基層專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理科學(xué)化提升路徑分析

倫華美 陳曉燕 張學(xué)剛 胡浩東

【摘要】本文以淄博市疾控中心檔案科學(xué)化水平提升為例，從健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)、完善檔案管理制度、完善檔案實(shí)體建設(shè)、增強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)利用等層面，探討基層專(zhuān)業(yè)技術(shù)機(jī)構(gòu)檔案管理科學(xué)化水平提升路徑。

【關(guān)鍵詞】基層專(zhuān)業(yè)技術(shù)機(jī)構(gòu);檔案管理;科學(xué)化;路徑

隨著信息社會(huì)的不斷發(fā)展和健康中國(guó)策略的不斷推進(jìn)，以疾控機(jī)構(gòu)為代表的基層專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)的發(fā)展建設(shè)也進(jìn)入了精細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的新時(shí)期。檔案管理必須準(zhǔn)確應(yīng)對(duì)新時(shí)期科學(xué)化發(fā)展步伐，著力提升檔案管理科學(xué)化水平。

一、加強(qiáng)檔案管理組織機(jī)構(gòu)建設(shè)，建立健全制度

（一）建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)。結(jié)構(gòu)清晰、責(zé)權(quán)分明、配合有力的管理網(wǎng)絡(luò)是提升檔案管理科學(xué)化水平的基石。淄博市疾控中心綜合檔案室成立于1998年，實(shí)行檔案統(tǒng)一管理。建立了檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，明確中心行政首長(zhǎng)為組長(zhǎng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)各部門(mén)實(shí)行科長(zhǎng)負(fù)責(zé)制，每個(gè)科室配備一名兼職檔案員，形成了行政首長(zhǎng)-專(zhuān)職檔案員-科室負(fù)責(zé)人-兼職檔案員為主線(xiàn)的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)。將檔案管理列入單位議事日程和發(fā)展規(guī)劃。辦公會(huì)定期研究檔案管理工作，對(duì)管理體制、人員配備、庫(kù)房建設(shè)、設(shè)備購(gòu)置、工作進(jìn)度等檔案管理中存在的問(wèn)題及時(shí)研究解決。將檔案工作列入了年度目標(biāo)和考核指標(biāo)，與業(yè)務(wù)工作同部署、同考核，做到檔案工作有規(guī)劃、有計(jì)劃、有安排、有總結(jié)、有考核。

（二）建立健全各項(xiàng)檔案工作規(guī)章制度。建立健全制度、落實(shí)制度是檔案工作步入科學(xué)化、規(guī)范化的有效手段，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范化管理和科學(xué)化管理的基礎(chǔ)性工作。為此，依據(jù)國(guó)家和地方檔案法律法規(guī)，有文件材料形成、收集、歸檔，檔案的鑒定、借閱、保密、銷(xiāo)毀、鑒定，檔案庫(kù)房管理等10余項(xiàng)檔案管理制度，將各項(xiàng)規(guī)章制度和規(guī)范性文件編印成冊(cè)。并將檔案制度的執(zhí)行情況貫穿于各項(xiàng)工作始終。例如論文發(fā)表費(fèi)報(bào)銷(xiāo)制度，需由檔案室分管科技檔案人員出具歸檔證明后，方可簽字報(bào)銷(xiāo);職工退休需要檔案部門(mén)確定沒(méi)有正借閱使用的檔案，予以簽字后才辦理退休手續(xù)。

（三）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。檔案人員的工作素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平是開(kāi)展檔案工作的前提，是保證檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵要素，為此提升檔案人員專(zhuān)業(yè)水平至關(guān)重要。一方面，檔案人員應(yīng)主動(dòng)學(xué)習(xí)，在掌握歸檔的基本知識(shí)基礎(chǔ)上，積極參加檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)兼職檔案員定期開(kāi)展內(nèi)部培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋文秘、目錄學(xué)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)學(xué)科知識(shí)，提高專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平;另一方面，邀請(qǐng)省、市檔案局檔案專(zhuān)家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和督導(dǎo)，解決實(shí)際工作中遇到的問(wèn)題。

二、加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，廣泛征集檔案資料

（一）加強(qiáng)檔案資源前端控制。檔案資源前段控制是確保檔案收集工作科學(xué)規(guī)范開(kāi)展的前提和保障?！稒n案管理手冊(cè)》明確了文書(shū)、業(yè)務(wù)等各類(lèi)檔案的歸檔范圍。年度歸檔計(jì)劃，將文件材料的形成歸檔工作列入科室和人員崗位責(zé)任制，明確檔案移交時(shí)限，中心檔案室也在文件歸檔前對(duì)各科室文件整理規(guī)范情況進(jìn)行審查。

（二）按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范組卷整理。各類(lèi)檔案的整理要符合有關(guān)規(guī)定、規(guī)范要求，符合省業(yè)務(wù)主管部門(mén)和市檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)要求。文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科研檔案、會(huì)計(jì)檔案、個(gè)人技術(shù)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案、社團(tuán)檔案、人事檔案、實(shí)物檔案、電子檔案按照門(mén)類(lèi)進(jìn)行分類(lèi)整理。需要指出的是，文書(shū)檔案根據(jù)一文一件要求按照年度問(wèn)題分類(lèi)，工作中形成的專(zhuān)業(yè)檔案按照年度-專(zhuān)業(yè)（科室）采用案卷的形式進(jìn)行分類(lèi)，編目排架。

（三）多渠道開(kāi)展檔案征集工作。檔案征集是豐富館藏老檔案的重要手段，檔案征集不能僅僅由檔案部門(mén)唱“獨(dú)角戲”，而要發(fā)動(dòng)社會(huì)力量開(kāi)展社會(huì)征集。通過(guò)發(fā)布啟事、電話(huà)預(yù)約、登門(mén)拜訪(fǎng)等形式，向社會(huì)、退休職工和調(diào)離人員征集有價(jià)值的老資料、老圖片，對(duì)于征集到的檔案要及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以豐富館藏檔案載體和資源。

三、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案數(shù)字化水平

（一）科學(xué)開(kāi)展檔案信息化規(guī)劃。將檔案信息化建設(shè)與單位的信息化建設(shè)同步規(guī)劃，并將檔案信息化建設(shè)作為重要內(nèi)容納入“十三五”總體發(fā)展規(guī)劃，不斷加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的數(shù)字化管理，全面構(gòu)建檔案資料歸檔、整理、借閱、利用的全數(shù)字化管理模式。

（二）科學(xué)拓展信息化建設(shè)平臺(tái)。目前絕大部分機(jī)構(gòu)啟用了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這解決了傳統(tǒng)檔案軟件需要定期升級(jí)的問(wèn)題。在進(jìn)行OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)研發(fā)時(shí)即建立檔案管理模塊，文件在OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)完畢后實(shí)現(xiàn)文件預(yù)歸檔，經(jīng)歸檔預(yù)整理后進(jìn)行編目，實(shí)現(xiàn)了文檔一體化。此外，還要按照數(shù)字檔案室建設(shè)指南要求，配備網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備等，設(shè)立了信息系統(tǒng)防火墻、密碼訪(fǎng)問(wèn)控制，不斷完善檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，建立數(shù)據(jù)備份恢復(fù)機(jī)制，完善容災(zāi)備份系統(tǒng)，在原有的備份系統(tǒng)基礎(chǔ)上增加了NAS備份存儲(chǔ)系統(tǒng)，以有效滿(mǎn)足檔案信息化管理工作的需要。

（三）積極開(kāi)展室藏檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換。傳統(tǒng)檔案均為紙質(zhì)載體，存在不易保存、易損壞等弊端。為此傳統(tǒng)檔案數(shù)字化成為延續(xù)檔案的必要。按照存量數(shù)字化、增量電子化的要求，購(gòu)買(mǎi)了掃描儀，對(duì)部分室藏文書(shū)檔案進(jìn)行掃描錄入，并將檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化列入檔案發(fā)展規(guī)劃。

四、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，切實(shí)保障檔案安全

（一）筑牢檔案安全硬件基礎(chǔ)。以淄博市疾控中心為例，綜合檔案室有專(zhuān)用檔案庫(kù)房3間（138.56平方米），閱檔室和辦公室1間，基本實(shí)現(xiàn)了檔案庫(kù)房、閱覽室、辦公室“三分開(kāi)”。現(xiàn)配備專(zhuān)用計(jì)算機(jī)、激光打印機(jī)、掃描儀及光盤(pán)刻錄機(jī)各1臺(tái)，各房間均配備了空調(diào)，檔案庫(kù)房還配有防蛀器1臺(tái)、加濕器3臺(tái)、遮光窗簾7個(gè)，滅火器6個(gè)，并定期進(jìn)行更新，確保檔案庫(kù)房做到防火、防盜、防高溫、防潮濕、防光、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防污染 “九防”功能。

（二）加強(qiáng)檔案庫(kù)房管理。一是建立了《檔案出入登記表》，對(duì)檔案出入庫(kù)情況隨時(shí)進(jìn)行登記。據(jù)統(tǒng)計(jì)，每年登記出入庫(kù)檔案200余件/次。二是建立了《庫(kù)房溫濕度記錄表》，每天記錄溫濕度。庫(kù)房溫度基本控制在20℃左右，相對(duì)濕度控制在50%左右。三是建立了《庫(kù)房安全檢查記錄》，定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查，定期對(duì)檔案室?guī)旆窟M(jìn)行安全隱患排查，確保各項(xiàng)安全措施落實(shí)到位。

（三）正確落實(shí)檔案保管、保護(hù)措施。我們認(rèn)真執(zhí)行《檔案庫(kù)房管理制度》《檔案保管保密制度》《檔案管理人員崗位職責(zé)》等相關(guān)制度，切實(shí)消除檔案室內(nèi)的安全隱患;建立了檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)案卷整理的數(shù)量、質(zhì)量、霉變情況進(jìn)行檢查，做到賬實(shí)相符。今年9月，我們對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行了清點(diǎn)，并形成了清點(diǎn)報(bào)告。同時(shí)，為消除突發(fā)事件對(duì)檔案造成的危害，我們還制定了《檔案災(zāi)害應(yīng)急處理預(yù)案（草案）》，明確了不同自然災(zāi)害狀態(tài)下的處置原則、檔案搶救順序等，切實(shí)提升了救災(zāi)抗災(zāi)能力和檔案室的安全保障系數(shù)。

五、加強(qiáng)檔案開(kāi)發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案的效能

（一）健全查閱工具，提高檢索效率。綜合檔案室作為檔案的保管基地和查找利用中心，積極開(kāi)展多種形式的檔案咨詢(xún)服務(wù)。編有案卷目錄、全引目錄、文件字號(hào)索引、案卷存放位置索引、專(zhuān)題目錄5種手工檢索工具，并不斷充實(shí)檔案管理軟件內(nèi)容，使檔案檢索更準(zhǔn)確、快捷。同時(shí)，建立了提供利用查全、查準(zhǔn)登記和利用效果登記，使檔案查全率和查準(zhǔn)率均達(dá)95%以上。

（二）及時(shí)判定檔案價(jià)值，提高服務(wù)效率。遵循檔案鑒定和銷(xiāo)毀制度，定期組織檔案鑒定小組成員對(duì)部分臨期業(yè)務(wù)檔案逐卷逐件進(jìn)行審查，根據(jù)中心的實(shí)際情況和工作需要，分析、鑒定檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，判定檔案的保存價(jià)值。對(duì)篩選出需長(zhǎng)期保存的檢測(cè)報(bào)告等檔案，進(jìn)行了重新整理編號(hào)歸檔;對(duì)確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值的檔案，嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行了集中銷(xiāo)毀。

（三）開(kāi)發(fā)利用檔案信息效果顯著。檔案能夠?qū)v史進(jìn)行濃縮、凝固，從而為使用者提供較高價(jià)值的資源。充分利用檔案進(jìn)行編史修志以及科學(xué)管理的參考作用，組織開(kāi)展史志編修、工作展覽、畫(huà)冊(cè)編制等工作。先后編印了建國(guó)60周年畫(huà)冊(cè)，舉辦了淄博疾控成立60年展覽，出版了172萬(wàn)字的《淄博疾控志（1953-2012）》，通過(guò)大量檔案資料，全方位、立體式呈現(xiàn)了淄博疾控事業(yè)60年發(fā)展成果和輝煌歷程，具有珍貴的史料價(jià)值和資政借鑒意義。每年還積極參與《山東省疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)年鑒》《山東衛(wèi)生志》《淄博衛(wèi)生志》等編輯工作，其中大量資料和數(shù)據(jù)來(lái)源于檔案資料。

淄博市疾控中心綜合檔案室在2017年被省檔案局命名為“山東省檔案科學(xué)化管理先進(jìn)單位”，成為淄博市健康系統(tǒng)唯一單位，為基層專(zhuān)業(yè)技術(shù)機(jī)構(gòu)開(kāi)展檔案科學(xué)化建設(shè)提供了模板和經(jīng)驗(yàn)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王俊寰.淺析醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（17）：143.

[2]李國(guó)蘭.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].山東社會(huì)科學(xué)，2011（1）：174-176.

[3]關(guān)明成，張方文.創(chuàng)新模式 豐富特藏——荊門(mén)市檔案館開(kāi)展社會(huì)檔案征集工作的有益探索[J].湖北檔案，2006.

[4]閆亞娟.醫(yī)院檔案室的現(xiàn)狀與檔案開(kāi)發(fā)利用方法略述[J].人資社科，2015.