納更多的專業(yè)人才組建檔案管理團隊。

（四）深化檔案資源開發(fā)。在信息化建設(shè)工作中，城建檔案館的檔案資源開發(fā)無疑是一項重要內(nèi)容。為了改善檔案資源開發(fā)工作質(zhì)量，可參照現(xiàn)代化管理模式的特征，運用適宜措施，促進城建檔案資源開發(fā)的深化。可行措施包含：第一，構(gòu)建空間型檔案數(shù)據(jù)庫。整合城市空間信息與信息化檔案管理，是實現(xiàn)可視化的重要前提。因此，城建檔案館可結(jié)合城市空間信息，構(gòu)建空間型檔案數(shù)據(jù)庫，借助空間信息的定位優(yōu)勢，推動城建檔案可視化管理的發(fā)展。第二，建立數(shù)據(jù)共享平臺。在舊城拆遷改造、新園區(qū)建設(shè)等城建項目中，如各方信息溝通不暢，容易影響城建檔案內(nèi)容的完善性。對此，可利用建立數(shù)據(jù)共享平臺的方式，為城建項目各方提供實時性的信息溝通、傳輸平臺，借助該平臺實現(xiàn)項目資料的動態(tài)收集，為城建檔案的開發(fā)與利用提供支持。

四、結(jié)論

綜上所述，加強城建檔案館的信息化建設(shè)具有一定的現(xiàn)實意義。為了推動城建檔案館的信息化建設(shè)進程，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理的價值，可結(jié)合信息化建設(shè)工作中的問題，運用適宜的路徑，加快城建檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用。此外，還應(yīng)注意結(jié)合城建檔案應(yīng)用的需要，持續(xù)完善信息管理系統(tǒng)功能，以發(fā)揮城建檔案館的價值。