事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思考

文/濰坊市海洋發(fā)展研究院 徐娟

當(dāng)前，事業(yè)單位的改革在不斷深入進(jìn)行，事業(yè)單位通過(guò)轉(zhuǎn)型、重組、重構(gòu)及轉(zhuǎn)制等獲得了新的發(fā)展。在保證事業(yè)單位高效、協(xié)調(diào)、有序運(yùn)行過(guò)程中，檔案管理發(fā)揮了巨大的作用。因此，進(jìn)一步規(guī)范事業(yè)單位檔案管理對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位的建設(shè)發(fā)展具有重要意義。

一、事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)遵循的原則

（一）尊重差異性原則。檔案管理人員在整理檔案時(shí)，要依據(jù)檔案的內(nèi)容與類型來(lái)分門(mén)別類，針對(duì)不同的檔案運(yùn)用編寫(xiě)不同的編碼與名稱，這將在很大程度上方便之后的分類整理，便于迅速地找到檔案，假若將各類檔案毫無(wú)章法地堆放在一起，那么想要快速找到需要的檔案會(huì)很難。所以，務(wù)必要將管理規(guī)定與差異性原則落到實(shí)處，檔案管理人員自覺(jué)依照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)分類檔案，在歸類整理之后存放在相應(yīng)的文檔與文件夾之中。

（二）遵守職責(zé)、權(quán)益兼顧的原則。在檔案制度的制定過(guò)程中，一定要明確領(lǐng)導(dǎo)干部的工作職責(zé)范圍及權(quán)限。例如行政事業(yè)單位檔案部門(mén)的分管領(lǐng)導(dǎo)可主要負(fù)責(zé)檔案管理工作任務(wù)、目標(biāo)的制定，對(duì)歸檔檔案的定期、不定期檢查和指導(dǎo)等等。同時(shí)在明確責(zé)任的時(shí)候，應(yīng)著重保護(hù)工作人員的合法權(quán)益。如果行政事業(yè)單位時(shí)常忽視工作人員的權(quán)益，必然會(huì)影響工作人員的工作熱情，也必將影響整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展。所以建立行政事業(yè)單位檔案工作制度，必須要堅(jiān)持明確職責(zé)與保護(hù)權(quán)益兩手抓、兩手都要硬的原則。

（三）靜態(tài)、動(dòng)態(tài)相結(jié)合的原則。事業(yè)的穩(wěn)定前行發(fā)展，需要制度在一定時(shí)期內(nèi)做保障。但是，制度并不是一成不變的。隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)的變化，行政事業(yè)單位的各項(xiàng)制度也應(yīng)該發(fā)生變化，以適應(yīng)當(dāng)下的工作需要。目前我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)已和世界接軌，行政事業(yè)單位也逐步走上了國(guó)際化道路。所以對(duì)檔案部門(mén)而言，應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)一些世界上先進(jìn)的檔案管理辦法，同時(shí)結(jié)合自身部門(mén)工作情況，不斷總結(jié)、完善現(xiàn)有的檔案工作制度。

二、做好事業(yè)單位檔案工作面臨的主要問(wèn)題

（一）檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高。部分工作人員素質(zhì)不高，這是導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法順利實(shí)施的主要因素。有的單位領(lǐng)導(dǎo)會(huì)出現(xiàn)重經(jīng)濟(jì)效益、輕日常管理的現(xiàn)象，一般都會(huì)認(rèn)為檔案管理工作難以協(xié)助單位獲取更大的經(jīng)濟(jì)效益，所以在人力、物力以及資金方面時(shí)常會(huì)出現(xiàn)不足。在日常工作階段，大多忽視檔案管理工作，有些工作人員以為確保檔案資料的完整性、不發(fā)生資料遺失就足夠了，該種觀念意識(shí)直接導(dǎo)致檔案管理工作水平低下。

（二）檔案管理模式與實(shí)際發(fā)展不相適應(yīng)。目前，事業(yè)單位檔案管理模式和實(shí)際不符，欠缺必要的硬件設(shè)施。在日常檔案管理工作中，依舊沿用較為傳統(tǒng)化的人工統(tǒng)計(jì)管理方式。因?yàn)閱挝粌?nèi)部檔案管理資料眾多，該類粗放式管理模式勢(shì)必會(huì)加大工作人員的壓力，從而影響檔案管理工作的質(zhì)量。運(yùn)用人工統(tǒng)計(jì)的管理方式，難以達(dá)到檔案管理工作的最終目的。紙質(zhì)檔案資料整理會(huì)耗費(fèi)諸多時(shí)間與精力，枯燥冗長(zhǎng)的工作內(nèi)容會(huì)加大員工失誤的幾率，也就無(wú)法確保檔案工作的水平及精準(zhǔn)性。

（三）檔案管理制度不完善。現(xiàn)今，檔案管理機(jī)制不健全，對(duì)于相應(yīng)職責(zé)的劃分十分模糊，相關(guān)工作人員很容易發(fā)生工作上的問(wèn)題糾紛。事業(yè)單位檔案資料編制體系不夠細(xì)化，檔案資料紙張的運(yùn)用和檔案歸檔、修建標(biāo)準(zhǔn)有出入。這樣一來(lái)，不但加重了檔案管理工作人員的工作量，還使得檔案管理工作水平低下。另外，部分檔案管理部門(mén)的相關(guān)程序不健全，尤其是關(guān)鍵檔案資料的借閱、查閱流程不嚴(yán)謹(jǐn)，這極易導(dǎo)致機(jī)密文件遺失。事業(yè)單位檔案管理不管是在前期的編排與劃分上，還是后期的管理過(guò)程中都相對(duì)混亂，并未嚴(yán)格依照有關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行。值得注意的是，事業(yè)單位檔案管理監(jiān)督機(jī)制不完善，部分監(jiān)督管理部門(mén)受到來(lái)自內(nèi)部環(huán)境和人為因素雙重因素的影響，導(dǎo)致檔案管理工作滯后于單位發(fā)展。

（四）信息化建設(shè)比較落后且利用率不高。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，在事業(yè)單位檔案管理中融入信息化建設(shè)，但是由于檔案管理工作得不到重視，資金投入不足，在信息化建設(shè)方面比較落后，相關(guān)的工作人員并沒(méi)有熟練掌握信息技術(shù)，因此在工作中采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，信息技術(shù)的利用率不高。而且事業(yè)單位檔案管理工作的效率也受到了限制。一部分紙質(zhì)檔案在使用的過(guò)程中出現(xiàn)了破損丟失等情況，嚴(yán)重影響了后續(xù)的使用工作。此外還缺乏專門(mén)的維修管理人員，導(dǎo)致信息系統(tǒng)中存在諸多的漏洞，使得檔案管理工作中出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，難以緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐。

三、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新與思考

（一）建立健全檔案管理制度。1.各項(xiàng)規(guī)章制度必須要具有合理性和科學(xué)性，其規(guī)章制度必須要符合本單位檔案管理工作實(shí)際需要。2.簡(jiǎn)明、實(shí)用，可操作。制定的規(guī)章制度必須要具有良好的可操作性，方便實(shí)用、簡(jiǎn)單易行才可以更好地發(fā)揮規(guī)章制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。3.堅(jiān)持制度約束的地位平等性。制定的規(guī)章制度要求既要約束職工也要約束領(lǐng)導(dǎo)，職工和領(lǐng)導(dǎo)為制度的主要執(zhí)行者和主要制定者，堅(jiān)持制度約束的地位平等性，是制度順利執(zhí)行的重要保障。4.獎(jiǎng)懲分明。檔案部門(mén)在規(guī)章制度中既是管理者又是執(zhí)行者，所以在規(guī)章制度的執(zhí)行過(guò)程中，檔案部門(mén)要保證制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性和公平性，做到有功必獎(jiǎng)，有過(guò)必懲，獎(jiǎng)懲分明。

（二）通過(guò)培訓(xùn)提升檔案管理工作人員素質(zhì)。當(dāng)今時(shí)代，檔案人員不但要兼具基本的檔案文件搜集管理能力，還要與時(shí)代接軌。21世紀(jì)無(wú)疑是信息化的時(shí)代，如何保存搜集檔案，如何高效運(yùn)用信息化等先進(jìn)電子儀器來(lái)予以歸納整理，值得研究。為了從本質(zhì)上提高檔案工作人員的素質(zhì)，要做到如下幾點(diǎn)：首先，在招聘選用時(shí)設(shè)定門(mén)檻，考核相關(guān)人員的理論知識(shí)和實(shí)踐操作技能。其次，要定期針對(duì)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)性培訓(xùn)，比如在職學(xué)習(xí)、參觀交流、舉辦檔案專題的競(jìng)賽等等。最后，將檔案管理工作人員梯隊(duì)建設(shè)做好，確保各項(xiàng)工作有條不紊地銜接，以防關(guān)鍵工作在人員退休之后出現(xiàn)短缺的現(xiàn)象。

（三）開(kāi)展信息化建設(shè)，提高檔案管理工作質(zhì)量。信息化時(shí)代，事業(yè)單位要始終與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建健全的檔案管理機(jī)制，合理運(yùn)用信息化技術(shù)，逐步擴(kuò)大系統(tǒng)建設(shè)投入力度，從根本上加大信息化技術(shù)和檔案管理工作的實(shí)效性。首先，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等設(shè)備來(lái)予以掃描。針對(duì)紙質(zhì)檔案，實(shí)施電子化存檔，保障紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙重管理。利用信息化技術(shù)構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，將事業(yè)單位中的各類檔案進(jìn)行分類歸納整理，在使用時(shí)通過(guò)檢索能夠快速提取檔案，同時(shí)進(jìn)行檔案的備份，確保檔案的永久保存。其次，要篩選和對(duì)比檔案管理系統(tǒng)的價(jià)格、功能和實(shí)現(xiàn)方式，且在此基礎(chǔ)之上采用與本單位實(shí)際情況相符的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而顯著提升信息化水平。通過(guò)信息化技術(shù)打造動(dòng)態(tài)化檔案管理系統(tǒng)，針對(duì)工作人員與單位發(fā)展情況實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理，且將關(guān)鍵信息融入其中，加以完善。在檔案管理系統(tǒng)中，可以建立一個(gè)內(nèi)部的系統(tǒng)，便于內(nèi)部各個(gè)部門(mén)的聯(lián)系。加強(qiáng)部門(mén)之間的聯(lián)系，便于檔案管理部門(mén)開(kāi)展高效的管理工作，逐步提高管理水平。此外需要注意引進(jìn)專業(yè)人才做好檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)工作，避免受到網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵，造成信息的泄露。不僅影響事業(yè)單位的檔案管理工作，還威脅各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息的隱私和安全。

（四）加強(qiáng)法律宣傳，搞好保密工作。目前，檔案缺乏對(duì)事業(yè)單位工作人員隱私信息的防護(hù)工作，因此在檔案管理過(guò)程之中，要重視檔案管理工作，避免因?yàn)楣芾聿划?dāng)而引發(fā)泄漏隱私的情況。首先，要擴(kuò)大法治宣傳的范圍與力度，讓檔案管理人員意識(shí)到檔案管理的重要性，逐步加大檔案管理的規(guī)范合理性。其次，在檔案保密工作中，相關(guān)人員要構(gòu)建行之有效的檔案保密條款，嚴(yán)格控制檔案查閱和信息的公開(kāi)，從根本上減小發(fā)生泄漏的幾率。最后，檔案人員要全方位予以檢查，且要在綜合監(jiān)控下，保障銷毀環(huán)節(jié)的有效性。

總之，目前，在社會(huì)高速發(fā)展的形勢(shì)下，事業(yè)單位要積極創(chuàng)新并改善檔案管理工作的思路與模式，這對(duì)于單位穩(wěn)定和諧發(fā)展具有十分重要的意義。但是，國(guó)內(nèi)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的諸多問(wèn)題與不足，嚴(yán)重影響并威脅到事業(yè)單位檔案管理工作的全方位開(kāi)展。因此，要不斷創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作，全方位提升檔案管理的水平與質(zhì)量。