加強企業(yè)境外項目檔案管理服務“一帶一路”建設

■ 趙新宇

在全面落實中央關于加快沿邊開放的要求，深度融入“一帶一路”建設，推動自由貿(mào)易試驗區(qū)建設的背景下，全省以“五通”為抓手，扎實推進與周邊國家互聯(lián)互通，與沿線各國經(jīng)濟合作日趨緊密。省屬企業(yè)抓住機遇，按照省委、省政府的部署，在境外建設了一批交通、能源及市政等項目。如何加強企業(yè)境外項目管理，保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，已經(jīng)成為維護國家利益和企業(yè)合法權益，滿足境外資產(chǎn)監(jiān)管需要的一項重要基礎工作。省檔案局以貫徹國家《企業(yè)境外檔案管理辦法》為契機，把做好企業(yè)境外檔案工作調(diào)研和指導作為服務省委、省政府中心工作的一項重要工作來抓，就境外項目檔案管理情況進行了專題調(diào)研。

一、境外項目檔案管理面臨的形勢

據(jù)調(diào)研，省屬境外項目涉及南亞、東南亞的老撾、柬埔寨、緬甸等國家，這些國家技術基礎管理工作非常薄弱，基本沒有技術檔案管理的概念，技術資料管理工作基本是一片空白。省屬企業(yè)在境外工程承包、BOT、項目投資等領域，都應該從建設期就立足合作長遠、成果共享的高度，在遵守所在國法律的前提下，借鑒國內(nèi)成熟、先進的項目檔案管理經(jīng)驗，幫助境外項目全過程加強管理，做好項目文件、資料、賬簿等材料形成、積累、整理、歸檔工作，保證檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)、安全，逐步建立起一套科學規(guī)范的檔案資料管理體系，為生產(chǎn)（運行）、維護、改擴建奠定技術基礎，充分發(fā)揮投資效益，從而實現(xiàn)互利共贏的目的。

按照“一帶一路”共建、共管及技術、文化交流、融通的理念，國家檔案局于2018年8月2日印發(fā)了《企業(yè)境外檔案管理辦法》，中國銀行、中國石油天然氣集團有限公司、中國建筑集團有限公司、中國交通建設集團有限公司等率先走出去的中央企業(yè)集團在境外檔案管理制度和標準建設、業(yè)務監(jiān)督指導，檔案安全管理等方面開展了積極的探索并取得了一些經(jīng)驗。云南省檔案主管部門如何借鑒已有的管理經(jīng)驗，進一步調(diào)查、研究，深入、全面的掌握相關情況，支持、引導省屬企業(yè)整合開發(fā)國內(nèi)檔案資源服務于境外項目實施，加強業(yè)務指導，在國外復雜、特殊的環(huán)境中保證項目檔案的完整、安全，使檔案資料全面、真實地記錄云南實施“一帶一路”建設的歷史，這是當前全省檔案工作面臨的緊迫而艱巨的任務。

二、境外項目檔案管理工作存在問題

根據(jù)調(diào)研，我省境外項目檔案管理總體還處于起步階段，監(jiān)管不夠到位，境外項目未規(guī)范有效的開展檔案管理，存在人員流動快，業(yè)務指導不足、制度不健全等情況，有以下幾方面共性問題：

一是由于境外項目所處環(huán)境復雜，受現(xiàn)場條件限制等原因，部分境外項目檔案管理措施未能及時跟進，存在管理不到位、檔案人員不落實，檔案工作不健全的情況。

二是省屬企業(yè)履行對下屬境外項目檔案監(jiān)管職責不夠。未能及時深入現(xiàn)場對下屬境外項目提出檔案管理要求，明確檔案收集、管理、移交等具體問題，使境外項目檔案質(zhì)量得到充分保障。

三是境外項目檔案管理制度不夠健全。2018年國家檔案局印發(fā)了《企業(yè)境外檔案管理辦法》，國家層面提出企業(yè)境外檔案管理的一些基本原則和方法，原則性較強。但由于境外項目有其具體環(huán)境和特殊性，多數(shù)境外項目沒有根據(jù)實際制定出一套科學、規(guī)范的檔案管理制度。

四是檔案保管存在安全隱患。境外項目配備專門的檔案庫房不多，大多未實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，檔案保管缺少場地和設備設施，檔案實體和信息安全存在隱患。

五是檔案管理信息化水平不高，管理手段落后。境外項目對檔案管理的方式，一般使用了計算機電子表格或單機版檔案管理軟件，未能與國內(nèi)檔案管理網(wǎng)絡互通。

三、境外項目檔案管理對策和建議

（一）建立適應“一帶一路”建設的檔案管理服務機制

結合《企業(yè)境外檔案管理辦法》的貫徹實施，探索建立合作工作機制，由省檔案局牽頭，組織省外事辦、省發(fā)展和改革委員會、省國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會、省商務廳、昆明海關等涉及境外檔案工作服務的相關部門，定期不定期召開聯(lián)席工作會議，研究境外檔案工作的重點難點，落實監(jiān)督指導的相關措施，適時赴境外開展實地調(diào)研和業(yè)務指導，提高境外項目檔案工作水平。

（二）深入貫徹《檔案法》，增強省屬企業(yè)全員檔案意識，建立境外項目檔案管理體系

省屬企業(yè)切實負責本企業(yè)境外單位檔案工作的監(jiān)督、指導，以企業(yè)資產(chǎn)關系為紐帶，搭建起覆蓋全、責任實的檔案管理網(wǎng)絡體系，實現(xiàn)對境外項目檔案的統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理，并加強境外項目檔案管理工作的研究，采取有效措施強化業(yè)務指導，及時向省檔案主管部門報送情況報告。

（三）省檔案主管部門明確業(yè)務指導工作重點，加大服務力度，提升省屬企業(yè)對境外項目檔案工作的管理水平

1.省屬企業(yè)負責本企業(yè)境外項目檔案工作的監(jiān)督、指導，明確境外檔案工作分管領導，歸口管理部門及檔案人員。應編制工作規(guī)劃和年度計劃，及時開展業(yè)務研究、現(xiàn)場指導、經(jīng)驗交流等工作，幫助境外項目建立健全檔案工作。

2.省屬企業(yè)要依托國內(nèi)檔案工作在管理、技術方面的優(yōu)勢，整合檔案資源，通過對技術檔案資料的開發(fā)利用，推廣知識產(chǎn)權、專利、工法等的運用，使其轉化為現(xiàn)實的生產(chǎn)力，充分發(fā)揮檔案工作在技術交流和科學管理經(jīng)驗傳播等方面的作用。

3.境外項目文件材料的形成、積累、整理應做到“三納入”（納入工作程序、計劃、職責范圍），設立檔案室，配備檔案人員。參照國內(nèi)法規(guī)、標準及投資母公司制度，結合項目實際制定《項目文件材料歸檔范圍及保管期限表》，在文本語種、目錄翻譯等方面充分考慮合作方的需求。境外文件應當按照歸檔范圍及時收集整理，并按規(guī)定期限向檔案部門移交。歸檔文件應做到原件歸檔，紙張及字跡材料滿足檔案長久保存的需要。境外項目應逐步建立檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計及信息化等工作內(nèi)容，在項目生命周期內(nèi)開展利用工作，發(fā)揮檔案在資產(chǎn)憑證、明晰責任及保障項目生產(chǎn)運行、維護及改擴建等方面的作用。

4.省屬企業(yè)應從保障投資方權益出發(fā)，按國際慣例切實加強企業(yè)設立、資產(chǎn)產(chǎn)權變動、經(jīng)營權證、重要情況報告、賬簿財務報告等資料的控制管理，并盡可能及時向國內(nèi)企業(yè)集團移交檔案。

5.境外大型項目應設專用檔案庫房，并配置必要的設施設備，其他沒有條件設置庫房的項目，應因地制宜采取安保措施或?qū)n案送回國內(nèi)保管。應針對境外環(huán)境和安全風險的狀況，制定應急預案，保證境外檔案安全、保密，維護國家和企業(yè)利益。

6.提高境外項目檔案管理信息化水平，實現(xiàn)檔案管理方式的根本轉變。早謀劃、高標準將檔案信息化納入企業(yè)信息化建設，實現(xiàn)檔案管理信息化是解決國別、地域、文化、技術差異所造成的境外項目檔案管理問題的重要措施。應逐步通過基于網(wǎng)絡平臺的電子文件形成、捕獲、整合、歸檔、保管和利用，實現(xiàn)境內(nèi)、境外“無差別”檔案監(jiān)督、指導和管理。