信息化時代行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化分析

文/德陽市人力資源和社會保障局 楊波琳

行政事業(yè)單位檔案管理工作的特點為政治性、服務(wù)性以及管理性極強，同時工作內(nèi)容也是整個單位的基礎(chǔ)工作之一，針對信息化時代的特點，對檔案管理進行科學(xué)化探尋，針對現(xiàn)階段檔案管理科學(xué)化水平進行分析，檔案管理的應(yīng)用價值沒能得到最佳的發(fā)揮，結(jié)合多種創(chuàng)新技術(shù)以及手段到檔案管理工作中，從而滿足市場激烈競爭的需求，構(gòu)建全新的檔案管理科學(xué)化體系，更好地發(fā)揮檔案管理的超強功能，提高行政事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量。

一、信息化時代檔案管理科學(xué)化的重要性

對于行政事業(yè)單位來說，其檔案管理工作是行政事業(yè)單位自我改革創(chuàng)新的重要載體，其檔案中記錄著行政事業(yè)單位具體的成長階段以及其發(fā)展歷程。每一個關(guān)鍵建設(shè)時期檔案中都有詳細的信息記錄，此詳細的信息記錄可以為事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略的制定提供一定的參考作用，從可行性的對策點中得到發(fā)展依據(jù)點，當(dāng)然這個發(fā)展戰(zhàn)略的制定可以適度整合各種信息技術(shù)以及手段，將其技術(shù)以及手段應(yīng)用到檔案管理基礎(chǔ)工作中，可以不斷提升檔案管理的科學(xué)化管理水平以及質(zhì)量，從而將檔案管理的應(yīng)用價值充分發(fā)揮出來。另外，檔案管理的科學(xué)化探索是不能停止的，原因及依據(jù)點都是建立于國家的政策要求下，同時科學(xué)化檔案管理需要針對其行政事業(yè)單位自身具備的特點，才能得到強有力的推動，當(dāng)然檔案管理工作需要借助完善的檔案管理材料得到有效的分析以及預(yù)測，從而提供給行政事業(yè)單位，方便決策的制定。結(jié)合實際的行政事業(yè)單位內(nèi)部情況，仔細分析市場的變化情況，基于具體的檔案管理特點，進一步落實檔案管理科學(xué)化的目標(biāo)。融合信息技術(shù)到檔案管理工作中可以發(fā)揮出最大合力，推動整個行政事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)代化水平。

二、信息化時代檔案管理科學(xué)化存在的不足

（一）檔案管理工作得不到重視。縱觀現(xiàn)階段行政事業(yè)單位的整體檔案管理水平，可以發(fā)現(xiàn)并不理想，與國外發(fā)達國家的檔案管理工作質(zhì)量有一定的距離。出現(xiàn)這一現(xiàn)象的原因有很多，最主要的是我國的行政事業(yè)單位大多不重視檔案管理工作，即檔案管理工作沒有完善的管理制度加持，導(dǎo)致內(nèi)容過多的檔案管理工作得不到有效的解決，整體的檔案管理效果不是非常理想。另外就是檔案管理人員沒有有效應(yīng)用現(xiàn)代設(shè)備以及技術(shù)，其現(xiàn)代化設(shè)備應(yīng)用能力較差，導(dǎo)致混亂的檔案管理機制被應(yīng)用到檔案管理中，非常不利于行政事業(yè)單位檔案管理工作目標(biāo)的實現(xiàn)。檔案管理人員沒有科學(xué)有效的檔案管理手段做保障，就會形成不良的檔案管理工作意識，職業(yè)責(zé)任感沒能建立起來，工作狀態(tài)就會非常的隨意。實際的行政事業(yè)單位的管理手段不能結(jié)合其檔案管理情況制定，其開發(fā)以及利用檔案資料不會程度性的提高，非常不利于行政事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量以及效率的提升。

（二）專業(yè)的管理人員配備不到位。部分從事檔案管理工作的人員，自身并不具備良好的業(yè)務(wù)技能以及專業(yè)的管理能力，導(dǎo)致在行政事業(yè)單位檔案管理過程中不能達成檔案管理的基礎(chǔ)工作需求，工作效率低下。大部分檔案管理人員并非專業(yè)的檔案管理人員，多數(shù)是由其他的部門轉(zhuǎn)來的，這就導(dǎo)致整個檔案管理工作不夠?qū)I(yè)，人員精力沒有集中到檔案管理工作中，其檔案管理水平得不到提升，整體的檔案資料就達不到高的利用率。即使現(xiàn)階段的檔案管理人員綜合素養(yǎng)已經(jīng)得到提升，但是由于沒有得到有效的培訓(xùn)，導(dǎo)致自我業(yè)務(wù)水平以及文化素養(yǎng)不高，即使已經(jīng)非常用心地做好檔案管理工作，其檔案管理工作質(zhì)量還是非常的低。

（三）資金投入量非常少，信息化程度也非常低。行政事業(yè)單位檔案管理工作中的設(shè)備不能得到有效更換，尤其是行政事業(yè)單位各工作部門都能達到其配置的更換條件下，相關(guān)的行政部門不能投入一定的資金到檔案管理部門中，導(dǎo)致現(xiàn)階段應(yīng)用的檔案管理工作設(shè)備非常落后。另外就是檔案管理部門的工作環(huán)境對比其他部門非常簡陋，比如檔案柜非常殘舊，其檔案室更不用說，缺少先進設(shè)備，多數(shù)應(yīng)用紙質(zhì)檔案記錄。檔案管理人員沒有計算機辦公設(shè)備等工作工具，導(dǎo)致在工作中不能激發(fā)自我積極性，長此以往，就會大幅度降低檔案管理人員的工作效率。而針對現(xiàn)階段各行業(yè)領(lǐng)域應(yīng)用信息化技術(shù)進行分析，其檔案管理進一步迎合網(wǎng)絡(luò)化管理需求，進行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理。由于部分行政事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)沒有開發(fā)，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)化檔案管理覆蓋范圍很低。即使已經(jīng)開發(fā)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，但其維護工作不到位，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的應(yīng)用性非常低，其信息化程度太低，不利于檔案資料的長期保存，大幅度降低檔案管理工作質(zhì)量，加大檔案管理檢索查閱的時間，導(dǎo)致管理成本大大提升。

三、信息化時代檔案管理科學(xué)化對策分析

（一）完善相關(guān)管理制度。信息化時代所要求的行政事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容點，就是相關(guān)的行政事業(yè)人員一定要認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，在具體的認(rèn)知程度下加強檔案管理宣傳，同時也可以借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案管理工作進行宣傳，詳細講解檔案管理有關(guān)的知識以及法律法規(guī)等，清醒認(rèn)識行政事業(yè)單位檔案管理工作的作用，以此來重視檔案管理工作。當(dāng)然實際的行政事業(yè)單位一定要根據(jù)自我發(fā)展情況制定檔案管理制度，以此來嚴(yán)格要求檔案管理，領(lǐng)導(dǎo)人員也可以借助管理制度發(fā)揮出自我制約力，將檔案管理責(zé)任劃分到每一名檔案管理人員身上，規(guī)范其日常工作流程以及行為等，從本質(zhì)上促進檔案管理水平以及質(zhì)量的提升。檔案管理制度的落實需要借助多種方式以及手段，比如可以對檔案管理人員進行每個月的定期考核，獎勵優(yōu)秀的檔案管理人員，而對于業(yè)務(wù)能力不高的檔案管理人員要進行適當(dāng)?shù)膽土P，只有通過該種獎罰制度的落實，才能有效激發(fā)人員的積極性，能就此提升檔案管理制度的有效性。檔案管理人員具備了工作動力，就會更加認(rèn)真地工作，由此能進一步提升檔案案卷的管理質(zhì)量。

（二）培養(yǎng)專業(yè)的管理人員。行政事業(yè)單位要加強檔案人員專業(yè)培訓(xùn)活動參與力度，貫徹信息化時代的培訓(xùn)理念，從具體的檔案管理技術(shù)中進行培養(yǎng)，融合科學(xué)合理的管理方案進行有效的檔案管理，整個檔案管理工作中，不要忘記對檔案管理人員專業(yè)化管理思想的建設(shè)，讓管理人員強化自己的職業(yè)責(zé)任感，對檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。針對檔案管理工作性能較強的特點，相關(guān)的檔案管理人員不僅要具備強大的責(zé)任感以及使命感，同時還需要具備良好的管理能力，多項現(xiàn)代化技能也要掌握，比如對于計算機技術(shù)、信息化技術(shù)等。

（三）加大資金投入力度?？茖W(xué)化的行政事業(yè)單位檔案管理工作不僅要滿足其技能以及素質(zhì)的提升，還需要建設(shè)資金的支持。因為只有不斷完善檔案管理工作的各項設(shè)備，從充足的資金中全新升級相關(guān)的設(shè)備，才能結(jié)合計算機現(xiàn)代技術(shù)，構(gòu)建一個高效的檔案管理系統(tǒng)。行政事業(yè)單位要對檔案管理工作的環(huán)境進行全新的升級改善，讓檔案管理人員滿足輕松、舒適的工作環(huán)境需求，以此來激發(fā)檔案管理人員的工作熱情。同時，檔案管理室一定要配備專業(yè)儲藏柜以及各項消防設(shè)備，滿足最佳的信息化檔案管理工作需求點。為了達成網(wǎng)絡(luò)化檔案管理，行政事業(yè)單位要為檔案室配備計算機，計算機設(shè)備進一步應(yīng)用到檔案管理工作中，能有效提升檔案管理的質(zhì)量。檔案管理工作必須要結(jié)合信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的信息化發(fā)展目標(biāo)。同時電子檔案可以讓檔案調(diào)檔效率更高，還可以結(jié)合備份，避免檔案資料被遺失。更重要的一點就是，其信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，可以有效降低管理的成本。

（四）推進無紙化的辦公模式。無紙化辦公，要借助網(wǎng)絡(luò)、硬件、軟件共同發(fā)揮作用：一方面，減少紙質(zhì)化辦公所耗費的人力、物力、財力；另一方面，從源頭上減少紙質(zhì)檔案的生成。電腦存儲的空間很大，并且可以無限拓展。行政事業(yè)單位每天都有很多文件需要印發(fā)，無紙化辦公，從擬稿、核稿、校對、簽發(fā)、編號、印制、蓋章、封發(fā)都在網(wǎng)上進行，簡單便捷，只要能上網(wǎng)，何時何地都能辦公，大大提高了辦理時限。其實不僅是行政事業(yè)單位內(nèi)部行文，群眾的行政許可都可以網(wǎng)上辦理、網(wǎng)上申請、網(wǎng)上辦結(jié)，大大方便群眾辦事，讓群眾少跑路。而此過程形成的電子檔案便于收集、管理、查閱。

四、結(jié)語

本文就信息化時代行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化進行分析，結(jié)合行政事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，針對性提出多種有效對策，以此來提升整個檔案管理的工作效率以及質(zhì)量。