轉(zhuǎn)制科研院所實(shí)施“一本式”計(jì)劃管理的操作方案

張蓓蓓，王景楓

(上海船舶運(yùn)輸科學(xué)研究所 航運(yùn)技術(shù)與安全國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室，上海 200135)

0 引 言

新中國(guó)成立以來(lái),尤其是改革開(kāi)放以來(lái),我國(guó)的科技事業(yè)快速發(fā)展，取得了很多舉世矚目的成就，這其中每個(gè)項(xiàng)目的成功實(shí)施都離不開(kāi)科學(xué)有效的項(xiàng)目計(jì)劃管理和合理周密的項(xiàng)目進(jìn)度管控，國(guó)家重大工程項(xiàng)目更是如此。

國(guó)家重大工程項(xiàng)目是指通過(guò)核心技術(shù)突破和資源集成，在一定時(shí)期內(nèi)完成的重大戰(zhàn)略產(chǎn)品、關(guān)鍵共性技術(shù)和重大工程。按照《國(guó)家中長(zhǎng)期科學(xué)技術(shù)發(fā)展規(guī)劃綱要(2006—2020 年)》的定位，國(guó)家重大工程項(xiàng)目是我國(guó)深化科技體制改革的“試驗(yàn)田”。[1]

近年來(lái)，隨著現(xiàn)國(guó)家重大工程的科技信息化和系統(tǒng)集成化程度不斷提升，與之配套的項(xiàng)目管理要求不斷提高。對(duì)于一般的轉(zhuǎn)制科研院所而言，受管理體制等因素的制約，繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理方式已難以滿足其對(duì)國(guó)家重大工程項(xiàng)目的管理需求。對(duì)此，本文結(jié)合項(xiàng)目管理工作經(jīng)驗(yàn)，依托某國(guó)家重大工程項(xiàng)目的管理實(shí)踐，通過(guò)對(duì)項(xiàng)目管理的特點(diǎn)和需求進(jìn)行梳理,提出涵蓋項(xiàng)目全生命周期的“一本式”計(jì)劃管理操作方案。

1 國(guó)家重大工程項(xiàng)目的管理特點(diǎn)

國(guó)家重大工程項(xiàng)目涉及的領(lǐng)域較廣，包括航空、航天、船舶、兵器和電子等，具有發(fā)展速度快，聚焦新技術(shù)、新材料，高度集成化、信息化、智能化，更新?lián)Q代周期短和跨領(lǐng)域等特點(diǎn)，一般由背景項(xiàng)目、重大基礎(chǔ)研究項(xiàng)目、演示驗(yàn)證項(xiàng)目、重大專項(xiàng)和型號(hào)研制等組成(見(jiàn)圖1)[2]。由于大型項(xiàng)目包含的信息集成化程度很高，覆蓋面較廣，涉及的專業(yè)和配套單位較多，因此要求各相關(guān)專業(yè)和各參與單位在實(shí)施科研生產(chǎn)過(guò)程中進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)互通、信息共享和設(shè)備互聯(lián)，而這與傳統(tǒng)的單一項(xiàng)目管理相比難度很大。

圖1 國(guó)家重大工程項(xiàng)目的分類和特點(diǎn)

國(guó)家重大工程項(xiàng)目與一般的項(xiàng)目管理需求相比有本質(zhì)上的不同，主要體現(xiàn)在：

1) 一般項(xiàng)目的任務(wù)目標(biāo)相對(duì)比較明確，更偏向于遵照市場(chǎng)的原則實(shí)施管理，以預(yù)定的工期、造價(jià)和質(zhì)量等為管理目標(biāo)；重大工程項(xiàng)目通常屬于創(chuàng)新性活動(dòng)，風(fēng)險(xiǎn)管控比一般項(xiàng)目嚴(yán)格，在項(xiàng)目開(kāi)始時(shí)很難精確量化項(xiàng)目條件。

2) 一般項(xiàng)目在完成既定目標(biāo)、達(dá)到既定要求之后即宣告結(jié)束，而重大工程項(xiàng)目完成之后，其效果不能簡(jiǎn)單地用一般項(xiàng)目的管理成果衡量，需從政治、經(jīng)濟(jì)、國(guó)防、環(huán)境和技術(shù)等方面綜合考慮，有些指標(biāo)在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法用市場(chǎng)的原則評(píng)價(jià)。

3) 一般項(xiàng)目的管理方法注重常規(guī)的工期、預(yù)算、質(zhì)量和資源分配方面的一些固有工具，如網(wǎng)絡(luò)圖和控制圖等，與工具有密切的關(guān)系，可能會(huì)因工具運(yùn)用失敗而影響其任務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。重大工程項(xiàng)目雖然離不開(kāi)必要的工具，但若不考慮項(xiàng)目可持續(xù)發(fā)展的要求、組織攻克項(xiàng)目核心技術(shù)的手段、管理龐大隊(duì)伍的方法和政治因素等，就可能導(dǎo)致失敗。

因此，國(guó)家重大工程項(xiàng)目在引入項(xiàng)目管理模式時(shí)應(yīng)考慮可持續(xù)發(fā)展要求、國(guó)家意志下的市場(chǎng)原則、大型復(fù)雜項(xiàng)目管理模式及其協(xié)調(diào)能力、溝通能力和合作能力。

2 轉(zhuǎn)制科研院所項(xiàng)目計(jì)劃管理現(xiàn)狀

計(jì)劃是管理工作的一個(gè)重要組成部分，任何一個(gè)項(xiàng)目的順利實(shí)施都離不開(kāi)計(jì)劃的制訂和管理。企業(yè)實(shí)施計(jì)劃管理的目的是提高工作效率，合理調(diào)度企業(yè)資源，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外各方面的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，最終提高企業(yè)的整體效益。對(duì)國(guó)家重大工程項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃管理的主要目標(biāo)是通過(guò)核心技術(shù)突破和資源整合，在一定時(shí)期內(nèi)完成關(guān)鍵技術(shù)研究或重大工程。相比企業(yè)項(xiàng)目管理，國(guó)家重大工程項(xiàng)目管理更需要一個(gè)科學(xué)周密、完備詳細(xì)、可行可控、動(dòng)態(tài)靈活的計(jì)劃。[3]

我國(guó)科研院所的管理體系經(jīng)過(guò)多年的豐富完善，已較為成熟，但對(duì)于轉(zhuǎn)制科研院所而言，在從專門的科研機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)型為科技型企業(yè)過(guò)程中，繼續(xù)采用傳統(tǒng)的科研項(xiàng)目管理方式存在以下問(wèn)題：

1) 在項(xiàng)目開(kāi)始階段往往無(wú)法使項(xiàng)目全體參與者都明確項(xiàng)目目標(biāo)，無(wú)法正確地將其分解為管理要素，使范圍確定、承擔(dān)的任務(wù)和計(jì)劃控制等處于可控狀態(tài)；

2) 在執(zhí)行計(jì)劃管理過(guò)程中，管理理念較為落后，存在重觀念輕數(shù)據(jù)的問(wèn)題，認(rèn)為計(jì)劃管理只是一種原則、原理，而不是可量化、可控制的過(guò)程；

3) 在項(xiàng)目協(xié)同方面，無(wú)法建立完備的重大工程實(shí)施團(tuán)隊(duì)，徹底打破行政管理部門之間的壁壘，形成一支完整的項(xiàng)目管理實(shí)施團(tuán)隊(duì)，使管理工作全面融入到項(xiàng)目研究全過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)對(duì)國(guó)家重大工程項(xiàng)目的全生命周期管理；

4) 在項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃上，沒(méi)有嚴(yán)格的進(jìn)度期限要求，無(wú)法明確項(xiàng)目中各項(xiàng)活動(dòng)的進(jìn)度關(guān)系、關(guān)鍵活動(dòng)和關(guān)鍵路徑，導(dǎo)致項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)無(wú)法把控，存在項(xiàng)目進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)；

5) 很多先進(jìn)高效的現(xiàn)代化信息管理技術(shù)在科研院所的應(yīng)用率不高。

由于以上問(wèn)題的存在，若繼續(xù)沿用傳統(tǒng)管理方式實(shí)施國(guó)家重大工程項(xiàng)目管理，則難以適應(yīng)國(guó)家重大工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，無(wú)法滿足預(yù)期的管理要求。

3 “一本式”計(jì)劃管理的內(nèi)涵

“一本式”計(jì)劃管理是一項(xiàng)全方位的工作，貫穿于項(xiàng)目的整個(gè)生命周期，涵蓋管理的所有因素，包括項(xiàng)目目標(biāo)、指令、工作描述、時(shí)間、成本、質(zhì)量、決策和信息反饋等，在項(xiàng)目開(kāi)始執(zhí)行之前，即可通過(guò)制訂計(jì)劃確定項(xiàng)目的決策和實(shí)施。[4]

圖2 項(xiàng)目計(jì)劃的修改和完善

“一本式”項(xiàng)目計(jì)劃除了具備可操作性和可執(zhí)行性以外，還具備可考核性和衡量性。計(jì)劃不是固定不變的，其過(guò)程既可以是反復(fù)的，又可以是可修整的，一項(xiàng)好的計(jì)劃是在反復(fù)迭代、不斷完善之后形成的，這在國(guó)家計(jì)劃的制訂和管控中較為常見(jiàn)(見(jiàn)圖2)。根據(jù)多年的國(guó)家重大工程項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，“一本式”計(jì)劃可很好地彌補(bǔ)轉(zhuǎn)制科研院所管理體系的不足，若制訂的方案較為合理，且得到了有效實(shí)施，則該計(jì)劃管理能滿足國(guó)家重大工程項(xiàng)目的管理需求，確保項(xiàng)目順利實(shí)施。

4 “一本式”計(jì)劃的操作方案

4.1 計(jì)劃制訂原則

我國(guó)重點(diǎn)科研裝備的研制和生產(chǎn)往往是同步進(jìn)行的，對(duì)于轉(zhuǎn)制科研院所而言，由其承接的國(guó)家重大工程項(xiàng)目通常是在合同還未簽訂或項(xiàng)目研制要求還未明確的情況下就已啟動(dòng)。由于存在很多不確定因素，這會(huì)使得項(xiàng)目的計(jì)劃調(diào)整要貫穿于項(xiàng)目的整個(gè)生命周期。

根據(jù)多年的科研項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)，國(guó)家重大工程項(xiàng)目研制過(guò)程一般可分為預(yù)研和研制2個(gè)階段，其中：

1) 預(yù)研階段主要指設(shè)備全面研制之前的先行研究和研制階段，有選擇地開(kāi)展關(guān)鍵技術(shù)集成、先進(jìn)技術(shù)演示和驗(yàn)證；

2) 研制階段主要指形成科研成果的階段，必須經(jīng)歷樣機(jī)設(shè)備研制和首制設(shè)備研制。

首制設(shè)備研制是在樣機(jī)的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，因此樣機(jī)研制階段十分關(guān)鍵，要求較高。樣機(jī)研制可分為概念樣機(jī)研制、初步樣機(jī)研制和工程樣機(jī)研制等3個(gè)階段，每個(gè)階段都包括方案設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工制造、試驗(yàn)驗(yàn)證和樣機(jī)鑒定等過(guò)程，復(fù)雜度較高，這使得項(xiàng)目計(jì)劃必須覆蓋項(xiàng)目的整個(gè)生命周期。因此，在制訂項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃時(shí)，可根據(jù)樣機(jī)研制階段的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和合同交付驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目工作內(nèi)容進(jìn)行分解，即工作分解結(jié)構(gòu)(Work Breakdown Structure，WBS)，用甘特圖(Gantt)或網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖形成一級(jí)計(jì)劃和二級(jí)計(jì)劃。隨著項(xiàng)目的深入推進(jìn)，可對(duì)樣機(jī)研制階段的工作內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，形成更詳細(xì)的WBS，最終形成完整的“一本式”計(jì)劃(見(jiàn)圖3)。

在實(shí)際操作中，可使用微軟Project軟件輔助制訂計(jì)劃，生成的甘特圖也稱進(jìn)度管理圖，是一種簡(jiǎn)單的水平條形圖，通常以日歷為基準(zhǔn)描述項(xiàng)目任務(wù)，其中：水平軸表示日歷時(shí)間線；每個(gè)線條表示1項(xiàng)任務(wù)，任務(wù)名稱垂直地列在左側(cè)；線條的起點(diǎn)和終點(diǎn)對(duì)應(yīng)水平軸上的時(shí)間，分別表示任務(wù)的開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間；線條的水平長(zhǎng)度表示任務(wù)的持續(xù)時(shí)間。同一時(shí)間段內(nèi)有多個(gè)線條，表示這些任務(wù)是同時(shí)進(jìn)行的。圖4為甘特圖軟件生成效果圖。

4.2 計(jì)劃制訂方式

本文以某轉(zhuǎn)制科研院所在“十三五”期間承擔(dān)的某國(guó)家重大工程項(xiàng)目為例，對(duì)計(jì)劃制訂方式進(jìn)行分析。該科研院所運(yùn)用“一本式”計(jì)劃推進(jìn)項(xiàng)目執(zhí)行，取得了較好的成效。該“一本式”計(jì)劃可分級(jí)制訂、逐級(jí)管理，可根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模分為零級(jí)、Ⅰ級(jí)、Ⅱ級(jí)和Ⅲ級(jí)等4個(gè)等級(jí)[5]。

a) 網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖

b) 工作分解結(jié)構(gòu)圖

圖4 甘特圖軟件生成效果圖

1) 項(xiàng)目立項(xiàng)之后，相關(guān)主管部門可根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)和立項(xiàng)論證階段的實(shí)際情況編制項(xiàng)目工作說(shuō)明書(shū)，同時(shí)可進(jìn)行任務(wù)分解，制訂項(xiàng)目的零級(jí)計(jì)劃，包括項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和各分解任務(wù)的完成時(shí)間及重要節(jié)點(diǎn)。

2) 分項(xiàng)任務(wù)承研單位在制訂項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，可由項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)照合同節(jié)點(diǎn)完善和補(bǔ)充項(xiàng)目全生命周期計(jì)劃，根據(jù)工作說(shuō)明書(shū)和任務(wù)分解制訂Ⅰ級(jí)計(jì)劃，并確定質(zhì)量管理節(jié)點(diǎn)；同時(shí)，運(yùn)用ERP(Enterprise Resource Planning)系統(tǒng)完善項(xiàng)目管理信息，根據(jù)相關(guān)部門的審批確定工作分工，將科研任務(wù)分解下達(dá)給各業(yè)務(wù)部門或項(xiàng)目小組，包括審批之后的Ⅰ級(jí)計(jì)劃。

3) 任務(wù)下達(dá)之后，項(xiàng)目分項(xiàng)經(jīng)理根據(jù)Ⅰ級(jí)計(jì)劃倒排出本部門或項(xiàng)目組的詳細(xì)工作計(jì)劃(Ⅱ級(jí)計(jì)劃)，并上報(bào)給項(xiàng)目經(jīng)理。項(xiàng)目經(jīng)理可通過(guò)“甘特圖”將所有科研工作內(nèi)容羅列出來(lái)，清晰地描述每項(xiàng)任務(wù)的開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間和各任務(wù)之間的并行關(guān)系，清楚地顯示重疊任務(wù)，即可同時(shí)執(zhí)行的任務(wù)；任務(wù)的實(shí)際進(jìn)度可反映在任務(wù)條形圖上，清楚地指示任務(wù)完成情況和項(xiàng)目進(jìn)展情況，清晰地判斷哪個(gè)階段提前于進(jìn)度或滯后于進(jìn)度，便于項(xiàng)目經(jīng)理追蹤項(xiàng)目執(zhí)行情況。

甘特圖使用簡(jiǎn)單，表意明確，閱讀難度相對(duì)較低，適用于復(fù)雜度不高、子任務(wù)之間關(guān)系比較簡(jiǎn)單和項(xiàng)目周期較長(zhǎng)的項(xiàng)目，因此大部分國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)目都能采用該方法實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的制訂和調(diào)整。除此以外，項(xiàng)目經(jīng)理拿到分項(xiàng)目經(jīng)理提供的Ⅱ級(jí)和Ⅲ詳細(xì)計(jì)劃之后，還可將在研內(nèi)容以網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖(見(jiàn)圖5)的形式表達(dá)出來(lái)。網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖又稱項(xiàng)目計(jì)劃評(píng)審技術(shù)(Program Evaluation and Review Technique，PERT)圖 ，是一個(gè)有向圖，其中：剪頭表示任務(wù)，可標(biāo)注完成該任務(wù)的時(shí)間；過(guò)程中的節(jié)點(diǎn)表示流入節(jié)點(diǎn)的任務(wù)結(jié)束，并開(kāi)始流出節(jié)點(diǎn)任務(wù)，這里將節(jié)點(diǎn)稱為事件。只有當(dāng)流入該節(jié)點(diǎn)的所有任務(wù)都結(jié)束時(shí)，節(jié)點(diǎn)表示的事件才出現(xiàn)。PERT圖可直觀地反映各分項(xiàng)任務(wù)的進(jìn)度安排、項(xiàng)目關(guān)系和時(shí)間先后順序等。相比甘特圖，PERT圖更高效，可通過(guò)關(guān)鍵路徑法(Critical Path Method，CPM)計(jì)算出計(jì)劃任務(wù)中的關(guān)鍵路徑。該路徑是網(wǎng)絡(luò)圖中持續(xù)時(shí)間最長(zhǎng)的路徑，決定項(xiàng)目整個(gè)生命周期時(shí)間。關(guān)鍵路徑上的節(jié)點(diǎn)為關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，任務(wù)為關(guān)鍵任務(wù)，可判定哪些任務(wù)應(yīng)是主攻和主控的對(duì)象，進(jìn)而可通過(guò)資源調(diào)配優(yōu)化整個(gè)項(xiàng)目周期，挖掘計(jì)劃中的潛力。在國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)目中，可將網(wǎng)絡(luò)圖中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)作為科研合同考核評(píng)審點(diǎn)，進(jìn)度調(diào)整是通過(guò)關(guān)鍵路徑任務(wù)調(diào)整實(shí)現(xiàn)的。

圖5 網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖

4.3 計(jì)劃管理方式

有效的項(xiàng)目計(jì)劃可避免或解決項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，而嚴(yán)格的項(xiàng)目計(jì)劃管理能保證計(jì)劃得到有效落實(shí)，二者是相輔相成的[6]。

國(guó)家有關(guān)部門最新出臺(tái)的關(guān)于配套科研生產(chǎn)項(xiàng)目的管理辦法指出，要充分運(yùn)用系統(tǒng)工程和并行工程的思維、方法，強(qiáng)調(diào)以項(xiàng)目為核心的計(jì)劃集成?！耙槐臼健庇?jì)劃管理涉及項(xiàng)目各階段的計(jì)劃，包括方案設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)、外協(xié)采購(gòu)、生產(chǎn)總裝和試驗(yàn)聯(lián)調(diào)等。通過(guò)項(xiàng)目經(jīng)理將科研和生產(chǎn)任務(wù)分解到各職能部門或項(xiàng)目組，并動(dòng)態(tài)地反饋給項(xiàng)目經(jīng)理，形成“一本式”計(jì)劃，定期(周、月度、季度和年度)追蹤，檢查實(shí)際偏離計(jì)劃的情況，從而避免進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)。相較于傳統(tǒng)計(jì)劃，“一本式”計(jì)劃更具完整性和統(tǒng)一性，能避免各職能部門或項(xiàng)目組之間獨(dú)立計(jì)劃、獨(dú)自管理的沖突和矛盾。

“一本式”計(jì)劃管理能實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目涉及領(lǐng)域或部門的全面覆蓋，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃管理的精細(xì)化、程序化和可控化。國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)目較為復(fù)雜，且易受國(guó)際形勢(shì)和客戶需求變更等因素的影響，這些不確定因素制約著項(xiàng)目計(jì)劃的制訂，因此實(shí)施項(xiàng)目“一本式”計(jì)劃的動(dòng)態(tài)管理非常重要，應(yīng)通過(guò)不斷地分析、評(píng)估、調(diào)整和確認(rèn)，逐步完善項(xiàng)目計(jì)劃，使其貫穿于整個(gè)項(xiàng)目生命周期，使項(xiàng)目各階段的目標(biāo)更明確，進(jìn)而確保國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)目順利開(kāi)展。

5 結(jié) 語(yǔ)

本文通過(guò)分析我國(guó)轉(zhuǎn)制科研院所科研項(xiàng)目計(jì)劃管理的現(xiàn)狀，結(jié)合國(guó)家重大工程項(xiàng)目的特點(diǎn)和管理要求，以某國(guó)家重大工程項(xiàng)目為例，分析了轉(zhuǎn)制科研院所實(shí)施“一本式”計(jì)劃管理的可行性，并提出了涵蓋項(xiàng)目全生命周期的“一本式”計(jì)劃制訂和管理建議。實(shí)踐結(jié)果表明，轉(zhuǎn)制科研院所在執(zhí)行國(guó)家重大工程項(xiàng)目時(shí)，采用“一本式”計(jì)劃和管理方案不僅可行，而且具有很強(qiáng)的可操作性。