新形勢(shì)下加強(qiáng)企業(yè)檔案工作的思考

武黎彥

【摘要】經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中企業(yè)的制度不斷發(fā)生變革，檔案管理工作也需要跟隨制度進(jìn)行現(xiàn)代化管理，這影響著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)方式和具體的經(jīng)營(yíng)利益。激烈的市場(chǎng)環(huán)境中，企業(yè)想要有更寬廣的生存發(fā)展空間，需要重視各個(gè)部門(mén)的工作質(zhì)量，其中檔案管理工作也要配合企業(yè)進(jìn)行變革，所以適應(yīng)新形勢(shì)迎接新挑戰(zhàn)是加強(qiáng)企業(yè)檔案工作效率的重要原因。本文將對(duì)企業(yè)在新形勢(shì)下加強(qiáng)企業(yè)檔案工作的具體方式以及加強(qiáng)管理的具體手段進(jìn)行分析討論。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;新形勢(shì);工作思考

企業(yè)檔案工作者面臨重要的任務(wù)就是企業(yè)未來(lái)的機(jī)遇挑戰(zhàn)，激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，企業(yè)的資產(chǎn)檔案以及相關(guān)結(jié)構(gòu)調(diào)整方案需要妥善保管，新形勢(shì)下，大部分企業(yè)都會(huì)選擇改革重組等修正措施，所以相關(guān)檔案保管更新調(diào)取等工作任務(wù)量會(huì)加重，檔案管理人員要在工作過(guò)程中以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度對(duì)待各項(xiàng)任務(wù)，確保企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益不受損，為企業(yè)創(chuàng)新經(jīng)營(yíng)方式打好基礎(chǔ)。

一、工作人員需要提升自身專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)

（一）認(rèn)識(shí)企業(yè)加強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的主要手段。企業(yè)檔案管理工作人員需要認(rèn)識(shí)到企業(yè)的最新發(fā)展方式，激烈的市場(chǎng)環(huán)境中，企業(yè)需要不斷創(chuàng)新自身的管理方式，學(xué)習(xí)黨的政策方針，讓企業(yè)中的各個(gè)部門(mén)認(rèn)真貫徹落實(shí)創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略。其中檔案管理部門(mén)是基層的重要力量，檔案管理方式一定要符合企業(yè)改革方向，企業(yè)本身也要堅(jiān)持依法開(kāi)展檔案工作，督促檔案管理人員明確自身的責(zé)任意識(shí)，在新形勢(shì)下，從思想到實(shí)際行動(dòng)都要符合企業(yè)發(fā)展策略，為檔案管理工作提供良好的思想保證。企業(yè)改革是提升競(jìng)爭(zhēng)力的重要路徑，所以檔案工作管理也需要對(duì)企業(yè)加強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的主要手段有一個(gè)清晰的認(rèn)知，檔案管理過(guò)程要充分配合改革行動(dòng)。

（二）解放思想，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)。企業(yè)檔案工作部門(mén)主要是為企業(yè)各個(gè)部門(mén)服務(wù)而設(shè)立，所以工作人員一定要對(duì)自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行提升，樹(shù)立優(yōu)良的服務(wù)意識(shí)。在企業(yè)改革的過(guò)程中也要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行反思創(chuàng)新，確保員工在查閱檔案的過(guò)程中即可以保證安全性又可以享受到便捷特點(diǎn)。將企業(yè)檔案工作融入市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)潮流中才能增強(qiáng)部門(mén)的主動(dòng)參與意識(shí)，檔案部門(mén)在參與企業(yè)各項(xiàng)改革活動(dòng)過(guò)程中，除了要做好一般的服務(wù)項(xiàng)目還需要具備為企業(yè)提升經(jīng)濟(jì)效益的服務(wù)意識(shí)和能力。從傳統(tǒng)的保管職能跨越到開(kāi)發(fā)利用領(lǐng)域，這樣才能輔助企業(yè)適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下企業(yè)的管理改革模式。企業(yè)檔案管理部門(mén)需要對(duì)自身的思想進(jìn)行解放，重新塑造社會(huì)形象，輔助企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)，良好的服務(wù)態(tài)度和工作方式才能讓企業(yè)檔案工作符合改革目標(biāo)，讓企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益快速上升。

（三）加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，賦予檔案工作新形象。企業(yè)檔案工作的興旺發(fā)展可以幫助企業(yè)改革工作進(jìn)行得更加順利，想要讓具體的檔案工作有一個(gè)良好的發(fā)展方向，首先要做的就是對(duì)檔案工作者進(jìn)行教育培養(yǎng)，建立一個(gè)具有先進(jìn)工作意識(shí)和創(chuàng)新服務(wù)態(tài)度的干部隊(duì)伍是目前最重要的也是最緊迫的任務(wù)。想要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作干部的責(zé)任感，首先企業(yè)要對(duì)其進(jìn)行道德修養(yǎng)教育，讓其了解具體的職業(yè)道德和法則，提升檔案管理人員的工作素養(yǎng)和政治素養(yǎng)。其次要對(duì)檔案人員進(jìn)行工作能力培訓(xùn)，目前企業(yè)管理或者各種生產(chǎn)過(guò)程中，都要對(duì)各種數(shù)據(jù)或者單據(jù)進(jìn)行記錄，所以檔案管理工作都具備一定的專(zhuān)業(yè)性和技術(shù)性，檔案管理人員除了具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還應(yīng)該對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)理論進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解市場(chǎng)發(fā)展規(guī)律才能在工作中有更突出的表現(xiàn)。最后就是讓檔案人員學(xué)習(xí)一定的外語(yǔ)知識(shí)，檔案工作的新形象要和企業(yè)的發(fā)展業(yè)務(wù)相聯(lián)系，改革創(chuàng)新模式的過(guò)程中，檔案管理工作人員除了具備實(shí)際工作能力，在隊(duì)伍中也應(yīng)該具備一定的特殊技能，檔案本身是一項(xiàng)復(fù)雜的內(nèi)容，所以想要讓企業(yè)改革創(chuàng)新帶來(lái)更大的影響，工作人員要不斷完善自身，讓檔案工作在企業(yè)中有更重的分量。

二、讓檔案工作更好為企業(yè)改革任務(wù)服務(wù)

（一）防止檔案流失損壞。企業(yè)在適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中，需要對(duì)各項(xiàng)工作形式進(jìn)行改革，資產(chǎn)重組或者工作結(jié)構(gòu)調(diào)整過(guò)程中，檔案工作需要進(jìn)行輔助。所以檔案工作人員要保證檔案的保存效果，防止有流失或者損毀現(xiàn)象出現(xiàn)。檔案在不斷查閱更新的過(guò)程中，工作人員需要保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性，這樣才能為企業(yè)改革貢獻(xiàn)出力量。在企業(yè)變革過(guò)程中，如果發(fā)生了資產(chǎn)變動(dòng)或者是產(chǎn)權(quán)變更行為，檔案部門(mén)需要貫徹落實(shí)相關(guān)的法律法規(guī)，做到檔案處理和企業(yè)資產(chǎn)以及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)同步。針對(duì)企業(yè)改革或者重組的具體情形，檔案管理部門(mén)需要區(qū)別對(duì)待，依法合理處置，確保企業(yè)的商業(yè)機(jī)密不泄露，檔案內(nèi)容也不能散落失真。檔案管理人員首先需要進(jìn)行分類(lèi)，將基礎(chǔ)建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等和實(shí)體有關(guān)系的產(chǎn)品進(jìn)行歸類(lèi)，產(chǎn)品、科研內(nèi)容的檔案則需要按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行辦理，如果國(guó)家規(guī)定或者企業(yè)規(guī)定中對(duì)相關(guān)檔案處理方式有遺漏，則需要按照特殊法律法規(guī)處理。行政管理或者經(jīng)營(yíng)管理等相關(guān)管理類(lèi)檔案需要移交企業(yè)各項(xiàng)主管部門(mén)或者檔案館寄存，讓企業(yè)在具體調(diào)取或者利用時(shí)要保證便捷性，檔案利用是企業(yè)進(jìn)行持續(xù)性發(fā)展的必要基礎(chǔ)，管理人員要重視檔案工作的方式和性質(zhì)。

（二）開(kāi)發(fā)利用信息資源。檔案本身對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是一種重要的信息資源，其中包括很多商業(yè)機(jī)密以及企業(yè)的發(fā)展歷程，所以企業(yè)在新形勢(shì)下不斷創(chuàng)新發(fā)展過(guò)程中一定要重視檔案管理工作的開(kāi)發(fā)作用。企業(yè)檔案管理最終目的就是讓各種信息資源可以得到開(kāi)發(fā)，幫助企業(yè)獲取更多的經(jīng)濟(jì)利益，“死”檔案最終的歸宿就是成為“活”財(cái)富，為企業(yè)服務(wù)于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)。檔案部門(mén)在完善業(yè)務(wù)的過(guò)程中需要投入一定的力量到檔案內(nèi)容中，具體的管理方式需要落實(shí)到對(duì)企業(yè)有價(jià)值的各種信息，不斷對(duì)其開(kāi)發(fā)挖掘最后提取整理才能匯集成為最終的信息資源。將這些新的信息內(nèi)容儲(chǔ)存到新的載體可以通過(guò)很多途徑，檔案管理工作人員則需要主動(dòng)積極地將這些資源輸送給企業(yè)主管各個(gè)部門(mén)，滿(mǎn)足其日常利用需求。檔案部門(mén)的最優(yōu)條件就是集中企業(yè)所有數(shù)據(jù)的原始資料，充分利用這個(gè)特點(diǎn)才能讓企業(yè)在具體的改革過(guò)程中顯現(xiàn)自身的優(yōu)勢(shì)。

（三）加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理模式的持續(xù)性。檔案管理模式和企業(yè)創(chuàng)新模式是相互影響的，檔案管理人員要尊重企業(yè)的發(fā)展模式，確保檔案工作支持企業(yè)保持經(jīng)營(yíng)管理的持續(xù)性，便于各個(gè)部門(mén)對(duì)檔案的利用和處理。企業(yè)經(jīng)營(yíng)模式的主要改革方向就是加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)利益以及持續(xù)性發(fā)展，所以在進(jìn)行兼并或者新設(shè)置企業(yè)的過(guò)程中，對(duì)檔案應(yīng)該進(jìn)行統(tǒng)一管理使用。檔案的處置原則和分類(lèi)原則一定要明確，管理人員對(duì)沒(méi)有去向的檔案也要按照企業(yè)主管部門(mén)所在地或者國(guó)家檔案館的原則進(jìn)行處理。檔案具體的處理原則需要列入雙方合同范圍，企業(yè)需要按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，對(duì)于整改或者重組的企業(yè)則需要按照股份制企業(yè)規(guī)則處理，也可以移交給具體的主管部門(mén)或者檔案館。合資企業(yè)合作之前的檔案歸國(guó)家所有，也可在新的企業(yè)中進(jìn)行保管，終止合同之后檔案需要?dú)w中方保管，外方需要?jiǎng)t可以提供復(fù)印件。針對(duì)企業(yè)改革或者資產(chǎn)重組，不同的形式需要采取靈活的檔案處置方法，確保檔案的完整性和安全性。

三、積極適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需要，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，植入信息化技術(shù)。目前的檔案管理方式是比較傳統(tǒng)的，對(duì)于大部分企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)需要配合檔案管理方式進(jìn)行改革。所以檔案管理人員要了解企業(yè)具體的創(chuàng)新形式進(jìn)而對(duì)自身的管理方式進(jìn)行變革。傳統(tǒng)的檔案保管方式都是采用人工和紙質(zhì)材料，這樣的保管方式比較落后，而且資料的安全性和完整性難以保證，人工的工作效率本身也是比較低的，所以，管理人員要進(jìn)行信息化技術(shù)的植入和革新。信息化輔助技術(shù)在目前已經(jīng)隨著時(shí)代發(fā)展不斷融入各個(gè)領(lǐng)域，檔案保管領(lǐng)域主要的體現(xiàn)就是將人工收集整理融合電子設(shè)備處理，將紙質(zhì)材料以數(shù)據(jù)的形式輸入到電腦中。二者相互融合就可以保證檔案管理工作的效率，而且可以幫助企業(yè)形成具體的檔案收集制度，確保各個(gè)主管部門(mén)在調(diào)取應(yīng)用過(guò)程更簡(jiǎn)便。信息化技術(shù)的植入也意味著管理人員需要對(duì)自身的專(zhuān)業(yè)技能進(jìn)行革新，學(xué)習(xí)各種電子技術(shù)才能更好地保證工作質(zhì)量，信息處理技術(shù)一定要熟練，避免信息數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤或者造成相關(guān)數(shù)據(jù)丟失。企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理是目前最主要的趨勢(shì)之一，相關(guān)管理人員要對(duì)自身的職業(yè)觀(guān)念進(jìn)行更新，學(xué)習(xí)全新的技術(shù)一定要以推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和經(jīng)營(yíng)理念更新為目標(biāo)，這樣才能讓檔案部門(mén)更好地為企業(yè)服務(wù)。

（二）具體現(xiàn)代化改革的措施。檔案管理工作在進(jìn)行現(xiàn)代化處理過(guò)程中最重要的就是公文處理、輔助立卷、著錄檢索等環(huán)節(jié)的處理，工作人員要掌握現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)企業(yè)的財(cái)力以及技術(shù)現(xiàn)狀進(jìn)行分析，然后立足實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理軟件的設(shè)計(jì)。這樣的工作環(huán)節(jié)和傳統(tǒng)人工相比可以提升檔案的檢索速度，推動(dòng)檔案管理的整體水平。企業(yè)中的主管部門(mén)在需要對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)取和檢索過(guò)程中，現(xiàn)代化的軟件可以幫助其快速找到目標(biāo)文件，并且進(jìn)行相應(yīng)處理，保證工作效率?，F(xiàn)代化改革的主要目的就是為企業(yè)發(fā)展提供有效服務(wù)，改革具體措施也要根據(jù)企業(yè)本身的科技能力和技術(shù)水平來(lái)決定。

（三）根據(jù)企業(yè)需要，對(duì)檔案工作進(jìn)行適當(dāng)改善。現(xiàn)代企業(yè)制度改革過(guò)程中，企業(yè)往往會(huì)產(chǎn)生大量的新文件，所以檔案管理部門(mén)需要對(duì)相關(guān)文件材料進(jìn)行整理更新，確保實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)制度的有關(guān)合同、章程或者董事會(huì)等相關(guān)機(jī)構(gòu)的會(huì)議材料可以收集齊全。檔案管理人員需要建立一個(gè)健全的管理體系，包含企業(yè)成本管理、資金管理等各個(gè)管理項(xiàng)目才能為企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略提出切實(shí)可行的工作計(jì)劃，科學(xué)決策可以幫助部分企業(yè)加強(qiáng)產(chǎn)品質(zhì)量以及技術(shù)升級(jí)，檔案資料內(nèi)容也會(huì)更加準(zhǔn)確。檔案管理人員需要確保企業(yè)重大技術(shù)改造等方面的內(nèi)容得到最高級(jí)別的保密，確保系統(tǒng)中的文件材料完整。

四、結(jié)束語(yǔ)

在經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的社會(huì)趨勢(shì)下，企業(yè)的檔案工作管理方式需要不斷創(chuàng)新，企業(yè)中的各個(gè)部門(mén)都要配合工作，給予檔案行政管理部門(mén)更多的關(guān)注，讓企業(yè)可以通過(guò)檔案工作取得社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)利益的平衡。

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