探析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

高潔

摘 要：在事業(yè)單位中檔案管理工作是不可或缺的組成部分，不論是管理單位的經(jīng)營信息，還是人員信息都與之關(guān)系密切，且事業(yè)單位的發(fā)展在很大程度上也受其影響。如今，信息技術(shù)已被較多的應用到了諸多行業(yè)中，而加大事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)力度，能夠?qū)n案資源進行更高效的管理與利用。本文從事業(yè)單位的角度出發(fā)，詳細探討了如何開展檔案管理信息化建設(shè)，希望能夠為大家提供有效建議。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

進入新時代，事業(yè)單位不僅遇到了諸多好的發(fā)展機遇，且面臨越來越多的挑戰(zhàn)，在單位快速發(fā)展的社會背景下，信息資源日漸豐富，傳統(tǒng)的檔案管理已和事業(yè)單位當前的發(fā)展要求不相符，進而極大的影響到了檔案管理效果。對此，事業(yè)單位務必要提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，充分聯(lián)系起單位的實際發(fā)展情況，通過各種行之有效的手段提高檔案管理信息化建設(shè)的有效性，讓檔案管理的價值得到充分突顯，切實發(fā)揮有效作用。

1 完善制度機制

新時期，事業(yè)單位若想進一步規(guī)范檔案信息，則就一定要建立信息化管理機制，并將其不斷完善。所以，事業(yè)單位在實際建設(shè)中，第一，要立足于本單位的實際情況，建立健全管理制度機制。事業(yè)單位應注重協(xié)調(diào)好檔案管理信息化建設(shè)工作人員和網(wǎng)絡技術(shù)人員的關(guān)系，通過對相關(guān)制度的完善，促使雙方建立起良好的合作關(guān)系，加強溝通交流，為高效開展檔案管理信息化建設(shè)工作奠定堅實的基礎(chǔ)。第二，事業(yè)單位可以立足于實際，加大績效考核制度的實施力度，同時將其和管理人員的切身利益密切聯(lián)系在一起，使管理者能夠主動參與，確保檔案管理信息化建設(shè)工作的高效性。同時，事業(yè)單位還應對獎懲制度予以構(gòu)建，與管理人員的實際表現(xiàn)相結(jié)合，采取相應的獎勵或懲罰手段，以此調(diào)動檔案管理人員參與工作的積極主動性，并起到約束其行為的作用。第三，在管理網(wǎng)絡技術(shù)人員的過程中單位需要以實際為基礎(chǔ)，建立健全維護檢修制度，從制度上明確要求相關(guān)人員必須在固定的時間對設(shè)備和軟件進行維護、修理和更新，以此最大化發(fā)揮出信息化檔案管理平臺的重要價值。

2 加大館藏紙質(zhì)檔案的數(shù)字化建設(shè)力度

過去檔案只要以紙質(zhì)文件為主，這些文件的保存難度較大，對環(huán)境提出了較高的要求，同時不易更改。在新的時代背景下，事業(yè)單位所采用的傳統(tǒng)檔案管理模式已無法滿足現(xiàn)代管理需求，對此就要求積極對檔案管理模式予以革新，將信息技術(shù)的優(yōu)勢最大化發(fā)揮出來，用電子版形式保存?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案文件，使之后的信息變更可較好的實現(xiàn)，順利開展檔案信息化建設(shè)。與此同時，還應將諸多數(shù)據(jù)處理技術(shù)（云計算、大數(shù)據(jù)等）利用起來，用以處理檔案數(shù)據(jù)，對信息進行高效整合。除此之外，還要數(shù)字化處理那些需要永久保存的信息，促進檔案信息保存效率提升，同時還能防止丟失信息的問題出現(xiàn)，這無疑十分有利于事業(yè)單位做出科學合理的決策，確保檔案信息的完整性。

3 積極培訓事業(yè)單位檔案管理人員

檔案管理人員的素質(zhì)直接決定了檔案管理工作質(zhì)量，因為事業(yè)單位中的檔案管理內(nèi)容較為繁雜，故對管理人員的要求也十分嚴格，管理人員不僅要按類型劃分檔案，同時應能夠靈活操作計算機和其他設(shè)備。所以，事業(yè)單位要針對檔案管理人員，不斷加大培訓力度，和這些人員的實際工作能力相結(jié)合，對適宜的培訓內(nèi)容進行選擇，促進其工作能力有效增強。同時，還可以在固定的時間開展座談會，邀請相關(guān)檔案管理專家解答檔案管理人員的疑惑，使檔案管理人員的困惑得到切實解決。除此之外，還要檢驗培訓成果，設(shè)置專業(yè)性的考試，測試檔案管理人員掌握知識的程度，淘汰測試不合格的人員，且還需把一套完善的激勵機制建立起來，以使檔案管理人員積極參與到檔案管理中。

4 加大檔案信息數(shù)據(jù)安全管理力度

現(xiàn)階段，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)還是有很多弊端亟待解決，而要確保管理工作質(zhì)量，就需將管理的重點放在檔案信息數(shù)據(jù)安全方面，對此就要求各級人員對檔案安全管理引起高度重視，把安全隱患對檔案管理信息化建設(shè)的不良影響給充分認識到，正確管理相關(guān)電子檔案，避免發(fā)生重要資源被竊取或泄露等問題，使數(shù)據(jù)信息更加穩(wěn)定、安全。同時還要加大安全硬件設(shè)施的引進力度，如此便能加大黑客入侵的防范力度，以免重要資料被竊取，將安全硬件的價值和作用最大化發(fā)揮出來。不僅如此，管理人員還需把檔案信息檔案管理保密制度建立起來，并不斷完善，各級人員在開展管理工作時均要以此為范本，把保密制度在整個檔案管理工作全過程中執(zhí)行，只有這樣才能確保檔案管理信息化建設(shè)的高效性，顯著提升信息化建設(shè)水平。

結(jié)語

綜上，在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，檔案管理工作發(fā)揮了極為重要的促進作用，新形勢下，事業(yè)單位檔案管理模式已和以往大不相同，檔案資料已逐漸實現(xiàn)了信息化存儲，各種檔案資源得到了高效整合。在事業(yè)單位的檔案管理工作之中積極使用信息技術(shù)，既可以高效管理檔案信息，同時還能確保檔案信息更加準確，增強檔案的規(guī)范性。

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