大數(shù)據(jù)背景下如何有效創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力

鄭瑋

【摘要】在大數(shù)據(jù)時代背景之下，只有進行檔案管理模式的創(chuàng)新，才能夠全面提高服務(wù)能力。本文主要圍繞利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理的模式，全面提高服務(wù)水平展開分析和論述。首先介紹當下在推進檔案管理工作時存在的問題和不足，而后介紹如何結(jié)合大數(shù)據(jù)的含義特征推進檔案管理工作的創(chuàng)新和改革。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)檔案管理模式;服務(wù)能力;有效途徑

隨著我國進入大數(shù)據(jù)信息化時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用越來越廣泛。因此，在進行檔案管理時，只有充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，才能夠?qū)崿F(xiàn)管理模式的創(chuàng)新，保證服務(wù)能力的進一步提升。面對當下檔案管理工作中存在的問題，為了提高服務(wù)水平，必須要結(jié)合大數(shù)據(jù)的特征，創(chuàng)新管理模式，提高業(yè)務(wù)人員綜合素質(zhì)，才能實現(xiàn)檔案管理工作的新局面。

一、當下在進行檔案信息管理數(shù)字化建設(shè)時存在的問題和不足

雖然推進檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)符合時代的發(fā)展趨勢，但是在推進該項工作時依然存在著一些問題和不足，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）缺乏頂層設(shè)計。在進行檔案管理信息化數(shù)字化建設(shè)時，缺乏與其他數(shù)字平臺的緊密結(jié)合，不僅造成了信息的閉塞，而且難以實現(xiàn)對信息的共享，最終造成了檔案信息化建設(shè)不符合數(shù)字化發(fā)展以及城市化的數(shù)字化建設(shè)的需求，影響到了檔案管理信息化的發(fā)展步伐，也限制了服務(wù)能力。

（二）數(shù)字化的程度相對較低。當下在推進檔案管理工作時，也注重開展數(shù)字化信息化服務(wù)，但是數(shù)字化的程度比較低，在運用數(shù)字化信息化技術(shù)時僅僅停留在表面，很難對深層次的數(shù)字化技術(shù)進行充分利用，無論是智慧平臺的構(gòu)建還是云服務(wù)平臺的建設(shè)，都缺乏可行性，往往是趨于形式、浮于表面，不僅造成了資源的浪費，而且也影響到了服務(wù)的水平。

（三）專業(yè)人才相對匱乏。在推進數(shù)字化建設(shè)時，需要專業(yè)人才作為支撐，但是當下檔案管理人員不僅年齡結(jié)構(gòu)相對老化，而且數(shù)字化水平嚴重偏低，在進行檔案管理時模式較為陳舊，而且服務(wù)的能力弱，尤其是在進行數(shù)字化圖書館里服務(wù)時，由于專業(yè)技術(shù)水平不高，限制了數(shù)字化平臺的運用。

二、創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力的有效舉措分析

（一）要全面樹立大數(shù)據(jù)思維。結(jié)合大數(shù)據(jù)時代的背景，在進行檔案管理時，必須要樹立大數(shù)據(jù)的思維。因此，應(yīng)該做到以下四個方面：1.要樹立數(shù)據(jù)就是資源的理念。在信息時代，檔案作為信息的載體，又可以轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)。因此，應(yīng)該全面樹立大數(shù)據(jù)思維對檔案進行充分的管理，確保檔案管理信息資源能夠呈現(xiàn)出多元化的特點。要對原生的電子檔案以及檔案的數(shù)字化成果進行歸檔數(shù)據(jù)庫，構(gòu)建完善的內(nèi)部信息資源。另外，在進行檔案目錄檔案、索引等構(gòu)建時，也要完善數(shù)字化資源體系。通過樹立大數(shù)據(jù)思維，針對檔案信息的各方面內(nèi)容，建立相關(guān)數(shù)據(jù)庫，并且進行統(tǒng)一管理，既保證了信息數(shù)據(jù)的有效收集，也能夠保證檔案數(shù)據(jù)的全面性和數(shù)字化。通過對這些檔案信息資源進行數(shù)據(jù)化管理，既能夠滿足用戶們的需求，也能夠推進檔案管理模式上的創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理的信息化和智能化發(fā)展。2.要堅持以網(wǎng)絡(luò)為主體建立檔案管理新模式。在大數(shù)據(jù)時代，一定要建立以網(wǎng)絡(luò)為中心的檔案管理新模式，充分利用大數(shù)據(jù)對各種信息數(shù)據(jù)進行搜集整理，建立數(shù)字檔案，實現(xiàn)信息的搜索。通過對數(shù)字檔案進行全面管理，才能夠充分發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用，提高服務(wù)水平。3.要全面推進檔案的數(shù)字化和信息化建設(shè)。在檔案管理中要推進檔案的數(shù)字化建設(shè)，也要推進檔案信息的數(shù)字化建設(shè)。因此，需要了解數(shù)據(jù)化和數(shù)字化的概念。數(shù)據(jù)化包括將一種現(xiàn)象轉(zhuǎn)化為指標分析的可量化過程，數(shù)字化將許多復(fù)雜的信息轉(zhuǎn)化為電子化存儲的數(shù)據(jù)，并且引入計算機系統(tǒng)進行統(tǒng)一處理。因此，推進檔案的數(shù)字化建設(shè)時，要保證檔案信息的數(shù)據(jù)化。4.要進行智慧檔案館建設(shè)。在進行智慧檔案館建設(shè)時，不僅要完善基礎(chǔ)設(shè)施，更重要的是保證數(shù)據(jù)資源的全面性，可以通過數(shù)學(xué)模式對各種數(shù)據(jù)進行分解、合并，然后得出應(yīng)有的結(jié)果。也可以利用大數(shù)據(jù)對相關(guān)信息進行處理。需要注意的是，在進行智慧檔案館建設(shè)時，不僅要注重基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，也要充分利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及云技術(shù)。

（二）要進行管理制度的創(chuàng)新，并且實現(xiàn)數(shù)字化規(guī)范體系的構(gòu)建。在進行檔案管理信息化建設(shè)時，只有進一步完善制度體系，才能夠全面推進數(shù)字化檔案建設(shè)，并且對數(shù)字資源進行共享。因此，為了實現(xiàn)對各級檔案信息資源的共享、互聯(lián)、互通，應(yīng)該制定統(tǒng)一的規(guī)則，堅持“互聯(lián)、開放、共享”的原則，結(jié)合數(shù)字資源生命周期，構(gòu)建從資源創(chuàng)建描述組織管理以及各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)標準規(guī)范體系。也要結(jié)合核心業(yè)務(wù)，對各種數(shù)據(jù)進行繪圖、獲取、整合，全面推進檔案信息數(shù)字建設(shè)的規(guī)范化發(fā)展。尤其是要借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)來將各種信息進行有效連接，并且與人的需求結(jié)合在一起，才能夠真正創(chuàng)新檔案服務(wù)的新模式。

（三）要借助于技術(shù)進行頂層設(shè)計。在進行智慧圖書館建設(shè)時，只有做好頂層設(shè)計工作，才能夠構(gòu)建起智慧檔案管理與平臺，從而創(chuàng)新服務(wù)模式，提高服務(wù)的水平。因此，應(yīng)該做到以下幾個方面：首先，底層為基礎(chǔ)設(shè)施層。在這一層面上主要是為了實現(xiàn)物力資源。包括計算機設(shè)備、存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等等的集合和整合?？梢圆捎锰摂M化技術(shù)來對各種設(shè)備進行綜合利用，通過建立統(tǒng)一的虛擬資源池來實現(xiàn)對云管理平臺的彈性管理。在進行基層設(shè)施建設(shè)時可以為智慧檔案館提供檔案的存儲、傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)以及其他使用上的相關(guān)需求。其次，平臺層。平臺層是指用戶不需要參加管理或者是控制云基礎(chǔ)設(shè)施，但是卻可以接收電子檔案以電子檔案身份證來進行管理工作。在平臺層用戶可以利用相關(guān)的應(yīng)用軟件來實現(xiàn)各種信息的查找和分析，并且能夠?qū)Ω鞣N業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫進行綜合的配置和運用。再次，應(yīng)用層。應(yīng)用層承擔(dān)的是綜合業(yè)務(wù)，主要是保證檔案數(shù)字化資源的公開利用和服務(wù)以及檔案政務(wù)的服務(wù)、檔案查詢知識等相關(guān)服務(wù)。服務(wù)在整個云平臺要建立在應(yīng)用軟件的基礎(chǔ)之上，也要以服務(wù)的形式來提供訪問上的入口。所以，平臺層和應(yīng)用層都能夠?qū)τ脩暨M行開放并且提供一定服務(wù)。最后，終端用戶層。終端用戶層能夠提供一系列的服務(wù)流程及可以被定義，也可以被跟蹤、被執(zhí)行、被修改，滿足用戶對于各種終端界面的訪問和查詢器，可以提供云檔案桌面的呼叫業(yè)務(wù)，也可以進行檔案館的訪問以及存儲。所以，通過進行基層社基礎(chǔ)設(shè)施層平臺層的建設(shè)都是為客戶進行服務(wù)，但是在進行總體框架構(gòu)建時應(yīng)該構(gòu)建區(qū)域化的數(shù)字檔案館用戶系統(tǒng)，確?？蛻舻牟僮餍浴?/p>

（四）要全面實施數(shù)字檔案館建設(shè)。在進行數(shù)字檔案館建設(shè)中要完善相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，進一步創(chuàng)新檔案館的發(fā)展形態(tài)，要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對于各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行歸檔，對海量信息資源進行整合，從而形成有序的整體，以便提高服務(wù)的效能。因此，需要建立多個分布式的異構(gòu)資源庫的無縫連接，方便于不同數(shù)字管之間的連接，確保用戶雙向認證以及資源的雙向訪問，讓人們隨時隨地地獲取各種檔案信息資料，提高資源的共享性，保證檔案信息的全面性。與此同時，也要建立集資源多元、全面感知、綜合處理等于一體的檔案綜合管理運營平臺，通過打造智慧檔案館提高服務(wù)能力。通過進行全面的檔案數(shù)字化建設(shè)，給人們視覺上的體驗和心靈的滿足，全面提高服務(wù)的能力。

（五）要完善人才保障再推進。大數(shù)據(jù)背景下檔案信息管理時，需要人才作為保障。因此，應(yīng)該采取以下有效舉措：

1.要積極培養(yǎng)和招聘專業(yè)人才。在進行數(shù)字檔案館建設(shè)以及智慧檔案館建設(shè)平臺建設(shè)時，需要具備專業(yè)人士與部門，展開一系列的招聘。通過開展校園招聘以及社會招聘等方式，聘請專業(yè)的數(shù)據(jù)化人員來，推進數(shù)字化建設(shè)。另外，也要對現(xiàn)有人員進通過進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高現(xiàn)有人員的數(shù)字化水平。通過進行招聘以及培養(yǎng)打造一支高素質(zhì)的、數(shù)據(jù)專業(yè)能力相對較強的工作隊伍，才能夠滿足檔案云平臺建設(shè)的發(fā)展需要，為推進智慧檔案信息館建設(shè)提供人才保障。2.要全面創(chuàng)新檔案信息的共享模式。在推進大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息管理工作必須提高檔案信息的共享性。因此，應(yīng)該創(chuàng)新生態(tài)系統(tǒng)，既要與國內(nèi)的科研院所及檔案館進行全面密切的合作，也要與政府、企事業(yè)單位以及其他社會各界建立合作交流的平臺，加強業(yè)務(wù)合作和交流，從而避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺失或者數(shù)據(jù)閉塞、不能夠有效共享的現(xiàn)象，才能夠創(chuàng)新檔案信息共享的新模式。因此，要全面加強檔案信息的共享性，通過與社會各界的緊密聯(lián)系建立創(chuàng)新型的生態(tài)系統(tǒng)，實現(xiàn)對信息的有效共享。3.要進一步規(guī)劃數(shù)字化服務(wù)平臺建設(shè)。在推進數(shù)字化服務(wù)平臺建設(shè)時，檔案管理工作應(yīng)該與數(shù)字城市建設(shè)、智慧城市建設(shè)以及數(shù)字書屋等能相關(guān)的平臺建設(shè)緊密結(jié)合，通過整合資源實現(xiàn)資源上的優(yōu)勢，也能夠充分利用共享的硬件途徑，包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、數(shù)字資源以及服務(wù)的渠道等等。總之，要堅持開放建設(shè)的思路，加強與各個平臺之間的對接，通過將檔案信息建設(shè)與其他的數(shù)字化建設(shè)緊密結(jié)合，才能夠打造智能化、數(shù)字化的服務(wù)平臺，更好地滿足用戶的需求，實現(xiàn)檔案服務(wù)水平的提升。

三、總結(jié)

在進行檔案管理工作時，對于大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用相對較為膚淺，趨于形式，很難產(chǎn)生實際效果，尤其是檔案管理人員的數(shù)字化技術(shù)水平比較低，影響到了數(shù)字化檔案管理的水平。因此，結(jié)合大數(shù)據(jù)時代的背景，應(yīng)該全面樹立大數(shù)據(jù)思維，并且建立數(shù)字化的管理制度和體系，同時建立檔案管理的云平臺，通過完善頂層設(shè)計，加強技術(shù)應(yīng)用，打造智慧檔案館。通過完善人才保證，確保檔案管理工作效能和質(zhì)量的全面提升。

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