精細化管理理念下高校行政管理工作模式探究

曾榕罡

[摘 要] 高校行政管理依據高校對于教育工作的要求，通過制定管理措施，采取有效方法，合理利用資源，使師生、員工能夠完成預期目標。而將服務質量的精細化和工作分工精細化融入高校行政管理之中，能夠最大限度地減少管理的成本與資源消耗。文章介紹了精細化管理理念，分析了高校行政管理中的問題，并給出了精細化管理的實施方法。

[關鍵詞] 精細化管理理念；高校；行政管理工作；模式；探究

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A

隨著高校教育體制改革的不斷推進，高校的規(guī)模逐漸擴大，綜合性越來越強，而在高校發(fā)展的同時，高校行政管理中所暴露出來的問題也逐漸顯現。高校的業(yè)務不斷拓展，行政管理的業(yè)務量逐漸不斷增加，高校行政管理所面臨的壓力也不斷增加，不僅對高校正常的教學、科研工作造成了影響，還影響了高校的后勤保障等日常事務的處理。工作效率不高、業(yè)務分工不明確、內部消耗大等粗放管理模式的弊端也逐漸顯現，使得高校的管理與高校的發(fā)展要求之間的適應性越來越差。

一、精細化管理介紹

對于高校來說，精細化管理是制造企業(yè)生產過程的管控的重要手段，其對原材料投放直至產品入庫進行全流程的監(jiān)控，采集生產過程中所有環(huán)節(jié)的信息，包括物料使用情況、設備運轉情況、產品的檢驗檢測等多個方面，為企業(yè)提供高效、可靠的管控實施平臺。

精細化管理以質量為主線，強調對于過程的管理，而不是依靠檢驗、試驗來保證可靠性。其要求不以價格的貴賤來進行采購，而是綜合考慮采購價格與產品的質量成本組成的總成本。通過管理的精細化，對過程中所涉及的每一個環(huán)節(jié)不斷進行改進，以達精益求精的目的[2]。

精細化管理要求所有人員按照統一的組織調度，開展工作，并實現最終的工作目標。所有人員都可以從達成目標的結果中受益，管理者為如期完成任務而高興，教職工因為工作的成果得到認可、技術水平得到肯定而愿意為學校的發(fā)展貢獻自己的力量，在大家共同努力下不斷向前發(fā)展。

精細化管理是一種調動人員積極性，改變管理模式，提高管理效率，降低總成本的有效管理手段。

二、當前高校行政管理工作中存在的主要問題

當前高校行政管理中行使多元化的職能，包括高校教學、事務工作處理、舉辦各種會議、接待訪客以及后勤保障等，管理內容涉及面寬、綜合性強、工作面對的群體龐大。在當前高校建設還在持續(xù)推進的情況下，面對日益增加的行政管理工作，已有的管理模式已逐漸不能滿足高校行政管理的工作需要，主要表現出的問題如下[3]。

（一）內部消耗較大

當前，大部分高校通過設置學院和系，采用層次化的行政管理模式，學校為最高層的管理機構，學院服從學校的統一管理，而系則是學院的下屬機構，服從學院的管理。每個管理的層次的權力及職責各不相同，需要各個管理層次很好地履行自己的職責，才能實現高效管理。由于信息化的不斷推進以及高校教育事業(yè)發(fā)展的不斷推進，高校外部資訊、消息傳遞逐漸加快。而傳統的層次化的管理架構中，消息在自上而下的傳遞過程中，經過了多個層次，容易傳遞的不及時，制約了高校行政管理效率的提升。

（二）行政管理制度有待改善

高校的行政管理制度，依據上級教育管理機構及國家的政策、法律法規(guī)，并結合高校自身的特征進行制定。此外，高校還制定了一些內部執(zhí)行的規(guī)章制度，但是，內部相關管理政策的規(guī)范性往往被忽視，規(guī)章制度往往是在原有制度政策上的生搬硬套，而不能與時俱進，落后于高校發(fā)展的實際要求。一些規(guī)定在原規(guī)章或制度中就有些含糊不清的內容，被沿襲到新的規(guī)章制度中，導致內容界定不清，內容描述不明，缺乏執(zhí)行可操作性，對高校行政管理的效率造成了較嚴重的影響。

（三）流程規(guī)范性、信息化還有待加強

行政管理工作的執(zhí)行，通常需要依據相關的流程，按步驟開展。雖然行政管理流程有章可據，從上級部門傳遞至下級進行具體執(zhí)行的過程中，容易出現信息處理過程的遺漏和簡化，流程執(zhí)行過程缺少必要規(guī)范監(jiān)管；由于一些行政管理工作的流程較長，涉及的部位較多，各部位在完成流程內容時均按本部門的要求開展相關工作，而缺少對整個行政管理流程的統一規(guī)范管理。由于信息處理流程僅體現了各個部位的部分流程，而沒有考慮到行政管理流程整體的運行狀態(tài)，導致流程的處理不能達到整體最優(yōu)的效果。

三、精細化管理在高校行政管理工作中的實施方法

通過實現精細化管理，能夠提高高校行政工作效能、提升高校行政管理質量、促進高校自我實力的提升。

（一）管理規(guī)范化

結合高校的自身特點，建立合理的規(guī)章制度，使崗位職責更加明晰，用精細化管理控制行政管理的具體工作環(huán)節(jié)；對各項工作進行細致的劃分，使程序性、規(guī)范性和科學性植入各項工作的完成當中，做到任何行政管理實務全責劃分清晰，有據可依，有章可循；調動崗位人員積極性，發(fā)揮在崗人員的主觀能動性；讓行政管理人員，明確知道工作內容、時間期限、最終效果的評價原則；遵循管理的剛性原則，在行政管理事務的處理過程中，需要依據所制定的規(guī)則完成所有事物的處理，而不是根據自己的意愿隨意更改工作內容、工作步驟以及工作條件等；對每項工作效果，通過定量的方式進行評估，每項工作內容必須做到百分之百執(zhí)行，并給出工作效果的評價指標，確保工作質量的完成效果。

在制定規(guī)章時，應依據精細化管理的要求，對行政管理涉及的流程、步驟等具體化，并加強行政管理執(zhí)行過程的監(jiān)管力度，通過建設并維護數據庫，實現高校行政管理的規(guī)范性及透明性。

（二）制定細致的工作目標

對行政管理工作設置科學的工作目標，促進高校行政精細化管理工作的有效開展。通過制定目標，使各行政管理人員按照各自的目標開展工作，通過目標導向，讓每位管理人員都能發(fā)揮自身的價值，完成既定的工作，使得行政管理人員的工作目的性更強、工作價值得到體現，并得到正向的激勵。人員的工作積極性得到調動，則能夠全身心投入到工作當中，不僅能保障高校行政管理的有效執(zhí)行，還能為高校行政管理人才的培養(yǎng)提供土壤。

依據所確定的工作目標，按照制度、流程完成相應工作，行政管理人員可以在不違背做事原則的基礎上，采用合理的高效方法實現目標，可以優(yōu)化行政管理事務的處理；可以制定相應的考核、評比措施，利用精細化管理目標，對行政管理工作進行考評，做到考評結果的公平、公正。

（三）加強信息化管理

精細化管理的優(yōu)勢在于將復雜的過程明晰化，便于進行細節(jié)管理。以流程化為基礎，對行政化管理進行定性和定量的處理。以表格、數據、統計圖表的形式，展示行政管理具體的工作過程、工作方法和既定目標，便于對行政管理工作的整個流程進行全程監(jiān)管。

信息化手段是一種高效、可靠的信息化管理手段，通過信息化可以實現無紙化辦公，實現精簡工作流程的目的。行政管理信息化采用辦公自動化系統，利用互聯網、計算機，實現工作人員并行開展工作，同時還可實現信息的共享，并方便信息的異地產生、傳遞、解析、融合及綜合處理，使工作人員可以在流程得到精簡的情況下，更加高效地共享信息。每個工作節(jié)點上，各工作人員的工作內容、工作期限均是可以量化的信息，能夠為工作的執(zhí)行提供依據，且便于事后的工作評價和追責。通過推行信息化，對高校行政管理工作進行管理流程更新，能夠顯著提升行政管理的效率。

高校的辦公室作為信息化技術推行的主要部位，可以通過建立辦公室信息化管理網絡，提高各個辦公室之間的行政管理效率，還可以通過辦公室信息自動化管理的有效實施，推動高校信息化建設和行政管理的精細化管理進程，達到以點代面的效果。以辦公室信息化行政精細化管理系統為樣板，在其他行政管理職能部門推廣應用，逐漸實現整個高校范圍內的精細化行政管理是最終目標。

四、結語

面對當前高校的規(guī)模擴大化，高校的行政管理暴露出了內部消耗較大，行政管理制度有待改善，流程規(guī)范性、信息化還有待加強等問題，制約了高校的行政管理效率，影響了高校的發(fā)展。針對高校發(fā)展與行政管理不協調的問題，在高校行政管理中采用精細化管理，通過推行服務質量的精細化和工作分工精細化，通過建立合理的制度，加強高校管理工作的規(guī)范化，并通過目標導向，促進行政管理的工作精細化實施，采用信息化手段建立辦公自動化聯網系統，實現精細化管理，推動高校的行政管理工作，有效改善高校的行政管理模式及管理效率，使高校的行政管理能夠適應高校規(guī)模擴大化的發(fā)展需要。

參考文獻：

[1]蘇冠賢，蘇雄武.高校行政精細化管理研究[J].河北農業(yè)大學學報（農林教育版），2017，19（3）：1-4.

[2]曹肖穎.淺談高校行政管理工作的精細化[J].魅力中國，2018（14）：252，255.

[3]于瑤.高校辦公室行政管理精細化思路及對策分析[J].文存閱刊，2019（16）： 9.