基于質量管理視角的科研檔案管理

■ 孫琛輝

隨著我國國家科研創(chuàng)新體系建立不斷深入，科研經費體量持續(xù)增長，投入建設的科研平臺和科研項目逐步增多，所形成的科研檔案數(shù)量也在日益增加。各類科研項目產生大量科研文檔，使科研檔案建設、管理的難度越來越大。質量管理，作為項目管理的一種方法，對于保證科研檔案的完整收集、規(guī)范整理具有重要的促進作用。

一、科研檔案質量要求

科研檔案，是在科研項目開題立項、部署實施、過程管理、鑒定驗收、成果評審和成果轉化等過程中形成的，具有參考或憑證價值的文字、表格、圖紙、數(shù)據(jù)、照片、音頻、視頻等各種形式、各種載體的原始記錄?？蒲袡n案是一種重要的信息資產，是科研成果的組成部分?？蒲袡n案如果歸檔不完整、整理不規(guī)范，既無法真實反映科研項目研究的全過程，也影響日后查詢、利用，大大降低科研檔案的效用。因此，科研檔案具有較高的質量要求，包括科研檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。

科研檔案的完整，既包括科研全過程文件的完整，即開題報告、測試紀錄、試驗結論、結題驗收等整個科研過程形成的文件都要歸檔，也包括每一份歸檔文件的完整，例如來文與復文、請示與批復要互相對應、收集完整，還包括歸檔文件載體的完整，也就是以紙張、光盤、磁帶等不同載體、形式保存的材料都要歸檔。

科研檔案的準確，指歸檔的文件材料按管理程序、科研程序合法合規(guī)形成，內容真實可靠，簽字手續(xù)完備，簽章符合要求，科研記錄真實準確，圖物相符，更改規(guī)范，版本有效，具有法律效力和憑證作用。

科研檔案的系統(tǒng)，指科研檔案整理要遵循文件材料形成規(guī)律，保持其互相之間的有機聯(lián)系，而不能只是一個簡單的匯總甚至堆砌。檔案管理人員整理文件材料，必須以檔案標準、規(guī)范、要求為指導，確保歸檔的檔案符合邏輯、分類清晰、組卷科學。

科研檔案的安全，指科研檔案歸檔實體和信息內容均需確保安全。要保障檔案實體的安全，檔案庫房需要采取必要措施如防火、防盜、防有害生物、控制溫濕度等，包括柜架、卷盒、卷皮等在內的檔案裝具也需要符合相關的標準和要求。要保障檔案信息的安全，則要求合理規(guī)劃、建立健全人防、物防、技防“三位一體”的安全防護體系。

科研項目涉及專業(yè)多、門類廣，研究難度大、周期長，項目來源渠道多樣，歸檔載體復雜。特別是，作為一項以人類未知領域為探索對象的智力活動，科學研究本身面臨各種不可預計的偶發(fā)因素，導致科研項目歸檔文件的形成時間不固定、形成部門和形成人員不統(tǒng)一、參與各方之間文件接口多，其收集、跟蹤和管理難以完全掌控，最終形成的檔案不完整、不齊全。此外，在信息化、大數(shù)據(jù)時代，科研活動的新類型不斷出現(xiàn)，導致科研項目實施過程中的文檔內容、載體形態(tài)日新月異，科研檔案的形式也必須與時俱進、推陳出新。

科研項目的種種固有特征和趨勢變化，對科研檔案質量管理提出了更高的要求和挑戰(zhàn)。

二、科研檔案管理工作的質量要求

《質量管理體系基礎和術語》（GB/T19000-2016）對質量管理的定義表述為：“質量管理，包括制定質量方針和質量目標，以及通過質量策劃、質量控制、質量檢驗和質量改進實現(xiàn)這些質量目標的過程?！?/p>

科研檔案工作總的質量目標是完整保存科研活動全過程中形成的各種形式、各種載體的科研文件，并充分發(fā)揮檔案的利用價值，使其有效服務科研活動?？蒲袡n案不同的管理階段有不同的質量目標。具體來講，科研檔案收集階段的質量目標是保證研究過程各階段收集到的文件材料完整、系統(tǒng)；科研檔案整理階段的質量目標是需要歸檔的文件的狀態(tài)和權限全程受控，包括文件版本和有效性標識、文件分發(fā)和跟蹤記錄等；科研檔案保存階段的質量目標是既要保證檔案實體安全儲藏，也要保證檔案數(shù)據(jù)的安全存儲；科研檔案利用階段的質量目標是高效利用，即滿足科研檔案利用者查閱、借閱、復制、統(tǒng)計和編研的需求。

從可以測量的角度，科研檔案的質量目標包括科研檔案的歸檔總數(shù)、歸檔率、完整率、利用率以及相關方滿意度評價等。

質量策劃是質量管理工作的起點，內容是圍繞質量目標統(tǒng)籌相關資源、設計運行方式?？蒲袡n案的質量策劃，指圍繞科研檔案管理目標，立足科研院所組織架構、運行程序，規(guī)劃和設計歸檔工作的體制機制，具體包括：明確科研檔案工作的責任體系，建立檔案工作人員隊伍；明確檔案工作機構和崗位職責；制定歸檔工作制度和流程；加強檔案資源建設。

科研檔案的質量控制，包括前端控制、中端控制、后端控制以及全程控制。這與我國科研檔案管理的“三同時”“四同步”要求的思想是一致的。前端控制，是指將科研檔案工作質量的控制，提前到制定和下達科研計劃時對檔案工作的設計；中端控制，是指在科研檔案工作開展過程中的某個中間節(jié)點檢查科研檔案的質量；后端控制，是指在對科研項目結題、科研成果鑒定等“收官”環(huán)節(jié)，同時對科研檔案工作的質量進行同步審核、查驗；全程控制，則指科研檔案從文件產生到整理歸檔的全生命周期的質量控制。只有通過這種事前籌劃、事中審核、事后驗收相結合的全程控制，才能確?？蒲袡n案工作的質量目標成為現(xiàn)實。

科研檔案的質量檢驗，是鑒別科研檔案工作的質量水平和狀況，檢查科研檔案工作的有效性，提出質量改進的意見建議。

科研檔案的質量改進，一是將科研管理過程中的有效經驗及時總結，并制定形成業(yè)務規(guī)范，使科研檔案管理工作規(guī)范化；二是及時處理遺留問題，總結歸檔過程中的教訓，制定改進方案，并對照整改。

三、以質量管理促進科研檔案管理

ISO9000 質量管理體系標準對文件控制、記錄控制都有明確規(guī)定，其領導作用、全員參與、過程方法等原則同樣適用于檔案管理。

質量管理要求明確產品實現(xiàn)過程中的關鍵過程，科學合理地設計質量控制點，以便在實施質量監(jiān)控時更有效地進行質量控制。要實現(xiàn)科研檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全的質量目標，必須設計好科研活動各個環(huán)節(jié)的質量控制點，并能有效管理、持續(xù)改進。

要使科研檔案實現(xiàn)“完整”的質量目標，必須實現(xiàn)對科研項目從立項、實施到竣工驗收全過程文件材料的系統(tǒng)收集、分類整理，需要對文檔的形成、收集、整理等過程進行質量控制。這就需要科研檔案管理部門依據(jù)國家和相關主管部門的檔案管理規(guī)范，結合科研項目實際特點，梳理科研項目文件的產生和歸檔途徑，制定科研檔案管理制度和具體業(yè)務規(guī)范，建立檔案工作組織體系，使檔案工作領導、檔案管理機構、各相關部門兼職檔案員以及科研人員分工協(xié)作、各司其責。并將歸檔工作納入科研管理和研發(fā)的全過程，通過項目例會、協(xié)調會、驗收會等實行節(jié)點控制，使歸檔文件材料全程受控。

要使歸檔文件實現(xiàn)“準確”的質量目標，需要在科研項目立項時即確定歸檔范圍、文件整理辦法和文件質量要求，制定貫徹文件控制、檔案管理要求的規(guī)范模板、程序化文件，明確各類文件的歸檔要求、保管期限，還要注意在設備開箱驗收、課題階段驗收、合同驗收等各階段隨時檢查歸檔文件的質量，如歸檔文件是否完整、是否原件、簽章手續(xù)是否齊備、卷內文件排列是否合理、文件目錄結構是否清晰等，通過過程檢查，將這些問題隨時發(fā)現(xiàn)隨時消除。

要使歸檔文件實現(xiàn)“系統(tǒng)”的質量目標，需要依托科研項目質量管理工作，了解科研項目質量管理各控制節(jié)點的設計及質量要求，通過驗收、評審、會簽等方式對歸檔文件的系統(tǒng)性進行把關。

要使歸檔文件實現(xiàn)“安全”的質量目標，同樣需要按照質量管理要求，建立檔案保管、保密、利用、儲存、借閱、銷毀等工作制度和工作體系，使所做工作均可查可控。對于數(shù)字檔案，還要納入單位信息化建設，依托信息部門建立相關制度，對數(shù)字信息和數(shù)字設備信息進行高效安全的維護。

四、相關建議

從質量管理的角度進行科研檔案管理，有利于明確科研檔案工作的目標和價值，促進科研檔案管理工作的持續(xù)改進。

對照質量管理要求，科研檔案管理中應檢查如下內容是否到位，即：科研檔案工作的條件保障，科研檔案工作的組織與管理，各相關人員的歸檔職責是否清晰，分工明確、各司其職的檔案工作網絡是否建立，覆蓋檔案收、管、用全過程的規(guī)章制度體系是否形成，檔案管理部門對科研項目歸檔的業(yè)務指導和監(jiān)督機制是否健全，檔案工作與科研活動和管理工作同規(guī)劃、同部署、同落實等過程控制情況，檔案的接收、保管、利用、移交等環(huán)節(jié)是否符合相關標準和規(guī)范要求，科研檔案的歸檔率、完整率以及顧客滿意度等。

通過實施質量管理，可以保證從檔案業(yè)務前端的歸檔材料形成部門的檔案收集工作，到檔案部門的檔案整理工作，再到檔案利用的全過程，所形成、接收、保管的檔案真實完整、可控可查、安全可靠、具有憑證作用。而通過歸檔接收記錄、查借閱記錄、鑒定記錄等留存的原始工作記錄，進行檔案統(tǒng)計，可以分析有哪些人、什么時候對哪份檔案進行了查閱利用，進而深度挖掘檔案的利用價值，進一步提高顧客滿意度。

總之，科研檔案管理與科研項目質量管理是緊密關聯(lián)、互相促進的。在實際工作中，建議盡量將科研項目質量管理、檔案管理的標準、規(guī)范統(tǒng)一起來，這樣既便于管理，也便于執(zhí)行。這就需要質量管理部門、檔案管理部門與科研部門保持密切的溝通，協(xié)商確定滿足各相關部門管理訴求的工作模式和檢查要求。