檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控研究

劉潤(rùn)

摘要：企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理下檔案所發(fā)揮的作用是不容忽視的，做好檔案管理工作能夠?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營(yíng)決策、內(nèi)控管理的等各方面提供依據(jù)。文章通過對(duì)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，探討風(fēng)險(xiǎn)防控的方法措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理;企業(yè)檔案;風(fēng)險(xiǎn)防控;管理風(fēng)險(xiǎn)

引言

企業(yè)檔案管理創(chuàng)新不是喊喊口號(hào)就可以完成的事情。這必須實(shí)打?qū)嵉膹臋n案管理工作實(shí)踐中去體現(xiàn)。大多數(shù)企業(yè)在建或已投入運(yùn)行的信息化建設(shè)承擔(dān)著企業(yè)職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)的各種信息，體現(xiàn)了檔案管理信息化建設(shè)的成果。在企業(yè)大力實(shí)施信息化建設(shè)的大背景下，檔案管理實(shí)踐迎來了巨大的創(chuàng)新機(jī)遇和拓展空間。

1企業(yè)檔案管理的必要性和意義

在企業(yè)的重大決策面前，企業(yè)檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層提供正確的、有效的決策，而這些重大決策的正確性則取決于企業(yè)中的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)企業(yè)中每一個(gè)工作人員的整體素質(zhì)還有對(duì)企業(yè)中所有的器械設(shè)備、生產(chǎn)出的產(chǎn)品、現(xiàn)有的和即將具備的生產(chǎn)技術(shù)條件等等的掌握和分析能力，同樣，也取決于企業(yè)中的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于科學(xué)的決策以及自身對(duì)這些科學(xué)的理論知識(shí)和技術(shù)方法的掌握水平。以上這些都與企業(yè)檔案有著直接聯(lián)系，關(guān)系緊密不可分割。因此，我們可以認(rèn)為，企業(yè)檔案能夠直接作用于和影響一個(gè)企業(yè)管理水平和今后的發(fā)展。其次，管理日常工作方面，一個(gè)企業(yè)，它的企業(yè)管理方面工作的根本就是企業(yè)檔案，企業(yè)中的各個(gè)部門可以利用企業(yè)檔案，通過它來進(jìn)行彼此間的有效溝通和協(xié)作互助。如果一個(gè)企業(yè)缺少了企業(yè)檔案，整個(gè)企業(yè)沒有企業(yè)的檔案資料，企業(yè)就無法正常運(yùn)行。例如一個(gè)企業(yè)的設(shè)備出現(xiàn)了故障，在電力檢修部門對(duì)出故障的設(shè)備進(jìn)行檢修時(shí)，則需要這個(gè)設(shè)備以往的相關(guān)檢修記錄和設(shè)備運(yùn)行的情況記錄，檢修部門根據(jù)這些資料記錄再結(jié)合設(shè)備的現(xiàn)狀作出相應(yīng)的搶修措施進(jìn)行及時(shí)的修復(fù)。除此之外，企業(yè)中設(shè)備的檔案的建立、建設(shè)以及資料的妥善管理能夠有效地預(yù)防設(shè)備出現(xiàn)故障或者事故。在企業(yè)資產(chǎn)管理方面，企業(yè)檔案能夠?yàn)槠涮峁┲匾罁?jù)。企業(yè)自主研發(fā)的產(chǎn)品和相關(guān)技術(shù)是企業(yè)重要的資產(chǎn)，完善這一部分的企業(yè)檔案收集與管理能夠更好地讓企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。企業(yè)可以根據(jù)這一特點(diǎn)開發(fā)具有自主產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)品并且在生產(chǎn)技術(shù)上不斷探索和創(chuàng)新，提高企業(yè)自身的生產(chǎn)技術(shù)能力。

2檔案管理風(fēng)險(xiǎn)分析

2.1技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

在我國(guó)，大多數(shù)企業(yè)都采用手動(dòng)整理的方法進(jìn)行檔案的管理和收集，當(dāng)檔案管理的文件進(jìn)入庫(kù)中的時(shí)候，檔案管理人員進(jìn)行整理和分類，手動(dòng)工作的弊端在于，不但勞動(dòng)力消耗量大，而且耗時(shí)長(zhǎng)，效率低，這就導(dǎo)致了檔案管理人員無暇去專注檔案管理技術(shù)的升級(jí)和適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)，并且需要檔案的時(shí)候想要調(diào)出時(shí)查詢速度極慢，并且準(zhǔn)確率也十分低下，雖然有些企業(yè)也運(yùn)用了網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，但是管理的形式和內(nèi)容還是十分落后，查詢系統(tǒng)仍是目錄形式編制，系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和功能也比較單一，缺乏處理綜合問題的能力，隨著企業(yè)的不斷壯大，所需的檔案也日益增加，檔案的需求量也不斷提高，如果不做出改變，對(duì)以后的發(fā)展有著極大的影響。

2.2業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)檔案管理工作中的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，受到的影響因素也比較多，企業(yè)對(duì)檔案管理工作的開展與實(shí)施，并沒有明確的內(nèi)容與目標(biāo)，相關(guān)管理工作人員，只是把日常工作中的信息材料搜集、整理、儲(chǔ)存，無法確保檔案管理工作的質(zhì)量。管理工作人員對(duì)不同類型的文件進(jìn)行統(tǒng)一的儲(chǔ)存，為后期查詢與使用工作帶來巨大的麻煩。與此同時(shí)，企業(yè)各部門在日常工作中，會(huì)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行使用，而借閱的過程比較簡(jiǎn)單，企業(yè)內(nèi)部也沒有明確的借閱流程、借閱手續(xù)等，可以根據(jù)各部門的工作需求，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行隨意解決，使企業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)發(fā)生泄漏。并且還存在著部門人員借走檔案資料后，不及時(shí)歸還、檔案文件損壞、檔案丟失等情況，都會(huì)使企業(yè)檔案管理工作面臨著巨大的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

3檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防范措施

3.1創(chuàng)新工作方式

傳統(tǒng)的檔案管理定位為提供文件和檔案的查閱，也就是領(lǐng)導(dǎo)需要什么資料，就找到資料給領(lǐng)導(dǎo)。隨著社會(huì)的發(fā)展、科學(xué)的進(jìn)步以及互聯(lián)網(wǎng)信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，整個(gè)社會(huì)對(duì)檔案的需求產(chǎn)生了多樣性的需求，這些需求體現(xiàn)在數(shù)字化、精準(zhǔn)快速的響應(yīng)上，客戶對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔需求不高，而是對(duì)電子形式的文檔需求旺盛，因此在企業(yè)檔案管理中，需要更多地采用數(shù)字化的管理方式，以應(yīng)對(duì)客戶對(duì)檔案的新的需求。針對(duì)新的需求，我們建立企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，即從企業(yè)的產(chǎn)品效益、市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)、品牌形象等領(lǐng)域出發(fā)，去建立和完善企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在該管理網(wǎng)絡(luò)中能夠清晰體現(xiàn)員工在企業(yè)中的需求，以便管理人員及時(shí)調(diào)配資源進(jìn)行處理，當(dāng)然也要經(jīng)常在企業(yè)中宣傳檔案知識(shí)和相關(guān)法規(guī)，可以有的放矢地加強(qiáng)檔案意識(shí)。檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性工程，必然要得到企業(yè)以及相關(guān)部門的同意，才能有效展開建設(shè)工作，管理人員得到保障之后，才能適應(yīng)現(xiàn)代管理工作。

3.2加強(qiáng)收集與歸檔工作

做好檔案工作的基礎(chǔ)條件是做好檔案的收集歸檔工作。由于企業(yè)主要精力放在創(chuàng)造效益上，往往容易忽視檔案的收集歸檔工作，平時(shí)所產(chǎn)生的檔案在各業(yè)務(wù)部門手中，每個(gè)因?yàn)闆]有相應(yīng)檔案管理制度，每個(gè)業(yè)務(wù)部門的收集方式都不一樣，最終需要檔案管理人員到每個(gè)部門去催要，造成檔案很難完整歸檔，檔案歸檔不全。因此，需要企業(yè)按照檔案管理制度要求，建立起一套完整的規(guī)章制度，企業(yè)內(nèi)部按照規(guī)章制度進(jìn)行檔案收集歸檔工作，這樣才能保證企業(yè)檔案的收集歸檔工作。

3.3構(gòu)建企業(yè)檔案信息化的管理機(jī)制

首先，需要建立組織機(jī)構(gòu)。建立相對(duì)獨(dú)立的企業(yè)檔案管理部門，實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)檔案管理工作的協(xié)調(diào)與配合，能夠按照檔案管理的規(guī)章制度，對(duì)企業(yè)部門的各項(xiàng)信息進(jìn)行整合歸納。其次，積極履行各項(xiàng)檔案管理職責(zé)。企業(yè)檔案部門作為重要的信息集成中心，需要重點(diǎn)負(fù)責(zé)企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的建立，以及后續(xù)的服務(wù)管理工作。同時(shí)，需要制定嚴(yán)格的考勤制度，對(duì)于企業(yè)信息的錄入、流程等管理工作都需要制定嚴(yán)格的量化標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于訪問的權(quán)限與密碼都需要有規(guī)范的管理與制度，在科學(xué)、合理的制度規(guī)定下促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理工作的有效開展。最后，企業(yè)的檔案管理工作必須服務(wù)企業(yè)為主體，該項(xiàng)服務(wù)工作的中心需要以企業(yè)為中心，積極配合，協(xié)調(diào)企業(yè)的戰(zhàn)略評(píng)估工作，幫助企業(yè)開展適應(yīng)性的戰(zhàn)略調(diào)整。同時(shí)，企業(yè)的檔案管理工作需要立足于檔案信息化的成果進(jìn)行不斷創(chuàng)新，積極向企業(yè)與社會(huì)提供可利用的檔案信息資源。

3.4要加強(qiáng)檔案的開放度和加快檔案管理的整合速度

在《檔案法》中明文規(guī)定，要加大檔案的開發(fā)力度并且要做到檔案中的信息達(dá)到全部開放的形式，要用最簡(jiǎn)單的方法完成檔案制度的完善，要讓基層員工看到檔案管理帶給他們的服務(wù)，每一個(gè)企業(yè)應(yīng)該重視一線，把檔案管理文獻(xiàn)分享給生產(chǎn)一線，要充分利用好當(dāng)今時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，在報(bào)刊、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、媒體等推送企業(yè)的檔案信息，企業(yè)應(yīng)該讓員工體驗(yàn)到企業(yè)對(duì)于他們的關(guān)懷，如果企業(yè)需要檔案信息，好比企業(yè)的人力資源部門結(jié)合公司的檔案管理部門，對(duì)于符合當(dāng)代民生內(nèi)容的檔案要優(yōu)先去整合、整理，這也為一些貧困職工提出供幫助，因此也深深地受到員工們的追捧，檔案室在生活方面，比如醫(yī)療保險(xiǎn)、住房公積金和各種保險(xiǎn)，也為特殊工種提供了大量的發(fā)展空間，在企業(yè)中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)在日常運(yùn)作和發(fā)展過程中，檔案管理是其中非常重要的內(nèi)容，要想提高檔案管理水平，就必須要實(shí)現(xiàn)檔案管理與安全風(fēng)險(xiǎn)防控的有效結(jié)合。同時(shí)，還要對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行提升，這樣才能保證檔案風(fēng)險(xiǎn)的科學(xué)預(yù)防與檔案價(jià)值的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]趙晶晶.企業(yè)檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)防控與措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（22）：119-120.

[2]劉維紅.簡(jiǎn)論企業(yè)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2019（8）：53-54.

[3]劉冀平，龔麗.淺談企業(yè)檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)防控與措施[J].機(jī)電兵船檔案，2019（1）：87-89.