智慧采購在大型國企管理中的問題及對策

鄭凱思

[摘 要] 隨著當(dāng)前傳統(tǒng)采購模式的轉(zhuǎn)變，智慧采購理念日益深入人心。在傳統(tǒng)大型國有企業(yè)，效率低、模式落戶、成本高、質(zhì)量不高、種類繁雜，這些棘手的問題頻頻出現(xiàn)，亟待智慧采購模式的出現(xiàn)。從需求到結(jié)算的閉環(huán)采購管理功能，既節(jié)約了成本，實現(xiàn)了運(yùn)營資本最大化，也加強(qiáng)了抵御市場風(fēng)險和控降風(fēng)險的能力。文章則通過改進(jìn)采購尋源模式、完善采購相關(guān)制度、更新供應(yīng)商生命周期管理模式、優(yōu)化庫存管理模式等各方面出發(fā)，有的放矢，實現(xiàn)智慧采購的“有溫度“與“無國界”。①

[關(guān)鍵詞] 智慧采購；電子采購法；線上電子商城；供應(yīng)商管理

中圖分類號：F25 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

當(dāng)前社會，智慧城市的理念已經(jīng)普及，智慧法院、智慧公證、智慧城管、智慧機(jī)場的出現(xiàn)，讓“智慧”一詞伴隨著區(qū)塊鏈技術(shù)和AI技術(shù)而日漸走紅。在這個讓數(shù)據(jù)多跑路的時代，智慧采購作為大型國企智能后勤中的關(guān)鍵一環(huán)顯得尤為重要。此時，站在供應(yīng)鏈的高度上，一站式線上采購商城建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生。

一、智慧采購的意義

智慧采購平臺集結(jié)了以往的交易記錄和以往采購的單號數(shù)據(jù)以及供應(yīng)商測評情況，便于查詢以往記錄與監(jiān)管，更便于線上自主選擇供應(yīng)商和議價；而這些供應(yīng)商的大數(shù)據(jù)都是根據(jù)企業(yè)當(dāng)前的運(yùn)營能力和競爭水平、資金情況進(jìn)行綜合考量留下的，并會定期進(jìn)行供應(yīng)商黑白名單的增減[1]；此外，將采購商品分門別類，有助于將集采與自采項目進(jìn)行分類采購和統(tǒng)計，更利于年度各類數(shù)據(jù)的統(tǒng)計結(jié)算，也便于企業(yè)系統(tǒng)化管理和分清監(jiān)督和采購職責(zé)，簡化審批環(huán)節(jié)，降低采購成本。

二、當(dāng)前采購應(yīng)用的瓶頸

傳統(tǒng)采購模式的根深蒂固，導(dǎo)致很多部門原有運(yùn)營模式相對獨(dú)立，需求部門與采購部門內(nèi)部配合銜接度不高，對于原有采購數(shù)據(jù)的保有較難全面，導(dǎo)致員工對于新型電子采購平臺的接受度不高，技術(shù)和使用上都具有難度；資金投入和支持力度有限，企業(yè)對于采購方面的重視度有限，難以拿出充足資金和技術(shù)予以支持此項改革，從后臺設(shè)置到采購商城開放、下單、供應(yīng)商選擇、物流跟蹤和驗貨、付款、售后服務(wù)等都需要大量技術(shù)支持，甚至需要與一些大型電商平臺建立合作關(guān)系。在采購流程上②，當(dāng)前采購流程無法全面覆蓋部門整體采購場景，低值易耗品及自采物資采購?fù)耆€下，流程不透明，進(jìn)而無法對現(xiàn)有低值易耗品及自采資產(chǎn)溯源；線下采購方式也不符合現(xiàn)代企業(yè)信息化管理要求，在數(shù)據(jù)上無法統(tǒng)一管理，且采購效率低下[2]。目前，在采購需求上缺少策略性的數(shù)據(jù)分析，采購需求作為資產(chǎn)全生命周期的開端，一方面無法做到對采購需求合理化規(guī)劃，另一方面也無法對采購的合理性與必要性提出佐證，無法合理制定采購策略。在采購方式上，對于不同類的采購物資采取的采購方式也存在差異，設(shè)置的系統(tǒng)也存在較大差異，如100萬以上的需要進(jìn)行招標(biāo)，而有些物品需要邀請招標(biāo)和公開招標(biāo)，低值易耗品申購時間較長，易產(chǎn)生重復(fù)購買，層層相疊，程序都有所差異，詢價、競標(biāo)、反向競拍等程序也需在不同情況嵌入，可操作性自然降低，也為采購龐大體系商城的建成增加了現(xiàn)實性難度[3]。

三、相關(guān)法律問題

（一）法律基礎(chǔ)

智慧采購的建設(shè)以電子采購法、電子招標(biāo)法和電子簽名法等一系列規(guī)范線上平臺運(yùn)作的法律為基礎(chǔ)。在全生命周期的線上運(yùn)行平臺上，很多交易和訂單的履行都離不開電子合同的簽署，而電子合同本身作為一種非書面形式的民事合同，其電子簽名、電文數(shù)據(jù)應(yīng)具有法定形式要件，使電子文本產(chǎn)生與手寫合同同等的法律效力，保障在電子平臺交易的安全，掃除智慧采購電子化商城建設(shè)中的法律障礙，營造良好的企業(yè)營商法律環(huán)境[4]。而關(guān)于電子招標(biāo)系統(tǒng)的認(rèn)證問題以及招標(biāo)活動中特有的專業(yè)程序和安全問題也需要電子招投標(biāo)辦法進(jìn)行細(xì)化規(guī)定，相應(yīng)的電子傳輸失敗的救濟(jì)與懲罰歸責(zé)、證據(jù)取證措施也應(yīng)有所明確。只有數(shù)據(jù)電文符合形式和實質(zhì)要件，證據(jù)保存和傳輸符合法律規(guī)范，交易程序合法有效，電子平臺的合規(guī)性才有所保證。

（二）法律難點(diǎn)

1.各區(qū)域采購標(biāo)準(zhǔn)不一

電子招標(biāo)與電子采購平臺的系統(tǒng)建設(shè)在各個企業(yè)千差萬別，如何實現(xiàn)統(tǒng)一和有序溝通與交易一直是智慧采購建設(shè)中一個持久的難點(diǎn)。各地交易中心的建立和運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)良莠不齊、缺乏統(tǒng)一管理，長此以往將阻礙電子招標(biāo)的發(fā)展。由于當(dāng)前的電子招標(biāo)法在這個方面缺少相關(guān)細(xì)致法律規(guī)范的約束，電子平臺的區(qū)域和地域壁壘難以破除，難以打破各地各企業(yè)收費(fèi)會員制的運(yùn)行模式，使得系統(tǒng)的通行度和普適性有所下降，難以實現(xiàn)真正意義上的自由交易，技術(shù)上和法律上都存在一個巨大的實行盲點(diǎn)，不利于與供應(yīng)商和其他資質(zhì)良好的潛在供應(yīng)商形成無暢通合作關(guān)系[5]。

2.電子平臺的泄密與證據(jù)取證問題

當(dāng)前電子平臺本身固有的虛擬性和無紙化本質(zhì)使得泄密問題無處不在。當(dāng)出現(xiàn)技術(shù)故障時，通過線上平臺牽涉的各方法律主體的泄密和程序安全問題尤為顯現(xiàn)，這將涉及侵犯商業(yè)秘密罪等一系列民刑事責(zé)任的追究。此時此刻的電子證據(jù)收集和存儲方式也至關(guān)重要。電子證據(jù)的取得方式、保全方式、完整性以及具體形式都與最終的行為定性追責(zé)具有密切聯(lián)系。而在電子平臺的建設(shè)初期，關(guān)于泄密的違約責(zé)任、證據(jù)收集以及救濟(jì)手段都較少納入考慮范圍。這會導(dǎo)致后期推卸責(zé)任、擱置合作、經(jīng)營受損等多重問題的出現(xiàn)。

3.監(jiān)管體系尚不完善

當(dāng)前的監(jiān)管仍然較為薄弱，也沒有相關(guān)專門法律對電子平臺的監(jiān)管進(jìn)行規(guī)定。有形市場內(nèi)的監(jiān)督局限于開標(biāo)旁站；交易市場外的項目缺乏手段、疏于管理。監(jiān)管主體和監(jiān)管對象、行為的空白規(guī)定將直接導(dǎo)致電子投標(biāo)平臺的各方蒙受潛在的巨大損失。線上招投標(biāo)和采購平臺將難以做到透明化和可信化，中標(biāo)結(jié)果的公信力也將極大降低。多重監(jiān)管的協(xié)調(diào)度與配合度不一將導(dǎo)致多頭執(zhí)法和標(biāo)準(zhǔn)不一，導(dǎo)致原有供應(yīng)商為維持市場份額而產(chǎn)生的暗箱操作，產(chǎn)生低價傾銷的不正當(dāng)競爭甚至惡性壟斷的產(chǎn)生，損害投標(biāo)人信用，難以做到真正的信息公開，難以實現(xiàn)整個行業(yè)的優(yōu)勝劣汰與信息不被篡改、遺漏和可追溯。

（三）法律路徑

鑒于以上難點(diǎn)，在法律制度方面，首先應(yīng)該打通地區(qū)采購的界限，設(shè)立統(tǒng)一的線上采購標(biāo)準(zhǔn)，用更統(tǒng)一的法規(guī)加以規(guī)制和監(jiān)管。對于線上采購中涉及的電簽問題以及電子證據(jù)收集與泄露問題應(yīng)在電子商務(wù)法等相關(guān)法規(guī)中進(jìn)行專章嚴(yán)格規(guī)定。對于線上平臺的監(jiān)管事項、監(jiān)管主體應(yīng)加以細(xì)化落實，并在相關(guān)電子采購法上對于線上不正當(dāng)競爭行為情形加以規(guī)制，利用兜底式條款方式列入相應(yīng)違約責(zé)任與救濟(jì)途徑。

四、路徑選擇

智慧采購平臺在采購模式上，與供應(yīng)商打通，建立線上一體化商城[6]，將供應(yīng)商與商品品類實現(xiàn)線上化標(biāo)示，由使用方進(jìn)行在線選擇和下單，將在線申購與物流跟蹤、在線簽收、在線審批全線錄入系統(tǒng)，對業(yè)務(wù)用品等低值易耗品實現(xiàn)可視化采購管理，對于后續(xù)要報銷的發(fā)票也可實行線上報銷流程，實現(xiàn)當(dāng)月結(jié)算。在合同管理上，公開招標(biāo)采購在集采平臺完成招標(biāo)后將尋源最終結(jié)果傳輸至企業(yè)合同系統(tǒng)，形成正式合同完成合同送審流程。競爭性談判和詢報價在內(nèi)部智慧采購平臺完成采購后將最終尋源結(jié)果傳輸至企業(yè)終端合同系統(tǒng)，形成正式合同完成合同送審流程。合同回收后合同系統(tǒng)將合同數(shù)據(jù)回傳至智慧采購平臺，平臺協(xié)議管理模塊支撐后續(xù)業(yè)務(wù)流程。在供應(yīng)商管理上，應(yīng)建立線上黑白名單和評分體系，實現(xiàn)定時更新，將個性化需求融入供應(yīng)商生產(chǎn)中。進(jìn)行供應(yīng)商管理的目的是對感興趣的供應(yīng)商進(jìn)行認(rèn)證評估，是一套確保供應(yīng)商可供應(yīng)服務(wù)類型（銷售特定物資、提供維修保障服務(wù)等）、供應(yīng)商遴選符合公司采購規(guī)定的流程。供應(yīng)商認(rèn)證及評估體系作為采購的重要部分，可以分為認(rèn)證供應(yīng)商、供應(yīng)商準(zhǔn)入、供應(yīng)商分類、供應(yīng)商績效及供應(yīng)商淘汰等方面。

五、結(jié)語

智慧采購作為當(dāng)前企業(yè)采購模式改革的必然產(chǎn)物，在智慧商務(wù)價值鏈上處于關(guān)鍵位置，連接了銷售與服務(wù)，提升了當(dāng)前大型國企的采購運(yùn)行效率與資源供給效率，為進(jìn)入4.0時代——智慧采購時代打響第一槍。

注釋：

①借鑒京東智慧采購三大標(biāo)準(zhǔn)。

②對比了京東企業(yè)購模式與蘇寧易購政府采購平臺、中國專業(yè)招標(biāo)采購信息平臺、B2b采購網(wǎng)站、慧聰、1688與一站式MRO工業(yè)品采購商城。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙耀.探討大數(shù)據(jù)在物資招標(biāo)采購管理中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018（24）：115.

[2]王海滋，孫瑋.基于互聯(lián)網(wǎng)的建設(shè)項目招投標(biāo)方式研究[J].決策與信息，2015（11）：219-220.

[3]毛雅軍.“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略下煤炭企業(yè)電商采購模式探討[J].煤炭經(jīng)濟(jì)研究，2016（7）：34-38.

[4]楊劍.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下建筑物資采購模式探析[J].知識經(jīng)濟(jì)，2019（4）：109-110.

[5]鄔賀銓.5G推動AIoT引領(lǐng)供應(yīng)鏈智能化升級[N].中國信息化周報，2019-11-25 （006）.

[6]任俊偉.基于采購端的供應(yīng)鏈金融業(yè)務(wù)模式應(yīng)用研究[J].神華科技，2017（5）：3-7.