淺談地震檔案利用服務(wù)創(chuàng)新

文/山西省地震局 劉敏娟

隨著信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)各行各業(yè)均踏上信息化管理道路。毋庸置疑，地震檔案對(duì)于防震減災(zāi)事業(yè)的發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用，地震檔案管理的信息化也提上日程，不僅要將檔案數(shù)字化，而且將其在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)信息化，這就對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，怎樣才能高效服務(wù)，方便利用呢？只有通過各種途徑、渠道、形式和方法傳遞檔案信息，利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，使檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，才能使檔案管理工作邁向一個(gè)新的高度，因此檔案利用服務(wù)創(chuàng)新顯得十分重要，并且迫在眉睫。

當(dāng)前檔案工作者的重要任務(wù)就是開發(fā)和利用檔案信息資源，利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供服務(wù)，并且不斷加強(qiáng)和提升檔案人員的綜合素質(zhì)，提升服務(wù)能力，促進(jìn)檔案管理向現(xiàn)代化、服務(wù)便捷化方向發(fā)展。

一、服務(wù)方式的創(chuàng)新的必然性

地震檔案涵蓋全局所有產(chǎn)生的文件、觀測(cè)報(bào)告、地震趨勢(shì)預(yù)測(cè)及上級(jí)相關(guān)部門下發(fā)的各種文件、會(huì)議材料、報(bào)告等。如何將這些海量的信息利用現(xiàn)代化提供給所需要的用戶，是檔案工作人員面臨的巨大挑戰(zhàn)。

傳統(tǒng)的檔案利用方式，是用戶到檔案部門利用檔案，查閱檔案，檔案原件利用將會(huì)受到不同程度的磨損。在信息化時(shí)代，人們改變了獲取信息的方式，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)、準(zhǔn)確地獲得信息。因此，原有被動(dòng)、手工式的檔案查閱方式已經(jīng)不是唯一提供利用的方式，而且它正在被現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所取代，檔案部門可以利用網(wǎng)絡(luò)提供檔案查詢、檔案利用、檔案統(tǒng)計(jì)，真正讓利用者實(shí)現(xiàn)上網(wǎng)查詢檔案、查詢登記服務(wù)。檔案原件將減少利用的次數(shù)，最大限度得以保護(hù)。

二、開發(fā)利用檔案信息資源

（一）豐富地震檔案室藏。豐富的室藏是提供檔案服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)，檔案資料越齊全完整，可提供利用的檔案信息資源就越豐富。地震檔案如實(shí)地記載著地震各行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、業(yè)務(wù)管理部門在處理各種事物時(shí)所產(chǎn)生的歷史背景、沿革發(fā)展及重要內(nèi)容，為研究全省防震減災(zāi)事業(yè)科學(xué)發(fā)展提供第一手資料，是促進(jìn)地震檔案事業(yè)各項(xiàng)體制改革、創(chuàng)新發(fā)展的重要依據(jù)。在實(shí)際工作中，檔案部門不僅應(yīng)重視對(duì)“紅頭文件”的收集，更應(yīng)注重散落在直接責(zé)任人手中的重要文書、報(bào)表、圖片、聲像等檔案資料的收集。這些重要的資料如果不妥善收集整理，久而久之，會(huì)被當(dāng)成廢品丟棄，寶貴的歷史資料從此流失。因此，作為檔案管理人員，我們一定要下大力度進(jìn)行收集。每年年初我們對(duì)各部門、各單位進(jìn)行有針對(duì)性的歷年遺落檔案、日常檔案收集工作，并對(duì)其納入部門年度考核工作內(nèi)容，這樣既豐富檔案室藏，又增強(qiáng)大家對(duì)檔案工作的重視意識(shí)。其次，近年來隨著防震減災(zāi)事業(yè)的不斷發(fā)展，產(chǎn)生了大量的電子文件，檔案室不僅要注重對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的收集、整理工作，更應(yīng)注重對(duì)電子文件的收集、整理、歸檔工作。

（二）加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)利用。檔案資源的開發(fā)利用是通過各種有效的方法，使檔案資源直接服務(wù)于防震減災(zāi)的各項(xiàng)工作，滿足各種利用需求的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作，主要包括編制檔案檢索工具和檔案編研工作。檔案檢索工具是用來介紹和解釋室藏檔案的內(nèi)容和成分，為查詢檔案提供線索的工具。無論是檔案室進(jìn)行檔案信息加工，還是向利用者提供檔案，都必須憑借檔案檢索工具，從室藏檔案中檢索出相關(guān)檔案。檔案工作人員根據(jù)工作實(shí)際，編制操作性強(qiáng)的檢索工具。為此，我局編制全宗介紹、分類目錄、卷內(nèi)目錄、歸檔文件目錄等，同時(shí)結(jié)合檔案管理軟件達(dá)到了及時(shí)查找檔案信息的目的。檔案編沿工作是以室藏檔案為主要依據(jù)，以滿足本單位和社會(huì)利用檔案的需要為目的，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編輯檔案參考資料的工作。檔案工作人員要根據(jù)室藏檔案情況及工作的實(shí)際，加強(qiáng)對(duì)檔案資料的分析研究，本著可靠性、實(shí)用性的原則，主動(dòng)做好檔案信息的編研服務(wù)工作。依據(jù)檔案，先后編制《山西通志·地震志》《山西省地震監(jiān)測(cè)志》《山西省地震局處室文件匯編》《機(jī)構(gòu)沿革概覽》《工作制度匯編》以及《防震減災(zāi)大事記》等。其中《山西通志·地震志》的編寫，運(yùn)用大量的地震檔案，查找記載山西的地震活動(dòng)、預(yù)防預(yù)測(cè)、地震地質(zhì)、工程地震、管理體制數(shù)據(jù)，編寫成具有代表性的史實(shí)書籍。《山西省地震監(jiān)測(cè)志》運(yùn)用實(shí)物檔案中照片、地震檔案中的文件以翔實(shí)的圖文資料，反映全省地震監(jiān)測(cè)工作隨著新中國地震科學(xué)的發(fā)展，所經(jīng)歷的從觀測(cè)、預(yù)報(bào)，不斷探索和潛心研究地震監(jiān)測(cè)預(yù)報(bào)方法到逐步形成具有中國特色和山西地方特點(diǎn)的地震科學(xué)體制的過程。這些編研資料不僅記載了山西地震活動(dòng)的歷史，而且也為各類管理人員提供了有價(jià)值的參考和指導(dǎo)。

三、建立信息資源平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享

在管理好檔案的基礎(chǔ)上，檔案工作也要適應(yīng)社會(huì)信息化的需求，為尋求更有效的服務(wù)新途徑，構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)，支持檔案管理全過程的信息化處理，以提高檔案更快捷、更有效地利用，把“死”檔案變成“活”檔案，電子檔案的產(chǎn)生及運(yùn)用顯得尤為突出和重要。根據(jù)國家檔案局關(guān)于發(fā)布檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）要求，具體闡明電子檔案文件級(jí)著錄的一系列相關(guān)的歸檔要求、內(nèi)容、整理方法，為構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)也為檔案工作人員提供了可靠的依據(jù)和具體的操作方法，由此可見其必要性。

為促進(jìn)我局檔案工作向現(xiàn)代化發(fā)展，檔案室引用網(wǎng)絡(luò)版SYH-BV6.0版本的檔案管理系統(tǒng)，它涵蓋了檔案業(yè)務(wù)管理的全過程，包括文件管理、檔案庫管理、檔案管理，以及涉及檔案業(yè)務(wù)的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、檢索、移交接收、統(tǒng)計(jì)等全程管理。其主要特點(diǎn)有：1.檔案管理流程化，檔案所涉及的知識(shí)更全面。2.網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，檔案數(shù)據(jù)集中管理。3.權(quán)限細(xì)致，安全性更高。4.檔案庫、報(bào)表自定義管理。5.信息檢索快速、靈活。6.管理對(duì)象可隨意擴(kuò)充，體現(xiàn)了系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和開放性。7.與OA辦公系統(tǒng)的巧妙銜接。檔案管理軟件與OA系統(tǒng)之間設(shè)計(jì)出傳輸接口，通過這個(gè)接口，使OA系統(tǒng)中辦理完畢的收文、發(fā)文及相關(guān)附件在歸檔后能自動(dòng)流轉(zhuǎn)到傳輸接口中，檔案管理員通過這個(gè)接口對(duì)流轉(zhuǎn)過來的收發(fā)文根據(jù)文件的保管期限自動(dòng)編寫檔號(hào)，再傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了兩個(gè)系統(tǒng)間的有效銜接，大大提高人員的工作效率。為地震電子檔案構(gòu)建了快捷、有效的平臺(tái)。

四、提高檔案管理人員服務(wù)工作創(chuàng)新對(duì)策

（一）強(qiáng)化專業(yè)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求檔案工作人員既要有很強(qiáng)的責(zé)任心和良好的職業(yè)道德，又要有扎實(shí)的檔案管理專業(yè)理論知識(shí)以及防震減災(zāi)專業(yè)知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法來高效管理地震各類檔案，提高檔案管理服務(wù)水平，這是新時(shí)代賦予檔案管理工作者的重要使命。首先，作為一名新時(shí)代的檔案管理人員，在學(xué)好自身檔案管理專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，還必須學(xué)習(xí)公文、防震減災(zāi)等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，優(yōu)化自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，并運(yùn)用到實(shí)際工作中去。其次，通過集中培訓(xùn)、分批輪訓(xùn)、以會(huì)代訓(xùn)等多種形式，積極組織檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高檔案管理水平，同時(shí)組織他們到管理先進(jìn)的單位參觀取經(jīng)、開闊視野，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和成功做法，只有這樣以不同的形式不斷地提高自身綜合素質(zhì)，不斷進(jìn)行知識(shí)更新，及時(shí)了解檔案管理最新發(fā)展情況，才能真正在檔案管理工作中有所突破，才能更好地提高服務(wù)用戶的能力。

（二）解放思想，更新觀念，確立檔案利用服務(wù)的重要地位。檔案利用服務(wù)是檔案工作的最終目的，是檔案工作所有環(huán)節(jié)的落腳點(diǎn)。檔案利用服務(wù)是強(qiáng)化應(yīng)用技術(shù)開發(fā)、推廣，促進(jìn)防震減災(zāi)各項(xiàng)事業(yè)邁向現(xiàn)代化的強(qiáng)大動(dòng)力，是檔案部門為防震減災(zāi)事業(yè)作貢獻(xiàn)的一項(xiàng)重要工作，我們必須高度認(rèn)識(shí)檔案利用服務(wù)工作的社會(huì)地位。要想更新服務(wù)理念，實(shí)現(xiàn)服務(wù)創(chuàng)新，首先必須轉(zhuǎn)變服務(wù)思想，被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，深入基層了解其所需。其次檔案部門要利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，共享檔案網(wǎng)絡(luò)信息資源，使得服務(wù)范圍由窄變寬，服務(wù)層次由淺變深。最終努力拓展服務(wù)方式，開發(fā)新的服務(wù)領(lǐng)域，充分利用室藏檔案，通過多種渠道，使其更高效地服務(wù)社會(huì)，服務(wù)大眾。

五、檔案服務(wù)創(chuàng)新的任務(wù)

無論怎樣創(chuàng)新服務(wù)，最終目的在于方便利用和檔案的保護(hù)。目前檔案管理正面臨著如何創(chuàng)造條件，搶抓機(jī)遇，管理發(fā)展好檔案管理工作，這是檔案服務(wù)創(chuàng)新中基礎(chǔ)性的建設(shè)任務(wù)。

檔案服務(wù)創(chuàng)新中檔案資源的建設(shè)占絕對(duì)主導(dǎo)地位，怎樣把檔案收集好、管理好、運(yùn)用好是檔案工作人員應(yīng)當(dāng)研究和探索的重要課題。檔案服務(wù)之基在于檔案資源的建設(shè)。這就決定要進(jìn)一步深化檔案資源建設(shè)抓源頭監(jiān)管理念，聚焦重大活動(dòng)、重大事件、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目等方面不同載體檔案監(jiān)管工作，全面推進(jìn)常規(guī)歸檔與即時(shí)歸檔相結(jié)合。

在社會(huì)廣泛信息化的今天，我們的檔案事業(yè)必須不斷創(chuàng)新檔案利用服務(wù)新模式，大力推進(jìn)我局檔案電子信息化建設(shè)工作。2019年，經(jīng)我局立項(xiàng)批準(zhǔn)，采用符合檔案外包安全管理規(guī)范的信息化服務(wù)，歷時(shí)兩年對(duì)我局1967年至2018年約35萬頁文書檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，屆時(shí)將數(shù)據(jù)成果導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，依托局域網(wǎng)為用戶提供更快捷、方便的服務(wù)。

隨著辦公OA的普及及其功能強(qiáng)大、方便快捷的優(yōu)勢(shì)，我們將依托新版OA，建立檔案模塊，并開展網(wǎng)上利用服務(wù)，這是檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案利用服務(wù)要依托此平臺(tái)，以檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)為核心，尤其是電子檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在線上網(wǎng)實(shí)現(xiàn)電子檔案的實(shí)時(shí)利用，使得檔案信息利用服務(wù)得以網(wǎng)絡(luò)化。

檔案服務(wù)工作任重而道遠(yuǎn)，服務(wù)是檔案工作的主題，是檔案工作的生命力。要想適應(yīng)當(dāng)下的發(fā)展，就不能墨守成規(guī)，只有對(duì)檔案服務(wù)創(chuàng)新工作的迫切性有明確的認(rèn)識(shí)，勇于進(jìn)行檔案服務(wù)的創(chuàng)新，改進(jìn)服務(wù)方式，檔案管理工作才能提高到一個(gè)新的水平，才能贏得大家更多的支持和理解，檔案利用服務(wù)創(chuàng)新才能保持旺盛的生命力。