淺議如何運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行圖書資料管理

李艷

云南省玉溪市民族中學(xué)

在學(xué)校，圖書資料主要是為學(xué)校的教員服務(wù)，不像圖書館是針對學(xué)校的學(xué)生，所以圖書資料的管理要更符合學(xué)校教員的研究和教學(xué)。

一、運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行圖書資料管理的趨勢

圖書資料的電子化與網(wǎng)絡(luò)化是科技進(jìn)步的需要和標(biāo)志。學(xué)校圖書資料管理由傳統(tǒng)的模式向著自動化、電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)化，將是必然的趨勢。數(shù)字化圖書資料和網(wǎng)絡(luò)連接后，本校的教師可以方便快捷的在網(wǎng)上檢索到所需要的圖書資料的文獻(xiàn)資源及網(wǎng)上信息等。建設(shè)現(xiàn)代化系資料室，在人力、財力和物力上可以節(jié)省資源，也是現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢。同時，圖書資料的電子化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化也反作用于讀者，促使讀者對信息需求有了更高的標(biāo)準(zhǔn)。學(xué)校圖書資料室如果沒有現(xiàn)代化的管理模式，就難滿足讀者需求。

二、運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行圖書資料管理的問題

1、傳統(tǒng)模式下，在學(xué)校圖書資料管理難以有序，而且資料室工作人員一般是身兼數(shù)職，時間、精力都不是足夠充沛。如果運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)，可以存儲大量圖書資料的基本信息，在需要的時候，直接在網(wǎng)上調(diào)集，方便、高效、快捷；還可以從傳統(tǒng)的人工管理過渡到計算機(jī)管理上，節(jié)約人力、物力和財力，提高運(yùn)行的效率。

2、再有就是如果學(xué)校單獨(dú)建一個圖書資料集成管理系統(tǒng)，一個這樣的管理系統(tǒng)需耗資一、二十萬元，而且需不斷升級，花費(fèi)太大。但是我們可以把管理系統(tǒng)和學(xué)院圖書館的網(wǎng)絡(luò)連接，實(shí)現(xiàn)資源共享的同時，也節(jié)省了大量的資金。

3、一般學(xué)校圖書資料室都只對本系教師開放，而且有時間限制，使得系管文獻(xiàn)資料得不到充分利用。但是如果運(yùn)用了計算機(jī)技術(shù)，可以提前在網(wǎng)上預(yù)約，不至于“書到用時方恨少”，耽誤了各位老師的研究熱情。

三、運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行圖書資料管理的辦法

運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行圖書資料的管理，要有一套行之有效的管理辦法。

首先在收集上，應(yīng)注重強(qiáng)調(diào)本校圖書資料的相關(guān)性，要使之有實(shí)用價值。還應(yīng)考慮圖書資料收集的系統(tǒng)性和完整性。要有比例、成體系地收集圖書，特別應(yīng)系統(tǒng)、完整地收集重點(diǎn)圖書資料。對有價值的圖書資料應(yīng)自始至終地收集，防止重要文獻(xiàn)的殘缺不全。因?yàn)橛嬎銠C(jī)技術(shù)的簡便靈活，可以在收集的過程進(jìn)行對照，以免收集重復(fù)或者收集的資料出現(xiàn)偏差。

其次是圖書資料的驗(yàn)收和登記。圖書收集之后，要進(jìn)行驗(yàn)收和登記。驗(yàn)收是為了保證圖書的 量和質(zhì)量，以及保證書、款的一致性。登記是為了對圖書資料財產(chǎn)進(jìn)行完整的記錄。圖書的驗(yàn)收和登記應(yīng)做好以下的工作：

1.根據(jù)購書的發(fā)票、清單，核對所購圖書的數(shù)量、價格等，如有不符合的情況，應(yīng)立即與有關(guān)部門和采購負(fù)責(zé)人聯(lián)系，以弄清情況，最終達(dá)到圖書資料的數(shù)量、價格與購求單據(jù)一致。

2.對圖書資料的質(zhì)量進(jìn)行檢查，若有質(zhì)量不符合要求的，應(yīng)及時退換。

3.驗(yàn)收完畢要加蓋學(xué)校公章，以表示圖書資料的所有權(quán)。

4.圖書資料驗(yàn)收后要按一定的要求進(jìn)行登記，從而對圖書資料的書名、著譯者、出版者、價格等有一個清楚的記錄。這些要求全面細(xì)致的錄入計算機(jī)，以便以后的借閱和查找的方便快捷。

再有就是對圖書資料的編目。圖書資料的編目指用科學(xué)的方法編制和組織各種目錄，使各位老師能了解學(xué)校資料室的圖書資料和方便圖書資料的借閱。編目工作首先是對圖書資料進(jìn)行著錄，即對圖書資料的名稱、出版者、出版時間等作簡要概括，形成款目。然后，將分散的各種款目，按照一定的方法組織成一個有機(jī)的整體，使之成為查找與檢索文獻(xiàn)的工具。當(dāng)然這也可以通過計算機(jī)現(xiàn)代技術(shù)來實(shí)現(xiàn)，可以給每一件圖書資料都安裝一個電子標(biāo)簽，通過電子標(biāo)簽的微小芯片和天線，可以方便地跟蹤和記錄圖書資料。根據(jù)圖書資料的類別、年份和作者等相關(guān)信息對圖書資料進(jìn)行編目，并生成標(biāo)簽打印數(shù)據(jù)。然后根據(jù)打印數(shù)據(jù)，寫入并打印標(biāo)簽，將打印好的標(biāo)簽貼到圖書資料上，以便老師們查閱，同時打印成功的數(shù)據(jù)會被傳送到數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)庫里。同時根據(jù)這個電子標(biāo)簽，在圖書資料管理系統(tǒng)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)電腦上面可以清楚看到每一本圖書資料的情況，用戶可以很方便的知道圖書資料目前的位置和存放的地點(diǎn)，確認(rèn)圖書檔案的取出或者存入狀態(tài)。圖書資料運(yùn)用計算機(jī)自動化管理后，一方面可以開展網(wǎng)上預(yù)約、查看所需圖書資料等業(yè)務(wù)，使流通工作更具人性化。另一方面可以合理配置文獻(xiàn)資源、網(wǎng)上協(xié)作采訪等，管理所需的工作統(tǒng)計也變得非常方便快捷。

四、運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行圖書資料管理的益處

學(xué)校的圖書資料在的教學(xué)科研中發(fā)揮了一定的作用。不但能維持學(xué)生的課程設(shè)計和畢業(yè)設(shè)計，而且對教師的教學(xué)和科學(xué)研究也有所幫助。因?yàn)楸拘５膱D書資料，都是和平時學(xué)習(xí)科研相關(guān)的，是本專業(yè)的學(xué)科資料，專業(yè)性強(qiáng)，而且更加系統(tǒng)，所以對教學(xué)科研的研究會更全面更專業(yè)。運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)，可以省卻老師的很多時間，可以把要查找的信息直接輸入，在網(wǎng)上查詢要找的相關(guān)圖書資料就好了。這樣就不用慢慢的翻閱，也不會破壞老師思索問題的思路了。圖書資料以及各種網(wǎng)絡(luò)教學(xué)資源，為教師學(xué)習(xí)、備課和開展各種教學(xué)活動提供了保障，也促進(jìn)了教學(xué)水平的不斷提高。運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)對圖書資料進(jìn)行管理，不但可以加快實(shí)現(xiàn)學(xué)校校園數(shù)字化圖書資料的管理，更好的體現(xiàn)學(xué)校圖書資料在個性化知識服務(wù)中的作用，從而有效地提高知識服務(wù)的效率，還可以更好的節(jié)省人力財力的浪費(fèi)，提高經(jīng)濟(jì)效益，甚至還是實(shí)現(xiàn)無館藏書的一個過程。

隨著信息時代的到來，文獻(xiàn)資源電子化和數(shù)字化，特別是現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)資源的流通，加快數(shù)字圖書資料的建設(shè)，使文獻(xiàn)資源種類多樣化，信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化，文獻(xiàn)利用共享化等，也真正使學(xué)校圖書館成為重要的信息樞紐，即信息的集散地、知識的加工地。所以說運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)管理圖書資料，是目前圖書資料管理的趨勢和必然階段。