新形勢下高校工程管理審計存在問題和信息化解決方案

文｜山東體育學院 李曰君

0 引言

近年來，隨著高等教育體制改革的不斷深入，高校的建設規(guī)模和招生人數(shù)不斷擴大，國家資金投入不斷加大，與之配套的工程建設項目日益增加。多年實踐證明，工程審計在合理控制工程造價、完善建設工程管理、規(guī)范財政資金使用秩序方面發(fā)揮了重要作用。

但是，隨著我國經(jīng)濟社會發(fā)展水平不斷提高，高校內(nèi)部審計工作出現(xiàn)了新形勢。一是加強內(nèi)部審計工作，發(fā)揮內(nèi)部審計作用，是黨中央對審計工作新的部署和要求。二是審計署關(guān)于內(nèi)部審計工作有新規(guī)定。《審計署關(guān)于內(nèi)部審計工作的規(guī)定》（審計署令第11 號）進一步明確了內(nèi)部審計的監(jiān)督、評價、建議的新定位，對內(nèi)部審計的目標、范圍、職能與職責進行了修訂，強化了內(nèi)部審計獨立性，規(guī)范了審計結(jié)果運用等，對內(nèi)部審計工作提出明確要求。三是教育系統(tǒng)內(nèi)部審計有新要求?！督逃到y(tǒng)內(nèi)部審計工作規(guī)定》（教育部令第47 號）指出內(nèi)部審計不僅要保障資金使用安全，還要在提高資金使用效益、強化內(nèi)部控制、預防資金風險方面發(fā)揮重要作用，這對內(nèi)部審計工作深度提出了更高要求。

可以看出，新形勢下內(nèi)部審計的職能定位發(fā)生較大變化，發(fā)揮作用的空間和范圍越來越寬廣。工程審計由以往過于施工過程跟蹤和工程結(jié)算審計為主向管理審計轉(zhuǎn)變，筆者認為新形勢下，高校內(nèi)審部門只有強化工程信息化建設，才能實現(xiàn)促進完善內(nèi)部治理、落實管理責任、提高資源績效的目的。

1.對工程管理審計的認識

2016年國家教育部曾印發(fā)了加強高校工程管理審計的指導意見，強調(diào)工程審計要引入管理審計理念，并從深化認識、實現(xiàn)審計全覆蓋、建立投資評審制度、突出審計重點、完善審計結(jié)果運用機制、規(guī)范審計組織實施等六個方面，對建設工程管理審計提出了具體要求。筆者認為工程管理審計應是在項目管理部門對工程項目進行全面管理的的基礎上，對組織內(nèi)部的業(yè)務活動、內(nèi)部控制和風險管理等進行獨立、客觀的監(jiān)督、評價和建議，內(nèi)部審計的客體應該是項目管理部門。工程管理審計的重點是從項目立項到竣工結(jié)算的全過程業(yè)務和管理活動審計以及建設工程內(nèi)部控制的設計與執(zhí)行情況審計。

2.高校工程管理審計的存在的問題

2.1 審計定位不清、審計職能越位

審計定位不清是現(xiàn)階段高校工程審計中普遍存在的問題，嚴重影響著審計工作獨立性和審計效果。在建設項目實施過程中，通常會形成項目管理部門管工程質(zhì)量、安全和進度，而審計部門管成本的局面，這樣內(nèi)部審計人員不可避免的參與到工程項目管理中來，涉及造價變化的變更、簽證、材料價格需要審計人員來確認，經(jīng)濟分歧需要審計人員來解決，工程量和進度款支付需要審計人員來核對，工程審計逐漸走入誤區(qū)。在結(jié)算審計過程中，審計部門或者委托的工程造價咨詢機構(gòu)與施工單位直接進行談判，審計對象變成了施工單位，造價的真實性和合理性成為關(guān)注的重點，由于項目管理不善而引發(fā)的簽證、材料價格、合同糾紛、索賠成為博弈焦點，對于項目管理的評價反而卻被弱化，本質(zhì)上分離了工程質(zhì)量、進度、成本之間的聯(lián)系，違背了管理規(guī)律，無法根本上控制工程成本。

2.2 內(nèi)部控制建設不足

近年來，政府層面越來越重視高校的內(nèi)部控制建設，通過開展內(nèi)部控制基礎性評價、內(nèi)部控制專項審計等來促進高校加強內(nèi)部管理、實現(xiàn)提質(zhì)增效。但現(xiàn)階段高校普遍存在的內(nèi)部控制重視程度不夠，制度體系建設還不夠完善，執(zhí)行不嚴等問題，已成為制約工程管理審計作用發(fā)揮瓶頸。如在施工過程中經(jīng)常出現(xiàn)的規(guī)避招投標、越權(quán)簽字審批、合同簽訂執(zhí)行不規(guī)范、結(jié)算簽證后補等問題，這些問題的根結(jié)就在于缺少或弱化內(nèi)部控制。

2.3 審計意見執(zhí)行難

審計執(zhí)行難也是高校審計工作中普遍存在問題。一是由于內(nèi)控建設不足，缺乏相應的規(guī)章制度，審計部門常常是單槍匹馬作戰(zhàn)，未與紀委監(jiān)察、組織人事等部門形成協(xié)調(diào)聯(lián)動；二是內(nèi)部審計力量薄弱，審計人員專業(yè)知識綜合性不強，造成對工程管理活動中屢審屢犯的共性問題梳理和總結(jié)不到位，對項目的疑點、難點追根溯源的決心和韌性不足。三是未形成和諧審計的局面，審計部門與項目管理部門常常成為矛盾體，項目管理部門感覺部門權(quán)力受到制約，工作成果受到質(zhì)疑，不愿承認在工程管理過程中存在管理漏洞和職能缺位，進而拖延抵觸、敷衍應付審計整改意見。

2.4 審計介入滯后

現(xiàn)階段大部分高校存在著事前主要由招標部門負責項目招標，事中由項目管理部門負責施工管理，事后審計部門負責結(jié)算審計的管理體制，人為的把完整的工作鏈條截斷為各個部分。雖然部分高校也提出要開展全過程跟蹤審計，并制定了相關(guān)的管理辦法，但在具體實施過程中還是以結(jié)算審計為主。事后審計導致許多施工過程無法全面了解，隱蔽工程難以現(xiàn)場見證，當結(jié)算中遇到爭議時，由于審計人員手里沒有詳細確鑿的記載和證據(jù)，常常只能將有關(guān)簽證單、驗收單等本應加以審計的資料作為審計依據(jù)，形成了審計工作漏洞。

3.新形勢下工程管理審計信息化解決方案

3.1 設計思路

1.OA 系統(tǒng)融合。充分利用OA 系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)的流程化、資源信息共享性來規(guī)范工程管理業(yè)務活動的申請和審批流程，實現(xiàn)審批環(huán)節(jié)顯性化和流程鏈條化及不相容崗位分離。

2.電子表單化。統(tǒng)一設計變更簽證單、材料核價單、竣工驗收單、工程報審表、付款審批單等電子表單，在信息化平臺中錄入表單內(nèi)容，設置必填項目，經(jīng)辦人網(wǎng)上填寫信息，也可直接下載打印。

3.協(xié)同工作平臺。網(wǎng)上審計、網(wǎng)上談判，網(wǎng)上認定，工程參建各方在本單位完成即可，無需反復傳遞紙質(zhì)文件和現(xiàn)場審計，減少審計成本、實現(xiàn)“讓信息多跑腿，讓群眾少跑腿”、“背對背審計”。

4.云審計。將工程資料和審計數(shù)據(jù)傳輸?shù)健霸啤敝校瑢徲嫎I(yè)務活動參與各方通過“云審計”平臺對不同的審計數(shù)據(jù)進行計算分析，在“云環(huán)境”中完成各自的工作。

5.實時跟蹤?，F(xiàn)場隱蔽工程圖片實時上傳，有利審計取證，項目進展實時發(fā)布，有利各方了解工程進展情況。

6.檔案電子化。將工程資料和審計文件存儲在服務器中，形成電子文檔，按一定規(guī)則確定的專屬編碼，方便查詢和下載。也可以線上直接打印后形成紙質(zhì)文檔。

3.2 信息化模塊構(gòu)建和功能分析

采用軟件工程領域結(jié)構(gòu)化化設計思想，可將信息化平臺分為門戶系統(tǒng)和審計系統(tǒng)兩個部分。門戶系統(tǒng)主要含信息公開、信息查詢和審計系統(tǒng)三個模塊。

1.信息公開可實現(xiàn)項目管理部門、施工單位等工程參加方對工程審計項目審計進度的實時查詢，部分審計結(jié)論面向全校師生公開。

2.信息查詢主要包含物資價格、企業(yè)資質(zhì)和票據(jù)鑒定等子模塊。實現(xiàn)企業(yè)基本情況查詢功能。全面了解有資金來往、業(yè)務關(guān)系的施工或供貨單位單位的注冊資金、經(jīng)營范圍、企業(yè)資質(zhì)、法人信息、社會信譽、業(yè)績、企業(yè)變更情況、經(jīng)營異常及違法信息等詳細資料；實現(xiàn)建筑材料、體育器械、實驗儀器設備、辦公耗材等價格的查詢功能，全面掌握采購物品的品牌、產(chǎn)地、規(guī)格型號、價格及市場評價等詳細資料；實現(xiàn)票據(jù)鑒別功能，能有效甄別車票、油票、住宿發(fā)票及部門所購物品發(fā)票等入賬憑證的真假。

3.審計系統(tǒng)為四個層次、每層為其上一層提供支持(如圖1所示)，對每層每個模塊，按照自底向上、逐一攻破的邏輯順序展開。審計系統(tǒng)負責實現(xiàn)平臺的核心業(yè)務，提供工程審計服務，以及賬戶權(quán)限管理、常用電子表單下載歸檔、造價數(shù)據(jù)的查詢調(diào)用等業(yè)務實現(xiàn)。

圖1 信息化平臺構(gòu)建

圖2 基本審計流程生命周期

4.信息化解決方案對高校工程管理審計的影響效果分析

4.1 有效改善工程內(nèi)部控制的設計與執(zhí)行不足的問題

信息化平臺可以根據(jù)高校內(nèi)控相關(guān)規(guī)定實現(xiàn)批準授權(quán)控制，在系統(tǒng)中賦予了每個人員不同的崗位分工和崗位職責，強制將人員、崗位、職責交叉配置，可以解決審批過程中不相容崗位分離的問題，避免線下審批環(huán)節(jié)中一人多責，跳躍審批等問題。同時，工程管理活動涉及立項審批、工程簽證審核、隱蔽工程驗收、工程材料批價、工程結(jié)算和付款控制等多個流程，不同的業(yè)務流程又有不同的審批環(huán)節(jié)，通過工程管理信息化平臺可以將工作任務分配至每個審批環(huán)節(jié)，在審批環(huán)節(jié)之間設置流轉(zhuǎn)指引，顯示審批進度，這樣可以避免線下審批過程中出現(xiàn)的對業(yè)務流程掌握不清，審批時間過長或人為操縱信息風險。

4.2 滿足審計全覆蓋和動態(tài)監(jiān)控要求

信息化平臺實現(xiàn)從創(chuàng)建項目、信息審核、審計啟動、過程跟蹤審計、結(jié)算審計等審計流程全生命周期管理(如圖2所示)，將項目管理部門、內(nèi)部部門、施工單位、第三方審計單位、監(jiān)理單位等均納入系統(tǒng)中，并對各方行為任務進行設定?？梢詫こ添椖拷ㄔO從項目立項到竣工結(jié)算付款所產(chǎn)生的領導批示、會簽單、洽商紀要、補充協(xié)議、材料批價單等進行全面的監(jiān)控和分析，使得項目參加各方能及時掌握項目實施過程中所產(chǎn)生的各種資料，對發(fā)現(xiàn)的問題及時解決。所有的業(yè)務必須提前審批，才能開展下一步工作，避免后補資料等現(xiàn)象發(fā)生。

4.3 解決工程中可能出現(xiàn)的腐敗問題

通過信息化平臺中的流程管理，工程管理活動的各環(huán)節(jié)均在平臺上留有痕跡，所有的審批環(huán)節(jié)均公開透明，誰經(jīng)辦、誰審批、誰負責，整個過程可以對財務、紀委、招標辦等相關(guān)部門開放查詢、監(jiān)督權(quán)限，這樣能提高業(yè)務經(jīng)辦人和部門領導的責任意識，有效的避免各類腐敗問題的發(fā)生。同時所有的數(shù)據(jù)的傳輸和任務的指派均通過平臺完成，施工單位和第三方審計單位之間進行數(shù)據(jù)和信息隔離，在平臺中均不顯示單位信息，這樣避免相互之間串通聯(lián)系（如圖3所示）。

5.結(jié)語

新形勢下高校工程管理審計信息化解決方案應以工程管理審計實際需求為前提，以解決工程管理審計存在問題為目標，利用互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術(shù)，建立網(wǎng)絡審計平臺，聯(lián)合財務處、資產(chǎn)處、招標辦、網(wǎng)絡中心等部門及委托審計單位，實現(xiàn)云審計功能，并在此基礎上，加強與工商網(wǎng)、稅務網(wǎng)、物價網(wǎng)、造價網(wǎng)等專業(yè)網(wǎng)站鏈接，建立價格數(shù)據(jù)綜合平臺，掌控權(quán)威數(shù)據(jù)，以提高審計工作管理水平。

圖3 審計工作基本流程圖