城建檔案信息資源整合性服務(wù)研究

秦霞

摘 要： 我國的城建檔案工作正式起步于上世紀(jì)五、六十年代，并在八、九十年代得到了飛速的發(fā)展，全國城建檔案的管理體系在那時形成，九十年代后，我國城建檔案進一步朝著現(xiàn)代化的方向邁進。當(dāng)前，隨著信息化技術(shù)在檔案事業(yè)中的推廣與應(yīng)用不斷加深，只有實現(xiàn)城建檔案信息資源整合性服務(wù)，才能進一步提高城建檔案信息的利用率，挖掘城建檔案價值，更加有效地服務(wù)于城市建設(shè)與社會發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 城建檔案;信息資源;整合性服務(wù);意義;途徑

【中圖分類號】G270.7 ? ? 【文獻標(biāo)識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.33.275

城建檔案即城市建設(shè)檔案，它指的是在城市建設(shè)、管理、維護過程當(dāng)中所形成的所有檔案，詳細地記錄著城市的變遷，具有專業(yè)性強、涉及內(nèi)容廣泛、形式多樣的特點。信息資源整合性服務(wù)，指的是在計算機、互聯(lián)網(wǎng)等信息化技術(shù)設(shè)備的基礎(chǔ)上，對各種分散的信息進行大量的整合，并按照一定的內(nèi)在規(guī)律進行重組，以形成跨專業(yè)、跨領(lǐng)域、跨地域的信息服務(wù)，提高信息的利用率。當(dāng)前，城建檔案必須要盡快實現(xiàn)信息資源整合性服務(wù)，這樣才能更好地服務(wù)于城市建設(shè)與社會發(fā)展。

1 現(xiàn)在城建檔案信息資源整合性服務(wù)的狀況

檔案信息由于涉及到城市的每一個活動，所以檔案信息具有內(nèi)容廣泛、樣式多變、針對性強的特點。目前，我們的信息資源整合性服務(wù)旨在依托“互聯(lián)網(wǎng)+”的技術(shù)對分散龐大的數(shù)據(jù)系統(tǒng)進行整合，形成信息流，使信息實現(xiàn)共享，做到一站式利民服務(wù)。目前的具體狀況如下：第一，不同的城市之間管理模式和結(jié)構(gòu)不一致，這在一定程度上加大了整合的難度。第二，一個城市中同時出現(xiàn)了集中管理與分散管理，這樣加大了管理的難度，使管理出現(xiàn)了脫節(jié)的現(xiàn)象。第三，目前，隨著城建檔案信息的不斷整合，提高了服務(wù)水平，我國已經(jīng)實現(xiàn)了各個部門的融合和信息資源的共享，并且我國已經(jīng)出臺了相應(yīng)的規(guī)范，使檔案信息規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，并且依托“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)使檔案信息實現(xiàn)數(shù)據(jù)化和資源共享。

2 實現(xiàn)城建檔案信息資源整合性服務(wù)的意義

2.1 優(yōu)化城建檔案管理各機構(gòu)之間的職能關(guān)系

通過對城建檔案進行信息資源整合，不僅可以使檔案信息的利用得到優(yōu)化，還能夠?qū)鹘y(tǒng)城建檔案管理工作“條塊分明”的模式轉(zhuǎn)換為相互協(xié)調(diào)、相互合作的模式，優(yōu)化城建檔案管理各機構(gòu)之間的職能關(guān)系，提高整個城建檔案管理系統(tǒng)的配合、運作效率，形成跨部門、跨區(qū)域的大眾信息服務(wù)系統(tǒng)。

2.2 提高城建檔案的利用效率與利用價值

城建檔案能夠為城市建設(shè)提供重要的參考，對于社會的發(fā)展具有重要的作用和意義。傳統(tǒng)的城建檔案管理工作以紙為主要存儲媒介，利用率極低，其價值不能得到很好的利用。隨著信息化技術(shù)在檔案事業(yè)中的應(yīng)用，這種情況得到了一定程度的解決，檔案的存儲格式、組織形式都越來越豐富，查找調(diào)閱非常方便，分析速度也非?？?。而通過對城建檔案信息進行資源整合再提供服務(wù)，則能夠?qū)⑿畔⒒膬?yōu)勢進一步發(fā)揮出來，再一次提高城建檔案的利用效率與利用價值。

2.3 提高城建檔案工作的社會地位

通過實現(xiàn)城建檔案信息資源整合性服務(wù)，既能夠使更多的人、更多的單位獲取到城建檔案信息資源，也能夠加深整個社會對城建檔案的作用及重要性的認(rèn)識，這非常有利于提高城建檔案工作的社會地位。

3 我國城建檔案信息資源整合性服務(wù)建設(shè)中存在的問題

城建檔案信息資源整合性服務(wù)建設(shè)中存在的問題所謂城建檔案信息資源整合， 就是指通過對現(xiàn)有檔案信息資源進行重組，形成具有服務(wù)針對性的檔案信息流，從而在一定程度上形成城建檔案信息跨區(qū)域、跨行業(yè)的有機聯(lián)系，實現(xiàn)檔案信息的高度共享。當(dāng)前城建檔案信息資源整合性服務(wù)建設(shè)中還存在以下問題。

3.1 管理部門權(quán)責(zé)不明

由于城建檔案涉及多個部門與單位， 這容易引發(fā)檔案管理權(quán)限矛盾。同時，由于城建檔案由城市不同的領(lǐng)域產(chǎn)生，由不同的單位負(fù)責(zé)保管，而不同單位在檔案管理條件、管理方法、管理意識、管理能力等方面存在差異，導(dǎo)致檔案管理比較混亂，檔案資料容易出現(xiàn)不同程度的流失或損毀。

3.2 檔案信息資源利用率低

由于城建檔案由不同的單位負(fù)責(zé)保管，內(nèi)容比較雜，各單位的保管方式以及公開化程度也不盡相同，再加上分處保存距離較遠，城建檔案保管單位相互溝通少，與社會交流不通暢等原因，給城建檔案的信息資源共享造成很大阻礙，導(dǎo)致檔案資源的利用率比較低。

3.3 信息化建設(shè)程度不高

城建檔案信息化建設(shè)對于提高城建檔案利用率，促進檔案事業(yè)的發(fā)展有重要意義，然而目前，大部分檔案管理部門的信息化建設(shè)程度不高， 給檔案信息資源整合造成極大阻礙。具體來說，一是信息化基礎(chǔ)設(shè)施還比較落后，必要的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的數(shù)量較少，一些必要的軟件如管理信息系統(tǒng)等的利用率還不高;二是人力資源缺乏，缺少計算機專業(yè)、網(wǎng)絡(luò)通信專業(yè)的專門人才，信息化建設(shè)意識薄弱，導(dǎo)致檔案資源的信息化建設(shè)發(fā)展緩慢。

3.4 工作人員缺乏主動服務(wù)意識

城建檔案是城市發(fā)展歷史的真實記錄， 是城市進行后續(xù)規(guī)劃和建設(shè)的有力憑證，應(yīng)對城建檔案的開發(fā)利用予以高度重視。然而目前，很多行政部門的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作不重視，片面關(guān)注檔案的收集整理，還沒有樹立檔案信息的整合性服務(wù)意識，導(dǎo)致目前城建檔案工作還停留在城建檔案的保管上， 缺乏對城建檔案信息資源的編研整合以及信息化建設(shè)。

4 加強城建檔案信息資源整合性服務(wù)建設(shè)的實施策略

4.1 建立高效科學(xué)的檔案服務(wù)有機整體

要實現(xiàn)城建檔案信息資源整合性服務(wù)， 首先必須建立高效科學(xué)的檔案服務(wù)有機整體。要在城建檔案行政管理部門牽頭的基礎(chǔ)上，明確各檔案管理單位的職責(zé)分工，加強各檔案管理部門之間的協(xié)調(diào)交流， 從而在城市檔案管理體系內(nèi)部實現(xiàn)區(qū)域互補、專業(yè)互補、館藏結(jié)構(gòu)互補，實現(xiàn)各個城建管理部門之間的檔案資料共享。在此基礎(chǔ)上，要利用相關(guān)軟件建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機技術(shù)在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)城建檔案整合性服務(wù)的社會共享，逐步建立區(qū)域性、跨機構(gòu)、多層次、各專業(yè)、高效率的城建檔案社會公共服務(wù)系統(tǒng)。

4.2 建立和完善城建檔案管理信息系統(tǒng)

城建檔案信息資源整合工作是以城建檔案管理信息系統(tǒng)的建立和完善為前提。首先，在城市檔案管理部門之中選擇核心城建檔案整合性服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)部門，對具體的信息整合工作進行咨詢、規(guī)劃、指導(dǎo)、監(jiān)督，明確各個檔案管理部門單位之間的分工，加強相互的監(jiān)督和溝通工作;其次，要建立和完善城建檔案管理規(guī)章條例，加強對規(guī)章條例的執(zhí)行和監(jiān)督力度;最后，要加強對城建檔案整合工作的價值、作用、管理方式等內(nèi)容的普及和宣傳，對城建檔案工作進行統(tǒng)一規(guī)劃。

4.3 實施合理科學(xué)的城建檔案信息資源整合方案

由于城建檔案信息資源類型多樣，內(nèi)容豐富，分布廣泛，應(yīng)依據(jù)檔案專業(yè)特點或項目工程的不同，充分利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，來規(guī)劃具有針對性的信息資源整合方案。如城建檔案中的綜合性實體檔案， 應(yīng)將整合重點放在檔案材料的收集整理方面，盡量保證檔案資料的全面、完整，從而完整展現(xiàn)城市整體面貌。而對于一些專業(yè)性較強的檔案，如水文、環(huán)境質(zhì)量檔案等，則應(yīng)重點關(guān)注檔案資料的準(zhǔn)確性、精煉性和深度，加強對材料的深入開發(fā)。

4.4 建立多樣化城建檔案信息資源整合性服務(wù)方式

當(dāng)前的檔案信息資源在線服務(wù)還僅僅局限于本館內(nèi)部檔案目錄查詢和部分館藏特色在線展示等層面，應(yīng)建立多樣化城建檔案信息資源整合性服務(wù)方式。一是建立聯(lián)機公共檢索目錄，實現(xiàn)跨館服務(wù)。各檔案管理部門通過建立各自的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，并將其作為聯(lián)機公共目錄查詢系統(tǒng)的一部分，并按照科學(xué)分類和主題分類的方式對檔案資源進行分類，以便于用于檢索。二是建立公共性聯(lián)機檢索數(shù)據(jù)庫， 向用戶提供網(wǎng)上檔案有償服務(wù)。這就要求各個檔案管理部門在建立內(nèi)容豐富的數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上能夠隨時更新自身數(shù)字館藏內(nèi)容，使用戶能夠隨時隨地進入數(shù)字檔案館并進行檔案預(yù)覽或下載等操作。三是建立和完善跨館協(xié)同服務(wù)。要充分利用辦公自動化的優(yōu)勢，在局域網(wǎng)內(nèi)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)跨館協(xié)同服務(wù)，使檔案處理工作和檔案查詢工作更加方便快捷。

結(jié)束語：總之，在城市建設(shè)與社會發(fā)展的過程中，城建檔案具有非常重要的價值意義，在當(dāng)前我們應(yīng)當(dāng)盡快實現(xiàn)城建檔案信息資源整合性服務(wù)，以提高城建檔案的利用效率與利用價值，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的城建檔案服務(wù)，更好地服務(wù)于城市建設(shè)與社會發(fā)展。

參考文獻

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