事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略淺述

徐娟

摘 要：本文首先對檔案信息化作出簡要闡述，然后對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)作用予以說明，對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題展開分析，最后針對問題產(chǎn)生的主要原因，結(jié)合實際情況，提出幾點事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效策略，希望可以對業(yè)內(nèi)起到一定參考作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

隨著云共享技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速發(fā)展，信息化管理已經(jīng)成為各行各業(yè)未來可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。在事業(yè)單位檔案管理工作開展中，存在檔案信息資源數(shù)量大、檔案信息類型多等多種特點，在檔案管理工作中，信息化技術(shù)的應(yīng)用可以讓管理效率、管理質(zhì)量得到有效提升，對于檔案管理模式創(chuàng)新具有重要意義。

一、檔案信息化相關(guān)概述

信息化本身具有滲透性、創(chuàng)新性、增值性以及帶動性特點，在事業(yè)單位檔案管理工作中，信息化技術(shù)的應(yīng)用對于管理工作順利開展具有重要意義。檔案信息化主要指的是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)的應(yīng)用下，圍繞檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)中心，以檔案數(shù)字化人才為支撐，構(gòu)建檔案電子化規(guī)章制度、標準體系，進而形成檔案數(shù)字化綜合體系?，F(xiàn)階段，檔案信息管理工作開展主要目標是管理模式化、館藏共享化、歸檔自動化以及應(yīng)用專業(yè)化、控制高效化。在具體工作開展中，首先，應(yīng)做好信息技術(shù)開發(fā)工作與應(yīng)用工作，為檔案信息化高效開展奠定基礎(chǔ);其次，應(yīng)做好檔案管理信息化建設(shè)產(chǎn)品更新工作，保證檔案管理工作實施水準;最后，應(yīng)做好信息化數(shù)據(jù)的開發(fā)與應(yīng)用工作，并構(gòu)建管理工作開展長效機制。

二、事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理信息化的重要意義

在當前的事業(yè)單位檔案管理工作中，加強計算機化建設(shè)的過程以及使用計算機化介質(zhì)作為傳播檔案資料的手段具有許多優(yōu)勢。它可以顯著提高分發(fā)過程中檔案管理信息的速度，并優(yōu)化和改善公共機構(gòu)中傳統(tǒng)檔案管理的服務(wù)模式。同時，可以增強檔案信息反饋機制的最新性，提高工作效率，從而提高檔案管理水平、部門工作水平。此外，事業(yè)單位建立檔案信息還可以有效提高檔案信息的質(zhì)量，提高受眾交流的影響力，改善檔案存儲環(huán)境，從而有效減少紙張資源的浪費?？梢越鉀Q文件模糊，損壞的問題，有效增加文件的存儲容量。檔案管理可以有效地優(yōu)化公共事業(yè)單位的檔案管理體系和管理方法。在某種程度上，可以減輕文件管理人員的工作壓力，確保公共機構(gòu)更加專業(yè)化并融入文件管理中，通過電子化和智能化確保公共機構(gòu)的良好發(fā)展。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)作用

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的主要作用有：

1.檔案資源永久保存

在傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理工作開展中，紙質(zhì)文件受到濕度、溫度等環(huán)境因素影響，可能會有損壞、發(fā)霉等情況產(chǎn)生，進而讓檔案信息出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。通過檔案管理信息化建設(shè)，能夠轉(zhuǎn)換紙質(zhì)檔案為數(shù)字檔案，在計算機系統(tǒng)以及磁盤中進行存儲，進而規(guī)避檔案損壞問題。

2.檔案管理效率提升

傳統(tǒng)事業(yè)單位紙質(zhì)檔案管理過程較為繁瑣，涉及程序相對較多，這對于檔案查詢工作、檔案整理工作開展具有不利影響。通過檔案管理信息化建設(shè)，可以讓工作人員利用專業(yè)系統(tǒng)完成檔案查詢工作，讓查詢效率得以提升，與此同時，檔案管理工作也可以通過計算機程序完成，可以讓檔案管理工作效率以及質(zhì)量得以提升。

3.檔案管理持續(xù)發(fā)展

檔案管理工作應(yīng)緊跟時代發(fā)展步伐，積極更新管理技術(shù)與管理手段，通過信息化建設(shè)，可以采用電子錄入方式完成信息資源的管理、記錄、采集、存儲等工作，在保證檔案管理效率的同時，對于其未來可持續(xù)發(fā)展具有積極影響。

四、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

1.檔案管理信息化的理念尚未深入人心

隨著信息技術(shù)的出現(xiàn)和廣泛使用，它在各個領(lǐng)域的發(fā)展和創(chuàng)新中發(fā)揮了不可磨滅的作用。信息技術(shù)已在管理大型公司方面發(fā)揮了巨大的優(yōu)勢。對于事業(yè)單位中的文件管理，它還必須配備現(xiàn)代信息技術(shù)，這大大提高了文件管理和使用的現(xiàn)代化程度。但是，仍然有一些事業(yè)單位的相關(guān)管理人員尚未意識到基于信息的檔案管理的重要性，繼續(xù)使用傳統(tǒng)形式的檔案管理，由于相關(guān)的管理人員和干部對于信息技術(shù)存在偏見，因此他們認為進行檔案管理信息建設(shè)是必須消耗大量的人力、物力和資金等。同時，部門負責人和各個部門的員工對待檔案管理的態(tài)度嚴重阻礙信息建設(shè)檔案管理的計算機化設(shè)計嚴重阻礙了事業(yè)單位在未來的健康穩(wěn)固發(fā)展。盡管在某些事業(yè)單位的文件管理過程中，信息構(gòu)建被視為未來文件管理中的重要問題之一，但通常在建立過程中只是對其進行膚淺的了解，而沒有加深對其管理或健全和完善，并且在構(gòu)建過程中沒有投入太多的精力。

2.管理經(jīng)驗不足

管理經(jīng)驗不足的問題在我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中普遍存在，現(xiàn)階段，在國家層面，雖然針對事業(yè)單位檔案管理工作制定了一系列具有宏觀特點、全局特點的法律法規(guī)政策，但對于地方工作開展僅能起到指導作用。而地方事業(yè)單位檔案管理工作開展往往存在管理經(jīng)驗不足的主要問題，人員管理能力水平難以滿足信息化管理需求。與此同時，還有部分事業(yè)單位檔案管理部門存在管理認識不統(tǒng)一的主要問題，會對信息化建設(shè)管理工作順利開展造成阻礙。

3.技術(shù)發(fā)展滯后

在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，技術(shù)發(fā)展滯后的問題依然普遍存在。其主要表現(xiàn)為：

（1）開發(fā)利用滯后。部分事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)中存在開發(fā)利用滯后的主要問題，之所以產(chǎn)生此類問題，其主要原因是市場中檔案信息化管理產(chǎn)品較為缺乏、工作人員參與檔案信息化開發(fā)利用積極性低等。

（2）建設(shè)進程滯后。部分事業(yè)單位相關(guān)工作人員沒有對檔案管理信息化建設(shè)工作予以高度重視，存在信息化建設(shè)進程滯后的主要問題。同時，還有一些事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中會面臨諸多困難，如果沒有對此困難予以及時克服，就會讓管理工作開展效果受到不利影響。

（3）信息整合滯后。信息整合工作需要多部門、多單位共同完成，但就目前來看，部門各自為政的現(xiàn)象普遍存在，這會讓信息整合出現(xiàn)滯后問題。

4.管理水平不足

管理水平會對管理效果造成直接影響，之所以產(chǎn)生管理水平不足問題，其主要原因為：

（1）網(wǎng)絡(luò)科學技術(shù)、信息技術(shù)迅猛發(fā)展，在部分事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，因為人員思想先進性不足、技術(shù)選擇不合理等問題，可能會對整體管理水平造成不利影響。

（2）在我國部分事業(yè)單位中，存在檔案信息化管理監(jiān)督力度不足的主要問題，缺少對檔案管理的強制執(zhí)行規(guī)定，難以保證人員工作開展規(guī)范性。同時，檔案信息化管理工作開展對人員工作具有新的能力要求，如果人員能力水平不足，就會讓管理效率、管理質(zhì)量受到不利影響。

5.管理模式缺陷

現(xiàn)階段，管理模式缺陷的問題依然普遍存在，其主要表現(xiàn)為組織結(jié)構(gòu)缺陷、管理體制缺陷這兩個方面。在組織結(jié)構(gòu)方面，部分事業(yè)單位沒有對檔案信息化建設(shè)管理工作人員權(quán)責進行明確劃分，存在權(quán)責不清等現(xiàn)象。與此同時，還有部分事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)管理存在管辦不分以及政事不分情況，這會讓檔案信息化管理出現(xiàn)冗余情況，讓管理工作開展有效性受到不利影響。在管理體制方面，部分事業(yè)單位存在文件檔案各自保管情況，缺乏保管統(tǒng)一性與信息化處理統(tǒng)一性，此種管理模式規(guī)范程度相對較差，可能會讓檔案丟失現(xiàn)象產(chǎn)生，讓檔案信息化管理措施落實效果受到不利影響。

五、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，伴隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，事業(yè)單位會有更多的專門檔案、重要檔案、聲像檔案、科技檔案出現(xiàn)，只有對信息化建設(shè)策略進行有效實施，才能讓檔案管理工作質(zhì)量得以提升。

1.加大對事業(yè)單位檔案管理的資金投入

不管是工程項目還是公司管理部門，順利進行的原因都是每個部門都投入了大量的人力、物力和財力，事業(yè)單位中的文件管理也是如此。為了能夠及時更新舊設(shè)備并有足夠的資金來引進高新技術(shù)，必須增加文件管理方面的資本投資。首先，在有關(guān)部門的大力支持下，事業(yè)單位可以積極引進現(xiàn)代化的管理設(shè)備，取代原來的計算機、掃描儀、打印機和其他文件管理所需的材料。但是，應(yīng)注意的是，更換設(shè)備后，人員應(yīng)保存原始數(shù)據(jù)并將其傳輸?shù)叫略O(shè)備中，以進行有效的分類和集成。其次，為了確保所收集文件的安全性和機密性，還應(yīng)建立完整的安全保護系統(tǒng)，以確保文件信息不會丟失，從而確保信息的安全性、完整性和有效性。

2.制定檔案管理標準

制定檔案管理標準是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的首要工作。首先，應(yīng)制定具有針對化的信息化管理標準體系，在管理架構(gòu)上，應(yīng)保證檔案管理具有高度統(tǒng)一性特點，避免有分散管理、多頭保管、各自操作等情況出現(xiàn)。還應(yīng)做好領(lǐng)導管理工作，對組長、負責人進行有效安排。其次，應(yīng)對資源進行有效整合，完成可操作檔案共享標準體系構(gòu)建工作，保證文書檔案網(wǎng)絡(luò)共享平臺可以得到有效運行，保證查詢快捷性、歸檔安全性、機關(guān)工作高效性。

3.完善檔案管理制度

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作開展中，完善檔案管理制度是工作順利開展的重要保證。首先，事業(yè)單位應(yīng)構(gòu)建層層負責制度，并成立專業(yè)領(lǐng)導小組，保證檔案管理信息化建設(shè)具有專人專崗特點。其次，事業(yè)單位應(yīng)對檔案管理信息化建設(shè)制定長期規(guī)劃與長期目標，具體應(yīng)涵蓋在線接收、在線移交、在線查詢、在線鑒定等多種內(nèi)容，讓政務(wù)內(nèi)網(wǎng)、檔案信息數(shù)據(jù)庫得到有效對接，讓安全防護防泄密問題、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)攻關(guān)問題、數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一問題得到有效解決。最后，需要對權(quán)利義務(wù)制度予以明晰化處理，保證工作開展有序性與工作流程明確性。

4.構(gòu)建良好運行程序

在事業(yè)單位中，為讓良好運行程序得以構(gòu)建，首先，應(yīng)結(jié)合檔案信息化建設(shè)工作實際需求，對檔案電子文件裝訂方式、存儲格式、管理架構(gòu)以及人員專業(yè)技術(shù)進行全面分析，對工作流程進行有效完善，保證管理、保管、移交統(tǒng)一性。其次，應(yīng)保證在職人員、離職人員對保密責任予以嚴格履行，避免有涉密文件泄露情況產(chǎn)生。最后，應(yīng)嚴格管理涉密檔案，可以對此類檔案進行登記目錄，開展備案備查工作，全面了解當前檔案管理情況。

5.提升人才素質(zhì)水平

（1）強化人員培訓

強化人員培訓是提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作人員素質(zhì)水平的重要方法，是讓信息化人才短板得以彌補的重要舉措。在具體工作開展中，應(yīng)對培訓力度予以增大，一方面應(yīng)保證培訓人員全面，確保檔案部門工作人員可以全部到位;另一方面應(yīng)保證培訓方式多元性，對講座培訓方式、互聯(lián)網(wǎng)培訓方式、模擬實踐培訓方式予以綜合采用，保證培訓工作開展效果。

（2）加強交流鍛煉

事業(yè)單位應(yīng)對檔案管理工作人員定期組織交流學習活動與進修學習活動，讓檔案管理工作人員在學習中提升自身的能力素質(zhì)水平，讓人員工作態(tài)度變得更為端正，進而為檔案信息化建設(shè)管理工作高質(zhì)量開展提供人力支持。值得注意的是，檔案管理工作人員自身也應(yīng)積極樹立終身學習理念、自主學習意識，根據(jù)單位需求，及時學習計算機硬件維護知識、軟件應(yīng)用技能，讓平臺應(yīng)用、維護、管理工作開展有效性得以提升。

6.加強對于館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理形式主要是保留已登記檔案信息的記錄，將其分類為紙質(zhì)檔案，并進行館藏管理。如今，現(xiàn)代技術(shù)在各個領(lǐng)域的使用為人們的生活帶來了極大的方便。事業(yè)單位的文件管理應(yīng)逐步將文件轉(zhuǎn)換為某種形式的數(shù)字信息，數(shù)字處理不僅可以促進文件的組織和存儲，而且可以成為創(chuàng)建文件信息的主要因素。首先，該部門的文件管理人員應(yīng)根據(jù)各種類型和部門的數(shù)據(jù)信息以及分類返回的文件信息的準確性進一步對現(xiàn)有的紙質(zhì)文件進行分類。其次，執(zhí)行數(shù)字處理以避免將來由于時間和空間的變化而造成的存檔信息丟失，從而不能保證存檔信息的完整性。

7.加強信息安全防護

在檔案管理信息化建設(shè)背景下，檔案管理工作開展效率迅速提高、耗時大幅縮短，但與此同時，檔案信息資源安全問題也變得更為嚴峻。所以，事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)工作中，需要對信息安全防護工作開展力度予以加強。首先，事業(yè)單位需要增強管理工作人員安全意識，讓工作人員嚴格開展檔案資源信息安全鑒定工作，讓檔案開放范圍以及安全保密程度得以明確化處理，讓檔案安全管理工作開展有效性得以提升。其次，事業(yè)單位應(yīng)開展檔案資源存儲殺毒工作，應(yīng)在實際情況基礎(chǔ)上，裝設(shè)殺毒軟件以及防火墻，并對硬件設(shè)備、軟件設(shè)備開展定期升級維護工作。最后，在信息化檔案建設(shè)中，需要對數(shù)據(jù)備份功能、數(shù)據(jù)恢復(fù)功能予以全面應(yīng)用，確保檔案數(shù)據(jù)信息安全防護工作開展綜合性，值得注意的是，事業(yè)單位應(yīng)在安全防護工作開展中全面結(jié)合實際情況，讓自身優(yōu)勢得到充分發(fā)揮，完成安全風險與安全問題的監(jiān)控工作、識別工作、處理工作與報告工作，讓檔案資源管理工作更具綜合性特點。

六、結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位在檔案管理的信息化方面存在著很多的問題。因此，強化信息化建設(shè)的任務(wù)勢在必行。事業(yè)單位通過制定檔案管理標準、完善檔案管理制度、構(gòu)建良好運行程序、提升人才素質(zhì)水平以及加強信息安全防護的主要策略，可以讓檔案管理信息化建設(shè)工作得以高效完成，為我國事業(yè)單位的檔案管理工作打下堅實基礎(chǔ)，使以后的檔案管理工作更加完善。

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（作者單位：濰坊市海洋發(fā)展研究院）