試論醫(yī)院人事檔案的信息化管理工作

湖南省邵陽(yáng)市腦科醫(yī)院

醫(yī)院人事檔案管理是一項(xiàng)非常重要的信息資源管理工作，它是醫(yī)院人員個(gè)人經(jīng)歷和社會(huì)實(shí)踐的重要記錄，是其業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、實(shí)戰(zhàn)業(yè)績(jī)等的重要反映，也是重要的人事信息資源。重視和加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，只有堅(jiān)持人事檔案信息化管理，才能促進(jìn)醫(yī)院人事制度改革，合理有效配置醫(yī)院人力資源。

一、打造高素質(zhì)信息化檔案管理隊(duì)伍

醫(yī)院人事檔案信息化管理的主體是管理人員，他們素質(zhì)的高低直接關(guān)乎人事檔案管理的質(zhì)量，所以必須要切實(shí)提升全體人事檔案管理人員的整體素質(zhì)。首先，在平時(shí)的醫(yī)院人事檔案工作中，有關(guān)人才的錄用需要將計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)作為選聘人才的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，以確保所招收的工作人員都具備高超的計(jì)算機(jī)操作技能，提升醫(yī)院人事檔案管理人員的整體計(jì)算機(jī)水平。其次，醫(yī)院需要對(duì)內(nèi)部的人事檔案管理人員進(jìn)行合理劃分和安排，同時(shí)需要合理分配新員工和老員工，以便可以實(shí)現(xiàn)老員工帶新員工的發(fā)展策略，逐步使其明確人事檔案管理工作中的要點(diǎn)，不斷提升醫(yī)院人事檔案管理工作的整體質(zhì)量。

二、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化的途徑

（一）建立完整的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)如下：1.完善人事檔案信息綜合數(shù)據(jù)庫(kù)，建立信息收集網(wǎng)絡(luò)、傳遞方式，制定人事信息收集內(nèi)容。2.建立人事檔案信息分類數(shù)據(jù)庫(kù)，保證數(shù)據(jù)采集準(zhǔn)確，隨時(shí)更新。3.建立數(shù)字檔案庫(kù)，借助多媒體設(shè)備（如電子掃描儀或數(shù)碼相機(jī)）將人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，刻錄光盤。4.完善和建立辦公信息數(shù)據(jù)庫(kù)，人事檔案管理日常的辦公業(yè)務(wù)均列為辦公信息數(shù)據(jù)庫(kù)的服務(wù)范圍。

（二）建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度。在制定信息化建設(shè)的規(guī)章制度時(shí)，參照國(guó)家和有關(guān)部委頒發(fā)的檔案信息化建設(shè)法規(guī)，研究制定以下幾種制度：計(jì)算機(jī)人事檔案信息管理的暫行辦法；計(jì)算機(jī)人事檔案信息收集與歸檔管理的暫行辦法；計(jì)算機(jī)人事檔案信息提供與利用的暫行辦法；計(jì)算機(jī)人事檔案的安全與保密制度等條規(guī)，確保各項(xiàng)條款的實(shí)用性。

（三）培養(yǎng)一支高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍。人事檔案管理工作需要高素質(zhì)，復(fù)合型人才，具備良好的個(gè)人素質(zhì)、較高的文化知識(shí)、有一定外語(yǔ)水平，懂得人事檔案管理專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用和維護(hù)知識(shí)，全面了解和自覺執(zhí)行人事檔案信息管理方面的法律、法規(guī)、制度和標(biāo)準(zhǔn)，在工作中具有較強(qiáng)的適應(yīng)性、穩(wěn)定性和創(chuàng)造性，能夠下功夫研究并解決當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中遇到的一些實(shí)際問題，還要善于探索未來(lái)人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展思路。

（四）加大安全保密工作力度。要經(jīng)常組織人事檔案工作者開展計(jì)算機(jī)信息安全保密方面的教育活動(dòng)，如業(yè)務(wù)講座、經(jīng)驗(yàn)交流、專家巡回演講和展覽等教育形式，不斷增強(qiáng)廣大人事檔案工作者安全保密意識(shí)，逐步提高安全防范的工作能力；要結(jié)合人事檔案信息的利用情況，嚴(yán)格確定利用對(duì)象、方式和時(shí)間，避免信息利用無(wú)序。為防止人事信息傳輸中的非法訪問、非法收集和刪除破壞等現(xiàn)象發(fā)生，應(yīng)在相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)接口部位安裝監(jiān)控設(shè)備，并定期進(jìn)行檢測(cè)與維護(hù)。為防止計(jì)算機(jī)病毒侵入人事信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，要經(jīng)常用有關(guān)清毒軟件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)做好清毒，確保人事信息萬(wàn)無(wú)一失。

三、強(qiáng)化現(xiàn)代信息化檔案管理落實(shí)

在新形勢(shì)下，醫(yī)院的管理工作中涉及越來(lái)越多的人事檔案信息和數(shù)據(jù)，所以現(xiàn)代化管理是其發(fā)展的必然趨勢(shì)，這就需要充分結(jié)合醫(yī)院信息管理系統(tǒng)和人事檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，以便可以借助一體化的管理來(lái)提升人事檔案管理的質(zhì)量和效率。相較于傳統(tǒng)人事檔案管理方式，信息化人事檔案管理比較開放，并且可以更好地適用于新形勢(shì)下的醫(yī)院管理工作，提升人事管理工作的效率，所以必須要合理運(yùn)用信息化管理手段來(lái)逐步將其納入醫(yī)院綜合管理環(huán)節(jié)中。

伴隨著醫(yī)院信息一體化趨勢(shì)的加劇，醫(yī)院需要有效地集合相關(guān)數(shù)據(jù)來(lái)優(yōu)化和整合有關(guān)的資源，切實(shí)結(jié)合人事檔案、績(jī)效考核以及平時(shí)的工作，同時(shí)需要強(qiáng)化其計(jì)算機(jī)管理意識(shí)和現(xiàn)代化意識(shí)，以便逐步提升檔案管理的使用價(jià)值；要逐步從傳統(tǒng)封閉型的人事檔案管理方式向開放型管理方式轉(zhuǎn)變，并要推動(dòng)相應(yīng)檔案管理人員服務(wù)意識(shí)的改變，以便可以為教學(xué)、科研和應(yīng)用提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。此外，隨著醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)工作的快速推進(jìn)，為了更好地實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，有必要強(qiáng)化相應(yīng)管理人員。

四、健全檔案信息系統(tǒng)維護(hù)保障

人事檔案信息系統(tǒng)本身是一個(gè)處于動(dòng)態(tài)的管理系統(tǒng)，其需要進(jìn)行定期維護(hù)以及相關(guān)數(shù)據(jù)的更新工作。為了最大限度發(fā)揮人事檔案信息系統(tǒng)的最大功效，就必須要培養(yǎng)工作人員在信息化條件下的意識(shí)，提高其工作素質(zhì)；醫(yī)院人事信息的錄入工作要保持準(zhǔn)確性和完整性，并要具備良好的系統(tǒng)更新意識(shí)，及時(shí)更新和校準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫(kù)的準(zhǔn)確性；要建立數(shù)據(jù)安全監(jiān)測(cè)機(jī)制，以全面確保網(wǎng)絡(luò)、軟件、運(yùn)行和人事信息數(shù)據(jù)等方面的安全性；在醫(yī)院人事檔案信息化管理的過程中，需要對(duì)檔案管理工作紀(jì)律進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，嚴(yán)格管控網(wǎng)絡(luò)信息安全管理方面的各項(xiàng)規(guī)章和制度，定期對(duì)有關(guān)的管理人員進(jìn)行思想政治教育工作，使他們可以切實(shí)樹立保密觀念；要根據(jù)檢索人員的具體權(quán)限類別來(lái)合理確定檢索信息的范圍和內(nèi)容情況，切實(shí)杜絕人事檔案管理工作的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和其他外圍進(jìn)行有效連接，以便可以借此來(lái)確保醫(yī)院人事檔案相關(guān)信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

結(jié)束語(yǔ)

在信息化時(shí)代，醫(yī)院人事檔案管理工作必須要朝著信息化的方向加速轉(zhuǎn)型，通過一系列措施，切實(shí)推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)實(shí)踐，以提高人事檔案管理工作的效率、質(zhì)量和規(guī)范性，促進(jìn)人事工作的優(yōu)化，提高效能。