新疆地區(qū)扶貧工作中如何確保檔案內(nèi)容與實體的安全

文/國網(wǎng)新疆電力有限公司 崔曉波 陳旭；山東大學(xué) 高雪華

在新疆維吾爾自治區(qū)人民政府的統(tǒng)一部署下推動實施的“訪民情、惠民生、聚民心”項目是新疆地區(qū)獨具特色的扶貧工作計劃，吸引了大量駐疆企業(yè)積極參與。伴隨著新疆地區(qū)扶貧工作的持續(xù)發(fā)展，以國網(wǎng)新疆電力有限公司為代表的駐疆企業(yè)在扶貧援助活動中形成了大量的檔案資料?！霸L惠聚”扶貧檔案是新疆地區(qū)扶貧活動的記錄信息，從不同方面反映了本地區(qū)扶貧工作的切實情況，既是對過去扶貧工作的全面總結(jié)，又是國家和自治區(qū)人民政府未來開展精準(zhǔn)扶貧的基礎(chǔ)依據(jù)。確保檔案內(nèi)容與實體的安全，是充分實現(xiàn)扶貧檔案功能的關(guān)鍵性保證。在以國網(wǎng)新疆電力有限公司為代表的駐疆企業(yè)主導(dǎo)并參與的“訪惠聚”扶貧檔案管理實踐中，有關(guān)扶貧檔案內(nèi)容與實體的安全管理矛盾，是我國邊疆地區(qū)扶貧活動中的典型案例。維護(hù)扶貧檔案的內(nèi)容與實體安全，不但能規(guī)范檔案管理、提升文件質(zhì)量，同時也為“訪惠聚”項目的順利推動提供豐富切實的資料信息和決策輔助，為扶貧工作的精準(zhǔn)把脈、精準(zhǔn)施策提供支撐，大大提高了自治區(qū)人民政府與各駐疆企業(yè)的扶貧工作效率和成效，增強(qiáng)對“訪惠聚”扶貧項目的支撐服務(wù)保障能力。

一、“訪惠聚”扶貧檔案安全管理建設(shè)不到位

扶貧檔案作為扶貧工作的原始憑證，記載了受援助村落的基礎(chǔ)信息和受助脫貧的完整情況。其內(nèi)容的精細(xì)程度是其他同類型檔案所少有的，涵蓋了本地區(qū)社會環(huán)境、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、地情地貌、風(fēng)土民俗等各個方面，對于這種數(shù)量龐大的文件材料實施全過程管理本身就是一件難度極大的工作，加上新疆農(nóng)村地區(qū)物質(zhì)水平落后、基礎(chǔ)設(shè)施不完善、村干部教育層次低、“訪惠聚”工作自身的復(fù)雜性等多種原因，造成駐疆企業(yè)歸檔保管的扶貧檔案自文件形成階段起就出現(xiàn)了一系列有關(guān)內(nèi)容與實體的安全性問題。

在“訪惠聚”扶貧工作開展過程中，各駐疆企業(yè)不同層次和各個環(huán)節(jié)的工作人員往往都對扶貧檔案的建檔歸檔負(fù)有責(zé)任。其中，駐村工作隊中一線的檔案工作者具有流動性、臨時性的特點，但他們往往又是“訪惠聚”扶貧檔案材料最為關(guān)鍵和初始的形成者，負(fù)責(zé)對貧困居民走訪普查并形成相關(guān)的文件材料。這些扶貧工作者通常是兼職的檔案業(yè)務(wù)人員，之前并沒有接觸過相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)工作，因此很難確保在管理過程中關(guān)注和實現(xiàn)“訪惠聚”扶貧檔案的內(nèi)容與實體安全。在2018年以前，駐村工作隊的成員每年替換，且輪替日期不定。直到2018年2月，新疆維吾爾自治區(qū)人民政府下發(fā)文件要求駐村人員必須駐滿3年，才使得工作隊中的檔案管理人員較為穩(wěn)定。但相較于其他扶貧地區(qū)的檔案管理建設(shè)機(jī)制，仍具有極大的人員波動性。由于一線的檔案工作人員業(yè)務(wù)繁雜且調(diào)動頻繁，很容易出現(xiàn)檔案交接不及時、不到位等問題。新任的檔案業(yè)務(wù)人員既不熟悉“訪惠聚”扶貧工作的重點，也缺乏系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，更沒有長期管理扶貧檔案的經(jīng)驗。導(dǎo)致“訪惠聚”扶貧資料收集不齊全不完整，對于具體的文件材料不知如何劃分保管期限，在調(diào)閱檔案過程中沒有履行登記手續(xù)等問題時有發(fā)生，使得“訪惠聚”扶貧工作中關(guān)于檔案管理的安全措施呈現(xiàn)出不同程度的混亂狀態(tài)。

另外，民族問題和宗教問題是新疆地區(qū)長期以來一直關(guān)注和強(qiáng)調(diào)的重要問題，在“訪惠聚”扶貧檔案材料中，有大量基礎(chǔ)資料對相關(guān)問題有所涉及，甚至?xí)a(chǎn)生大量秘密檔案?！吨腥A人民共和國保守國家秘密法》規(guī)定：“國家秘密載體的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、保存、維修和銷毀，應(yīng)當(dāng)符合國家保密規(guī)定?！笨赡壳埃谌秶鷥?nèi)推廣的“訪惠聚”扶貧工作并未形成專門的秘密檔案移交和保管措施制度。對于普通檔案的保管，也存在設(shè)施不完善，保管不規(guī)范等問題。據(jù)“訪惠聚”駐村隊中的工作人員介紹，2014年國網(wǎng)新疆電力有限公司剛剛開始推行“訪惠聚”項目時，各村的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施條件極差。不但沒有專門的檔案工作人員系統(tǒng)收集和保管各村形成的重要檔案，甚至在村委會中連檔案室也沒有，很多紙質(zhì)文件被隨意堆放在廢棄的辦公室角落，長期無人理會，使得檔案實體遭到極大的破壞。直到2014年全疆開始啟動“訪惠聚”扶貧計劃，受幫扶村落才在駐村工作隊的指導(dǎo)下重建了村落檔案室并配備了相應(yīng)的檔案柜，開始系統(tǒng)地保存扶貧工作中產(chǎn)生的重要文件?？捎捎谛陆r(nóng)村地區(qū)的檔案管理工作發(fā)展長期處于百廢待興的狀態(tài)，加上各村受援助資金有限，物質(zhì)基礎(chǔ)并不充分，短時間內(nèi)無法在村內(nèi)建立起一個比較符合《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》的檔案庫房和相應(yīng)的科學(xué)管理制度?，F(xiàn)階段受援助村落的檔案室作為“訪惠聚”扶貧檔案形成、整理、保管的第一階段，只具備存放檔案的基本功能，并不滿足檔案室建設(shè)的“八防”要求，也沒有基本的防潮隔熱措施和安全設(shè)施，只配備了少數(shù)的檔案柜和桌子以及不能聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)依舊很不完善。保存的檔案原件存在著長時間無人管理、基礎(chǔ)設(shè)施不足等矛盾。

二、應(yīng)建立合理的“訪惠聚”檔案安全管理體系

新疆地區(qū)的扶貧檔案管理工作起步較晚，目前仍處于以信息積累為重點的基礎(chǔ)性階段，因此在建立相關(guān)制度規(guī)范時，要格外重視扶貧檔案收集的完整性，整理的規(guī)范性以及全過程管理的安全性等問題。

為了保障新疆農(nóng)村地區(qū)“訪惠聚”扶貧檔案的信息內(nèi)容與實體安全，盡可能延長村落檔案室中保管的紙質(zhì)檔案壽命，各駐疆企業(yè)檔案館與駐村工作隊中的主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)提高對于精準(zhǔn)扶貧工作中檔案價值的認(rèn)識，堅持檔案實體保護(hù)與檔案信息安全并重的原則。認(rèn)真貫徹《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國保密法》，落實各類規(guī)章制度，確保檔案業(yè)務(wù)的安全保密。從實際工作出發(fā)，按照“訪惠聚”扶貧工作具體流程，制定扶貧檔案材料歸檔和移交的內(nèi)容時間及質(zhì)量要求，建設(shè)一套駐村工作人員可以遵循的扶貧檔案收集、整理、保存、利用規(guī)范。并積極開展對于一線檔案工作人員的培訓(xùn)，就檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行講解，不斷增強(qiáng)業(yè)務(wù)人員的檔案信息處理和統(tǒng)計能力。以便將扶貧信息迅速處理到位，提升工作效率。參與“訪惠聚”活動的各級檔案人員都應(yīng)在遵守國家的保密制度和保密紀(jì)律的基礎(chǔ)上，執(zhí)行檔案安全管理制度，堅持“預(yù)防為主，防治結(jié)合”方針，妥善保存“訪惠聚”扶貧項目中形成的各類文件材料，共同保守新疆扶貧地區(qū)的檔案機(jī)密。

在物質(zhì)基礎(chǔ)方面，駐疆企業(yè)應(yīng)切實改善“訪惠聚”扶貧檔案的保管保密條件。通過加強(qiáng)對檔案庫房建設(shè)等相關(guān)經(jīng)費(fèi)的投入，提供符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案用房和利于檔案安全保管的設(shè)施，確保檔案用品符合國家標(biāo)準(zhǔn)的要求。駐村工作隊?wèi)?yīng)按照相關(guān)的安全管理條例對村落檔案室中的內(nèi)部設(shè)備進(jìn)行及時檢驗與更換，并根據(jù)需要配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的技術(shù)設(shè)備，檔案室中的相關(guān)電器設(shè)施應(yīng)嚴(yán)格按說明書使用。從而使檔案室內(nèi)部保持適當(dāng)?shù)臏貪穸?，以達(dá)到“八防”的管理要求。無人值班時檔案庫房內(nèi)應(yīng)關(guān)門上鎖，消除相關(guān)安全隱患。存放實體檔案要使用專門的檔案柜，并按編號順序排列放置在檔案柜中。駐村工作隊?wèi)?yīng)安排專門的檔案工作人員做好庫房管理記錄，建立各類檔案的移交目錄、歸檔文件目錄、案卷統(tǒng)計簿等賬冊。制定合理的檔案審查制度，確保賬、物相符。同時，還需保持村落檔案庫房的清潔衛(wèi)生，做到專室專用，不應(yīng)堆放與檔案保管無關(guān)的物品，未經(jīng)允許，非檔案人員嚴(yán)禁進(jìn)入。

在制度設(shè)置方面，駐疆企業(yè)公司檔案部門應(yīng)健全“訪惠聚”扶貧檔案安全管理體系，并制定出符合本公司援助村落實際情況的扶貧檔案安全應(yīng)急處置協(xié)調(diào)機(jī)制和管理制度，制定應(yīng)急預(yù)案，在自然災(zāi)害發(fā)生和突發(fā)事件來臨時能及時采取相應(yīng)的檔案搶救應(yīng)急措施，包括搶救方式、搶救程序和轉(zhuǎn)移地點等方面內(nèi)容。同時，各村落檔案室應(yīng)建立完備的扶貧檔案利用和保密制度。負(fù)責(zé)“訪惠聚”扶貧檔案管理工作的業(yè)務(wù)人員必須經(jīng)過企業(yè)的專業(yè)培訓(xùn)后方能上崗。當(dāng)駐村隊中的檔案業(yè)務(wù)人員進(jìn)行替換時，必須提前辦理完整的檔案交接手續(xù)。駐村工作隊要嚴(yán)格遵守現(xiàn)有的“訪惠聚”扶貧檔案安全保密制度，無論在何時何地由何人借閱，都應(yīng)履行嚴(yán)格的登記手續(xù)并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。利用者則應(yīng)確保所借檔案的安全和保密，不得以任何方式改變扶貧檔案的原有狀態(tài)。

在人員建設(shè)方面，各駐疆企業(yè)公司檔案部門與扶貧部門的主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高對于“訪惠聚”扶貧工作中檔案價值的認(rèn)識，將“訪惠聚”扶貧檔案結(jié)合本地區(qū)具體的扶貧實踐完善相關(guān)的檔案管理機(jī)制。通過強(qiáng)化組織關(guān)系，推動規(guī)章制度實施等形式推動“訪惠聚”扶貧檔案的管理活動進(jìn)程。主管人員不但要明確“訪惠聚”扶貧檔案管理工作流程中各部門人員的具體責(zé)任，還要及時與駐村工作隊中一線的檔案工作人員保持聯(lián)系和溝通，解決扶貧檔案管理具體實踐中的各項矛盾。檔案部門與扶貧部門的主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對“訪惠聚”扶貧活動中檔案工作的監(jiān)督考評，并定期開展督查問責(zé)，保證“訪惠聚”扶貧檔案管理持續(xù)開展。對于駐村工作隊一線檔案工作者而言，需要強(qiáng)化相關(guān)的檔案管理知識和技術(shù)培訓(xùn)，熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)后方可上崗。在開展“訪惠聚”扶貧檔案的具體管理實踐時要存放有序，確?！霸L惠聚”扶貧成果能夠完整全面地記錄下來，保障新疆地區(qū)扶貧檔案的信息準(zhǔn)確、工作質(zhì)量優(yōu)。

“訪惠聚”活動中形成的扶貧檔案從不同方面反映了新疆地區(qū)扶貧實踐的真實情況，是全國范圍內(nèi)扶貧實踐的重要環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)惠民政策精確化分配、扶貧對象精細(xì)化扶持的根本依據(jù)，具有重要的時代價值。確保檔案的內(nèi)容與實體安全是新疆維吾爾自治區(qū)黨委與各駐疆企業(yè)的職責(zé)，只有在保障新疆地區(qū)扶貧檔案安全體系完備的基礎(chǔ)之上，才能通過“訪惠聚”扶貧工作中歸檔整理的文件材料反映出各駐疆企業(yè)落實“訪惠聚”扶貧工作的具體情況，體現(xiàn)新疆地區(qū)扶貧實踐的現(xiàn)有成效，為國家以及新疆維吾爾自治區(qū)人民政府部署未來的發(fā)展規(guī)劃提供更加充足的信息保障。