云南省公辦高校干部人事檔案工作調查研究

■ 余 璐

黨的十九大提出建設高素質專業(yè)化干部隊伍的目標[1]，干部人事檔案工作作為服務組織人事工作的重要活動，對新時代干部隊伍建設發(fā)揮著重要作用。2018年，中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》），是今后一個時期內全國各級各類干部人事檔案工作的基本遵循[2]。調研高校干部人事檔案工作，能夠掌握目前高校干部人事檔案工作現(xiàn)狀和存在問題，進一步規(guī)范高校干部人事檔案工作，為推動高校建設高素質專業(yè)化干部隊伍提供助力。

一、調查基本情況

本次調查范圍為云南省公辦高校，包括本科院校和高職院校。調查采用問卷方式，重點調查組織機構、人員配備、制度建設、業(yè)務工作、信息化建設等情況。參與調查的高校共51 所，其中公辦本科21 所，公辦高職30 所，駐地昆明27 所，駐地地州24 所。

二、調查內容及結果

（一）基本工作情況

1.管理歸屬問題。一直以來，高校干部人事檔案管理歸屬問題爭議不斷，現(xiàn)實中存在有些高校成立了綜合檔案館（室）后，將干部人事檔案劃歸綜合檔案館（室）管理的情況。在《條例》明確各級組織人事部門負責本地區(qū)本部門本單位干部人事檔案工作[3]之后，這些高校才陸續(xù)將干部人事檔案劃歸組織人事部門管理。目前參與調查的51 所高校中，干部人事檔案已基本由組織人事部門管理，僅有3 所高校仍由綜合檔案館（室）負責管理干部人事檔案。

2.檔案數(shù)量和人員情況。干部人事檔案數(shù)量一般與高校教職工人數(shù)相關，目前參與調查的51所高校中，多數(shù)高校干部人事檔案數(shù)量在1000卷以下，1000 卷以上的高校僅有14 所，其中8所配備1 名專職人員，6 所配備1 名以上專職人員（圖114 所干部人事檔案1000 卷以上高校人員配備情況），符合《條例》中每管理1000 卷檔案一般應當配備1 名專職工作人員的規(guī)定。51所高校中，檔案管理人員學歷主要為本科，占比70.59%，其次為研究生，?？茖W歷數(shù)量極少，占比5.88%。

圖1 14 所干部人事檔案1000 卷以上高校人員配備情況

3.制度建設情況?！稐l例》總結十八大以來我國干部人事檔案工作經(jīng)驗，服務新時代黨的組織路線和高素質專業(yè)化干部隊伍建設，是推進干部人事檔案工作科學化、制度化、規(guī)范化的重要法規(guī)。目前參與調查的51 所高校中，大多數(shù)對《條例》新要求和新變化有著不同程序的了解，占比94.12%，有3 所不清楚新的變化和要求。48 所高校已建立干部人事檔案工作制度，其中制度較為健全的高校為8 所（圖2高校干部人事檔案工作制度建設情況），制度建設還有待加強。

圖2 高校干部人事檔案工作制度建設情況

（二）具體業(yè)務情況

1.檔案收集與整理。根據(jù)干部人事檔案材料歸檔范圍，檔案材料收集來源主要集中在組織人事部門，目前參與調查的51 所高校中，收集來源為人事處的占比98.04%，組織部的占比96.08%，排名前二。收集來源占比稍多的依次為個人（82.35%）、原單位（62.75%）、畢業(yè)學校（52.94%），符合實際情況。比如教職工參加培訓的鑒定材料，由培訓單位交本人帶回所在單位歸檔；調動人員檔案材料由原單位轉遞現(xiàn)單位歸檔；入職應屆生檔案材料，由畢業(yè)學校轉遞入職單位歸檔。其余收集來源主要是人才市場、部隊、科研處、紀檢部門等，占比在20%左右，主要是存在部分教職工檔案原寄存在人才市場或涉及部隊轉業(yè)安置以及教職工科研業(yè)績、紀律處分等情況?！稐l例》規(guī)定，材料形成部門應當按照相關規(guī)定審核材料，在材料形成后1 個月內主動向相應的干部人事檔案工作機構移交。目前參與調查的51 所高校中，僅有10 所高校在1 個月內移交，31 所高校在1—3月內移交，其余10 所高校移交時間在半年及以上（圖3高校干部人事檔案移交情況）。

圖3 高校干部人事檔案移交情況

干部人事檔案應按照十大類規(guī)范分類整理，以利于檔案的利用和數(shù)字化。目前參與調查的51 所高校中，100%整理規(guī)范的高校僅有2所，占比3.92%，80%～99%整理規(guī)范的有32所，占比62.75%，50%～79%整理規(guī)范的有15 所，占比62.75%，50%以下整理規(guī)范的有2 所，占比3.92%。

2.檔案保管與利用。檔案庫房是保管檔案的物理場所，應做到查閱、整理、辦公三場所分開。目前參與調查的51 所高校中，大多數(shù)都有干部人事檔案專用庫房，僅有5 所高校尚未建立專用庫房。40 所高校實現(xiàn)檔案庫房、閱檔室、辦公室三室分開，11 所高校尚未實現(xiàn)。

利用是干部人事檔案價值的體現(xiàn)，也是干部人事檔案工作的目的。目前干部人事檔案的利用主要在干部考察、任免方面，占比100%，其次為入黨、離退休、工資待遇、職稱評定、年度考核和學位學歷，獲獎和處分、科研的利用占比較少，其他（如政審、各類公證和證明）利用率僅5.88%（圖4高校干部人事檔案利用情況）。

圖4 高校干部人事檔案利用情況

3.檔案審核。2014年，中組部在全國部署開展干部人事檔案專審工作，2018年，《條例》新增了檔案審核的內容。在參與調查的51 所高校中，對全校在職在編人員檔案專審的高校有35 所，占比68.63%，對全校副科級以上檔案專審的有9 所，副處級以上的有7 所。在專審中存在問題最多的是材料缺失，占比88.24%，其次為手續(xù)不完備、三齡兩歷不準確。一定程度上反映了高校干部人事檔案工作沒有把嚴入口關的實際情況（圖5高校干部人事檔案專審存在問題的情況）。

落實三凡三必的薄弱環(huán)節(jié)主要是凡進必審（49.02%）與凡轉必審（43.14%），凡提必審占比僅7.84%，這可能與高校教職工主要以教師為主體，以及干部提拔歷來更受到重視、程序更為嚴肅嚴謹有一定的關系。

圖5 高校干部人事檔案專審存在問題的情況

4.檔案信息化。根據(jù)信息化建設內容，考慮全省干部人事檔案工作信息化實際，主要調查紙質檔案掃描為電子檔案、檔案管理系統(tǒng)以及檔案檢索涉及信息化方面的情況。目前參與調查的51 所高校中，紙質檔案（全校在職在編人員）已全部掃描為電子檔案的高校有16 所，只掃描副科級及以上的有8 所，只掃描副處級及以上的有22 所。

配置專門干部人事檔案管理系統(tǒng)的高校有28 所，其中接駁學校組織人事管理系統(tǒng)的高校僅有3 所。檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)的功能主要有檔案基本信息錄入、電子檔案調閱、檔案檢索、檔案數(shù)量統(tǒng)計、檔案出入庫登記、辦理查借閱申請（圖6高校干部人事檔案管理系統(tǒng)功能情況）。

圖6 高校干部人事檔案管理系統(tǒng)功能情況

傳統(tǒng)的人工檢索比計算機檢索費時費力，但目前有25 所高校仍是人工檢索，占比49.02%，18 所高校通過管理系統(tǒng)實現(xiàn)檢索，8 所高校用Excel 或word 進行檢索。

5.檔案宣傳與培訓。檔案宣傳有利于提高各部門和個人對干部人事檔案的重視程度，增強對干部人事檔案工作的積極性和主動性。目前參與調查的51 所高校，主要以會議和傳閱文件方式開展檔案宣傳。隨著社會和校園信息化建設不斷發(fā)展，微信、QQ、校園網(wǎng)等平臺也成為檔案宣傳的重要形式。部分高校還通過專題講座的形式加大宣傳力度，不再局限于以傳達工作任務的形式或簡單文字傳播形式來進行宣傳（圖7高校干部人事檔案工作宣傳形式）。

圖7 高校干部人事檔案工作宣傳形式

檔案培訓工作既能傳達上級有關政策和規(guī)定，又能及時指導工作人員更新觀念、提升業(yè)務水平。目前參與調查的51 所高校中，專兼職人員參加培訓占比60.78%，專職人員參加培訓占比58.82%，相關領導參加培訓占比43.14%。

（三）存在的困難

調查問卷以主觀題方式收集51 所高校在干部人事檔案工作中遇到的困難。調查結果顯示，隊伍建設是目前最大的困境。首先，短缺的人力資源與巨大的工作量之間產(chǎn)生矛盾，尤其是涉及檔案審核與檔案信息化建設方面。許多檔案管理人員從事干部人事檔案工作的同時，還被分配其他工作，導致其沒時間、沒精力、沒心思在做好干部人事檔案工作上下功夫，常常疲于應付，疏于鉆研，檔案業(yè)務水平難以得到提升。其次，在隊伍激勵和保障方面也存在不足。檔案工作在高校多處于邊緣地位，干部人事檔案工作雖然政治性很強，但多年來仍常被忽視，檔案管理人員在編制、待遇、職稱方面的保障還不到位，人員流動性強，難以留住人才。最后，各高校對上級業(yè)務指導和開展培訓的渴求依然強烈，許多檔案管理人員了解上級政策和工作標準的渠道、平臺還不暢通，上級業(yè)務指導和培訓還有待調整和優(yōu)化。

三、結論

總體而言，經(jīng)過2014年啟動的干部人事檔案專審及隨著2018年《條例》的出臺，參與調查的51 所高校已經(jīng)開始并不斷重視高校干部人事檔案工作，過去不規(guī)范的行為和現(xiàn)象已大幅減少，各項工作趨于更規(guī)范化。下一步，各高校應以《條例》為遵循，做好制度的廢改立，構建符合高校實際、能夠解決實際問題、提升工作質量和效率的制度體系，將干部人事檔案工作各項活動納入制度建設軌道；應從數(shù)量和質量上加強隊伍建設，在政策允許內多爭取一些名額，加大隊伍政治素養(yǎng)、法治思維、業(yè)務能力、學習能力培養(yǎng)，建立激勵和保障機制，讓隊伍安心、用心，有信心、有能力做好高校干部人事檔案工作。