提升辦公室文書檔案管理工作的思考

李琦

【摘? 要】立足辦公室工作，文書檔案管理是不可或缺的組成部分。從表面上看，辦公室文書檔案管理主要是進(jìn)行資料的收集與歸檔，但是，其實(shí)質(zhì)上與辦公室各個(gè)工作細(xì)節(jié)息息相關(guān)，既關(guān)乎大局，又強(qiáng)調(diào)細(xì)節(jié)落實(shí)。在社會(huì)不斷進(jìn)步中，辦公室文書檔案管理工作向著系統(tǒng)化與精細(xì)化過度，其涉及的內(nèi)容更加復(fù)雜。為此，要全面落實(shí)文書檔案管理工作，充分發(fā)揮其在整體管理中的作用，實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，發(fā)揮文書檔案的價(jià)值，創(chuàng)設(shè)更加優(yōu)質(zhì)的發(fā)展氛圍。本文就提升辦公室文書檔案管理工作展開探討。

【關(guān)鍵詞】辦公室;文書檔案管理;思考

引言

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，單位對(duì)辦公室文書檔案的管理工作相當(dāng)重視，文書檔案的收集、整理與歸檔，不能隨便找一個(gè)工作人員去管理，而是需要專業(yè)的檔案管理工作人員來從事這份匯集技術(shù)性與服務(wù)性為一體的工作，保證文書檔案的完整性與安全性，不斷提高文書檔案管理的質(zhì)量，最大限度提高單位工作人員的工作效率。

1.辦公室文書檔案管理工作中存在的問題

1.1文書檔案管理工作尚未在全員范圍內(nèi)引起足夠重視

對(duì)于文書檔案管理工作而言，很多單位對(duì)其缺乏足夠的重視，尤其是很多管理者將其視為簡(jiǎn)單的辦公室工作，尚未有效納入管理工作范疇。另外，在一些管理人員看來，文書檔案管理工作就是進(jìn)行文件資料的收集與保存，不顧文件信息的價(jià)值。也就是說，文書檔案管理工作存在認(rèn)識(shí)不足、重視不夠的問題。

1.2缺少規(guī)范的文書檔案管理制度

由于缺乏規(guī)范的文書檔案管理制度，很多事業(yè)單位的文書檔案放置在行政辦公室的檔案室里，但是，一般情況下行政辦公室的工作人員工作任務(wù)過于繁重，根本沒有時(shí)間將其他文書檔案進(jìn)行整理、分類并歸檔。而且，有些辦公室人員沒有及時(shí)將用完的文件進(jìn)行歸檔，有時(shí)甚至?xí)?dǎo)致文件的丟失。因此，為了提高辦公室文書檔案管理的效率，單位領(lǐng)導(dǎo)要不斷規(guī)范文書檔案管理制度，讓單位的檔案管理工作人員都重視對(duì)文書檔案的管理工作，并不斷提高文書檔案的利用率，讓單位的文書檔案管理跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，進(jìn)一步促進(jìn)文書檔案管理的規(guī)范化。

1.3文書檔案管理模式滯后，制約管理效率的提升

基于當(dāng)前辦公室文書檔案管理工作，深受落后觀念的制約，加之整個(gè)專業(yè)素質(zhì)的落后，檔案管理模式仍以手工方式為主，忽視業(yè)務(wù)類型的差異，尚未認(rèn)識(shí)到歸檔時(shí)間與文書類型在篩選組卷中的影響。社會(huì)的不斷進(jìn)步加快文書檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)程，尤其是依托先進(jìn)的信息技術(shù)，電子化檔案管理成為趨勢(shì)。在這種情況下，如果文書檔案管理模式仍停滯不前，采取落實(shí)的傳統(tǒng)模式，管理效率無法提升，文書檔案管理質(zhì)量很難得到保障，勢(shì)必影響信息資源的可靠性，阻礙檔案利用效率的提升，制約檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，很難有效服務(wù)于辦公室以及單位的發(fā)展。

2.不斷提升辦公室文書檔案管理水平的策略

2.1加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，明確檔案人員的職責(zé)

事業(yè)單位日常工作中各部門的職責(zé)繁多，涉及面較廣，事業(yè)單位檔案涵蓋了文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、電子聲像檔案以及實(shí)物等各類檔案，其中還有設(shè)備檔案、科研檔案、基建檔案等。事業(yè)單位做好辦公室檔案管理工作需要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，使檔案管理能夠有據(jù)可行，有章可依，在制度上保證事業(yè)單位檔案工作程序化、規(guī)范化。在檔案的保管中，管理人員要保證檔案資源的安全性和完整性，使檔案資源發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

2.2定期清理過期文檔

辦公室文檔中存在很多過期失效的普通文檔，這些文檔在剛產(chǎn)生的時(shí)候還有著一定的效用，不過時(shí)間一長(zhǎng)便會(huì)變成廢紙，如果一直保存這些文檔，不僅會(huì)占用大量空間，而且還會(huì)浪費(fèi)有限的辦公資源，極易和其他文件搞混淆，給借閱和查找?guī)砗艽蟮穆闊?。所以，定期清理過期的失效文檔非常有必要，能夠有效提升辦公室文檔管理效率。針對(duì)這些過期的普通文檔，如果是電子文檔，可以結(jié)合具體情況直接刪除，又或者是進(jìn)行壓縮儲(chǔ)存;如果是紙質(zhì)文檔，則可以作為環(huán)保紙循環(huán)應(yīng)用。就重要文檔來說，雖然其具備期限長(zhǎng)、價(jià)值高等特征，不過依舊會(huì)出現(xiàn)過期失效的情況。而且如果一直保存已經(jīng)失效的重要文檔，會(huì)衍生潛在性的風(fēng)險(xiǎn)，所以及時(shí)清理意義重大。在重要文檔清理過程中，應(yīng)該先上報(bào)單位主要領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批之后，在分管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督下進(jìn)行銷毀或刪除。

2.3把信息技術(shù)運(yùn)用在文書檔案管理工作中去

隨著科技的日新月異，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于辦公室文書檔案管理領(lǐng)域。在信息化環(huán)境下，文書的整理、分類與歸檔，都將在信息化影響下變得更加規(guī)范，當(dāng)然，在文書歸檔的同時(shí)，也需著重考慮前期的文書處理工作和后期的歸檔工作，這對(duì)于資源的共享是極其有利的。因此，通過計(jì)算機(jī)對(duì)辦公室文書檔案進(jìn)行管理，能有效地實(shí)現(xiàn)文書處理與檔案管理的效率，還能提高檔案管理工作的安全性。通過將信息技術(shù)與文書檔案管理兩者之間相互融合，可以有效提升文書檔案管理工作的效率，在此期間，要求工作人員同時(shí)掌握辦公室文書檔案管理技術(shù)以及信息技術(shù)兩個(gè)方面，并且可以將兩者充分融合。在進(jìn)行檔案存放期間，首先需要將文書檔案信息錄入計(jì)算機(jī)中，隨后按照分類將文書檔案進(jìn)行保存。若是后續(xù)需要調(diào)取文書檔案，不需要像之前那般查找，只需要通過計(jì)算機(jī)，將文書檔案信息輸入計(jì)算機(jī)中，就可以在短時(shí)間內(nèi)獲取文書檔案的詳細(xì)信息。因此，要發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的一體化，需要將信息技術(shù)以及文書檔案管理工作兩者之間相互融合。

2.4引進(jìn)專業(yè)高素質(zhì)的檔案管理人才

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，文書檔案管理工作需要懂得互聯(lián)網(wǎng)電子信息技術(shù)的人才擔(dān)任，必須具備專業(yè)的業(yè)務(wù)能力和知識(shí)，懂得文書檔案管理理論、方法以及技巧。首先，構(gòu)建高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，引進(jìn)專業(yè)化高素質(zhì)的檔案管理人才，應(yīng)該具備現(xiàn)代化管理理論，具有互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)能力。其次，對(duì)現(xiàn)有管理人員實(shí)施培養(yǎng)，幫助他們學(xué)習(xí)新理念和新技術(shù)，掌握現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)管理技術(shù)。

2.5將文書檔案工作納入整體管理工作范疇，強(qiáng)化重視度的提升

為了有效落實(shí)辦公室文書檔案管理工作，要增強(qiáng)重視度，將其作為辦公室管理的重要內(nèi)容，納入規(guī)劃范疇，尤其關(guān)注其全局性發(fā)展，積極改變思路，對(duì)文書檔案工作進(jìn)行有效的規(guī)劃與部署。在工作開展過程中，要重視落實(shí)監(jiān)督工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中的問題，有針對(duì)性地進(jìn)行指出與調(diào)整，推廣先進(jìn)工作模式與工作方法，提升文書檔案管理工作在全員范圍內(nèi)的重視度。

2.6強(qiáng)化辦公室檔案管理的保密工作

檔案管理人員在對(duì)辦公室文書檔案進(jìn)行存儲(chǔ)以及保存的同時(shí)，務(wù)必按照我國(guó)相關(guān)的檔案管理制度規(guī)定，對(duì)事業(yè)單位重要文書檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，管理人員不得私自進(jìn)行復(fù)制、抄錄以及拍攝。檔案管理人員在確定檔案保密級(jí)別的同時(shí)，需要根據(jù)檔案文書的具體利用對(duì)象，對(duì)文書檔案的實(shí)際保密時(shí)間和保密范圍進(jìn)行規(guī)范，與此同時(shí)，管理人員需要根據(jù)文書檔案的不同保密級(jí)別依次分類處理，這樣有助于確保檔案的安全。

3.結(jié)語

總而言之，辦公室文書檔案管理工作是單位管理工作中的重要環(huán)節(jié)。因此，辦公室工作人員要意識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，并且采取一定的措施，不斷提高辦公室文書檔案管理水平，使得文書檔案管理工作不斷規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，為單位的建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

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