完善航標(biāo)管理體系建設(shè)規(guī)范引領(lǐng)工作提質(zhì)增效
——淺談一體化管理體系建設(shè)的一點(diǎn)體會(huì)

楊 青/ 文

前言

隨著GB/T 24001-2016 和GB/T 45001-2020 標(biāo)準(zhǔn)的頒布、國(guó)內(nèi)各類(lèi)體系認(rèn)證的深入發(fā)展，越來(lái)越多的組織開(kāi)始關(guān)注如何將單獨(dú)運(yùn)行的體系結(jié)合起來(lái)，建立一套規(guī)范、統(tǒng)一的一體化管理體系，通過(guò)一體化審核，同時(shí)獲取多張認(rèn)證證書(shū)，以減少組織的管理成本，提高管理體系的運(yùn)行效率。

上海航標(biāo)處目前已建有質(zhì)量管理體系與信息安全管理體系，且運(yùn)行多年，有力地推動(dòng)了內(nèi)部管理活動(dòng)的規(guī)范化和科學(xué)化。隨著時(shí)代的進(jìn)步和航標(biāo)業(yè)務(wù)的發(fā)展，環(huán)境與職業(yè)健康安全日益受到重視，因此對(duì)已有體系進(jìn)行增補(bǔ)和有機(jī)整合，構(gòu)建一體化的管理方法和管理理念，將極大提升組織內(nèi)部的綜合管理水平，意義深遠(yuǎn)。

1 建立一體化管理體系的必要性

作為航海保障的基層單位，上海航標(biāo)處在貫徹落實(shí)部黨組提出的服務(wù)一流、保障有力的總體要求時(shí)，日常工作活動(dòng)涉及航標(biāo)質(zhì)量管理、航標(biāo)環(huán)境管理、航標(biāo)人員職業(yè)健康安全管理、航標(biāo)信息安全管理等方方面面，單純采用一種管理模式必然難以滿足客觀需要，但如果因?yàn)橐槕?yīng)時(shí)代的需要，一次次建立獨(dú)立的不同體系，又會(huì)帶來(lái)很多重復(fù)性工作，造成資源浪費(fèi)，不僅容易影響貫標(biāo)的實(shí)際效果，而且影響組織綜合管理水平和效益的提升。設(shè)計(jì)制訂一套精簡(jiǎn)而高效的一體化管理體系是優(yōu)化管理的必然趨勢(shì)，其重要性不言而喻。

2 實(shí)施一體化管理體系的可行性

2.1 四體系基本原理是一致的

盡管質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康、信息安全四大體系的適用范圍和目的對(duì)象不同，但都是通過(guò)過(guò)程模塊，對(duì)體系的全過(guò)程進(jìn)行管理與控制，即控制模式相同；每個(gè)體系都強(qiáng)調(diào)以預(yù)防為主，發(fā)揮預(yù)防功能；在要素管理方面，從注重技術(shù)解決發(fā)展到技術(shù)解決與管理職責(zé)解決并重；都適用于PDCA循環(huán)。

2.2 四體系要素結(jié)構(gòu)相同或相近

一是都要求建立文件化的體系，并對(duì)文件進(jìn)行控制；二是都要求明確管理職責(zé)和權(quán)限；三是都要求在相關(guān)職能和層次上建立目標(biāo)和指標(biāo)，并通過(guò)具體方案加以實(shí)施；四是都強(qiáng)調(diào)遵守相關(guān)的法律法規(guī)和體系的持續(xù)改進(jìn)；五是都要求對(duì)不符合項(xiàng)進(jìn)行控制，并建立糾正和預(yù)防措施；六是都要求對(duì)記錄進(jìn)行控制，并強(qiáng)調(diào)培訓(xùn)的重要性；七是四體系的結(jié)構(gòu)基本相同。

2.3 四體系公共部分可兼容

一是四體系方針、目標(biāo)的制定思路與方法是一致的；二是組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)確定的要求相似；三是培訓(xùn)、能力與信息交流的要求是一致的；四是文件記錄、控制要求是相同的；五是實(shí)施運(yùn)行、控制方法都要求“寫(xiě)到就要做到”的思路是相似的；六是管理評(píng)審、不合格控制、內(nèi)部審核、糾正預(yù)防措施、數(shù)據(jù)分析改進(jìn)等程序文件及操作方法的要求是一致的。

3 運(yùn)行一體化管理體系的優(yōu)勢(shì)

3.1 為各部門(mén)提供一個(gè)共同、連續(xù)的管理思路

通過(guò)建立一體化管理體系，使得各部門(mén)日常工作的行為方向趨于一致，在各部門(mén)之間形成一個(gè)共同的指導(dǎo)導(dǎo)向，有利減少內(nèi)耗、增強(qiáng)協(xié)作和銜接、提高效率。

3.2 更有效地利用資源，提升管理水平

建立一體化管理體系，必將促進(jìn)文件精簡(jiǎn)，共用文件增多，體系實(shí)施的各項(xiàng)活動(dòng)也更加合理。比如，單獨(dú)的管理體系評(píng)審每年都要召開(kāi)4次，管理體系整合后，只需招開(kāi)一個(gè)評(píng)審會(huì)，內(nèi)部審核綜合進(jìn)行，減少審核的頻次及審核要求的不一致，使資源的利用更加合理。

3.3 為長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供系統(tǒng)化的統(tǒng)一管理基礎(chǔ)

在清晰識(shí)別航標(biāo)服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)對(duì)象（用戶）和服務(wù)要求的基礎(chǔ)上，按照戰(zhàn)略過(guò)程、關(guān)鍵過(guò)程、支持過(guò)程三個(gè)層面將組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)劃分為9個(gè)模塊，結(jié)合四體系國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的要求，統(tǒng)一策劃、編制、建立一體化管理體系，有利于體系內(nèi)部各項(xiàng)工作之間的統(tǒng)一協(xié)調(diào)和管理，包括可從中尋求互補(bǔ)的解決方案，為組織的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供系統(tǒng)化的統(tǒng)一管理基礎(chǔ)。

3.4 簡(jiǎn)化審核程序，減少不同體系審核的差異

通過(guò)建立一體化的管理體系，可減少建立各種體系的工作量，只需辦理一次審核申請(qǐng)程序，減少審核訪問(wèn)次數(shù)，降低審核成本，在共同的管理原則和可兼容的各標(biāo)準(zhǔn)條款的基礎(chǔ)上，兼顧各自的特殊要求，形成一個(gè)完整、有機(jī)的管理體系，減少不同體系審核的差異。

4 一體化管理體系的策劃

4.1 策劃的邏輯思路

在策劃組織內(nèi)部一體化管理體系和編排體系文件時(shí)，不是對(duì)各個(gè)文件進(jìn)行簡(jiǎn)單羅列或機(jī)械性堆砌相加，而是以戰(zhàn)略過(guò)程、關(guān)鍵過(guò)程、支持過(guò)程三個(gè)層面為思考框架，將組織主要工作劃分為9個(gè)模塊，每個(gè)模塊又按照體系實(shí)際執(zhí)行的實(shí)用性和可操作性，細(xì)分為三個(gè)層次——程序文件、作業(yè)文件、記錄文件，最終達(dá)成體系文件之間相互統(tǒng)一、相互協(xié)調(diào)、相互補(bǔ)充、相互兼容的有機(jī)整體，充分發(fā)揮一體化體系的整體效益和效率。

4.2 策劃的基本原則

1）對(duì)管理對(duì)象相同、管理要求基本一致的內(nèi)容進(jìn)行整合。比如，將四體系中的文件控制與記錄、內(nèi)部審核與管理評(píng)審等進(jìn)行整合。

2）整合的管理性要求應(yīng)覆蓋四個(gè)體系要求的內(nèi)容，就高不就低，以四個(gè)體系中最高要求為標(biāo)準(zhǔn)、以GB/T 19001質(zhì)量管理體系為主。比如，法律法規(guī)的識(shí)別、更新及其他要求、合規(guī)性評(píng)價(jià)等四個(gè)體系的要求均有差別，按要求最高的來(lái)編制控制文件。

3）整合后的管理體系文件應(yīng)具有可操作性，當(dāng)在同一級(jí)別的文件中不能完整描述其全部要求時(shí)，將引用下一層級(jí)的文件進(jìn)行描述，使之條理清楚，可操作性強(qiáng)。比如采購(gòu)程序，組織內(nèi)部的采購(gòu)程序涵蓋工程、貨物、服務(wù)三大類(lèi)，當(dāng)涉及具體采購(gòu)工作的開(kāi)展及采購(gòu)效果的評(píng)價(jià)時(shí)，須引用下一層級(jí)計(jì)劃項(xiàng)目管理辦法、合同管理辦法、航標(biāo)器材采購(gòu)、航標(biāo)信息資產(chǎn)供應(yīng)及外包管理辦法、航標(biāo)養(yǎng)護(hù)要素外包實(shí)施細(xì)則等相關(guān)作業(yè)文件，當(dāng)采購(gòu)?fù)瓿珊螅绾问褂?、保管、維護(hù)直至報(bào)廢，須到裝備管理模塊引用相關(guān)的程序文件。

4）一體化管理體系文件的設(shè)計(jì)總體秉持三個(gè)“有利于”的原則，即有利于減少文件數(shù)量，便于文件使用；有利于統(tǒng)一協(xié)調(diào)體系的設(shè)計(jì)、運(yùn)行與監(jiān)視測(cè)量，實(shí)現(xiàn)資源共享；有利于提高管理效率，降低管理成本。

4.3 策劃的基本方法

本次嘗試探索的航標(biāo)體系文件的設(shè)計(jì)主要是運(yùn)用5W1H思路分析確定整合內(nèi)容的。四體系中具有對(duì)應(yīng)關(guān)系的航標(biāo)業(yè)務(wù)活動(dòng)，當(dāng)具有一個(gè)以上要素相同時(shí)，就對(duì)其進(jìn)行整合。

如果who（誰(shuí)來(lái)做）相同，即四體系都有同一要求，可整合由一個(gè)人來(lái)做。比如管理者代表，四體系都要求設(shè)立“管理者代表”負(fù)責(zé)體系的建立、實(shí)施和保持，那么整合后的一體化管理體系，就只設(shè)立一個(gè)管理者代表，統(tǒng)一負(fù)責(zé)體系的相關(guān)事項(xiàng)。

如果what（做什么）相同，那么原來(lái)幾個(gè)不同部門(mén)做相同的事，就可以合并由一個(gè)部門(mén)去做。比如采購(gòu)，原來(lái)由各個(gè)部門(mén)分散進(jìn)行的采購(gòu)管理，可合并為一個(gè)程序文件，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)科負(fù)責(zé)。

如果what（做什么）相同，而how（如何做）不同，則可以通過(guò)引用下一層級(jí)的文件加以詳細(xì)描述。比如，本次探索設(shè)計(jì)一體化體系文件中，我們?cè)谥椒?wù)模塊下設(shè)計(jì)一個(gè)程序文件和五個(gè)作業(yè)文件就體現(xiàn)出這一整合思想。

如果who（誰(shuí)來(lái)做）相同，what（做什么）也相同，那么how（如何做）也相同。比如，四體系都要求對(duì)各自的體系內(nèi)容進(jìn)行意識(shí)和能力的培訓(xùn)，通過(guò)提供培訓(xùn)對(duì)人員能力進(jìn)行評(píng)定、保持適當(dāng)記錄等措施來(lái)控制，那么就可以進(jìn)行整合。本次探索就將信息人員和特種作業(yè)人員的相關(guān)管理辦法，從海區(qū)導(dǎo)航中心和運(yùn)保科整合到辦公（人事）科，統(tǒng)一作為人力資源管理程序下面的作業(yè)文件。

如果who（誰(shuí)來(lái)做）相同，when（何時(shí)做）相同，where（何地做）相同，而what（做什么）和how（如何做）不相同，也可以進(jìn)行整合。比如，環(huán)境和職業(yè)健康識(shí)別與評(píng)價(jià)，我們?cè)谕环葑鳂I(yè)文件中同時(shí)規(guī)定了環(huán)境和職業(yè)健康安全方面“做什么和如何做”，而不必分別編寫(xiě)各自的要求。

5 一體化管理體系文件的編制

一體化管理體系是以文件為載體的管理方法的體現(xiàn)，它的價(jià)值在于能夠通過(guò)文件的形成，提供明晰的工作規(guī)范和運(yùn)行準(zhǔn)則，使得組織內(nèi)部各項(xiàng)活動(dòng)做到“有章可依”，是標(biāo)準(zhǔn)要求與組織實(shí)際工作情況相結(jié)合的產(chǎn)物，具有可重復(fù)使用性和可追溯性。

5.1 體系文件編制的要求

1）符合性

內(nèi)容符合四體系標(biāo)準(zhǔn)要求和組織內(nèi)部工作的實(shí)際情況。四體系是建立一體化管理體系的依據(jù)，通過(guò)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)條款涵義的反復(fù)理解，進(jìn)而轉(zhuǎn)化到單位航標(biāo)體系文件的內(nèi)容編寫(xiě)上。但由于標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍比較寬廣，且標(biāo)準(zhǔn)只提出一些基本要求，而航標(biāo)工作也有自身的特色，所以我們?cè)诰唧w修編文件內(nèi)容時(shí)，需要兩者兼顧。

2) 層次性

此次我們?cè)趪L試探索體系文件的設(shè)計(jì)時(shí)，經(jīng)反復(fù)琢磨，最終決定采用三個(gè)層面（戰(zhàn)略過(guò)程、關(guān)鍵過(guò)程、支持過(guò)程）、9個(gè)模塊（戰(zhàn)略和計(jì)劃、過(guò)程管理、人力資源管理、助航服務(wù)、應(yīng)急管理、航標(biāo)養(yǎng)護(hù)、風(fēng)險(xiǎn)與安全管理、計(jì)劃與財(cái)務(wù)、裝備管理）、3個(gè)層級(jí)（程序、作業(yè)、記錄）的架構(gòu)，即3-9-3的結(jié)構(gòu)形式，從而體現(xiàn)出航標(biāo)工作的各個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程，在縱向形成一條航海保障工作線，在橫向各個(gè)業(yè)務(wù)模塊之間相互交叉，構(gòu)成一個(gè)縱橫交錯(cuò)、彼此之間聯(lián)絡(luò)緊密的棋盤(pán)格局。

3）可操作性

單個(gè)體系文件內(nèi)規(guī)定了各項(xiàng)活動(dòng)的要求、控制標(biāo)準(zhǔn)及記錄方式，文件與文件間有接口、銜接。體系運(yùn)行時(shí)，這些內(nèi)容與實(shí)際工作緊密結(jié)合，確保內(nèi)容均具備落實(shí)條件。

5.2 文件的構(gòu)成及編寫(xiě)次序

1）體系文件三個(gè)層級(jí)的結(jié)構(gòu)內(nèi)容

a.第一層級(jí)是由用于描述體系管理過(guò)程所要求的各項(xiàng)活動(dòng)有哪些及如何開(kāi)展的程序文件構(gòu)成，又分成兩大類(lèi)：第一大類(lèi)程序文件是標(biāo)準(zhǔn)要求的，如文件控制與記錄程序、內(nèi)審與管理評(píng)審程序、不合格品控制程序、糾正與預(yù)防控制程序等；第二大類(lèi)程序文件主要是由各具體業(yè)務(wù)活動(dòng)中為防止偏離方針、目標(biāo)或指標(biāo)而策劃實(shí)施的工作程序，如助航服務(wù)程序、養(yǎng)護(hù)管理程序、裝備管理程序等。以上兩類(lèi)程序都是以過(guò)程模塊為對(duì)象，進(jìn)行歸類(lèi)整合之后編寫(xiě)的。

b.第二層級(jí)作業(yè)文件和第三層級(jí)記錄文件均屬于支持性文件，是對(duì)第一層級(jí)文件的細(xì)化和補(bǔ)充，如各類(lèi)管理辦法、規(guī)定、方案、指導(dǎo)書(shū)和記錄表單等。

本次嘗試探索在航標(biāo)業(yè)務(wù)領(lǐng)域建設(shè)一體化體系的文件，其層次結(jié)構(gòu)圖如圖1所示。

2）編寫(xiě)次序

本次管理體系文件編寫(xiě)次序，采用的是自上而下的方式，即按照“管理手冊(cè)-程序文件-作業(yè)文件-記錄文件”的順序進(jìn)行編寫(xiě)。優(yōu)點(diǎn)是有利于上下文銜接、層次明確，缺點(diǎn)是需要反復(fù)修改、耗時(shí)。

5.3 體系文件編寫(xiě)

1)手冊(cè)的編寫(xiě)

管理手冊(cè)是按照標(biāo)準(zhǔn)建議的一般結(jié)構(gòu)編寫(xiě)的，主要包括封皮、目錄、概述、正文和附圖附表等。因?yàn)槭撬捏w系合而為一的管理手冊(cè)，所以在正文部分的描述是以質(zhì)量活動(dòng)要求為主線，適當(dāng)插入環(huán)境、職業(yè)健康、信息安全的相應(yīng)內(nèi)容，形成有機(jī)結(jié)合，以確保管理手冊(cè)同時(shí)滿足并覆蓋四體系的相關(guān)要求，做到顧此不失彼。同時(shí)，因手冊(cè)是綱領(lǐng)性的闡述，且質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康、信息安全各個(gè)過(guò)程之間的相互關(guān)系，因此對(duì)某些過(guò)程或活動(dòng)只做了簡(jiǎn)要說(shuō)明，或直接提供索引到具體文件的途徑。

2）程序文件的編寫(xiě)

兩大類(lèi)程序文件基本上是按照7個(gè)方面進(jìn)行編寫(xiě)的，即目的和適用范圍、引用文件、術(shù)語(yǔ)和定義、職責(zé)與權(quán)限、管理內(nèi)容與方法（PDCA）、相關(guān)支持性文件、記錄，從而界定出工作的步驟、方法和職責(zé)。

程序文件編寫(xiě)中，最大難點(diǎn)是優(yōu)化文件內(nèi)容和數(shù)量。我們本著同時(shí)滿足四體系要求對(duì)形成程序文件數(shù)量要求和確保業(yè)務(wù)活動(dòng)中需要重點(diǎn)控制的過(guò)程受控外，還注重在實(shí)現(xiàn)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康、信息安全中做到文件兼容，盡量增加共用文件數(shù)量，專(zhuān)用文件數(shù)量應(yīng)少盡少。比如對(duì)環(huán)境、職業(yè)健康，凡是涉及重要環(huán)境因素、重大危險(xiǎn)源的過(guò)程或活動(dòng)都有相應(yīng)的控制文件，以防止偏離方針目標(biāo)，但對(duì)文件記錄、內(nèi)審、人力資源、不合格事件、糾正預(yù)防、管理評(píng)審等，做到四合一。

3）作業(yè)文件的編寫(xiě)

當(dāng)程序文件不能滿足某些具體活動(dòng)的特定要求時(shí)，就有必要編制作業(yè)文件，對(duì)該活動(dòng)的操作、控制、驗(yàn)證的方法和管理進(jìn)一步細(xì)化，如作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等。針對(duì)目前組織的實(shí)際情況，即作業(yè)指導(dǎo)書(shū)大部分是技術(shù)性的，管理性的內(nèi)容較少，因此在格式上基本與程序文件相似，只是內(nèi)容方面重點(diǎn)講述如何做以及做到什么程度，涉及的過(guò)程或活動(dòng)比較具體單一，使用部門(mén)或者人員相對(duì)固定，內(nèi)容上堅(jiān)持簡(jiǎn)明扼要、直截了當(dāng)?shù)脑瓌t，需要操作人員理解并能按期操作即可。在數(shù)量上比程序文件多。

圖1 層次結(jié)構(gòu)圖

4）記錄文件的編寫(xiě)

記錄文件格式參照文件控制的要求進(jìn)行了設(shè)計(jì)與更改，在管理體系結(jié)構(gòu)中屬于第三層級(jí)文件，是各項(xiàng)職能活動(dòng)取得成果或完成活動(dòng)的反應(yīng)載體，起到證明或者證實(shí)作用。目前組織內(nèi)部的記錄文件大多以表格形式出現(xiàn)，也有少量文字形式、實(shí)物樣品、照片、錄像等，日常工作中需要注意收集，以便于日后易于識(shí)別和檢索。

6 小結(jié)

今年是上海航標(biāo)處嘗試探索在航標(biāo)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，按照質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康、信息安全的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)計(jì)和（試）運(yùn)行一體化管理體系的第一年，需要在接下來(lái)的時(shí)間內(nèi)，通過(guò)文件與實(shí)際情況的不斷磨合，不斷進(jìn)行修改完善。相信隨著一體化管理體系理念的不斷深入人心以及工作中的不斷踐行，終將成為規(guī)范引領(lǐng)單位航標(biāo)工作提質(zhì)增效的又一利器。