合同管理在企業(yè)內(nèi)控中的常見問題及改進措施

柯泳 惠州市鴻業(yè)電力有限公司

一、企業(yè)合同管理的重要性

企業(yè)在現(xiàn)代市場經(jīng)濟環(huán)境中的一切經(jīng)營行為最終都通過簽訂合同的方式才能得到有效體現(xiàn)。企業(yè)也可以通過依靠法律手段來制約其他企業(yè)的經(jīng)營方式，這一點主要體現(xiàn)在企業(yè)合同管理制度是否有效地被推行。合同的有效履行管理，可以有效幫助企業(yè)不斷樹立良好的企業(yè)形象及樹立企業(yè)誠信，可以有效幫助企業(yè)不斷提高其在市場經(jīng)濟環(huán)境中的企業(yè)核心市場競爭力，給企業(yè)帶來無限的發(fā)展商機，從而可以促進企業(yè)持續(xù)能夠穩(wěn)定健康發(fā)展。

伴隨著我國社會主義法治市場經(jīng)濟快速健康發(fā)展和相關(guān)法律法規(guī)體系逐步形成完善，合同已經(jīng)逐漸成為締約當事人或者雙方正確履行合同約定、遵守合同承諾的重要依據(jù)。任何企業(yè)每年都需面臨企業(yè)合同的制定、履約、變更和轉(zhuǎn)讓、解除或終止的復雜情況，如果沒有嚴格的企業(yè)合同經(jīng)營管理制度措施來進行約束，單憑中國工商行政監(jiān)督管理檢察機關(guān)等國家有關(guān)合同管理行政部門對企業(yè)合同管理實施嚴格監(jiān)管，這樣在監(jiān)管上的力度永遠是不足夠的[1]。

二、合同管理中存在的主要問題

（一）合同簽訂前期準備工作不充分

為了能避免日后容易出現(xiàn)投資合同糾紛，在投資合同正式簽訂之前，合同企業(yè)甲方首先應對投資合同企業(yè)乙方的長期履約業(yè)務能力、資格等條件做仔細進行調(diào)查，若在日后雙方簽訂合同，并在履約的過程中，乙方不按事先合同約定按期履行，最終可能會給合資企業(yè)甲方造成難以得到挽回的直接經(jīng)濟損失。

（二）合同管理工作沒有健全的法規(guī)，公司法制觀念淡漠，履約意識較差

公司為發(fā)展尋求不斷發(fā)展壯大，制定和出臺的公司優(yōu)惠政策較為嚴格，操作性比較不強，沒有實際政策運行中的效力。有時，企業(yè)雙方之間的交易也僅憑直接對方的聯(lián)系電話、傳真、發(fā)貨單等通知單就可以開展了，這樣的交易做法給企業(yè)合同書的履行過程帶來很大的經(jīng)濟安全隱患。合約管理部門即使不要求專門管理人，也必須分管清楚。既然《合同法》規(guī)范了表見代理，就必須強化對委任授權(quán)的監(jiān)督管理。因權(quán)限不清而負擔民事責任的情形也比比皆是。在實踐工作中，經(jīng)常看到授權(quán)委任不詳、委派期間缺少或不詳，并且合同專用章上隨處亂放的現(xiàn)象，這主要是由于法律意識淡漠導致的。《合同法》中規(guī)定，協(xié)議的簽訂必須有書面和口頭或其他多種形式，除即時簽訂者之外協(xié)議各方在協(xié)議時最好應當選擇書面的形式。對于盲目親信”口頭承諾”的協(xié)議，如果雙方當事人之間缺乏誠信便糾纏不清，造成了無謂的爭議。

（三）合同不規(guī)范，約定不明確，審驗條款不嚴謹

《合作法》規(guī)范了十五種知名條款?！逗献鞣ā分赃@樣細致地規(guī)范，為了避免在條款復雜或者條款不明時能依法處理。所以，在合約的訂立時，必須要清楚地確定合同條款的名稱，以免在爭議出現(xiàn)時不清楚如何運用合同條款中的有關(guān)條款。而中小企業(yè)為減少爭議、避免條文不清楚，往往采用更格式化的合同條款，但由于這種的合約條文相比而言規(guī)范得更為全面，所以，日本律師們建議盡量使用這種合同條款。

當公司在審驗合同條款內(nèi)容時，對于易出現(xiàn)使當事人產(chǎn)生錯誤的規(guī)定文字，或條款中的文字不規(guī)范等，會直接造成條款內(nèi)容無法有效執(zhí)行或易引起的爭議。最常見的問題是關(guān)于違約責任賠償方面的信息遺漏。所以，在對土地使用合同條款的內(nèi)容進行嚴格審查時需要做到細心、認真、嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，無疑是必要的。

（四）監(jiān)督體系完善性缺乏

在中國目前的公司內(nèi)部具體履行履約管理工作相關(guān)職責流程中，風險管控制度也存在著不同程度的內(nèi)部安全問題，其一是在具體履行風險管理工作時，在履行合約前和事后仲裁階段都只是其內(nèi)部管理實施上的側(cè)重問題，但對具體履約流程中的內(nèi)部管理工作關(guān)注程度不夠。其二是在部分實體公司內(nèi)，由于內(nèi)幕信息管理職能的界定錯誤，未能嚴密記載并追蹤簽訂合同情況，從而使得在簽訂合同流程中異常情況出現(xiàn)時，公司無法作出補救措施以及處理對策的科學制定，進而使其無法持續(xù)簽訂合同，從而使得公司無法有效地實施風險管控制度。三是監(jiān)管體制并沒有必要的健全性，公司自控方式的合法性也存在著相當程度的欠缺，缺乏有效的合同監(jiān)控與調(diào)整機制，雖然在此過程中，部分公司都設(shè)立了法務部門，同時也通過了專人專崗的設(shè)置保證了合同管理工作的高效實施，但監(jiān)管機制卻存在著很大程度的缺陷，使得法務部門無法實際介入公司的投資決策與談判，從而使得合同管理工作監(jiān)察系統(tǒng)無法有效發(fā)揮功能。

（五）變更合同時缺少所需的書面支撐材料

條款內(nèi)容變化主要涉及合同條款內(nèi)涵變化以及約定各方當事人的利害關(guān)系變化。合約內(nèi)容變化實質(zhì)上是在原有舊版合約的內(nèi)容基礎(chǔ)上作出的一次調(diào)整，以此方式來有效保障合同中的權(quán)力和義務能更好地進行完成，對于合同內(nèi)容上沒有較大修改的舊版合同，在一定大的程度上就相當于重新約定簽訂了一份新版的合同。因此，變更合同時的書面材料就顯得非常重要，當進行合同變更時單純只靠口語指導，沒有書面等材料，就無法支撐這份變更后合同的有效性，所以為了能夠更好地有效維護廣大企業(yè)家的合法權(quán)益，同時應該及時或者采取各種書面形式依法來對企業(yè)合同內(nèi)容進行授權(quán)變更。

（六）忽視了合同的動態(tài)管理

許多管理人員都面臨著對合同法管理工作認知上的偏差，因為他們在公司管理工作中常常忽略了合同法的動態(tài)情況管理工作，而以為自己所經(jīng)營管理工作的公司還沒有出現(xiàn)過合同糾紛就是已經(jīng)產(chǎn)生了合同法，并且可以在隨后尋找法律顧問處理爭議。盡管這也是一個有效處理法律問題的方式，但是這種亡羊補牢的做法，即便能有所彌補恐也會給公司帶來一定的影響。因為合同法的執(zhí)行是一個動態(tài)的流程，涉及簽訂、交付、檢驗、結(jié)算等等環(huán)節(jié)，而對手的履約情況能力又怎么樣，也只是經(jīng)過了上述不同的環(huán)節(jié)后才反映出來的。作為公司的管理人員，雖然在合約訂立之前就已對對方的商業(yè)信用狀況、注冊資本、商譽、生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模等問題進行過各方面的研究，但必須注意到的是，通過考察所取得的這些信息，僅僅說明了對手過去的商業(yè)狀況，而隨著公司生產(chǎn)經(jīng)營狀況的發(fā)展對手履約能力也可能變化，而對手履約能力究竟如何只能經(jīng)過對合約的動態(tài)管理工作才能進行真實的評估，所以，必須改正自身理解上的偏差，認真做好對合約的動態(tài)管理工作，才能更有效地減少因合約執(zhí)行而可能帶來的各種損失。

三、合同管理的改進措施

（一）合同管理體系結(jié)構(gòu)優(yōu)化

在進行合同交易管理的整個過程中，就需要把合同管理體系結(jié)構(gòu)進行優(yōu)化，在企業(yè)中應該建立完善的關(guān)于合同交易管理的規(guī)章制度，使合同管理在企業(yè)進行交易管理的整個過程中能夠真正做到有法可依，并且合同在交易簽訂的整個過程中更加的準確。企業(yè)合同管理體系結(jié)構(gòu)優(yōu)化主要目的是對企業(yè)合同的具體管理模式以及實際履行中如何履約、變更以及解除等問題進行全面的監(jiān)督管理。由于在最近的幾年企業(yè)中在后續(xù)簽訂合同的整個過程中經(jīng)常可能會遇到一些失誤問題，因此企業(yè)越來越多地重視對簽訂合同的科學管理，在企業(yè)中能夠建立一個比較完善并且科學的管理制度就顯得格外重要。在最近的幾年，我國的一些大型企業(yè)不斷進行合同管理體系結(jié)構(gòu)優(yōu)化，通過在企業(yè)中具體建立一套合同的執(zhí)行管理制度，能夠有效使企業(yè)合同在實際進行企業(yè)管理的整個過程中對其責任更加的明確，也就能夠有效減少企業(yè)合同在實際執(zhí)行管理過程中可能出現(xiàn)的各種風險[2]。

（二）強化合同管理，加強合同審核

合約管理中需要注重流程的監(jiān)督，以達到管理風險的事中管理，公司和合作方建立合作關(guān)系需要確保合約可以真正得以遵守，確保合約法律效果的達成。法律顧問部門和崗位管理人員對合同的履行流程實施監(jiān)督與指導，是合同管理的重要環(huán)節(jié)，通過流程監(jiān)督，可以洞察合同管理中出現(xiàn)的重大問題、公司經(jīng)營狀況和管理過程中出現(xiàn)的缺陷，對合同的完成狀況作出階段性記錄，并追蹤完整合同的履行流程，采用監(jiān)管關(guān)鍵控制點的方式管理合同執(zhí)行流程。當約定存在執(zhí)行不落實等情形時，合同主管機關(guān)及崗位人員必須及時與公司其他主管機關(guān)反映有關(guān)問題，并對管理策略的制定提出合理參考建議。在簽訂合同以前，有關(guān)人員就必須積極爭取起草合同文本的權(quán)力，在初步編寫完合同文本之后，有關(guān)人員還必須組織大律師或者專門律師對其內(nèi)容加以嚴格審核，并提交修改意見。在此過程中，合同監(jiān)督管理部門有關(guān)工作還必須以此為基點加以科學整改。對已進行簽約儀式并開始生效的合約，執(zhí)行機關(guān)還需要保證雙方嚴格遵守合同，不得私自改動內(nèi)容或變動，一旦改動內(nèi)容并取得雙方批準后，還必須進行書面形式補充協(xié)議。而在此過程中，簽約管理機關(guān)還必須嚴密檢查合約執(zhí)行狀況，并及時向主管機關(guān)反映無法及時完成的合約，同時進行補救措施，以防止合同中違規(guī)情況的出現(xiàn)。

（三）合同管理方式信息化

目前，國內(nèi)市場上的合同事務處理信息查詢管理系統(tǒng)已相當普遍，該信息系統(tǒng)已經(jīng)基本覆蓋了以處理合同事務管理信息為服務重點等十大主要的業(yè)務功能模塊。例如以現(xiàn)在市面上中石化合同管理樣板工程的管理方法為例，雖然中石化合同管理的合同信息業(yè)務模塊已經(jīng)基本成功實現(xiàn)了公司履約信息線上線下申報、會簽登記審批等功能，但該體系實際上還宜由合同相對人的信用審核。以及協(xié)議示范文件、履約結(jié)算等方面進行完成。其中特別要高度重視有關(guān)合同的履行動態(tài)變化管理，合同履行主辦主管部門一定要及時準確掌握有關(guān)合同書在履行過程中的動態(tài)變化，向有關(guān)合同履行主管部門及時反饋相關(guān)信息。對有關(guān)合同內(nèi)容進行及時修改、變更、補充或解除。同時，注重合同管理的主管部門對合同的依法履行過程監(jiān)督和合同結(jié)算前的管理也是非常十分必要的。

（四）針對出現(xiàn)的問題進行整改

面對公司違約合同的存在問題時，就需要及時處理公司合同法律關(guān)系管理是一項經(jīng)營法律管理關(guān)系，而違約糾紛的行為本身就是一項經(jīng)營違法行為，要及時履行依法繳納的合同違約金、索賠損失，或?qū)嵤娭七`約履行措施等各種法律相關(guān)后果，所以公司的法律顧問業(yè)務部門在負責審核并決定擬定違約條款時應在選用適當?shù)暮贤`約補救條件和合同補救條款時就變得非常關(guān)鍵，所以如果公司內(nèi)部有新的違約合同糾紛狀況突然出現(xiàn)，公司法人和律師部門就要及時區(qū)別情況，適時通過合同協(xié)調(diào)、仲裁或民事訴訟等方法加以解決，并積極依法保護其他公司的整體合法權(quán)益，從而降低其他公司的直接損失，對企業(yè)合作關(guān)系管理，應該做到進行的全過程、全方位、科學地有效管理。

（五）提高合同管理人員素質(zhì)

在對合同管理進行企業(yè)管理的整個流程中，十分關(guān)鍵的是企業(yè)管理者要不斷加強對合同管理的專業(yè)培訓，以提升合同管理者的素養(yǎng)。人才是各個領(lǐng)域想要發(fā)展的一個非常重要的推動因素，如果沒有人才的推動，很多事情很難深入科學的開展，相反如果有了人才的推動，面臨的各種事情也會得到有效的解決。所以企業(yè)要想提升合同水平，預防經(jīng)營風險，必須要重視人才的培養(yǎng)，將一批人才培養(yǎng)成技術(shù)嫻熟的優(yōu)秀從業(yè)者，既可以有效地解決工作中存在的不必要問題，也能提升工作效率，避免出現(xiàn)因為工作人員不專業(yè)而出現(xiàn)的問題。在對合同管理人員進行企業(yè)管理的整個過程中，合同的執(zhí)行管理人員對整個合同的實際履行過程有著十分直接的影響。企業(yè)可以能夠達到使得對合同進行管理人員的實際工作管理能力能夠得到很大的程度提高，并且還可以能夠達到使合同管理人員在對企業(yè)合同管理進行專業(yè)管理的工作過程中能夠?qū)崿F(xiàn)更好的工作效果。另外，企業(yè)通過對合同事務管理人員的多次培訓，能夠做到使合同事務管理人員能夠具有更強的企業(yè)法律法規(guī)觀念，使合同事務管理人員在進行合同事務管理的整個過程中也是能夠嚴格地按照企業(yè)法律的相關(guān)規(guī)范程度來嚴格進行，不會對一個企業(yè)的自身利益安全產(chǎn)生太大的不良影響。

（六）積極開展重合同、守信用活動，提升企業(yè)履約水平

合同管理工作中要對合同的管理流程加強關(guān)注，同時作為合同管理者也要積極參與過程，并且做到守信用，使得合同的管理更加安全。針對某些重要條款管理，公司更需要提高管理者的參與度，作為合同管理者要及時準確的了解條款的有關(guān)信息，并進行及時更新和跟進，出現(xiàn)風險提醒時要迅速做好記錄和回復，以防止問題進一步擴大，合作管理者也要進行最大程度的監(jiān)督力度，以防止出現(xiàn)無謂的爭議，合同管理者也要最大化的保障公司在重要條款管理工作中的合法權(quán)益。最終實現(xiàn)了提升企業(yè)合同管理的目的。

四、結(jié)語

通過對合同管理工作以及在公司內(nèi)控中出現(xiàn)的問題進行剖析，合同管理問題十分突出，因為對于各類合同的前期管理工作往往是可以保障公司內(nèi)部合作能夠持續(xù)順利地進行下去的一個關(guān)鍵工作，所以在一個公司中對于做好各類合同前期管理的工作流程中，必須對其進行十分的高度重視，并且，在針對公司合作中的各類合同管理流程中的問題時，要更加主動地找出管理流程中的主要問題與缺陷，并對此類問題做好了記錄分析以及相應的市場調(diào)研；同時也要做好對合同管理培訓工作，不斷提升管理者的整體素質(zhì)；在管理過程中更要全身心地投入進去，更深的挖掘管理中的不足；最終整理并制定出相應的合同應對對策以利于保證企業(yè)合同管理能夠順利地得到執(zhí)行。