新時(shí)代高校辦公室管理方法探究

文/西南交通大學(xué) 李雪梅

一、高校辦公室管理工作中的常見(jiàn)問(wèn)題

高校辦公室是高校對(duì)外工作的一個(gè)窗口，其工作效率的高低不僅事關(guān)高校形象，也是整個(gè)高校管理工作中的重要一環(huán)。但就目前的狀況來(lái)看，高校辦公室的管理普遍存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題：

（一）辦公室的職能定位缺失。高校辦公室的管理工作，涉及高校各項(xiàng)工作的調(diào)度規(guī)劃，與高校各項(xiàng)具體工作的有序開(kāi)展息息相關(guān)。但在實(shí)際工作中，很多高校辦公室往往對(duì)自身的職能定位有所缺失，對(duì)行政管理工作缺乏認(rèn)識(shí)，最終使自身成為了一個(gè)“服務(wù)生”角色。由于在實(shí)際的工作中，高校辦公室對(duì)管理工作缺乏足夠重視，以至于很多校內(nèi)職員都將高校辦公室當(dāng)成后勤部門(mén)，將大量瑣碎事物交由辦公室處理。

（二）辦公室的制度化缺位。高校辦公室工作人員，往往被當(dāng)成是“服務(wù)員”的角色，在管理工作中往往被擺到從屬地位。這一方面是由于對(duì)辦公室的職能定位有所偏頗，另一方面是由于辦公室制度的缺位所導(dǎo)致的。很多高校辦公室的制度建設(shè)較為滯后，在很多具體事物的處理上，往往權(quán)責(zé)不分、獎(jiǎng)懲制度也不完善，這就導(dǎo)致“做得好的沒(méi)有獎(jiǎng)勵(lì)，做不好的有人批評(píng)”，以至于無(wú)法樹(shù)立辦公室員工的主人翁地位，也導(dǎo)致了日常工作中的散漫作風(fēng)。

（三）管理觀念陳舊導(dǎo)致效率低下。高校辦公室的管理工作，具有相當(dāng)?shù)膹?fù)雜性。其不僅涉及的內(nèi)容相當(dāng)廣泛，其業(yè)務(wù)流程也十分復(fù)雜，同時(shí)對(duì)具體工作執(zhí)行也有不同的需求，使得日常的辦公室管理工作十分龐雜難解。雖然辦公室人員都能認(rèn)識(shí)到辦公室管理工作的積極意義，但在具體的管理細(xì)節(jié)中，卻由于事態(tài)復(fù)雜，執(zhí)行難度較高等各種問(wèn)題的存在，加上權(quán)責(zé)不清的制度缺陷，很多辦公室人員容易出現(xiàn)責(zé)任意識(shí)淡薄、工作隨意疏忽的情況，導(dǎo)致了辦公室管理效率的低下，在很大程度上影響了學(xué)校教育質(zhì)量的提升。

二、高校辦公室的職能定位

高校辦公室管理工作對(duì)高校管理效率的提升具有重要意義，要避免上述高校辦公室管理工作中的問(wèn)題，就必須對(duì)辦公室管理職能進(jìn)行精準(zhǔn)定位，從而讓每個(gè)辦公室人員了解自身職責(zé)，激發(fā)工作活力，促進(jìn)辦公室管理工作的有序進(jìn)行。高校辦公室管理工作的職能定位主要包括以下幾個(gè)部分：

（一）政治管理職能。高校辦公室具有一定的行政管理職能，其主要表現(xiàn)在對(duì)高校的政策制度的落實(shí)與執(zhí)行上。高校辦公室不僅要積極按照上級(jí)部門(mén)的要求，落實(shí)好各項(xiàng)政策制度，還要在校領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，開(kāi)展好相應(yīng)的校務(wù)工作。這就要求辦公室人員必須具備良好的政治素養(yǎng)，在黨政機(jī)關(guān)和院校領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，開(kāi)展各種活動(dòng)。

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃職能。高校辦公室是高校的重要行政部門(mén)，涉及高校行政運(yùn)營(yíng)的各個(gè)方面，其事物繁雜、牽連甚廣。不僅要處理好校內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)安排的各項(xiàng)任務(wù)，還要對(duì)全校師生的日常教學(xué)及科研活動(dòng)進(jìn)行合理安排。這就要求辦公室必須具備良好的統(tǒng)籌規(guī)劃能力，對(duì)校內(nèi)各種問(wèn)題、各種矛盾，進(jìn)行整合協(xié)調(diào)，避免因問(wèn)題處理不及時(shí)，造成各項(xiàng)工作的延誤。

（三）行政服務(wù)職能。服務(wù)于廣大高校師生，是高校辦公室日常工作的主要內(nèi)容之一。要做好服務(wù)師生這一具體內(nèi)容，就必須明確自身的行政服務(wù)職能。通過(guò)辦公室人員的服務(wù)意識(shí)培養(yǎng)，不斷創(chuàng)新服務(wù)理念、更新優(yōu)化服務(wù)內(nèi)容，從而提升辦公室的服務(wù)質(zhì)量。此外，高校辦公室人員還要積極運(yùn)用科學(xué)觀念，指導(dǎo)日常工作的開(kāi)展，為學(xué)生學(xué)習(xí)、教師教研以及政策校規(guī)的實(shí)施，提供強(qiáng)大的物質(zhì)保障。

三、高校辦公室管理效率的提升策略

（一）建立完善的高校辦公室行政管理制度。要想提升高校辦公室的管理效率，必須首先建立起良好管理制度。建立良好的制度，不僅能促進(jìn)高校辦公室工作的制度化管理和規(guī)范化運(yùn)營(yíng)，還能有效提升辦公室管理水平。需要注意的是，在建立健全辦公室管理制度的過(guò)程中，各種規(guī)章制度的制定與完善，要充分考慮到實(shí)際工作中的問(wèn)題，并協(xié)調(diào)好各方面的利益。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者還要做好監(jiān)督管理職責(zé)，以確保制度的有效落實(shí)，避免權(quán)責(zé)不清造成的遇事推諉。此外，還要制定良好的考核制度與激勵(lì)制度?？茖W(xué)規(guī)范的考核制度與激勵(lì)制度，對(duì)規(guī)范辦公室人員的日常工作、激發(fā)辦公室人員的工作熱情，都具有十分重要的意義。

（二）引進(jìn)高效的辦公室硬件管理設(shè)備。隨著時(shí)代的發(fā)展，高校辦公室的管理工作日趨復(fù)雜與繁瑣。這就給日常的辦公室管理工作帶來(lái)了更多挑戰(zhàn)，使辦公室工作效率也變得低下，很多管理細(xì)節(jié)容易出現(xiàn)紕漏。針對(duì)這一問(wèn)題，高校辦公室需要樹(shù)立現(xiàn)代化的管理觀念，并積極引進(jìn)先進(jìn)的自動(dòng)化辦公設(shè)備，通過(guò)辦公室的自動(dòng)化改造與革新，幫助工作人員提升工作效率。在具體的辦公自動(dòng)化實(shí)施層面，辦公室可引進(jìn)投影設(shè)備、計(jì)算機(jī)設(shè)備以及自動(dòng)化辦公設(shè)備等，促進(jìn)整個(gè)辦公室的自動(dòng)化運(yùn)行。此外，還應(yīng)該積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過(guò)辦公室系統(tǒng)接入校園網(wǎng)、個(gè)人網(wǎng)及服務(wù)器的形式，實(shí)現(xiàn)校園內(nèi)辦公的網(wǎng)絡(luò)化，為日常管理工作的便捷高效，奠定良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。

（三）提高辦公室人員的政治素養(yǎng)及工作熱情。高校辦公室在各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的支持下運(yùn)行。因此高校的辦公室管理，離不開(kāi)黨政機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)。在日常的工作當(dāng)中，辦公室人員要明確自身政治立場(chǎng)，確保其行為符合黨的精神，確保日常工作與決策部署，都與國(guó)家的大政方針保持一致。此外，高校辦公室人員還要積極堅(jiān)持社會(huì)主義核心價(jià)值觀，做到愛(ài)崗奉獻(xiàn)、積極進(jìn)取，熱情高效地投身到高校行政管理工作中，做好模范帶頭作用。

（四）構(gòu)建良好的學(xué)習(xí)氛圍和管理培訓(xùn)制度。目前的高校辦公室管理工作中，雖然辦公室人員會(huì)在日常進(jìn)行交流與學(xué)習(xí)，但這種自發(fā)性、偶然性的學(xué)習(xí)，能夠取得的提升十分有限。許多有想法的辦公室人員，并不能在這樣的環(huán)境中獲得系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)與提升。因此，高校要積極認(rèn)清形勢(shì)，并通過(guò)建立良好的培訓(xùn)制度建設(shè)，引導(dǎo)辦公室良好學(xué)習(xí)氛圍的建立。同時(shí)，要根據(jù)辦公室管理工作的具體情況，針對(duì)性開(kāi)展各項(xiàng)培訓(xùn)工作，讓日常的管理學(xué)習(xí)成為常態(tài)，打造良好的行政管理學(xué)習(xí)環(huán)境。辦公室人員也要抱著學(xué)以致用的精神，將所學(xué)到的知識(shí)實(shí)踐于日常的工作之中，并在實(shí)踐之中豐富完善所學(xué)知識(shí)。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著時(shí)代的發(fā)展變化，高校辦公室的管理工作也日趨復(fù)雜，面對(duì)更加復(fù)雜的工作環(huán)境，高校及辦公室人員要積極把握新形勢(shì)下的新特點(diǎn)，不斷學(xué)習(xí)不斷進(jìn)步，以確保自身發(fā)展符合社會(huì)趨勢(shì)，為高校辦公室工作的高效運(yùn)行奠定基礎(chǔ)。高校也應(yīng)通過(guò)良好的制度建設(shè)和管理工作，明晰辦公室人員的相關(guān)權(quán)責(zé)，并通過(guò)良好的激勵(lì)政策激勵(lì)相關(guān)人員的學(xué)習(xí)與工作熱情，促進(jìn)高校管理工作有序開(kāi)展。