大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理模式變化研究

楊陽 黃亞軍 劉大利 關(guān)英慧

【摘要】大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來為我國各行各業(yè)的發(fā)展帶來了新的契機(jī)，在大數(shù)據(jù)的支持下，人事檔案管理工作也受到了一定的影響，在管理觀念、管理方法、管理模式等方面都發(fā)生了一定的變化。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，為人事檔案管理工作帶來了一定的利弊，在借助大數(shù)據(jù)優(yōu)勢的過程中，相關(guān)管理人員必須要對其利弊進(jìn)行掌握，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行適當(dāng)創(chuàng)新，構(gòu)建人事檔案管理新模式。本文將簡單分析大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理模式的變化，旨在為人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率的提升奠定良好基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代;人事檔案;管理模式;利弊

檔案管理部門承載著重要的信息資料，承擔(dān)著存儲(chǔ)、記錄和使用的使命。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，使得檔案管理工作發(fā)生了一定的變化。管理人員應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代的發(fā)展，重視大數(shù)據(jù)對檔案管理工作的影響，及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理工作模式，提升檔案管理的整體效果和水平，促使檔案管理質(zhì)量的進(jìn)一步提升。

一、大數(shù)據(jù)對人事檔案管理模式的影響

（一）技術(shù)手段的影響。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，使得各項(xiàng)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，比如云計(jì)算技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用。與傳統(tǒng)的管理技術(shù)手段相比較，使用云計(jì)算技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等先進(jìn)的技術(shù)，有效提升了人事檔案管理的整體質(zhì)量和效率，在處理數(shù)據(jù)上有著更高的時(shí)效性。

（二）檔案收集方式的影響。傳統(tǒng)的檔案管理是以文字記錄為主，紙質(zhì)方式保存，人工記錄的方式占據(jù)主導(dǎo)地位。這樣的方式在資料收集、查找、借閱、存儲(chǔ)等方面都有著一定的弊端，特別是紙質(zhì)檔案隨著保存的時(shí)間以及使用次數(shù)的增加，會(huì)出現(xiàn)破損、丟失等情況，導(dǎo)致人事檔案工作受到較為嚴(yán)重的影響。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，所有的信息都可以以數(shù)字化的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，在使用的過程中也可以通過數(shù)據(jù)庫來進(jìn)行直接調(diào)用，免去了信息收集和存儲(chǔ)過程中紙質(zhì)檔案的反復(fù)傳遞，使用方式上更加靈活。

（三）職能義務(wù)的影響。人事檔案部門職能義務(wù)不僅僅在于檔案收集方面，還在于做好各項(xiàng)檔案信息的收集、分類以及保存等工作。傳統(tǒng)的檔案管理工作職能更加傾向于檔案的管理，輕視了檔案本身的價(jià)值，在利用方面也是受到諸多限制。而在大數(shù)據(jù)的支持下，人事檔案管理部門的職能義務(wù)也更加全面化，不僅體現(xiàn)在管理方面，還體現(xiàn)在檔案的利用方面，職能從傳統(tǒng)的“管理”角度逐漸轉(zhuǎn)向了“服務(wù)”方面。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代為人事檔案管理工作帶來的利弊

（一）大數(shù)據(jù)為人事檔案管理工作帶來的益處。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，為人事檔案管理工作帶來了較大的益處，如：數(shù)字化檔案形式的出現(xiàn)，讓人事檔案的價(jià)值得到了有效提升，加強(qiáng)了不同地域檔案資源的有效整合與共享，為人事檔案的合理應(yīng)用提供了全新的平臺(tái)。同時(shí)，在人事檔案的管理和應(yīng)用的質(zhì)效方面也得到了進(jìn)一步的提升。

（二）大數(shù)據(jù)為人事檔案管理工作帶來的弊端。在大數(shù)據(jù)帶來一定益處的同時(shí)，也為人事檔案管理工作帶來一定的弊端，如：隨著電子檔案模式的普及，檔案信息數(shù)據(jù)也較為容易受到病毒攻擊、惡意泄露、丟失甚至是隨意篡改的情況，面臨著一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。大數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)的存在，對管理人才的專業(yè)性也有了更高的要求，但是現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)人才短缺的情況也成為制約檔案管理工作發(fā)展的關(guān)鍵問題之一。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下人事檔案管理模式變化的幾點(diǎn)建議

基于上述內(nèi)容可知，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，人事檔案管理工作受到了一定的影響。面對大數(shù)據(jù)為人事檔案管理帶來的利弊，需要采取適當(dāng)?shù)拇胧﹣砑訌?qiáng)人事檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，使其更加適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)，并為管理質(zhì)量和效率的提升提供良好支持。

（一）服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化模式的建立。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案管理模式必須要摒棄落后的管理方式，向著服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)作為當(dāng)前各行各業(yè)辦公中不可或缺的工具，其便捷性、高效性是不容忽視的，對于人事檔案管理工作來說，依托于網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行檔案服務(wù)的模式能夠從根本上提升檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的深度挖掘與應(yīng)用，根據(jù)用戶的實(shí)際需求來提供更加精準(zhǔn)的服務(wù)。因此，人事檔案管理部門需要引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和軟硬件設(shè)備，提供多元化的服務(wù)功能，以用戶的個(gè)性化需求為基礎(chǔ)，為用戶提供更加全面化、智能化的檔案服務(wù)。如：建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，完善數(shù)據(jù)庫的功能，包括智能檢索功能、數(shù)據(jù)自動(dòng)分類功能、檔案調(diào)用自動(dòng)記錄功能等，以滿足用戶的個(gè)性化需求。

（二）信息化管理模式的建立。在大數(shù)據(jù)的支持下，人事檔案管理工作也向著信息化的方向發(fā)展。在信息化思維的支持下，管理人員必須要以信息化技術(shù)為管理手段，分析檔案的矛盾問題、異常問題，這樣才能夠保證檔案管理的有效性。在信息化管理模式下，要求相關(guān)管理部門必須要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，建立信息化管理模式，將紙質(zhì)檔案、影像檔案等轉(zhuǎn)換成為易于保存和應(yīng)用的電子檔案?，F(xiàn)階段，信息化管理模式的建立可以通過以下方式來實(shí)現(xiàn)：以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)建立數(shù)字化檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并將檔案資源實(shí)現(xiàn)全面檔案數(shù)字化。如：萬能檔案管理軟件的使用，該軟件是使用了Access、SQL sever數(shù)據(jù)庫，嚴(yán)格按照《歸檔文件整理規(guī)則》來進(jìn)行設(shè)計(jì)，應(yīng)用于各種檔案的管理，專業(yè)性較強(qiáng)、操作方便，涵蓋了資料等級、立卷歸檔、檢索解約、檔案移交等工作，可以利用日常錄入的數(shù)據(jù)來對檔案的內(nèi)容進(jìn)行自動(dòng)采集，可以設(shè)置多個(gè)賬戶，為每個(gè)賬戶設(shè)置不同的權(quán)限，滿足檔案管理的使用和管理需求。

（三）共享管理模式的建立。資源共享是大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)之一，也是檔案管理工作模式必須要面臨著的發(fā)展問題之一。與傳統(tǒng)“封閉式”的檔案管理模式相比較，資源共享管理模式的建立能夠?qū)⑷耸聶n案信息形成一個(gè)有機(jī)整體，擴(kuò)大檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的涵蓋范圍，實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)全面化的資源共享，方便促進(jìn)人事的調(diào)動(dòng)、管理與協(xié)調(diào)。受到傳統(tǒng)管理模式的影響，我國當(dāng)前的人事檔案資源共享模式的建立還受到諸多因素的影響，很多數(shù)據(jù)庫都存在著孤立、分散的方式，因此，為了實(shí)現(xiàn)資源的共享，需要區(qū)域之間聯(lián)合起來建立全新的數(shù)據(jù)資源共享平臺(tái)，加強(qiáng)云計(jì)算技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、語義分析技術(shù)等新的技術(shù)來加強(qiáng)檔案資源的共享，將人事檔案信息在內(nèi)網(wǎng)中進(jìn)行公開，并賦予用戶一定的登錄和使用權(quán)限，方便各行各業(yè)對人事檔案信息的調(diào)用。

（四）安全管理體系的建立。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案管理模式的建設(shè)過程中，安全管理體系的建立有著重要的作用，是檔案管理安全的保障性措施。加強(qiáng)安全管理體系的建立，需要從防止受到自然侵害、人為侵害等方面展開相關(guān)工作，使人事檔案始終處在安全的環(huán)境下。人事檔案的安全管理主要可以分為安全管理職責(zé)的劃分、實(shí)體檔案安全管理、電子檔案安全管理以及檔案庫房安全管理等。以電子檔案安全管理為例，需要先保證計(jì)算機(jī)所處環(huán)境的安全，做好防火防潮防塵工作，保證物理環(huán)境的安全，并對其進(jìn)行定期檢測與維護(hù)。定期對電子檔案進(jìn)行自動(dòng)記錄、保存與備份，加強(qiáng)安全保障措施的應(yīng)用，特別是防火墻技術(shù)、殺毒軟件等的應(yīng)用。同時(shí)，要根據(jù)實(shí)際需求來制定并完善電子檔案安全管理制度，為管理人員劃分職責(zé)范圍，并嚴(yán)格落實(shí)管理制度，如人事檔案歸檔管理制度、電子檔案查詢與借閱制度、電子檔案安全管理制度等。

（五）現(xiàn)代化服務(wù)方式的建立。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理工作中運(yùn)用現(xiàn)代化的管理方式可以改變以往管理工作量大人工不足的現(xiàn)象。本身人事檔案管理工作就十分煩瑣，工作任務(wù)比較重，工作效率比較低，不利于檔案的有序進(jìn)行和有效管理。除此之外，在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，檔案的建立、查詢以及檢索工作是非常煩瑣的，若要查取其中的內(nèi)容要經(jīng)過多個(gè)部門，程序繁雜，同時(shí)很多檔案都是紙質(zhì)的，在保管方面除了占用空間之外，還具有危險(xiǎn)性，例如，防潮防蟲措施不到位很可能會(huì)出現(xiàn)腐爛以及蟲咬的現(xiàn)象。這些都極大地降低了檔案管理的質(zhì)量，若是使用現(xiàn)代化的管理方式，不僅僅檔案管理更加有序，查詢也相對簡單和便捷，節(jié)省了大量的時(shí)間和空間，也便于對檔案資料進(jìn)行使用，因此在檔案管理工作中需要使用現(xiàn)代化的管理方式，更好地提升工作效率。而且，檔案管理隨著科學(xué)技術(shù)的不斷變化和發(fā)展，新鮮事物也在逐漸地增加，檔案管理的形式是多種多樣的，因此必須走現(xiàn)代化檔案管理的道路，改善硬件設(shè)施，引進(jìn)先進(jìn)的管理人才，不斷提升工作質(zhì)量和工作的精準(zhǔn)程度，讓一切管理都變得井井有條，同時(shí)效率得到提升?？偠灾诖髷?shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案管理工作受到了一定的影響，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不再適用。因此，要以大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)和優(yōu)勢為基礎(chǔ)，加強(qiáng)人事檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，以共享模式、信息化模式、服務(wù)模式等為基礎(chǔ)，構(gòu)建一個(gè)基于網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、用戶個(gè)性化的管理模式，促使檔案管理模式的進(jìn)一步轉(zhuǎn)變，為人事檔案價(jià)值的提升與實(shí)現(xiàn)奠定良好基礎(chǔ)。

【本課題為承德市社科聯(lián)課題：大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理模式變化研究，課題編號：20203121。】

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