汽車產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)與管理研究

文/延鋒汽車飾件系統(tǒng)有限公司 王培

信息技術(shù)的快速發(fā)展，使檔案管理逐漸進(jìn)入無(wú)紙化時(shí)代，汽車產(chǎn)品檔案的信息化建設(shè)與管理水平，將很大程度上影響汽車的制造與發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)汽車產(chǎn)品檔案的管理，尤其針對(duì)科技類信息，能夠更好地服務(wù)汽車產(chǎn)品的市場(chǎng)發(fā)展。接下來(lái)將針對(duì)汽車產(chǎn)品檔案的信息化建設(shè)與管理，簡(jiǎn)單介紹幾種有效策略。

一、汽車產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)與管理存在的問(wèn)題

汽車產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)和管理是汽車制造企業(yè)的重要工作內(nèi)容之一，與企業(yè)汽車技術(shù)研發(fā)與市場(chǎng)推廣等各項(xiàng)內(nèi)容密切相關(guān)，但在實(shí)際的建設(shè)與管理過(guò)程中，由于其安全技術(shù)存在制約性，在電子檔案的建立、保存與傳輸、使用等過(guò)程中存在較大的信息安全隱患。同時(shí)，檔案保存所使用的各項(xiàng)計(jì)算機(jī)軟件與硬件的適配性等因素均會(huì)對(duì)檔案信息的安全性造成影響。產(chǎn)品技術(shù)文件的整理過(guò)程中，僅是按照理論開(kāi)展，缺乏實(shí)踐性的專業(yè)指導(dǎo)，無(wú)法滿足檔案使用的實(shí)際需求。除此之外，汽車產(chǎn)品檔案紙質(zhì)化與電子化的內(nèi)容存在差異，且簽批流程具有一定的重復(fù)部分，對(duì)工作效率產(chǎn)生一定阻礙，造成企業(yè)資源的浪費(fèi)等。

（一）檔案信息化安全技術(shù)不成熟。檔案信息化管理目前普遍具有便捷、高效的特點(diǎn)，尤其是在汽車產(chǎn)品檔案管理中，一般來(lái)說(shuō)，檔案文件的數(shù)量較大，同時(shí)涉及的部門相關(guān)人員也很多，檔案的信息化不僅能夠有效提高工作效率，同時(shí)也能夠很好地節(jié)約人力資源。除此之外，產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)工作離不開(kāi)各個(gè)部門間的通力合作，工作的推動(dòng)受到各個(gè)部門的影響。產(chǎn)品檔案在流轉(zhuǎn)過(guò)程中的每個(gè)環(huán)節(jié)，不管是設(shè)計(jì)人員在歸檔時(shí)的圖紙和文件，還是負(fù)責(zé)生產(chǎn)及質(zhì)量管控的相關(guān)單位，都會(huì)對(duì)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度產(chǎn)生影響，但是其他文件的電子檔案也會(huì)受到各種各樣的因素影響，例如文件的上傳私密性、信息的存儲(chǔ)方式以及信息的傳輸?shù)?，這些工作環(huán)節(jié)都或多或少影響到信息安全。除此之外，電子檔案本身的信息安全也會(huì)受到各種因素的影響，例如電子計(jì)算機(jī)軟硬件的生存周期、載體壽命、載體所載檔案以及電子計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái)的一致性等，倘若沒(méi)有能夠處理好這些因素，就很有可能造成檔案信息的丟失和損害。

（二）產(chǎn)品技術(shù)文件的信息化缺少實(shí)踐性指導(dǎo)。國(guó)家檔案局頒發(fā)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中的相關(guān)條例對(duì)于規(guī)范國(guó)內(nèi)電子化文件的管理發(fā)揮了重要作用，但是電子化文件的整理工作仍然缺少實(shí)踐性的指導(dǎo)，雖然規(guī)范中指出“歸檔電子文件的整理按DA/T22規(guī)定要求進(jìn)行”，但是就目前的形勢(shì)來(lái)看，仍然無(wú)法滿足汽車產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)的具體要求。

（三）電子檔案與紙質(zhì)簽批流程存在重疊。圖紙?jiān)谝话闱闆r下是汽車產(chǎn)品檔案記錄過(guò)程中最重要的部分。圖紙檔案在信息化建設(shè)過(guò)程中，在PDM（Product Data Management，產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理）系統(tǒng)平臺(tái)上管理電子檔案，但是在線下依然沒(méi)有取消紙質(zhì)圖紙的檔案管理，這就很難保證兩者能夠具有一定的同步性，進(jìn)而管控工作較難進(jìn)行，工作流程較為復(fù)雜，而且會(huì)造成資源上的浪費(fèi)。

二、汽車產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)的有效策略

（一）轉(zhuǎn)變管理理念，重視檔案信息化建設(shè)。汽車產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)應(yīng)從人員的思想層面著手，有效轉(zhuǎn)變?nèi)藛T的觀念，使企業(yè)員工，尤其是檔案管理相關(guān)人員，重視檔案信息化建設(shè)工作，落實(shí)好檔案建設(shè)各項(xiàng)工作。在建設(shè)信息化汽車產(chǎn)品檔案時(shí)，企業(yè)可以針對(duì)檔案管理工作人員開(kāi)展專題培訓(xùn)，使其在思想上對(duì)信息化檔案建設(shè)建立正確的認(rèn)識(shí)，能夠給予信息化建檔工作足夠的重視，同時(shí)對(duì)信息化汽車產(chǎn)品檔案形成全面、專業(yè)、系統(tǒng)化的認(rèn)知，能夠明確建設(shè)過(guò)程中需要落實(shí)的各項(xiàng)工作內(nèi)容，做好短期內(nèi)處理大量信息工作的準(zhǔn)備，嚴(yán)格按照專業(yè)要求做好檔案審核、指導(dǎo)等各項(xiàng)信息化建設(shè)工作。同時(shí)，檔案管理人員在實(shí)際工作中可以同步做好檔案建設(shè)與管理重要性的宣傳工作，使企業(yè)各部門充分重視檔案的建立、保存、使用，形成良好的合作氛圍，為汽車產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）建立保密機(jī)制，確保電子信息的安全。在汽車產(chǎn)品的檔案管理中，大多數(shù)文件都是以電子化的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，電子文件相對(duì)紙質(zhì)文件而言，具有更久遠(yuǎn)的保存性，但其安全性也同樣成為信息化檔案建設(shè)過(guò)程中不容忽視的重要內(nèi)容，需要企業(yè)建立嚴(yán)格的保密機(jī)制，采取有效管理措施，切實(shí)保障電子檔案信息的安全。首先，企業(yè)為檔案管理設(shè)置專門的技術(shù)人員，負(fù)責(zé)做好信息檔案系統(tǒng)的維護(hù)與升級(jí)，通過(guò)對(duì)汽車產(chǎn)品檔案文件加設(shè)保密程序，使關(guān)鍵的科技檔案信息內(nèi)容具有高度非公開(kāi)性，在檔案信息的傳輸過(guò)程中能夠保持良好的保護(hù)作用。其次，可以在檔案的保密機(jī)制建設(shè)過(guò)程中，增加訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置，針對(duì)不同層次的員工設(shè)置不同的訪問(wèn)權(quán)限，同時(shí)可以采用刷臉或者指紋等身份驗(yàn)證的方式進(jìn)行檔案的使用、查閱管理，只有輸入與訪問(wèn)權(quán)限相匹配的檔案訪問(wèn)通行證，經(jīng)過(guò)信息系統(tǒng)認(rèn)證后，才可以進(jìn)行檔案查詢。與此同時(shí)，計(jì)算機(jī)將會(huì)同步保存檔案的訪問(wèn)記錄，由專門的檔案管理人員進(jìn)行有效管理，確保汽車產(chǎn)品檔案信息的安全。

（三）加強(qiáng)部門溝通，明確檔案建設(shè)的流程。汽車產(chǎn)品檔案信息不僅與檔案管理部門有關(guān)，與汽車技術(shù)研發(fā)部門、市場(chǎng)推廣等多個(gè)部門都密切相關(guān)，檔案信息化建設(shè)需要企業(yè)各個(gè)部門加強(qiáng)溝通與交流，明確檔案處理的各項(xiàng)工作流程，在汽車產(chǎn)品信息化檔案建立過(guò)程中有效提升工作效率。檔案管理部門需要主動(dòng)提出新想法，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后要及時(shí)與信息技術(shù)部門溝通，真正讓信息技術(shù)為檔案管理所用，而不只是把檔案信息化建設(shè)當(dāng)作“面子工程”。企業(yè)可以檔案管理部門為主導(dǎo)，通過(guò)制度宣傳等方式，使檔案信息涉及的各個(gè)部門明確檔案建立與使用流程，加強(qiáng)溝通與協(xié)作，有效提升檔案信息化建設(shè)效率，尤其是與信息技術(shù)部門，需要加強(qiáng)部門之間的溝通。在信息化檔案處理過(guò)程中，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，可以立即與信息技術(shù)部門開(kāi)展有效溝通，必要時(shí)可以通過(guò)召開(kāi)專題會(huì)議等方式，及時(shí)制定處理措施，進(jìn)一步完善檔案信息化系統(tǒng)。如有任何創(chuàng)新想法，能夠有效豐富信息化檔案系統(tǒng)的使用功能或者提升安全性的設(shè)想，可以及時(shí)與信息技術(shù)部門進(jìn)行合作，優(yōu)化汽車產(chǎn)品檔案信息化系統(tǒng)。除此之外，對(duì)于信息化檔案的建設(shè)，可以加強(qiáng)部門審批制度，立足信息技術(shù)管理的視角，將其流程設(shè)計(jì)為基于PDM等相關(guān)系統(tǒng)完成對(duì)圖紙等信息的審批，使其直接生成為電子信息文件，不僅可以有效簡(jiǎn)化工作的流程，還能夠直接形成審批后的電子化文件，避免在打印后進(jìn)行審批的重復(fù)性工作等。

三、加強(qiáng)汽車產(chǎn)品檔案信息化管理的有效策略

（一）提升信息技術(shù)，保障檔案信息安全。在汽車產(chǎn)品檔案信息化管理過(guò)程中，最重要的管理內(nèi)容是有效保障檔案信息的安全，企業(yè)可以通過(guò)提升信息技術(shù)等方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息在存儲(chǔ)、傳輸和使用中的安全性，借助信息技術(shù)的升級(jí)與更新，保障信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與傳輸安全。例如，汽車產(chǎn)品檔案信息化管理等相關(guān)技術(shù)部門可以有效更新、升級(jí)企業(yè)的安全檢測(cè)系統(tǒng)，為信息化檔案管理配置專用電腦，在該電腦上安裝專業(yè)的殺毒軟件，定期進(jìn)行防火墻更新。同時(shí)，對(duì)相應(yīng)的存儲(chǔ)介質(zhì)做好安全信息管理，可以使用加密軟件，設(shè)立專用的移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，保障檔案信息傳輸?shù)陌踩?。另外，可以建立企業(yè)專用內(nèi)網(wǎng)，使其與公共信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行隔離，保證檔案信息的安全性。除此之外，信息化檔案管理部門需要做好嚴(yán)格要求，嚴(yán)禁出現(xiàn)涉密信息和非涉密信息設(shè)備之間的交叉?zhèn)鬏斉c使用，禁止涉密計(jì)算機(jī)接入互聯(lián)網(wǎng)或者連接非專用移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)等，按照其涉密等級(jí)規(guī)定，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行必要的備份處理，做好檔案信息的存儲(chǔ)與備份等相關(guān)工作，防止信息化檔案丟失。

（二）引入電子文件，提升檔案管理效率。在信息化檔案管理過(guò)程中，可以通過(guò)引入電子文件等管理系統(tǒng)，使檔案管理效率得到可靠提升，減少在管理過(guò)程中反復(fù)查看文件信息、數(shù)據(jù)等現(xiàn)象。同時(shí)，能夠避免由于文件的修改或者版本更新等原因，造成檔案信息的紊亂，甚至丟失等現(xiàn)象。例如，可以由檔案信息管理部門設(shè)置固定歸檔節(jié)點(diǎn)，將辦公軟件系統(tǒng)、企業(yè)所運(yùn)用的項(xiàng)目管理系統(tǒng)以及相應(yīng)的繪圖系統(tǒng)等作為信息化檔案的來(lái)源，按照固定時(shí)限要求，對(duì)電子信息進(jìn)行及時(shí)收集與管理。同時(shí)，在電子文件產(chǎn)品管理中，設(shè)置自動(dòng)分類功能，使汽車產(chǎn)品檔案信息可以按照其歸屬性質(zhì)，如文件、繪圖、技術(shù)、市場(chǎng)等，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中自動(dòng)進(jìn)行歸類，將同種類型、功能的信息歸列到同一文件目錄下，并且按照時(shí)間順序進(jìn)行排列。

（三）設(shè)置發(fā)放系統(tǒng)，確保檔案?jìng)鬏敯踩Ｆ嚠a(chǎn)品檔案信息管理不僅涉及到汽車技研發(fā)企業(yè)，還與其供應(yīng)商及銷售單位等密切相關(guān)，因此，為了保障電子檔案在傳輸過(guò)程中的安全，企業(yè)可以通過(guò)設(shè)置發(fā)放系統(tǒng)，暢通傳輸渠道，保證信息化檔案在傳輸過(guò)程中的安全性與可靠性。例如，企業(yè)可以設(shè)置與檔案信息化系統(tǒng)相匹配的發(fā)放系統(tǒng)，將其與檔案信息管理中的文件、繪圖、辦公等系統(tǒng)進(jìn)行功能集合，使汽車產(chǎn)品檔案信息實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的自動(dòng)收集、發(fā)放與傳輸，在企業(yè)與上、下游單位之間實(shí)現(xiàn)高效的檔案信息傳輸。同時(shí)，對(duì)檔案?jìng)鬏數(shù)倪^(guò)程可以進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控與記錄，在傳輸過(guò)程中通過(guò)設(shè)置加密系統(tǒng)或者采用身份驗(yàn)證，開(kāi)放特定權(quán)限等具體的管理措施，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確安全傳輸?shù)取?/p>

四、總結(jié)

建立健全信息化的汽車產(chǎn)品檔案體系，加強(qiáng)科技檔案的有效管理，需要在立足企業(yè)發(fā)展實(shí)際，以核心業(yè)務(wù)作為出發(fā)點(diǎn)，改進(jìn)檔案管理機(jī)制，提升檔案管理的便捷性，才能為汽車產(chǎn)品的發(fā)展提供可靠的基礎(chǔ)信息保障，有效提升企業(yè)的研發(fā)和管理效益。