蔡熾柳,鐘藝峰,董潤喜,蘇秋成
(中國科學(xué)院廣州能源研究所,廣東廣州 510640)
科技是先進(jìn)生產(chǎn)力的主要標(biāo)志,科技創(chuàng)新對一個國家綜合實力的發(fā)展起到至關(guān)重要的作用。近年來,我國加大對科研投入方面專項資金投入,科研單位科研儀器設(shè)備的規(guī)模也呈現(xiàn)規(guī)模性增長[1],如何更好地規(guī)范采購驗收和管理好儀器設(shè)備已成為科研人員的重要課題。其中,儀器設(shè)備的履約驗收管理顯得尤為重要,驗收工作不僅是保證儀器設(shè)備質(zhì)量的關(guān)鍵,更是充分發(fā)揮儀器設(shè)備功用、提升使用效益的助推器[2-4]。財政部2017 年頒布的《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》(財政部令第87號)更是對儀器設(shè)備采購驗收作出明確規(guī)定,儀器設(shè)備驗收允許邀請參加本項目的其他投標(biāo)人或者第三方機構(gòu)參與驗收,強化履約驗收責(zé)任[4],突出履約驗收的重要性
財政部于2006 年啟動的儀器設(shè)備修購專項(以下簡稱“修購專項”)主要用于購置科學(xué)儀器設(shè)備,以及儀器設(shè)備的修繕、改造、功能擴展和技術(shù)升級,主要有針對性地支持35 個部委所屬約230 家中央級科學(xué)事業(yè)單位,旨在改善這些單位的科研基礎(chǔ)條件,為其提供更好科研條件支撐,是所有部委科學(xué)儀器設(shè)備專項中支持力度最大的專項[5-8]。2010 年,中國科學(xué)院經(jīng)財政部同意,整體納入了修購專項資金支持的范圍,為院屬單位的科研條件支撐建設(shè)提供了有力支持[9],成為目前支持中國科學(xué)院科學(xué)儀器設(shè)備建設(shè)力度最大的資金專項。以中國科學(xué)院廣州能源研究所(以下簡稱“廣州能源所”)為例,近5 年來平均每年獲得修購專項支持資金約1 000 萬元,改變了缺乏購置科研儀器資金支持的被動局面,有力支撐了全所的科研工作。目前,國內(nèi)對修購專項中儀器設(shè)備驗收管理的相關(guān)研究較少,因此,本文從項目承擔(dān)單位的儀器設(shè)備管理角度出發(fā),圍繞修購專項的儀器設(shè)備驗收管理實踐體會,總結(jié)研究所如何做好儀器設(shè)備的驗收工作[10],以期為修購專項或者其他購置專項儀器設(shè)備的驗收工作提供借鑒和參考。
廣州能源所在近10 年的儀器設(shè)備驗收工作中,以修購專項的儀器設(shè)備驗收為契機,建立了一套較為規(guī)范的儀器設(shè)備驗收方案,實現(xiàn)了經(jīng)過驗收步驟的儀器設(shè)備零失誤,維護(hù)了自身利益,但是,基于實踐和與院內(nèi)兄弟單位交流,我們可以總結(jié)出儀器設(shè)備驗收中存在的一些共性問題。
(1)單位重視程度不夠。各單位往往對修購專項的立項、儀器設(shè)備采購更加重視,而對儀器設(shè)備驗收工作的重要性認(rèn)識不足。主要部分體現(xiàn)在:單位無專門的儀器設(shè)備修購專項協(xié)調(diào)機構(gòu),管理職責(zé)落實不明確;修購計劃執(zhí)行多依賴于課題組,缺乏專業(yè)管理、指導(dǎo)和服務(wù);采購啟動晚,拖期普遍等。
(2)驗收制度及驗收流程不完善。目前,有部分單位的儀器設(shè)備驗收管理辦法和驗收流程不健全,或者在管理辦法中對驗收環(huán)節(jié)的說明不夠細(xì)化,可操作性差,導(dǎo)致執(zhí)行人對于實施環(huán)節(jié)中的細(xì)節(jié)不知該如何具體執(zhí)行才能達(dá)到要求,多數(shù)按照自己對工作認(rèn)識執(zhí)行。完整的驗收過程包括:到貨前的場地準(zhǔn)備工作、開箱清點、安裝調(diào)試、試運行、技術(shù)驗收,最后是上級主管部門組織的現(xiàn)場驗收;而在實際操作過程中,開箱清點、安裝調(diào)試、試運行、技術(shù)驗收中任何一個環(huán)節(jié)都有可能被省略,使得開箱驗收記錄不完整,技術(shù)驗收沒有實測驗證技術(shù)指標(biāo)記錄,未達(dá)到試運行預(yù)想的效果,達(dá)不到驗收目的。
(3)經(jīng)費使用不規(guī)范。有的單位覺得修購專項為科研項目,用修購專項資金可以采購實施方案規(guī)定外的科研儀器,存在資金使用隨意性、未經(jīng)批準(zhǔn)擅自購置其他設(shè)備、違規(guī)購置耗材等現(xiàn)象;個別單位在項目批復(fù)前就啟動儀器設(shè)備采購流程,具有違規(guī)套取專項經(jīng)費的嫌疑。
(4)未嚴(yán)格進(jìn)行技術(shù)驗收。在對修購專項項目整體驗收前,未針對任務(wù)書中儀器技術(shù)指標(biāo)、標(biāo)書和合同中技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行全面技術(shù)驗收,未對技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行驗證并提供依據(jù);無充分的試運行記錄,及時發(fā)現(xiàn)和解決問題,為儀器設(shè)備更好運行做好準(zhǔn)備。
(5)驗收檔案缺失。部分單位對檔案管理不重視,項目管理檔案、商務(wù)檔案、技術(shù)檔案缺失,部分檔案留在了實驗室,不符合檔案管理規(guī)定;檔案管理部門指導(dǎo)參與少,對儀器設(shè)備歸檔意識不強,最終使得項目無法順利通過驗收。
(6)其他問題。部分單位購置的大型儀器設(shè)備沒有上網(wǎng)以實現(xiàn)共享共用、因儀器設(shè)備調(diào)試辦法變化導(dǎo)致儀器技術(shù)指標(biāo)變化缺失相關(guān)的論證材料等,影響儀器設(shè)備的整體驗收。
(1)加強組織領(lǐng)導(dǎo),抓好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。根據(jù)《中國科學(xué)院修繕購置專項資金管理實施細(xì)則》(科發(fā)計字〔2011〕28 號),為扎實推進(jìn)修購專項工作,廣州能源所發(fā)文成立中國科學(xué)院廣州能源研究所修購專項工作組(以下簡稱“專項工作組”),負(fù)責(zé)修購專項工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。專項工作組明確了人員及職責(zé)分工,成立主管所領(lǐng)導(dǎo)牽頭的修購工作組(以下簡稱“工作小組”)。工作小組成員包括所領(lǐng)導(dǎo)和所科技處、資產(chǎn)處、財務(wù)處、儀器設(shè)備運維部門等部門有關(guān)人員,既要熟練掌握國家有關(guān)政策和規(guī)章制度,又要具有較高的儀器設(shè)備專業(yè)技術(shù)水平,部門之間通力協(xié)作,為修購專項項目的順利實施提供有力保障。專項工作組按期組織召開會議(3 個重要節(jié)點:項目啟動、中期檢查、自查準(zhǔn)備驗收的例會制度),建立健全修購專項的項目管理制度,對項目進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo),組織協(xié)調(diào)解決項目執(zhí)行中出現(xiàn)的重大問題等。各相關(guān)部門應(yīng)分工、合作、職責(zé)明確,管理部門的有關(guān)人員全程跟蹤修購專項各環(huán)節(jié)的工作進(jìn)展,目的是明確廣州能源所各有關(guān)職能部門在項目實施期間的工作職責(zé),加強各部門之間的溝通,加強規(guī)范管理,排除后期可能引起問題的隱患,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。
(2)健全驗收制度,規(guī)范程序。為切實做好修購專項的儀器設(shè)備驗收工作,保證按期完成項目,廣州能源所根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定,結(jié)合自身實際情況,制定了《廣州能源所修購專項管理辦法》(以下簡稱《管理辦法》)、《廣州能源所修繕購置項目實施細(xì)則》(以下簡稱《實施細(xì)則》),堵住制度缺失造成的漏洞和風(fēng)險。《管理辦法》和《實施細(xì)則》對儀器設(shè)備的驗收作出明確的規(guī)定,加強技術(shù)驗收的規(guī)范,各儀器設(shè)備編寫采購過程及標(biāo)書、合同、實施方案要求的報告,并附以廠家工程師和儀器管理員簽名確認(rèn)的具體驗證指標(biāo)的證明材料,以證明指標(biāo)的真實性和符合性。修購專項項目驗收工作嚴(yán)格按著修購專項驗收流程(見圖1)實施完成,在準(zhǔn)備驗收過程中認(rèn)真按照修購專項的要求,了解每臺儀器驗收后的使用效果,進(jìn)行總結(jié)歸納,編寫項目驗收表和項目工作報告;參照中國科學(xué)院對修購專項項目驗收資料的要求、《中國科學(xué)院科研儀器設(shè)備建檔規(guī)范》和《廣州能源所檔案歸檔管理制度》等各項制度,建立管理檔案和儀器檔案,并對管理檔案和儀器檔案逐條對照,保障驗收資料的規(guī)范和齊備。在各方面材料都準(zhǔn)備妥當(dāng)?shù)那闆r下,工作小組召開了工作組會議,對項目驗收材料進(jìn)行檢查,確保達(dá)到對驗收的要求;待所內(nèi)資料檢查通過后,向中科院機關(guān)提出驗收申請。通過制度的明確規(guī)定,使得儀器設(shè)備驗收工作開展有依據(jù),減少工作人員在驗收過程中的隨意性。
圖1 廣州能源所儀器設(shè)備驗收總體流程
(3)設(shè)備采購方式符合政府采購規(guī)定。為了規(guī)范政府采購行為,提高資金的使用效益,維護(hù)國家利益和社會公共利益,促進(jìn)廉政建設(shè),政府采購以全新的形式逐步取代了之前的自行采購方式,其權(quán)威性、公開透明、公正的原則已被廣泛認(rèn)同和采納,來源于國家財政專項資金修購專項的儀器設(shè)備購置的采購方式更是受到廣泛的關(guān)注,因此在驗收時,重點檢查儀器設(shè)備采購是否按照政府采購相關(guān)規(guī)定進(jìn)行設(shè)備的公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價、進(jìn)口審批等工作,目的是杜絕不規(guī)范行為。100 萬元以上的設(shè)備采購需按政府采購要求公開招標(biāo),若改變采購方式應(yīng)按程序報批;采用非招標(biāo)采購方式進(jìn)行競爭性談判、詢價采購設(shè)備的,應(yīng)嚴(yán)格按照財政部第74號令(2014年2月1日起施行)的規(guī)定執(zhí)行。
(4)設(shè)備實物、驗收技術(shù)指標(biāo)達(dá)到實施方案及簽約合同要求。驗收內(nèi)容分為實物驗收和技術(shù)驗收,其檢查過程和結(jié)果通過驗收報告體現(xiàn)出來。實物驗收由使用部門、供應(yīng)商、外貿(mào)公司、資產(chǎn)處組成的驗收小組組織,重點檢查主體設(shè)備和相關(guān)配套部件是否按照實施方案和采購合同要求到貨,要逐項進(jìn)行開箱驗貨檢查。技術(shù)驗收主要由資產(chǎn)處、科技處、財務(wù)處、技術(shù)專家組成的驗收小組,通過觀察、開機運行樣品測試等步驟,檢查儀器設(shè)備的性能指標(biāo)是否符合合同規(guī)定的要求。如圖2 所示。
設(shè)備到貨前,使用部門應(yīng)做好儀器設(shè)備安裝環(huán)境的條件準(zhǔn)備,如場地、水電要求、溫度、濕度、震動要求、排放等。儀器設(shè)備到指定場所后,使用部門、供應(yīng)商、外貿(mào)公司、資產(chǎn)處代表須同時到現(xiàn)場開箱,首先檢查設(shè)備的外包箱是否完好,有無破損、浸水等現(xiàn)象;然后開箱后檢查設(shè)備主機機器配件是否全新、齊全完好,是否有損傷等現(xiàn)象;最后按照合同清單逐項清點,核對要點主要包括品名、品牌、型號、規(guī)格、生產(chǎn)廠家等,同時包裝箱內(nèi)應(yīng)用產(chǎn)品說明書、出廠檢驗合格證書、保修單據(jù)等清點完成后,在場所有人在到貨簽收單簽字,留下相關(guān)照片和簽字記錄。
儀器設(shè)備到貨清點完成后,供應(yīng)商進(jìn)行儀器設(shè)備的安裝和調(diào)試,調(diào)試完成后儀器管理員與供應(yīng)商工程師共同在安裝報告簽字。儀器設(shè)備調(diào)試可用后,供應(yīng)商工程師在現(xiàn)場培訓(xùn)使用部門人員,使用部門與供應(yīng)商工程師制定實驗方案,采用實際樣品進(jìn)行檢測,對儀器設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)和主要功能進(jìn)行驗證,包括擬采取的實驗方法、操作步驟、測試數(shù)據(jù)過程分析、結(jié)論分析。最后,對實驗生成的原始數(shù)據(jù)輸入電腦上保存,供后期技術(shù)驗收使用。
儀器設(shè)備的技術(shù)驗收主要是在儀器設(shè)備試運行一段時間后,對儀器設(shè)備產(chǎn)品功能、技術(shù)指標(biāo)、硬件質(zhì)量、培訓(xùn)情況進(jìn)行驗收。技術(shù)驗收組重點檢查儀器設(shè)備是否正常運行,各項技術(shù)指標(biāo)是否符合實施方案、標(biāo)書、合同3 個文件要求的預(yù)定目標(biāo),并提供證明材料(如現(xiàn)場測試數(shù)據(jù),證明數(shù)據(jù)結(jié)果的圖片或視頻等;如果難以測試的,則提供原廠家隨機資料證明),關(guān)注儀器的試用情況是否滿足科研需求及達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)。在驗收過程中,若是發(fā)現(xiàn)一起設(shè)備有質(zhì)量問題,應(yīng)拍照保存并在驗收報告詳細(xì)做好記錄,提出詳細(xì)處理意見,以便向供應(yīng)商提出辦理退、換或更正完善手續(xù)辦理。只有驗收組成員都同意驗收合格并簽字后,儀器設(shè)備才完成技術(shù)驗收,進(jìn)行最后的尾款支付。
圖2 廣州能源所儀器設(shè)備實物驗收和技術(shù)驗收流程
(5)儀器設(shè)備運行管理符合開放共享要求。修購專項資金來源于國家財政資金,本著“資源整合、開放共享、提高使用效率”原則應(yīng)建立儀器設(shè)備共享機制,實現(xiàn)開放共享[11]。購置的儀器設(shè)備應(yīng)全部納入中科院儀器設(shè)備共享管理平臺,由研究所統(tǒng)一運行管理,所內(nèi)外用戶均可通過儀器共享網(wǎng)看到儀器設(shè)備的信息并進(jìn)行儀器設(shè)備預(yù)約和測試。為保障儀器的良好運轉(zhuǎn),儀器管理部門設(shè)專人對儀器進(jìn)行運行維護(hù)。
(6)經(jīng)費使用符合相關(guān)規(guī)定。廣州能源所根據(jù)《中國科學(xué)院修繕購置專項資金管理實施細(xì)則》(科發(fā)計字〔2011〕28 號)和《廣州能源所科研項目經(jīng)費管理規(guī)定》,規(guī)范修購專項專人管理、專款專用,修購專項專款建立獨立賬號,規(guī)定該費用只能用于支付財政部批復(fù)的儀器購置費,不允許用于規(guī)定范圍之外的支出。項目的執(zhí)行和資金使用全程受紀(jì)委監(jiān)督,實行項目負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)處、科技處、財務(wù)處、主管所領(lǐng)導(dǎo)多級審核制度。所內(nèi)管理部門不定期對經(jīng)費使用情況進(jìn)行審核,財務(wù)處對修購專項獲批資金進(jìn)行專項管理,期間根據(jù)設(shè)備采購進(jìn)度申報國庫額度,并嚴(yán)格按照對應(yīng)的款項對專項經(jīng)費的收支實行控制。根據(jù)簽署的儀器技術(shù)協(xié)議和商務(wù)合同,由財務(wù)處對采購的儀器向代理公司支付預(yù)付款。一般儀器裝箱發(fā)貨,由外貿(mào)代理公司付首筆款;儀器到所通過所內(nèi)驗收后,外貿(mào)代理公司支付尾款,同時對儀器進(jìn)行財務(wù)決算并按固定資產(chǎn)入庫。
儀器設(shè)備購置項目經(jīng)費支出范圍注意事項:經(jīng)費支出可超出預(yù)算,超出預(yù)算部分由單位自籌。在購置類項目中,使用項目結(jié)余資金購置設(shè)備需向上級主管部門申請,可使用結(jié)余資金采購相關(guān)設(shè)備配件或附件,禁止使用結(jié)余資金用于耗材支出。
(7)文件檔案齊全。近年來,隨著國家財政專項資金使用監(jiān)管力度加大,各級審計部門對使用財政資金購買的儀器設(shè)備事后審計檢查要求越來越嚴(yán)格,重點檢查從儀器購置項目開始申請到最終項目驗收過程的原始資料,因此項目文件資料的存檔顯得尤為重要。在儀器設(shè)備項目的過程管理中,重點檢查設(shè)備項目管理檔案、商務(wù)檔案、技術(shù)檔案的收集、登記、整理、保存、管理等是否符合要求;編制每臺設(shè)備檔案目錄,建立檔案預(yù)立卷。建檔分為項目管理檔案和儀器檔案,修購項目管理檔案包括項目申報書、中介評審意見、項目批復(fù)文件、項目實施方案、進(jìn)口產(chǎn)品申報及批復(fù)文件、單位修購工作組會議紀(jì)要、修購管理相關(guān)規(guī)章制度、資產(chǎn)清單、經(jīng)費收支明細(xì)表;儀器檔案包含了商務(wù)檔案、財務(wù)檔案和技術(shù)檔案。其中,商務(wù)檔案包括儀器采購文件(購置申請、招標(biāo)申請表、采購詢價表、招投標(biāo)文件、評標(biāo)會議記錄或評標(biāo)結(jié)果報告、中標(biāo)結(jié)果、商務(wù)合同、技術(shù)協(xié)議、開箱驗收、技術(shù)測試/驗收報告等);財務(wù)檔案包括預(yù)付款通知、借款單、結(jié)算單、財務(wù)發(fā)票、報銷單、入庫單等;技術(shù)檔案包括技術(shù)說明、軟件文檔、操作說明、使用手冊、儀器光盤等。項目驗收前,按照檔案管理規(guī)定對項目的所有過程材料整理形成檔案預(yù)立卷,符合歸檔要求;項目驗收后,統(tǒng)一歸檔,上交所檔案室,借閱利用檔案資料一律按照研究所檔案的管理規(guī)定進(jìn)行。
(1)免稅進(jìn)口儀器設(shè)備驗收。隨著國家對科技創(chuàng)新的重視和科教興國戰(zhàn)略的實施,國家對科研資金的投入逐年增加,科研院所得以購買大量的“高、精、尖”性能的免稅進(jìn)口儀器設(shè)備。由于免稅進(jìn)口儀器設(shè)備采購程序、海關(guān)規(guī)定以及國際貿(mào)易規(guī)則因素,免稅進(jìn)口儀器設(shè)備的驗收與其他儀器設(shè)備有所不同。國際貿(mào)易規(guī)定一般為貨物到港后90 天內(nèi)為有效索賠期,為確保儀器設(shè)備的質(zhì)量,所內(nèi)驗收工作應(yīng)該在此期限內(nèi)盡早完成[12],但因各種因素如實驗室安裝條件未準(zhǔn)備好、使用部門人員想多試用一段時間來考察儀器設(shè)備的性能等拖延了驗收工作,以致在后面的驗收中如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題則因錯過了索賠期限而無法追回,給研究所造成重大損失。由于科研院所購買免稅進(jìn)口儀器享受國家稅收優(yōu)惠政策,同時國家規(guī)定免稅進(jìn)口儀器設(shè)備必須接受海關(guān)的監(jiān)管,海關(guān)監(jiān)管期限自海關(guān)進(jìn)口放行該設(shè)備之日起3年[13-15]。在監(jiān)管期內(nèi),海關(guān)隨時到研究所抽查,主要檢查內(nèi)容為:監(jiān)管設(shè)備的現(xiàn)存放地點;監(jiān)管設(shè)備使用負(fù)責(zé)人及聯(lián)系方式;監(jiān)管設(shè)備資產(chǎn)標(biāo)簽張貼情況;監(jiān)管設(shè)備使用及完好情況。監(jiān)管期內(nèi)的儀器設(shè)備應(yīng)當(dāng)直接用于研究所的科學(xué)研究、教學(xué)和科技開發(fā)活動,未經(jīng)海關(guān)審核同意,不得擅自抵押、轉(zhuǎn)讓、出售、移作他用或進(jìn)行其他處置,不得移出研究所在海關(guān)備案的放置地點;否則,將按國家有關(guān)法律、法規(guī)和海關(guān)相關(guān)管理規(guī)定處理
(2)儀器設(shè)備驗收技術(shù)方案的建立。對于相同型號的儀器設(shè)備驗收應(yīng)該按照同一個驗收方案進(jìn)行,驗收方案主要包括采取的技術(shù)方法[2]。若是同一型號的儀器設(shè)備在不同的單位采取不同的技術(shù)方法檢測,數(shù)據(jù)驗證比較將無可比性,其獲得的實驗數(shù)據(jù)也將引起廠家和使用部門人員質(zhì)疑。因此,廣州能源所在充分實踐的基礎(chǔ)上總結(jié)出一些通用儀器設(shè)備的驗收技術(shù)方法和標(biāo)準(zhǔn),對于這些儀器設(shè)備,不管是誰使用,均使用同一標(biāo)準(zhǔn)驗收。
(3)采購合同驗收要求明確。采購合同是履約驗收的主要依據(jù),若是合同中驗收條款不明確,則容易在后期驗收出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象。在實際工作中,采購合同中關(guān)于驗收的條款往往容易忽視,簡單寫完了事,如對儀器設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)、驗收標(biāo)準(zhǔn)等描述不夠準(zhǔn)確。另外對于儀器設(shè)備出現(xiàn)質(zhì)量問題,須明確儀器設(shè)備的維修人員是供應(yīng)商的技術(shù)人員,而不是代理商臨時找的技術(shù)人員;若是由代理商或第三方找的技術(shù)人員來維修,必須出示供應(yīng)商授權(quán)書,確保維修質(zhì)量[16]。
新形勢下,隨著科研院所“高、精、尖”的儀器設(shè)備購置數(shù)量增長,儀器設(shè)備采購時間進(jìn)度要求嚴(yán)格規(guī)范,其驗收管理工作面臨更加嚴(yán)峻的局面,加強儀器設(shè)備驗收和提高經(jīng)費使用效益是一個重要的議題。目前,大多數(shù)文獻(xiàn)關(guān)于儀器專項管理總結(jié)的研究都是關(guān)于宏觀的管理機制、方法意義之類,對關(guān)于項目承擔(dān)單位如何做好項目驗收管理工作的研究較少[17-18]。廣州能源所通過加強部門之間協(xié)調(diào)溝通、建立健全驗收管理辦法和流程、制定驗收技術(shù)方法、統(tǒng)一驗收標(biāo)準(zhǔn)等措施,彌補了儀器設(shè)備驗收管理方面的不足,提高了驗收工作效率,減少了驗收失誤,取得了良好的工作效果。本文總結(jié)了廣州能源所通過持續(xù)改進(jìn)的儀器設(shè)備驗收方法,結(jié)合實際運行經(jīng)驗,從項目承擔(dān)單位角度出發(fā)總結(jié)了驗收中各個環(huán)節(jié)的經(jīng)驗和注意事項,對于大型科研儀器設(shè)備的采購和驗收提供借鑒。