企業(yè)檔案管理工作的重要性分析

周紫君

摘要：伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速增長(zhǎng)與時(shí)代不斷進(jìn)步，行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈。在企業(yè)管理實(shí)踐中檔案管理工作非常重要，企業(yè)檔案記錄了企業(yè)的發(fā)展歷史，可以通過參考為未來發(fā)展制定決策提供幫助，實(shí)行檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展對(duì)企業(yè)未來發(fā)展具有現(xiàn)實(shí)意義。本文探討了檔案管理工作的重要性，分析了企業(yè)檔案管理中存在的問題，并提出了企業(yè)檔案管理的新思路。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;重要性;問題;思路與措施

1檔案管理的重要性

檔案的錄入與管理在一個(gè)企業(yè)開始運(yùn)營(yíng)的時(shí)候是有必要存在的，企業(yè)的檔案記錄了企業(yè)的創(chuàng)辦時(shí)間、創(chuàng)辦基金、股東等等，這些直接的影響了企業(yè)的發(fā)展和未來企業(yè)的規(guī)模。檔案直接記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程，還涵蓋了大量的科技信息和發(fā)展優(yōu)勢(shì)，能夠讓企業(yè)更好的抓住機(jī)遇，迎接下一個(gè)挑戰(zhàn)。檔案管理是企業(yè)的根基，它包含著企業(yè)所有的數(shù)據(jù)。如果沒有好好的對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致檔案混亂甚至是丟失，都會(huì)給企業(yè)帶來不良的影響，甚至還會(huì)讓企業(yè)不能夠繼續(xù)發(fā)展下去。一個(gè)企業(yè)的檔案管理是否優(yōu)秀，直接影響著這個(gè)企業(yè)能否更好的適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)的發(fā)展，以及市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的管理，促進(jìn)企業(yè)的飛速發(fā)展。企業(yè)檔案往往記錄著比較重要的內(nèi)容，對(duì)它進(jìn)行保管不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作。檔案的丟失會(huì)給企業(yè)未來的發(fā)展埋下一顆定時(shí)炸彈炸彈，不知道什么時(shí)候就會(huì)讓企業(yè)發(fā)展停滯。如果將企業(yè)檔案管理的井井有條，那么公司的發(fā)展也有可能更加的順利。

2企業(yè)檔案管理目前存在的問題

2.1? 檔案管理力度不夠，工作質(zhì)量不平衡

企業(yè)日常管理中存在著各行業(yè)的通病，在具體管理流程中對(duì)不同方面的重視程度不同。很多企業(yè)重視企業(yè)發(fā)展中的建設(shè)，但是建設(shè)完成之后會(huì)忽視后期的管理。在利益驅(qū)使作用下，會(huì)過分關(guān)注利益從而忽視管理，企業(yè)為了減少日常運(yùn)營(yíng)成本會(huì)降低管理方面的投入，因此在管理過程中容易導(dǎo)致資金不足。企業(yè)管理力度不夠，導(dǎo)致員工缺乏工作積極性，影響檔案管理整體水平的提高，不利于企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2.2? 檔案管理人才短缺

缺乏高質(zhì)量的檔案管理人員直接影響到檔案管理水平和使用質(zhì)量。一方面，招聘人員較少，缺乏高端管理人才，檔案管理人員內(nèi)部沒有形成良好的相互學(xué)習(xí)氛圍，檔案管理人員缺乏計(jì)算機(jī)知識(shí)、圖像和信息等現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)，檔案管理綜合素質(zhì)不高。另一方面，由于職位和收入水平低，一些檔案管理人員缺乏工作熱情和積極性。

2.3? 管理手段落后

隨著新時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)對(duì)于檔案的管理手段也有著更加新穎的方式，可以利用信息技術(shù)等來對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行整理。傳統(tǒng)的檔案管理是手工操作的，不僅大量的耗費(fèi)人力體力，還占用不必要的時(shí)間進(jìn)行打理，導(dǎo)致企業(yè)發(fā)展轉(zhuǎn)型更慢，而現(xiàn)在科技高度發(fā)展，可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行整理查閱，減少了企業(yè)的負(fù)擔(dān)，還能加速企業(yè)的發(fā)展，但是目前的企業(yè)檔案管理手段落后，不能將檔案更好的進(jìn)行歸類，像缺少專業(yè)人員一樣，檔案會(huì)無人看管導(dǎo)致丟失。企業(yè)的檔案管理手段不夠先進(jìn)，與時(shí)代脫節(jié)，落后傳統(tǒng)的管理手段不僅僅浪費(fèi)了太多人力資源，還費(fèi)時(shí)間，企業(yè)就會(huì)發(fā)展停滯，管理手段是控制企業(yè)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)之一，也是最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，在管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行發(fā)展，因此落后傳統(tǒng)的管理手段應(yīng)該及時(shí)的進(jìn)行更新，使用現(xiàn)代化管理手段進(jìn)行檔案的管理。

3企業(yè)檔案管理的解決措施

3.1? 制定和完善管理制度

管理工作需要管理體制和制度進(jìn)行規(guī)范。在檔案管理工作實(shí)踐中，需要企業(yè)制定的完善管理機(jī)制，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況建立相應(yīng)的檔案管理制度。企業(yè)管理制度的制定需要從企業(yè)性質(zhì)方面考慮，必須保證一致性。對(duì)于企業(yè)而言，檔案管理人員處理信息時(shí)必須關(guān)注經(jīng)濟(jì)利益，這樣才能夠促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。對(duì)于事業(yè)單位而言，建立相應(yīng)的制度和機(jī)制更為重要。檔案管理人員在工作中必須保證信息的全面性、真實(shí)性，日常以服務(wù)為重點(diǎn)。除此之外，利用制度加強(qiáng)管理，保證管理工作嚴(yán)格按照流程進(jìn)行。

3.2? 加快企業(yè)檔案信息的現(xiàn)代化管理

要想更好地發(fā)揮企業(yè)檔案信息作用，就必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，加快企業(yè)檔案信息的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。因此，要強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部的信息化建設(shè)，以電子文件的形式歸檔儲(chǔ)存檔案信息這是未來發(fā)展的趨勢(shì)，可以極大方便企業(yè)各職能部門以及檔案管理部門的工作。利用現(xiàn)代OA辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)文檔資料的在線歸檔、整理與保管，可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸實(shí)現(xiàn)方便快捷的檔案查閱利用。

3.3? 培養(yǎng)專業(yè)人才

專業(yè)人才缺少直接導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理無法順利的進(jìn)行，高素質(zhì)的專業(yè)人才是每個(gè)企業(yè)都需要的，能夠提高企業(yè)的整體素質(zhì)。從學(xué)習(xí)目的、學(xué)習(xí)角度、學(xué)習(xí)方法、學(xué)習(xí)內(nèi)容等等多種學(xué)習(xí)方式，來對(duì)人才進(jìn)行培養(yǎng)，打造出全方面的人才。將理論與實(shí)際內(nèi)容相結(jié)合，讓他們?cè)趯W(xué)習(xí)的過程中實(shí)踐，根據(jù)不同類型的人開展不同的教育方式，因材施教，讓他們知道什么樣的學(xué)習(xí)方法適合自己，并能夠在實(shí)踐的過程中找到適合自己的檔案管理方法。對(duì)于檔案管理工作必須要有專業(yè)化的管理人員，才能起到高效的管理水平。提高管理人才的整體素質(zhì)，將檔案管理專業(yè)人員培養(yǎng)成全面型人才，不僅僅在檔案管理領(lǐng)域上出色表現(xiàn)，同時(shí)能夠在企業(yè)其他職位上也能展示出自己的才能。

3.4? 實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

在做好傳統(tǒng)檔案工作的同時(shí)，應(yīng)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)，使檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的檔案。實(shí)現(xiàn)資源共享，大大提高檔案工作效率。企業(yè)也應(yīng)加大投入，解決好科技檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵問題，應(yīng)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，使科技檔案管理模式由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體保管，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化的檔案實(shí)體的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息管理。隨著社會(huì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)體制的改革，企業(yè)必須要注重自身矛盾的特殊性，要關(guān)注自身的發(fā)展問題，結(jié)合實(shí)際情況，不斷完善檔案管理體系，制定出更加符合自身的因地制宜的制度。

3.5? 規(guī)范企業(yè)檔案歸檔整理標(biāo)準(zhǔn)要求

檔案歸檔整理主要包括收集、分類、排序、檔號(hào)編制、文件裝訂、裝盒上架等等。在收集時(shí)做到“應(yīng)收盡收”，保證所收檔案的真實(shí)性與完整性;在分類時(shí)要遵循文件形成的規(guī)律，保持文件之間的聯(lián)系，做到標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，前后一致;在整理時(shí)采用“誰形成、誰整理”的方式進(jìn)行約束;在編制檔號(hào)時(shí)，要符合編制規(guī)范;在裝訂、裝盒、排列時(shí)，要選用符合要求的材料，要便于以后的查閱利用。

3.6? 加大檔案普法力度

在企業(yè)中大力開展《檔案法》的普及教育，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)員工認(rèn)識(shí)到，企業(yè)檔案是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、服務(wù)、經(jīng)營(yíng)和管理等活動(dòng)的真實(shí)記錄，國(guó)有企業(yè)檔案是國(guó)有資產(chǎn)的重要組成部分;企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理不可缺少的重要環(huán)節(jié);加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案工作，是強(qiáng)化企業(yè)管理轉(zhuǎn)型升級(jí)工作的基本條件和保障措施。

結(jié)語

企業(yè)檔案管理是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，企業(yè)的檔案越完整，發(fā)展的路上就會(huì)越有底氣，更容易發(fā)展和升級(jí)，在進(jìn)行檔案管理的同時(shí)，也要加大檔案重要性的宣傳，讓更多的人了解企業(yè)檔案的重要性，提高人們普遍的認(rèn)識(shí)。根據(jù)分析當(dāng)前企業(yè)檔案管理的問題，提出相應(yīng)的對(duì)策和建議，加快企業(yè)的發(fā)展，還要結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展?fàn)顩r，進(jìn)行適合自己企業(yè)的檔案管理模式。

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