基于信息化的高校檔案建設(shè)與服務(wù)的探討

吳迪 吳耀東

摘 要：隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的突飛猛進，高校檔案信息化建設(shè)已成為高校檔案管理的重要內(nèi)容。為切實加強學校檔案信息化的建設(shè)，加快推進檔案信息資源的數(shù)字化、信息化管理，利用一體化、服務(wù)在線網(wǎng)絡(luò)，更好地為學校的改革與建設(shè)發(fā)展服務(wù)，學校檔案室在信息化建設(shè)的硬件設(shè)施、軟件平臺、網(wǎng)站建設(shè)、人才培養(yǎng)等方面，進行了全方位的建設(shè)。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù);檔案管理;高校

隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，高校檔案信息化管理工作是學校管理的重要工作。檔案是學校建設(shè)發(fā)展的重要組成部分。

1.搭建平臺，為推動檔案工作科學發(fā)展奠定基礎(chǔ)

1.1相關(guān)制度的建設(shè)。制定了檔案管理工作的各項措施，責任落實到各科室，將各部門、各學院歸檔管理納入到年終績效考核中，建立獎懲激勵機制，為學校以后的檔案信息化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。

1.2建立檔案信息化平臺。目前檔案數(shù)據(jù)庫中已經(jīng)有上萬條檔案目錄，經(jīng)過篩選之后開通了部分文件目錄的查詢權(quán)限，并且建立了檔案室局域網(wǎng)，實現(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)資源共享。學校經(jīng)常安排檔案工作人員到部分高校和地州檔案室參觀學習和經(jīng)驗交流。

1.3加大資金投入力度，軟硬件設(shè)施逐漸加強。學校對檔案室投入的經(jīng)費逐步增多，檔案室根據(jù)業(yè)務(wù)需求和開發(fā)企業(yè)聯(lián)合開發(fā)了綜合檔案管理系統(tǒng)，對全校的專兼職檔案人員集中培訓，并與學校的OA系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，提高了檔案信息著錄、檔案查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計的效率，加大了電子文件歸檔力度，并將原來的不同格式數(shù)據(jù)庫遷移置新開發(fā)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，豐富數(shù)據(jù)庫的信息。

1.4加強人才隊伍建設(shè)。隨著檔案信息化建設(shè)的要求越來越高，對檔案管理人員的素質(zhì)要求也越來越高，檔案專業(yè)要求計算機專業(yè)人員占比高，專業(yè)知識結(jié)構(gòu)需要更加的合理。

2.檔案信息化建設(shè)的方向

2.1現(xiàn)今是一個信息時代，在此背景下應(yīng)順應(yīng)時代的潮流，網(wǎng)絡(luò)文檔一體化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)歸檔，檔案查詢更加便捷。但似乎更注重的是收藏而非利用，其服務(wù)工作的作用并沒有被充分的發(fā)揮出。另外，檔案（如學籍檔案）的利用率是很高的，所以導致提供檔案利用服務(wù)的需求量也十分大，因工作效率低，在檔案室時常會出現(xiàn)排隊查閱檔案的情況。沒有完善好檔案信息資源基礎(chǔ)建設(shè)，檔案室內(nèi)雖藏儲著巨大的資源，但因沒做好前期的檔案管理，如數(shù)據(jù)著錄有缺失，導致檔案歸檔管理沒能夠良好的和利用服務(wù)進行，進而使服務(wù)質(zhì)量難以得到保證。

2.2完善專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。自成立檔案室起就開始對館藏資源實現(xiàn)信息化目錄管理，綜合檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了文檔一體化，但是隨著檔案信息的豐富，人們的要求也在不斷提高，更注重檔案的個性化和精品化，為了滿足人們對檔案信息的需求，需要建立各種門類的專題數(shù)據(jù)庫。例如學生需要英文成績單，這就需要建立成績翻譯專題數(shù)據(jù)庫;教師每年都要進行職稱評定和人事任免，需要建立職稱專題檔案數(shù)據(jù)庫和人事檔案專題數(shù)據(jù)庫等。但是，在前期的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)還有不盡如人意之處。專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)目的不明確。其主要的目的是便于利用，對館藏資源進行深層次的開發(fā)，借此來更好的滿足用戶的需求，但是實際上的建設(shè)過程中卻出現(xiàn)了較多的負面狀況，如過于重視數(shù)量指標、忽視數(shù)據(jù)的質(zhì)量以及服務(wù)效能等。沒有明確好專題檔案數(shù)據(jù)庫的利用需求。選題是其建立的核心，而選題又依賴于對檔案用戶需求的深入分析。檔案用戶需求分析的缺失必然會為檔案專題數(shù)據(jù)庫之后的利用埋下隱患。而目前的檔案系統(tǒng)在未建設(shè)檔案專題數(shù)據(jù)庫前，在幾乎很少去分析用戶需求，進而無法保證數(shù)據(jù)庫利用率。沒有統(tǒng)一好專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)標準?，F(xiàn)階段建設(shè)專題數(shù)據(jù)庫的最大難題就是怎樣將其標準化以及規(guī)范化。

3.檔案信息化建設(shè)的思考

3.1檔案事業(yè)隨著檔案信息化得到了巨大的機遇以及挑著，為了能夠更好的適應(yīng)時代的發(fā)展，加強建設(shè)檔案信息化是必然的，只有這樣才能夠有效的提高檔案信息的服務(wù)水平。想要做到檔案信息化，第一步需改變管理理念，樹立更重的新意識，如效益、服務(wù)以及信息意識，借此來提升檔案工作水平。建立完善的檔案管理制度。在此方面須遵循下列要求：規(guī)章制度要科學合理且緊貼單位實際以及檔案管理要求。制度要簡明實用，具有較強的可操作性，便于發(fā)揮出制度的規(guī)范以及指導作用。在始終保持嚴格的執(zhí)行制度。檔案部門有著雙重身份，它同時肩負檔案規(guī)章制度的制定者以及執(zhí)行者兩種身份。在落實規(guī)章制度的時候，一定要做到獎罰分明，將制度的權(quán)威性給充分的體現(xiàn)出來。加強對檔案工作宣傳力度。每年都要定期對學校各歸檔部門兼職檔案人員進行培訓，保證檔案歸檔的完整性。將檔案工作和校史展覽工作良好的結(jié)合在一起，將校史展覽作為引子，進一步的提升師生員工的檔案意識，帶動檔案資源的建設(shè)，實現(xiàn)史志和檔案工作的聯(lián)動，較好的發(fā)揮出校史展覽在育人方面的作用，使檔案工作能夠進一步的走進學校中心的工作，為學校中心的工作提供更好的服務(wù)。

3.2檔案管理手段和服務(wù)要創(chuàng)新。學校在信息化建設(shè)中明確提出“推進數(shù)字化檔案室建設(shè)，提高檔案管理、利用的科學化水平”，檔建設(shè)案信息化的主要目的就是實現(xiàn)應(yīng)用信息技術(shù)、檔案信息資源共享，借此來進一步的提升檔案利用服務(wù)水平。當前檔案室通過提高檔案管理水平和計算機技術(shù)，可以用更快捷的方式為學校師生提供服務(wù)，一改之前被動服務(wù)，利用擁有的檔案信息優(yōu)勢，挖掘檔案數(shù)據(jù)。完善專題檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息資源的整合。開展檔案信息資源整合和專題數(shù)據(jù)庫的研究應(yīng)用工作，建立高等學校檔案專題數(shù)據(jù)庫平臺，以檔案室藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫中不同全宗、不同類別、不同校區(qū)的重要的、利用價值高的檔案信息資源（如論文、學籍檔案、職稱職務(wù)、精品課程檔案、照片檔案、實物檔案、人物檔案、重點建設(shè)工程項目檔案等）為主要來源，經(jīng)過廣泛收集、數(shù)據(jù)分析、加工整合、篩選整理，進行信息的二次開發(fā)，之后再將整合后的信息交換至專題檔案數(shù)據(jù)庫中，借此來填補通用檔案管理系統(tǒng)缺失部分，可以提供給利用者另外一種的視覺感受，不但更好的滿足了利用需求，還進一步的優(yōu)化了利用模式，實現(xiàn)了真正意義上的信息資源共享。建立多層次、全方位的檔案利用新模式。建立健全內(nèi)部借閱管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)是高效的檔案利用服務(wù)的基礎(chǔ)，不無論用戶是到檔案室查詢利用檔案還是在網(wǎng)絡(luò)提交利用申請，用戶都都必須到計算機上提交查詢申請，檔案工作人員在按照用戶所提供的申請，相應(yīng)的提供服務(wù)工作，在借閱工作完成之后，檔案管理系統(tǒng)會自動把利用者的身份信息以及檔案工作人員查詢利用信息添加到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，這對于檔案室后期的利用登記和統(tǒng)計工作是十分有利的。全面提高檔案工作者的素質(zhì)。檔案事業(yè)之前發(fā)展緩慢是不爭事實，要從根本上改變這種面貌，培養(yǎng)出一批信息化建設(shè)的技術(shù)型、管理型以及復(fù)合型的人才，讓其具備較強的檔案信息意識和檔案信息獲取能力、分析問題的能力、開發(fā)利用能力等，有效地開展檔案咨詢和信息服務(wù)。

4.結(jié)語

信息技術(shù)的出現(xiàn)同時改變了原先檔案管理模式以及思維方式，高校檔案管理只有全面開展信息化建設(shè)，才能提供齊全完整豐富的檔案信息資源為學校的建設(shè)和發(fā)展提供必要的服務(wù)。

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（作者單位：新疆廣播電視大學;新疆工程學院，新疆 烏魯木齊 830049）