適用于項目型企業(yè)的ERP系統(tǒng)設計開發(fā)

武虎東，陳思平，趙仁宏

(中遠海運科技股份有限公司，上海 200135)

0 引 言

企業(yè)資源計劃(Enterprise Resource Planning，ERP)系統(tǒng)是一種由物資需求計劃(Material Requirement Planning,MRP)演變而來的，將企業(yè)管理、業(yè)務流程、企業(yè)資源和計算機系統(tǒng)整合為一體形成的企業(yè)資源管理系統(tǒng)[1]。目前ERP的應用范圍已從制造業(yè)擴展到服務業(yè)和政府機關(guān)等領(lǐng)域。

目前國內(nèi)的標準化ERP產(chǎn)品大多以制造業(yè)領(lǐng)域的企業(yè)為實施對象，以采購、庫存、生產(chǎn)、銷售和財務為核心，對以項目為驅(qū)動，以工程、軟硬件系統(tǒng)集成和非標準化單件生產(chǎn)等為主營業(yè)務的項目型企業(yè)的ERP系統(tǒng)的研究較少[2]。因此，本文以某典型高科技企業(yè)為例，介紹一種適用于項目型企業(yè)的ERP系統(tǒng)，重點著眼于項目的預算管理、項目執(zhí)行和項目核算，重點介紹該系統(tǒng)的需求、總體流程、核心功能和系統(tǒng)實現(xiàn)效果，為同類型ERP系統(tǒng)的設計開發(fā)提供參考。

1 系統(tǒng)需求分析

該企業(yè)是一家以工程承包、系統(tǒng)集成和軟件開發(fā)等為主營業(yè)務的高科技企業(yè)，不同于普通的生產(chǎn)制造型企業(yè)，其不生產(chǎn)標準產(chǎn)品，管理顆粒度以項目為單位，是典型的項目型企業(yè)。該企業(yè)設計開發(fā)的ERP系統(tǒng)是一套以項目管理為核心，融入項目型企業(yè)特定的組織架構(gòu)、部門職能和管理思想，最終將市場信息收集、經(jīng)營合同管理、采購管理、財務管理和固定資產(chǎn)管理等復雜多樣的業(yè)務流程串聯(lián)，形成的數(shù)據(jù)準確、流程全面的企業(yè)資源管理系統(tǒng)。

該系統(tǒng)從市場信息收集開始，依次涉及經(jīng)營合同簽訂、預算制訂、預算下達、項目執(zhí)行與控制、預算分析與調(diào)整、結(jié)算和考核評價等環(huán)節(jié)。這些業(yè)務環(huán)節(jié)可分為市場經(jīng)營管理、預算計劃管理、項目執(zhí)行管理和核算管理等4部分，具體各部分的需求如下。

1) 市場經(jīng)營管理：用于收集匯總企業(yè)的市場經(jīng)營信息，以合同協(xié)議草案或投標信息等形式形成記錄。將中標或達成協(xié)議的信息形成企業(yè)的各類合同。

2) 預算計劃管理包括預算管理和計劃管理，其中：

(1) 預算管理是指根據(jù)企業(yè)的規(guī)章制度和成本計算規(guī)則，對項目的預算成本(設備材料費、外協(xié)費、輔助材料費、稅金和合同其他約定成本)進行核定；

(2) 計劃管理是指制訂項目的參與人員、支出、進度、采購、結(jié)算和質(zhì)量安全等方面的計劃，后續(xù)對項目實際情況進行檢查、監(jiān)督和預警。

3) 項目執(zhí)行管理包括費用管理、采購管理和進度管理，其中：

(1) 費用管理是指對項目的各類成本進行監(jiān)控和審批，按單項預算控制成本，能準確反映項目的預算和實際成本的執(zhí)行情況；

(2) 采購管理是指根據(jù)采購申請進行詢比議價和談判，并生成采購和外協(xié)合同。同時,可對合同供應商的資質(zhì)和業(yè)績等信息進行管理，支持對合同發(fā)票和支付情況進行審批、查詢和管理；

(3) 進度管理是指對項目進度進行監(jiān)控，反映工期、收款、支付和結(jié)算等方面的進度計劃與實際情況的差異。

4) 核算管理包括單項目核算和部門核算，其中：

(1) 單項目核算是指針對單個項目當前已產(chǎn)生的成本和收款，按公式進行階段或完工結(jié)題，將已結(jié)算部分利潤和成本納入當年考核指標中計算?？筛鶕?jù)項目查詢應收賬款、應付賬款、發(fā)票、保證金和保函等信息，并可對其進行預警和控制。

(2) 部門核算是指在年中和年底考核時，根據(jù)部門的項目執(zhí)行情況和產(chǎn)生的制造費(包括員工薪資、水電煤費用和固定資產(chǎn)采購費用等)，按指標公式生成部門業(yè)績綜合報表，作為企業(yè)對部門進行業(yè)績考核的依據(jù)。

ERP系統(tǒng)的成本控制重視事前編制預算、事中控制成本和事后核算[3]，分別對應該系統(tǒng)的預算計劃管理、項目執(zhí)行管理和核算管理。本文主要對這3部分進行闡述。

圖1 系統(tǒng)流程圖

2 系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)

2.1 總體流程

系統(tǒng)流程兼顧各部門的管理需求和執(zhí)行效率，能在符合企業(yè)管理制度要求的前提下減少繁瑣的手續(xù)，提高審批效率。該流程從市場經(jīng)營業(yè)務開始到項目最終結(jié)算，將合同、預算和財務等項目串聯(lián)，反映系統(tǒng)的業(yè)務流和數(shù)據(jù)流(見圖1)。

1) 合同協(xié)議草案和投標信息收集：主要用于收集市場信息，為合同簽訂提供參考依據(jù)，同時對投標的文件、資質(zhì)和報價等信息進行審批。

2) 經(jīng)營合同審批：分為“填報”“部門審核”“法務審核”“管理層審核”和“蓋章”，實現(xiàn)對合同的在線審批。

3) 客戶管理：在經(jīng)營合同審批通過并生效之后，系統(tǒng)會自動將客戶加入客戶管理模塊進行統(tǒng)一管理。

4) 預算計劃審批：預算計劃實現(xiàn)對項目預算、項目計劃和制造費預算的審批。項目預算在系統(tǒng)中分為填寫、確認、審核、上報、審核、調(diào)整和下發(fā)等階段。項目計劃根據(jù)經(jīng)營合同和企業(yè)制度的制定，分為填寫、確認、審核和下達等階段。制造費預算以年度為單位確定，分為編制、填寫、審核、調(diào)整和下發(fā)等階段，由企業(yè)根據(jù)各部門的情況統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，成本發(fā)生之后以分攤的方式計入項目成本。

5) 項目歸檔：對項目實施過程中形成的相關(guān)文件和成果等進行審批、存檔和備查。

6) 項目收款和項目開票：對企業(yè)應收賬款和對應發(fā)票進行登記審批。

7) 費用發(fā)生：有費用申請、費用報銷和采購等3種方式。費用申請和費用報銷用于非采購預算的產(chǎn)生和審批；采購根據(jù)集中采購的原則，按預算向集采部門發(fā)起申請，審批通過之后進行詢比議價。

8) 采購流程：包括供方管理、采購合同審批、到貨確認、采購支付和合同結(jié)算。

(1) 供方管理是指對供應商的基本信息、資質(zhì)、銀行賬號和等級等信息進行管理,通過采購合同評價、用戶評價和年度考評實現(xiàn)對供應商等級的評定;

(2) 采購合同審批是指根據(jù)詢比議價結(jié)果選擇供應商簽訂合同，實現(xiàn)對設備、外協(xié)和合同條款等的審批;

(3) 到貨確認是指采購的設備到貨之后，經(jīng)檢驗數(shù)量和質(zhì)量無誤之后，進行收貨確認;

(4) 采購支付是指根據(jù)合同條款對預付款、采購發(fā)票和應付賬款進行審批和管控;

(5) 合同結(jié)算是指貨、票和支付都結(jié)束之后，對采購合同進行結(jié)算和歸檔審批。

9) 項目結(jié)算：根據(jù)已產(chǎn)生的成本和收款，對項目進行階段結(jié)算或完工結(jié)算處理。

10) 公司核算：根據(jù)所有項目和制造費用的支出、收入和進度，對企業(yè)經(jīng)營合同額、收款、預計成本和實際成本等進行分析，形成不同維度的綜合報表。

2.2 核心功能

系統(tǒng)核心功能由預算計劃管理、項目執(zhí)行管理和核算管理等3部分組成，完成對預算事前計劃、事中控制和事后反饋的閉環(huán)控制。

2.2.1 預算計劃管理

預算計劃管理的內(nèi)容及對應的功能和作用見圖2。

圖2 預算計劃管理的內(nèi)容及對應的功能和作用

系統(tǒng)采用零預算規(guī)則，若預算沒有通過審批，則不允許產(chǎn)生成本。材料、外協(xié)勞務和固定資產(chǎn)預算需提交采購申請，采用明細控制預算，每項都不允許超過預算；運行費用、低值易耗品和其他采用分組控制，總成本不允許超過預算，不控制單筆支出額度。

預算填寫完成之后，可根據(jù)項目預算明細金額計算單項目的預計成本和利潤,計算公式如下：

1) 項目預計成本=材料預算+外協(xié)費用+運行費+銷項稅+印花稅-增值稅抵扣+制造費分攤;

2) 項目預計利潤=項目運行額-項目預計成本。

預算編制完成之后，項目預算的產(chǎn)生和項目進度需嚴格按預算計劃執(zhí)行。若出現(xiàn)不符合預算的情況，可變更預算內(nèi)容并報相關(guān)部門審批。

預算計劃是企業(yè)對項目經(jīng)營管理的規(guī)劃，通過合同條款和項目建設內(nèi)容提前估算項目成本和利潤，然后根據(jù)計劃對費用的產(chǎn)生和項目進度進行管控，從而減少企業(yè)資金占用，規(guī)避執(zhí)行過程可能存在的風險，使利潤最大化。

2.2.2 項目執(zhí)行管理

項目執(zhí)行管理實現(xiàn)采購相關(guān)流程、報銷請款、開票收款和過程文件管理等的錄入和審批。

2.2.2.1 采購管理

采購管理包括采購合同管理、供應商管理、發(fā)票管理和支付管理。

1) 采購合同管理用于記錄采購來源、供應商、合同明細、支付條款和合同文本等，可按不同條件對合同進行檢索。

2) 供應商管理用于維護供應商的基本信息、等級、可用性和額度等，可查看各供應商的應付賬款和發(fā)票等情況。

3) 發(fā)票管理用于錄入合同的發(fā)票信息。

4) 支付管理用于管控付款，按付款方式分為預付款和支付款2種。預付款是在供應商沒有開具發(fā)票之前需支付的款項，需進行嚴格管理，且收到發(fā)票之后需及時核銷；支付款是應付賬款支出。

采購是項目運行中的重要環(huán)節(jié)，費用占比較大，合規(guī)性和支付是管控的重點,需嚴格按采購計劃進行，防止大規(guī)模占用企業(yè)的資金，提高采購質(zhì)量，降低成本。

2.2.2.2 請款與報銷

請款是指員工預借資金流程。若請款金額小于預算金額，需進行費用審批，財務部門根據(jù)請款信息將資金轉(zhuǎn)到申請人賬戶。請款時，需在規(guī)定的時間內(nèi)進行發(fā)票報銷或現(xiàn)金核銷。

報銷一般包括出差報銷和其他報銷，需錄入發(fā)票或其他票據(jù)信息。報銷需指定預算出處，且報銷金額小于預算金額。

2.2.2.3 收款與開票

收款是指應收賬款信息錄入審批功能，包括金額、收款方式、收款時間和對應發(fā)票等。開票是指企業(yè)向業(yè)主單位開具的收款憑證，包括發(fā)票和收據(jù)等。

項目執(zhí)行管理用于記錄和審批企業(yè)項目實施過程中預算、計劃和進度等的執(zhí)行情況。項目執(zhí)行管理需在預算計劃的基礎上進行，若出現(xiàn)預算計劃與執(zhí)行不匹配的情況，需在系統(tǒng)中提出變更申請。項目執(zhí)行管理的數(shù)據(jù)也可為以后的預算編制提供依據(jù)，通過對比各項目的預算計劃和實際執(zhí)行情況，調(diào)整企業(yè)各項指標和預算的計算公式及考核規(guī)則。

2.2.3 核算管理

該系統(tǒng)通過對企業(yè)各部門的立項利潤、收款總額、結(jié)算收入和收支盈余等關(guān)鍵年度指標進行核算，衡量企業(yè)的經(jīng)營情況。企業(yè)年初向各部門下達指標要求，以定期考核的方式監(jiān)督執(zhí)行情況，年終按指標完成情況進行績效評定。

1) 立項利潤是指用合同額減去預算成本得出的預估毛利。該指標是在企業(yè)現(xiàn)有存量的基礎上制訂的，用于預估企業(yè)未來的經(jīng)營情況。根據(jù)各部門的指標完成情況，可得出企業(yè)未來的持續(xù)盈利能力。

2) 收款總額是實際收款的總和。計算收款總額要扣除部門的資金占用利息(對于本年度內(nèi)支出大于收款的部分,按月計算利息)。收款指標按要求完成可有效推進部門收款進度，保證企業(yè)的現(xiàn)金流。

3) 結(jié)算收入是項目結(jié)題完成額度。在計算結(jié)算收入時，需跟據(jù)項目的合同額、已發(fā)生成本和收款比例，按公式計算項目可結(jié)算收入。該指標的作用是分析項目的完成情況。

4) 收支盈余是用結(jié)算收入減去分攤成本所得結(jié)果。該指標用于計算企業(yè)的經(jīng)營利潤。

核算管理用預算和執(zhí)行數(shù)據(jù)形成各維度的報表，分析企業(yè)的經(jīng)營狀況并實現(xiàn)量化。企業(yè)可按實際經(jīng)營情況調(diào)整各指標的權(quán)重，制定合理的考核標準，督促下屬各級部門完成企業(yè)的經(jīng)營目標。上述指標的完成情況可作為企業(yè)對部門進行績效考核的依據(jù)。

2.3 系統(tǒng)實現(xiàn)

系統(tǒng)技術(shù)框架采用分層結(jié)構(gòu)，分為表示層、代理層、業(yè)務邏輯層和數(shù)據(jù)訪問層，其中：表示層根據(jù)不同的用戶群體和業(yè)務場景分為B/S客戶端模式和HTML5的移動端模式；代理層用于解除表示層與業(yè)務邏輯層的耦合，提供WebService(SOAP/Restful)和HTTP Servlet 2種訪問方式；業(yè)務邏輯層采用門面模式設計，利用Spring容器特性實現(xiàn)事務管理、異常管理和日志管理等[4]，同時使用DTO(Data Transfer Object)作為處理對象并返回處理結(jié)果，便于形成標準的服務供外部調(diào)用；數(shù)據(jù)訪問層采用Hibernate框架和Native SQL方式實現(xiàn)數(shù)據(jù)訪問，既可通過面向?qū)ο蟮姆绞綄崿F(xiàn)數(shù)據(jù)持久化，又可采用原生SQL應對復雜的多表操作或批量操作。

根據(jù)上述分層結(jié)構(gòu)思想，結(jié)合管理流程和核心功能，形成系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)見圖3。

圖3 功能結(jié)構(gòu)圖

1) 系統(tǒng)提供瀏覽器和移動端APP訪問的功能，采用統(tǒng)一令牌方式認證。

2) 業(yè)務功能模塊實現(xiàn)系統(tǒng)的業(yè)務邏輯，分為合同管理、項目管理、制造費管理、采購管理和統(tǒng)計分析等5個模塊，其中：合同管理實現(xiàn)對市場經(jīng)營管理信息和經(jīng)營合同的錄入審批；項目管理、制造費管理和采購管理實現(xiàn)對項目的預算計劃管理和項目執(zhí)行管理；統(tǒng)計分析用于對經(jīng)營業(yè)務、財務和考核報表進行分析。

3) 業(yè)務支撐模塊是框架對基礎功能的封裝，用于完成基本任務的組件或規(guī)范，可使開發(fā)人員更專注于業(yè)務邏輯，具體功能如下：

(1) 基礎數(shù)據(jù)用于管理和維護整個系統(tǒng)的公用代碼，提供給系統(tǒng)管理員或相關(guān)人員一些系統(tǒng)公共字段的編碼。

(2) 用戶管理用于查看和修改員工信息、所屬部門和功能權(quán)限。

(3) 角色管理用于維護角色與系統(tǒng)資源的關(guān)系。當用戶與角色綁定時，該用戶擁有角色的所屬功能。采用角色-用戶-資源的綁定方式，可靈活配置用戶的功能權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限和審批權(quán)限等。

(4) 組織管理用于維護企業(yè)的組織機構(gòu)。

(5) 功能管理用于對系統(tǒng)菜單、按鈕等資源進行配置。

(6) 定時任務用于對某些定時執(zhí)行的業(yè)務規(guī)則進行管理。

(7) 接口管理用于實現(xiàn)對其他業(yè)務系統(tǒng)接口的統(tǒng)一管理。

(8) 報表管理是分析和展示數(shù)據(jù)的管理工具。

(9) 日志管理用于監(jiān)控和記錄系統(tǒng)的使用情況。

(10) 工作流管理用于配置流程圖、審批節(jié)點與角色的對應關(guān)系、審批人和參數(shù)。這種方式可實現(xiàn)流程的自動化配置和授權(quán)，減少開發(fā)量和后期維護任務。

4) 公共組件對事務、數(shù)據(jù)、文件、異常和國際化等進行管理。最終得到的數(shù)據(jù)都通過接口持久化到數(shù)據(jù)庫或文件系統(tǒng)中。

軟件系統(tǒng)的技術(shù)選型與實現(xiàn)對軟件的可維護性和可擴展性有至關(guān)重要的影響。該系統(tǒng)采用分層結(jié)構(gòu)的設計思想，能降低層與層之間的依賴，使結(jié)構(gòu)更明確，有利于標準化和各層邏輯的復用。此外，模塊化設計有助于降低采用新技術(shù)替換原有技術(shù)帶來的成本，極大地提高系統(tǒng)的可維護性和擴展性，使系統(tǒng)具有持續(xù)的生命力。

3 應用效果

該ERP系統(tǒng)實施之后，企業(yè)的各項業(yè)務流程均符合其規(guī)章制度和實際生產(chǎn)的需要，以下幾個方面得到了顯著改善：

3.1 數(shù)據(jù)的全面性、準確性和及時性

該系統(tǒng)涉及企業(yè)的管理流程，有效數(shù)據(jù)都經(jīng)過各級部門審批，保證了數(shù)據(jù)的完整性和準確性。通過該系統(tǒng)可使預算計劃和成本數(shù)據(jù)聯(lián)動并實時更新，用戶可隨時掌握經(jīng)營數(shù)據(jù)的最新狀態(tài)，保證了數(shù)據(jù)的及時性。

3.2 資源利用率

以企業(yè)的現(xiàn)金流量為例，系統(tǒng)將采購計劃、收款計劃下達和收款指標考核相結(jié)合，使得企業(yè)的存貨周轉(zhuǎn)期縮短，項目人員收款的積極性顯著提高，經(jīng)營活動的現(xiàn)金流量管理得到改善。

3.3 企業(yè)管理成本

以往在年中或年底時需要大量工作人員對數(shù)據(jù)進行整理計算，至少需花費3個月的時間。使用該系統(tǒng)之后，數(shù)據(jù)全面，準確無誤，縮短了收集數(shù)據(jù)的時間，且信息更多樣化、科學化，使得管理人員有更多精力專注于經(jīng)營決策方面的工作。項目執(zhí)行流程優(yōu)化之后，管理和采購成本消耗得到控制，各環(huán)節(jié)的運行效率得到提高，從而可承接更多的生產(chǎn)任務。此外,移動化辦公減少了與項目現(xiàn)場辦公員工溝通的成本，尤其降低了工程項目管理成本,各部門協(xié)同辦公的效率顯著提高。

綜上所述，該系統(tǒng)對企業(yè)降低管理成本、提高資源利用率和經(jīng)濟效益有顯著效果。

4 結(jié) 語

本文介紹的ERP系統(tǒng)適用于項目型企業(yè)管理，能將預算計劃、項目執(zhí)行和核算串聯(lián)，實現(xiàn)預算控制、執(zhí)行過程和經(jīng)營業(yè)績可視化。全流程的數(shù)據(jù)可為企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供數(shù)據(jù)支撐。通過將預算計劃與項目執(zhí)行數(shù)據(jù)相比對，及時發(fā)現(xiàn)、消除影響經(jīng)營業(yè)績的因素，優(yōu)化控制管理和采購成本，提高企業(yè)資源的利用率。此外，在企業(yè)規(guī)章制度規(guī)定范圍內(nèi)，員工按系統(tǒng)的規(guī)則各司其職，可減少各環(huán)節(jié)的執(zhí)行障礙，提高工作效率，為企業(yè)取得更多的經(jīng)濟效益。