科技檔案資源建設(shè)管理與利用服務(wù)研究

韓照杰

【摘要】科技檔案管理工作不僅僅要保證檔案本身的完整性和安全性，更重要的是通過(guò)檔案資源建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案潛在價(jià)值的挖掘和利用，從而更好地發(fā)揮科技檔案的參考和借鑒價(jià)值。本文概述了進(jìn)行科技檔案資源建設(shè)和開(kāi)發(fā)利用的重要價(jià)值，針對(duì)現(xiàn)階段科技檔案管理中客觀存在的一些問(wèn)題，分別從樹(shù)立科學(xué)的檔案管理意識(shí)、重視檔案管理信息化建設(shè)和提高檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)等方面，提出了幾點(diǎn)針對(duì)性的解決對(duì)策，為科技檔案管理工作的順利開(kāi)展和改革發(fā)展提供一定的借鑒。

【關(guān)鍵詞】科技檔案;信息資源管理;開(kāi)發(fā)利用;解決對(duì)策

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，信息技術(shù)在檔案管理工作中得到了越來(lái)越廣泛的運(yùn)用。從實(shí)際應(yīng)用效果來(lái)看，這些信息基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用軟件，除了可以減輕檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)、提高檔案檢索效率外，也能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)有科技檔案資源的整合利用。通過(guò)從科技檔案中提取有參考價(jià)值的信息，為農(nóng)業(yè)、工業(yè)、市政建設(shè)等各個(gè)行業(yè)的工作開(kāi)展具有極強(qiáng)的指導(dǎo)作用。因此，新時(shí)期的科技檔案管理，要重點(diǎn)從資源建設(shè)、信息整合、利用服務(wù)等方面進(jìn)行創(chuàng)新，才能更好地凸顯科技檔案管理的價(jià)值。

一、科技檔案資源開(kāi)發(fā)利用的價(jià)值分析

開(kāi)發(fā)并利用科技檔案的資源信息，以此推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)健康發(fā)展是時(shí)代的要求，而該項(xiàng)工作的完美落地，一方面，會(huì)提升科技檔案的價(jià)值，通過(guò)真實(shí)的數(shù)據(jù)、知識(shí)記錄，展現(xiàn)當(dāng)下社會(huì)的發(fā)展水平，同時(shí)可改變社會(huì)大眾對(duì)科技檔案管理工作的片面認(rèn)識(shí)，繼而提升科技檔案管理從業(yè)人員的社會(huì)地位?？梢哉f(shuō)，科技檔案資源信息的開(kāi)發(fā)和利用是惠利社會(huì)的一項(xiàng)重要工作;另一方面，科技檔案記載的信息是科研活動(dòng)的支持依據(jù)，可為科研人員開(kāi)展科學(xué)技術(shù)等研究提供便利，避免工作失誤或工作效率過(guò)低，對(duì)國(guó)家整體經(jīng)濟(jì)水平的發(fā)展和提高助益良多。此外，開(kāi)發(fā)和利用科技檔案信息資源可促使科研單位及企業(yè)加大科技研究的力度和投入，形成人人求取、求新、求變的良好科技競(jìng)爭(zhēng)局面，對(duì)我國(guó)科技的進(jìn)步有益。在萬(wàn)眾創(chuàng)新的時(shí)代背景下，產(chǎn)生了更多的科技檔案。同時(shí)，對(duì)于科研人員來(lái)說(shuō)，只有重視并利用好這些科技檔案，才能讓社會(huì)各界更加重視科技檔案管理的價(jià)值，這是支持科技檔案管理事業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

二、當(dāng)前形勢(shì)下科技檔案資源開(kāi)發(fā)利用面臨的問(wèn)題

經(jīng)過(guò)近年來(lái)的工作努力，目前，許多科技檔案管理部門(mén)無(wú)論是在館藏檔案的豐富度，還是檔案綜合管理水平上，相比以往都有了較大幅度的提升。但是檔案資源建設(shè)和開(kāi)發(fā)利用是循序漸進(jìn)的過(guò)程，特別是在信息時(shí)代，如果缺乏創(chuàng)新意識(shí)，就難以緊跟行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)，在工作開(kāi)展中也會(huì)面臨許多新的問(wèn)題。

（一）現(xiàn)有的科技檔案管理體制機(jī)制不完善。開(kāi)發(fā)和利用科技檔案信息資源涉及方方面面，民眾、科技部門(mén)、檔案部門(mén)、科研團(tuán)隊(duì)等的利益均會(huì)牽扯其中，權(quán)、責(zé)、利劃分不明確在科研機(jī)構(gòu)、高校、企業(yè)、事業(yè)單位幾乎已成為普遍現(xiàn)象。但《科技檔案管理法》中，規(guī)定移交科技檔案及憑證性服務(wù)提供的權(quán)限交由檔案主管部門(mén)負(fù)責(zé)，故需要明確劃分管理的權(quán)限和職責(zé)，避免管理體制漏洞阻礙科技檔案信息資料的開(kāi)發(fā)和利用。但是目前來(lái)看，隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理部門(mén)的這些制度沒(méi)有緊跟時(shí)代發(fā)展進(jìn)行適應(yīng)性的補(bǔ)充、調(diào)整和創(chuàng)新，其中許多條款已經(jīng)無(wú)法適用于當(dāng)前的工作。這種情況下，科技檔案管理制度的實(shí)用性也會(huì)大打折扣。例如，近年來(lái)科技檔案的信息化管理已經(jīng)成為常態(tài)，但是許多部門(mén)的規(guī)章制度中，還沒(méi)有增加關(guān)于檔案信息管理系統(tǒng)的操作要求。在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)有檔案管理人員不熟悉信息管理系統(tǒng)的操作技巧，造成電子版科技檔案的丟失或損壞。因此，盡快建立健全與檔案管理信息化配套制度，成為當(dāng)前檔案管理部門(mén)必須要考慮的問(wèn)題。

（二）科技檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。近年來(lái)，受到科技檔案管理信息化發(fā)展的影響，大量紙質(zhì)檔案被轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。數(shù)字檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的軟件進(jìn)行管理，除了檢索更加方便外，還可以利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)，更好地挖掘和提取數(shù)字檔案的價(jià)值。但是也有很多檔案管理部門(mén)在工作開(kāi)展中遇到了問(wèn)題，例如數(shù)字檔案的存儲(chǔ)格式不一致，無(wú)法實(shí)現(xiàn)整合、共享。究其原因，還是因?yàn)榭萍紮n案管理部門(mén)內(nèi)沒(méi)有形成一套通用的標(biāo)準(zhǔn)。目前，尚未有相對(duì)完善的規(guī)章制度出臺(tái)及修訂制度，因而科技檔案的制度修訂工作相對(duì)滯后。開(kāi)展科技檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理能夠?qū)蒲行畔①Y料的采集、錄入、整理、存儲(chǔ)和利用等達(dá)成一致要求，為科研檔案信息資源的共享、在線(xiàn)管理、集成服務(wù)等奠定基礎(chǔ)，是科技檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，應(yīng)予以重視。從數(shù)字檔案的開(kāi)發(fā)利用角度考慮，盡快推行整個(gè)檔案管理行業(yè)統(tǒng)一遵循的標(biāo)準(zhǔn)制度，成為現(xiàn)階段一項(xiàng)緊迫性的工作任務(wù)。

（三）科技檔案數(shù)字化信息技術(shù)利用率低。從調(diào)查情況來(lái)看，現(xiàn)階段許多科技檔案管理部門(mén)已經(jīng)初步建立起了信息化辦公系統(tǒng)。例如，在檔案查找時(shí)，只需要在計(jì)算機(jī)上輸入該檔案的關(guān)鍵詞或是精確的歸檔時(shí)間，就可以很快從檔案庫(kù)內(nèi)找到所需的檔案。但是我們也必須認(rèn)識(shí)到，信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，如果檔案管理部門(mén)在信息技術(shù)方面的投入缺乏持續(xù)性，不能定期更新信息設(shè)備，就會(huì)導(dǎo)致信息技術(shù)的實(shí)用價(jià)值大打折扣，利用率也會(huì)降低。大部分科研單位均存在重技術(shù)設(shè)備、人力資源、物品資源投入，對(duì)科技檔案信息資源的管理工作重視不足的現(xiàn)象，致使科技檔案管理的整體投入短缺，這也是科技檔案數(shù)字化信息技術(shù)利用率不高的重要原因。檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變已成為大勢(shì)所趨，若前期缺乏對(duì)檔案資源的數(shù)字化整理和投入勢(shì)必難以企及科技檔案數(shù)字化的發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)，阻礙科技檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。在這種情況下，信息技術(shù)因?yàn)槔寐什桓撸瑳](méi)有達(dá)到預(yù)期的效果，無(wú)論是從檔案管理工作開(kāi)展，還是從檔案資源開(kāi)發(fā)利用角度來(lái)看，都極為不利。

三、新形勢(shì)下科技檔案資源開(kāi)發(fā)利用對(duì)策

無(wú)論是從保證科技檔案資料的完整性方面，還是從挖掘科技檔案利用價(jià)值方面，都要求科技檔案的管理部門(mén)，要與時(shí)俱進(jìn)地創(chuàng)新管理技術(shù)，不斷完善配套管理制度，重視復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。只有統(tǒng)籌做好各方面的工作，才能為科技檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用創(chuàng)造良好條件。筆者從檔案管理事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)以及以往的工作經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，對(duì)科技檔案資源開(kāi)發(fā)利用提出以下建議：

（一）建立健全科技檔案管理的配套制度。推動(dòng)科技檔案資源信息管理開(kāi)發(fā)和利用的首要原則是建立起完善的管理制度，使科研單位充分意識(shí)到舊有傳統(tǒng)科技檔案資源信息管理模式的不足和缺陷以及新形勢(shì)對(duì)科技檔案資源信息管理的具體要求。另外，科技檔案資源信息的利用是凸顯科技檔案管理價(jià)值的重要體現(xiàn)，因而需要發(fā)揮制度的指導(dǎo)作用，加大檔案所歸納信息資源的利用率，擴(kuò)大其利用范圍和領(lǐng)域，在應(yīng)用中實(shí)現(xiàn)高效管理和價(jià)值體現(xiàn)?？萍紮n案管理部門(mén)可以從兩個(gè)渠道建立健全適應(yīng)新時(shí)期工作需要的管理制度：一是借鑒其他檔案管理部門(mén)，在制度建設(shè)上取得的成功經(jīng)驗(yàn)。特別是一些省、市級(jí)的科技檔案館，目前已經(jīng)在配套制度建設(shè)方面進(jìn)行了大量的探索，也初步形成了比較完善的制度。通過(guò)選擇性的借鑒，盡快構(gòu)建起符合本單位工作特點(diǎn)的制度體系，為科技檔案管理各項(xiàng)工作開(kāi)展提供必要的參考。二是通過(guò)科技檔案管理和開(kāi)發(fā)利用的反饋，針對(duì)當(dāng)前工作存在的問(wèn)題，逆向地完善管理制度。

（二）制定科技檔案資源建設(shè)與開(kāi)發(fā)利用的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。海量的科技檔案只有實(shí)現(xiàn)整合利用、資源共享，才能進(jìn)一步提高其利用價(jià)值。而要想實(shí)現(xiàn)資源整合，必須要制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。例如，數(shù)字檔案的存儲(chǔ)格式要有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，紙質(zhì)檔案的編目分類(lèi)也要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，為實(shí)現(xiàn)科技檔案資源的合理利用以及信息的完整性還需要完善的標(biāo)準(zhǔn)體系。在科技檔案信息的開(kāi)發(fā)過(guò)程中亦需講求策略，信息的整合工作需兼顧制度標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)創(chuàng)新，若多方參與檔案信息的開(kāi)發(fā)和管理，則應(yīng)以檔案資源信息的產(chǎn)權(quán)為準(zhǔn)進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)，防止侵權(quán)行為發(fā)生。檔案資源信息的開(kāi)發(fā)應(yīng)具備一定的深度，需將相關(guān)課題的介入日程提前，剖析課題研究進(jìn)展，在有效溝通下實(shí)現(xiàn)課題研究的實(shí)時(shí)跟蹤，在市場(chǎng)需求的引導(dǎo)下全面搜集前沿信息資源。同時(shí)，對(duì)于科技檔案資源信息應(yīng)予以合理分析、整理和歸檔，以便實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源的更新、管理、利用和開(kāi)發(fā)。

（三）依托信息化建設(shè)提高科技檔案利用率。科技檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化利用體系的建立，依賴(lài)于信息化管理軟件及技術(shù)的應(yīng)用，以便于檔案信息的查詢(xún)、檢索和閱覽。檔案信息資源的利用應(yīng)符合使用單位的需求，例如在檢索功能的設(shè)置中需要構(gòu)建知識(shí)智能、全息、異構(gòu)信息整合等檢索模式，擴(kuò)大檢索的范圍，使更多的檔案信息資源被發(fā)現(xiàn)、被利用。科技檔案信息化編制、加工、提煉工作依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)?？蓪⒖萍紮n案信息資源編制為網(wǎng)頁(yè)存入電子檔案，并關(guān)聯(lián)其他分散信息，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)集約化管理，為科研成果的編制、匯總、開(kāi)發(fā)和利用創(chuàng)造便利條件。還需更新檔案管理信息、以公眾需求完善內(nèi)容。科技檔案資源信息的高效開(kāi)發(fā)和利用離不開(kāi)信息化服務(wù)渠道的拓展，可利用網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)打造整體劃一的科技檔案服務(wù)中心，對(duì)相關(guān)信息的搜集、整理、發(fā)布等進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，但需要執(zhí)行統(tǒng)籌規(guī)劃、安全整合的原則。同時(shí)，建立合作關(guān)系網(wǎng)，綜合企業(yè)、行業(yè)專(zhuān)家的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源管理水平的提升以及應(yīng)用范圍的拓展。

（四）提升科技檔案資源管理人員的綜合素質(zhì)。在科技檔案信息資源的管理過(guò)程中，管理人員的綜合素質(zhì)扮演著重要的角色，如果工作人員綜合素質(zhì)不過(guò)關(guān)，勢(shì)必會(huì)拉低管理水平。作為新時(shí)代下的科技檔案信息資源管理人員，需要與時(shí)俱進(jìn)，廣泛涉入法律法規(guī)、科技檔案管理等知識(shí)領(lǐng)域。同時(shí)，學(xué)習(xí)多樣化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化技術(shù)，不斷提升自我修養(yǎng)，促使工作效率提升。管理工作人員還需強(qiáng)化自我服務(wù)意識(shí)，以高標(biāo)準(zhǔn)要求自我，在提高整體服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)最大限度地滿(mǎn)足公眾需求。對(duì)于管理層而言，還需組建、培養(yǎng)科技檔案管理人才和隊(duì)伍，不斷提升開(kāi)發(fā)科技檔案信息資源的能力。科技檔案管理部門(mén)要定期提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)員工考取更高的職稱(chēng)，只有不斷提升自我，才能適應(yīng)科技檔案管理的改革趨勢(shì)，在新的環(huán)境下具備更強(qiáng)的崗位勝任力，在提高檔案利用水平和服務(wù)能力上有更大的貢獻(xiàn)。

四、結(jié)語(yǔ)

新形勢(shì)下的科技檔案信息資源管理、開(kāi)發(fā)和利用，有賴(lài)于網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化技術(shù)以及高素質(zhì)管理人才隊(duì)伍。加強(qiáng)科技檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用管理可推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)健康、持續(xù)發(fā)展，是一項(xiàng)利國(guó)利民的舉措。每一名檔案管理人員，既要認(rèn)識(shí)到科技檔案的價(jià)值所在，又要秉持服務(wù)意識(shí)，為那些有檔案借閱和使用需求的用戶(hù)提供滿(mǎn)意的服務(wù)，將科技檔案資源的價(jià)值充分利用，為各行各業(yè)的工作開(kāi)展、創(chuàng)新發(fā)展提供助力。

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