圖書館敏捷項目管理研究綜述

■雷艷萍/

甘肅省甘南藏族自治州夏河縣文化圖書館

一、前言

閱讀是人民深化文化積攢和奠定學習基礎的關鍵實踐行為。每個城市、每個高校的圖書館館藏較為豐富，項目管理繁雜冗長，需要管理人員不斷完善管理方法。圖書館隸屬于傳統(tǒng)職能組織，敏捷項目管理適用于圖書館新產品、新服務的開發(fā)使用，還可以解決用戶需求不明晰、外部環(huán)境復雜多變的項目。圖書館的內部運營要求較高，需要有組織承諾、合適的參與者、有效的激勵和用戶參與四個部分的密切配合。

二、圖書館使用敏捷項目管理的重要意義

(一)項目管理在圖書館中的實際應用

一般而言，對于項目管理的理解大多是行政工作、公益事業(yè)等，但項目管理在本質上還是屬于一場系統(tǒng)性管理，并非簡單的布置任務和成果核驗。相較于常規(guī)的管理，圖書館的項目管理有著其獨特的模式。受到科技發(fā)展的社會背景影響，圖書館這一不斷發(fā)展的有機體也在引入新興科學技術，優(yōu)化圖書館的管理方式。

在傳統(tǒng)的圖書館管理模式之中，存在著一些傳統(tǒng)方式的弊病。例如圖書館藏書資源大，需要建立完備的數據資料庫，涉及方面較為廣泛，例如采編、典藏、流通和技術，其所耗費的人力、物力和財力是巨大的。數據庫的建設是圖書館發(fā)揮自身職能所開展的工作管理，數據庫需要及時更新補充，軟件的改造升級也是困擾很多技術人員的一個難題。由于傳統(tǒng)管理方式的漏洞導致較多的數據庫建設虎頭蛇尾，空有外部框架但實際上內部建設較為脆弱、稀缺，無法真正滿足圖書館用戶的使用需求，用戶體驗感不佳。同時，工作的開展還需要調動不同部門之間互相協調配合，規(guī)范性強，工作容錯率低，倘若部分成員工作效率低則會為后期的勘驗復核工作帶來較大的挑戰(zhàn)與難度。所以，圖書館相對應地根據未來發(fā)展規(guī)劃，審慎自身所存在的問題，優(yōu)化項目管理方式，使得項目管理擁有一套成熟完備的管理方法，分別兼顧項目的進程管理和要素管理。

(二)敏捷項目管理運用的意義

目前，我國的圖書館的項目應用管理仍處于萌芽階段，國內敏捷理論和手段方法皆來自國外。一般而言，圖書館的IT項目都是委托于第三方公司來開發(fā)管理。文化是穩(wěn)固人類思想最重要的核心內容，圖書館也需要建立起相關的圖書館文化。但是文化的建立并非朝夕能夠形成的，要求圖書館能夠迅速適應環(huán)境的變化，具備較強的敏捷性，解決問題，并為利益相關者的利益調整相關服務。敏捷文化能夠擴大圖書館影響力的機會，需要確定新興的需求。

敏捷項目管理能夠應用于圖書館的早期新興技術、新業(yè)務、新軟件開發(fā)，能夠滿足網站建設與數字化建設項目。敏捷項目管理具有較大的項目優(yōu)勢，不但便于組織自我管理的團隊管理，能夠加快決策，增強團隊運營的靈活性與敏捷性，還能夠推動圖書館“時間盒”式管理，保證了產品重要功能的優(yōu)先性。最后，還能夠促進圖書館管理隊伍的合作，激發(fā)團隊隊伍的創(chuàng)造性，提高知識獲取能力并豐富自身技能。最后，圖書館采用敏捷項目管理，能夠創(chuàng)設良好的寫作和溝通的動態(tài)工作環(huán)境，在用戶的反饋中不斷完善用戶體驗，滿足利益相關者。敏捷項目管理不但需要最高層級的組織承諾，還需要一些敏捷技術、工具和處理方面專家。敏捷是一門哲學理念，需要重復運用才能夠實際應用之中行之有效，大大提高組織內部的運營效率。

三、圖書館敏捷項目管理的具體措施

圖書館引入了敏捷思維方法，能夠加快圖書館的項目運營速度。接下去從圖書館的開發(fā)、評估和管理的敏捷原則和方法提出實踐措施。通過敏捷理念的應用落實，能夠滿足客戶需求、消除浪費、保證質量、提升團隊建設質量、快速決策。而從領導層面而言，系統(tǒng)化、敏捷化的項目管理能夠助推項目后續(xù)實踐，能夠促進項目的實際開發(fā)任務，為組員和能力管理提供了有價值的基礎信息。

(一)堅持客戶滿意原則

在運營項目的時候一定要滿足客戶需求，通過衡量客戶滿意度與顧客反饋不斷優(yōu)化項目服務。圖書館推出的各項服務都要注重用戶體驗，從用戶觀感、操作流程是否便捷、內容檢索是否準確等方面進行不斷優(yōu)化。建議圖書館每年可以進行兩次客戶滿意度調查，收集用戶群體的相關信息，進行群體分類，包括學生、專家學者、外部客戶、研究人員。

(二)提高管理層領導能力

圖書館管理層應該具備較強的宏觀把控能力與強大的愿景，能夠堅定地朝著圖書館的運營戰(zhàn)略不斷優(yōu)化根本服務。其次，管理層在委派圖書館項目時候，要注意甄別行政人員，指派思維敏捷、富有創(chuàng)新思維的人員負責項目的開發(fā)。再者，管理層要注意過程管控，創(chuàng)建較為開放透明的工作環(huán)境。最后，為了保證敏捷項目的建設，管理層要信任團隊成員的管控并且指導團隊精誠合作完成工作。

(三)工作流程簡單、快速和透明

敏捷思維的建設要建立于系統(tǒng)性的時間計劃管理。倘若在實際工作之前花費較多的時間預想規(guī)劃到每一個細節(jié)，容易導致團隊忽略預案管理。要將工作規(guī)劃進行短期、中期、長期的項目規(guī)劃，有助于后期開展高效、敏捷的項目管控，能夠及時進行更改。從而使得項目管理具備較強的靈活性、迅捷性以及高收益性，在眾多圖書館之中具備較強的競爭力與可操作性。同時，工作流程的優(yōu)化能夠大大提高員工的工作效率，盡量避免員工因為能力不足或者工作狀態(tài)不佳造成較大的工作失誤，導致工作目標含糊、責任互相推諉、項目無法完工等工作狀況。

(四)持續(xù)性改進服務質量

在坦佩雷科技大學的相關研究之中，圖書館敏捷項目的實際應用采用了較多的方式方法提高了工作流程的透明度和可視性。每一個開發(fā)項目，圖書管理員都會創(chuàng)建起一個新的發(fā)布計劃。每一個發(fā)布計劃都要詳細要求工作量、具體任務、計劃負責人和狀態(tài)更新。建立起相關的數據管理庫，才能夠及時了解狀態(tài)信息以便于改進服務。

(五)建立有效的激勵計劃

傳統(tǒng)的管理方式束縛了大部分員工個人才能發(fā)揮，也導致了部分員工“才能萎縮”。圖書館隸屬于非營利組織，工作人員的主觀能動性大多停留在完成工作的服務意識上，只有少部分的人員會為了圖書館的進一步發(fā)展提出構建方案。管理層可以制定兩個層面的激勵方法：在物質激勵層可以設置資金、績效考核、職稱評定等，在精神激勵層面可以將關注點落于激發(fā)團隊成員的內在驅動力。部分圖書館可以嘗試“扁平化”的組織管理結構，強化個人與團隊合作的重要性。讓成員在實際中擴大工作范圍，需要根據自身判斷和團隊的集體智慧對工作進行預判及決策，在本質上能夠刺激成員發(fā)揮自身才能，激發(fā)員工的積極性與創(chuàng)造性。

(六)加強對外交流學習

目前我國的圖書館項目管理工作仍處于萌芽階段，但是國外已經取得了不小的進步，引得國內較多圖書館爭相學習，部門圖書館也在學習借鑒中形成了一套較為完備的理論。所以在圖書館的管理工作之中，切忌固步自封、閉門造車。需要不斷地走出去對外交流，也需要引進來一定的先進理論進行自我提升。例如Scrum理論模型主要包括了團隊、流程和工具三個方面的重要組件，有助于團隊優(yōu)化管理；而Crystal方法則有助于創(chuàng)設項目建設的良好環(huán)境，提高項目建設的創(chuàng)新性與便捷性。

四、結語

教育興則國家行，教育強則國家強。教育是民族振興和教育進步的重要基石，不斷培養(yǎng)出優(yōu)秀人才方能興邦。敏捷項目管理作為互聯網+時代新興的項目管理方法，我國圖書館的管理現狀較為適應該管理方法，有助于助推圖書館應用的發(fā)展。書籍是人類進步的階梯，未來發(fā)展較為客觀，我們仍舊要不斷探索、不斷提高自身素質，完善圖書館的組織級敏捷，以便于應對科學技術的變革與環(huán)境轉變。