數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)檔案信息化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)與策略

趙林夕 常飛 賈勁頌 崔潔 谷一凡 陸炫宇

20世紀(jì)90年代以來，企業(yè)檔案信息化從檔案資源數(shù)字化起步，逐步推進(jìn)到電子文件歸檔與電子檔案管理一體化以及企業(yè)數(shù)字檔案室系統(tǒng)平臺建設(shè)。隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代的來臨，數(shù)字信息成為企業(yè)關(guān)鍵性生產(chǎn)要素和構(gòu)建核心競爭力的制高點(diǎn)，對企業(yè)檔案信息化在更高維度提出了全新要求。當(dāng)下企業(yè)檔案信息化轉(zhuǎn)型，必須以戰(zhàn)略思維著眼于管理理念與技術(shù)內(nèi)涵的并行并重，以此實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部優(yōu)勢資源的整合，形成有效的企業(yè)檔案信息化推進(jìn)力量。

一、數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)檔案信息化轉(zhuǎn)型面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇

企業(yè)檔案信息化是一個(gè)極為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，且是在各方面支撐條件較薄弱的情況下展開的，分散推進(jìn)、封閉開發(fā)、與企業(yè)信息化整體戰(zhàn)略相脫節(jié)等現(xiàn)象普遍存在，長期以來都是備受關(guān)注的難點(diǎn)問題，其建設(shè)水平與企業(yè)自身行業(yè)特點(diǎn)與自覺意識關(guān)聯(lián)甚密。

1.企業(yè)檔案信息化轉(zhuǎn)型面臨新的環(huán)境

社會非連續(xù)、跳躍式變化和高度不確定性是數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代的顯著特征，有效獲取、控制和利用數(shù)字信息，進(jìn)而降低或消除不確定性，是提升企業(yè)核心競爭力的關(guān)鍵。

據(jù)IDC（International Data Corporation）報(bào)告顯示，全球1000強(qiáng)企業(yè)中67%、中國1000強(qiáng)企業(yè)中50%已經(jīng)把數(shù)字化轉(zhuǎn)型作為企業(yè)戰(zhàn)略的核心要素之一。這對企業(yè)檔案管理帶來的挑戰(zhàn)是全方位的，首先是企業(yè)信息或數(shù)據(jù)產(chǎn)生的速度和環(huán)境發(fā)生重大的變化，由原先的系統(tǒng)轉(zhuǎn)變?yōu)槠脚_，且手機(jī)等移動設(shè)備產(chǎn)生文件的數(shù)量大大增加，電子文件的格式更加復(fù)雜，企業(yè)檔案管理的技術(shù)含量越來越高；其次是數(shù)字信息正在形成推動企業(yè)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化發(fā)展的核心驅(qū)動力，對以往企業(yè)檔案主要作為憑證、存史的管理理念帶來沖擊，管理融合的需求愈加迫切；三是對企業(yè)檔案資源的大數(shù)據(jù)應(yīng)用、知識管理與服務(wù)的需求更加強(qiáng)烈；四是對企業(yè)檔案部門的管理職能和生存空間帶來挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案部門是否能夠主動作為、找準(zhǔn)定位，在企業(yè)數(shù)字信息管理中擔(dān)當(dāng)什么樣的角色已是當(dāng)下亟需謀劃的一個(gè)重要問題。

2.企業(yè)檔案信息化轉(zhuǎn)型已是必然

如果說已經(jīng)開展的企業(yè)檔案信息化實(shí)踐基本遵循了循序漸進(jìn)的原則，屬于部分工作環(huán)節(jié)、部分門類檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，那么數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)檔案信息化轉(zhuǎn)型則是全流程、全范圍、全方位的，其特點(diǎn)是檔案資源全數(shù)字化、具有保存價(jià)值的電子文件全歸檔、檔案信息服務(wù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。也就是說，企業(yè)檔案信息化轉(zhuǎn)型的內(nèi)涵不再是局限于以信息技術(shù)替代傳統(tǒng)管理方式的局部方案考量，而是基于凝聚數(shù)字信息這一企業(yè)發(fā)展核心驅(qū)動力的必然選擇。以國網(wǎng)江蘇省電力公司為例，盡管長期以來依托領(lǐng)先于其他行業(yè)的企業(yè)信息化進(jìn)程，公司的檔案信息化水平同樣居于國內(nèi)先進(jìn)行列，不僅省公司建成了全國首家企業(yè)數(shù)字檔案館，全公司還建立了統(tǒng)一的檔案信息管理平臺，率先開展網(wǎng)頁自動歸檔，積極推進(jìn)檔案存量數(shù)字化與增量電子化，電子文件管理系統(tǒng)貫通銜接12個(gè)主營業(yè)務(wù)系統(tǒng)。但是，應(yīng)對全球能源互聯(lián)網(wǎng)戰(zhàn)略的實(shí)施，在更高層次、更廣范圍對公司檔案信息平臺進(jìn)行優(yōu)化完善，對接企業(yè)信息架構(gòu)的統(tǒng)籌規(guī)劃和業(yè)務(wù)流程的整體設(shè)計(jì)已是迫切的要求。電子文件的單套制歸檔由試點(diǎn)轉(zhuǎn)向全部業(yè)務(wù)系統(tǒng)，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為重點(diǎn)進(jìn)行檔案信息資源開發(fā)利用，基于檔案的知識管理實(shí)質(zhì)性突破，以及適應(yīng)數(shù)字轉(zhuǎn)型的企業(yè)檔案管理體制機(jī)制調(diào)整將是下一步的工作重點(diǎn)。

二、推進(jìn)單套制是企業(yè)檔案信息化轉(zhuǎn)型的突破口

電子檔案單套制管理無疑是近年企業(yè)檔案信息化建設(shè)的熱門選項(xiàng)，究其原因在于新一代信息技術(shù)與實(shí)體經(jīng)濟(jì)深度融合的數(shù)字經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，電子檔案管理成為打通企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)全程信息化的最后一公里。2015年，電子會計(jì)憑證的啟用拉開了單套制登場的序幕；2016年，上海自貿(mào)區(qū)全面推廣實(shí)施電子檔案單套制管理成為標(biāo)志性的節(jié)點(diǎn)；2018年以來，國家檔案局《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》、國務(wù)院令《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》以及新修訂的《檔案法》明確規(guī)定了電子檔案的法律效力，單套制管理的熱潮逐漸席卷全國。

1.單套制概念的辨析

所謂“單套制”，是指對于電子設(shè)備生成的原生電子文件，在進(jìn)行歸檔時(shí)只保存電子檔案，而不再生成和保存紙質(zhì)檔案的歸檔制度。它是相對于“雙套制”——即電子文件打印紙質(zhì)備份歸檔保存的一種約定俗成的說法。而“雙套制”之所以長期存在，正是在電子文件的真實(shí)性、安全性和長期可讀性存在隱憂的情況下所采取的權(quán)宜之計(jì)。毋庸置疑，隨著電子文件數(shù)量的急劇增長，異質(zhì)備份終將面臨不能承受之重。

載體形式的差異只是單套制的內(nèi)涵之一，就檔案的本質(zhì)屬性而言，單套制并非一個(gè)科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母拍?。其一，無論是電子文件的紙質(zhì)備份，還是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，雙套制中的異質(zhì)備份都脫離了檔案的本質(zhì)屬性，實(shí)際上都是副本，不完全具有檔案價(jià)值；其二，單套制或雙套制依賴于文件生命周期的運(yùn)行路徑，也就是說“單軌流轉(zhuǎn)、單套歸檔”或“雙軌流轉(zhuǎn)、雙套歸檔”是順其自然的；其三，單套制是面對電子數(shù)據(jù)、電子文件呈現(xiàn)指數(shù)級增長的現(xiàn)狀，在技術(shù)環(huán)境、法制環(huán)境較為成熟的條件下對電子文件全過程管理的一種選擇，并不是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式的拋棄。

由此可見，單套制的本質(zhì)是尊重來源這一檔案管理原則的回歸，不應(yīng)理解為傳統(tǒng)檔案管理方式的顛覆性創(chuàng)新，而是對電子檔案本身這一新的信息傳遞方式和相關(guān)運(yùn)行體系的構(gòu)建和完善。

2.單套制的意義和風(fēng)險(xiǎn)

如前所述，數(shù)字信息作為關(guān)鍵性生產(chǎn)要素，正在形成一種推動企業(yè)轉(zhuǎn)型和發(fā)展的新的動力，即信息力。推行電子檔案單套制管理并不僅僅為了提高工作效率和降低保管成本，它的根本意義在于遵循了企業(yè)信息產(chǎn)生、傳遞和獲取的全新方式，是構(gòu)建企業(yè)信息力底層驅(qū)動的重要一環(huán)。具體體現(xiàn)在：一是協(xié)助企業(yè)持續(xù)完成數(shù)據(jù)資源的采集和儲存；二是順應(yīng)了企業(yè)內(nèi)部和外部交互方式的根本改變，將電子檔案管理融入企業(yè)管理流程與業(yè)務(wù)模式再造；三是成為引領(lǐng)企業(yè)檔案信息化轉(zhuǎn)型升級的風(fēng)口，可能徹底改變“信息沙灘”“信息孤島”“信息鴻溝”的困境。