核電企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)探究

劉朋朋 王藍(lán)藍(lán)

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）07-132-02

摘 要 作為海南省數(shù)字檔案室試點(diǎn)單位之一，海南核電有限公司正在積極推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，本文結(jié)合海南核電數(shù)字檔案室建設(shè)的實(shí)際，對(duì)核電企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的必要性、目標(biāo)與建設(shè)方向、內(nèi)容與要點(diǎn)進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞 核電 企業(yè) 數(shù)字檔案室 建設(shè)

隨著信息技術(shù)的深入發(fā)展和廣泛應(yīng)用，建設(shè)數(shù)字檔案室已成為企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展的必由之路。建設(shè)公司企業(yè)數(shù)字檔案室的最終目的就是實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、檔案管理信息化和檔案服務(wù)知識(shí)化，全面增強(qiáng)檔案信息管理與服務(wù)能力，提高公司管理水平，增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力，為企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展提供有力支撐[1]。

一、核電企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的必要性

進(jìn)入信息化時(shí)代以后，社會(huì)進(jìn)步日新月異，新的技術(shù)和管理理念層出不窮，給企業(yè)文檔工作也帶來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的必要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）數(shù)字檔案室建設(shè)是適應(yīng)核電企業(yè)信息化水平不斷提升的需要

核電企業(yè)信息化水平較高，不僅有完善的ERP系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)容管理平臺(tái)等綜合性管理平臺(tái)，各個(gè)領(lǐng)域也有很多專用系統(tǒng)，如設(shè)備可靠性管理系統(tǒng)、經(jīng)驗(yàn)反饋系統(tǒng)、行動(dòng)跟蹤系統(tǒng)、物料主數(shù)據(jù)系統(tǒng)、定期試驗(yàn)系統(tǒng)等。與傳統(tǒng)的管理方式生成大量紙質(zhì)文件記錄不同的是，各種信息化系統(tǒng)中產(chǎn)生了數(shù)量巨大的、形式多樣的原生電子文件，傳統(tǒng)文檔管理模式難以滿足某些原生電子文件的收集、整理和保管要求，比如三維圖紙等，而數(shù)字檔案室建設(shè)是解決原生電子文件的管理問題的有效途徑。

（二）數(shù)字檔案室建設(shè)是提高核電企業(yè)檔案利用便捷度的需要

注重“凡事有據(jù)可依”、視安全為生命的核電廠文檔利用對(duì)及時(shí)性的要求非常高，許多文檔利用需在幾十分鐘甚至幾分鐘內(nèi)完成，但由于核電廠文件數(shù)量大，各類型檔案特點(diǎn)各異，整理方式不一，傳統(tǒng)方式查詢檔案耗時(shí)耗力。通過數(shù)字檔案室的建設(shè)，提高紙質(zhì)檔案的數(shù)字化水平，通過全文檢索等信息化手段，能夠降低了員工查詢文檔信息的難度，極大提高核電廠文檔信息利用的及時(shí)性，為核電廠安全穩(wěn)定運(yùn)行提供強(qiáng)有力的文檔信息保障[2]。

（三）數(shù)字檔案室建設(shè)是核電檔案信息資源進(jìn)一步開發(fā)利用的需要

當(dāng)前核電企業(yè)檔案資源開發(fā)利用主要采用檔案編研的方式，在耗費(fèi)大量人力的同時(shí)，及時(shí)性難以得到保證。企業(yè)數(shù)字檔案室的建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的提取和整合，為檔案信息進(jìn)行深層次加工和知識(shí)化組織提供了有利條件，檔案部門只有以利用需求為導(dǎo)向，提高檔案編研的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和專業(yè)性，才能為企業(yè)提供全方位、多層次的個(gè)性化檔案信息和決策支持服務(wù)。

二、核電企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的目標(biāo)與方向

核電企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、便捷利用為目標(biāo)，使企業(yè)檔案室能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)本單位電子文件的歸檔和管理，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化，企業(yè)工作人員均可通過信息系統(tǒng)查詢利用檔案資源，實(shí)現(xiàn)歸檔文件電子化、館藏檔案數(shù)字化、檔案信息化利用、檔案信息資源深度整合加工以及館藏電子檔案的安全保存和長(zhǎng)期可利用，將企業(yè)檔案室由檔案保管和利用中心逐步發(fā)展成企業(yè)電子文件管理中心、信息中心和知識(shí)中心，實(shí)現(xiàn)檔案工作的提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展，為企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展提供有力支撐[3]。

審視當(dāng)下，展望未來，核電文檔信息化需要從以下幾個(gè)方向發(fā)展。

（一）實(shí)現(xiàn)更大規(guī)模的文檔電子化、數(shù)據(jù)化

目前海南核電現(xiàn)有以N1-EAM，N1-ERP為代表的一系列業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，這些系統(tǒng)所涵蓋的業(yè)務(wù)所需產(chǎn)生的文件已大部分實(shí)現(xiàn)原生電子化，但各業(yè)務(wù)部門在各項(xiàng)活動(dòng)中每年仍會(huì)形成10萬件以上的紙質(zhì)文件。紙質(zhì)生效的文件容易出現(xiàn)填寫、簽署不規(guī)范、丟失、損壞等風(fēng)險(xiǎn)，其次，歸檔后的掃描、著錄、保存成本高，2018年僅全年掃描的歸檔文件就達(dá)到了30萬頁(yè)，人工消耗非常巨大。另一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的電子文檔信息顆粒度較粗，不便于利用和查找，需要把特定的文檔轉(zhuǎn)換為顆粒度更細(xì)的數(shù)據(jù)。

（二）實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)信息的集中高效管控

隨著數(shù)據(jù)采集能力不斷增強(qiáng)，企業(yè)數(shù)據(jù)量迅速上升。傳統(tǒng)的文檔管理，主要管理的是紙質(zhì)文件等非結(jié)構(gòu)化信息，進(jìn)入信息社會(huì)以后，隨著各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程的電子化，以電子形式存在的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)成為企業(yè)的重要信息；進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代后，以往無法采集，或者因價(jià)值密度低而無法使用的數(shù)據(jù)也開始具備極高的商業(yè)價(jià)值，成為企業(yè)信息資產(chǎn)的一部分，企業(yè)信息資產(chǎn)的外延不斷擴(kuò)大，相應(yīng)的，企業(yè)文檔信息管理的范圍也需要不斷擴(kuò)大。對(duì)更大范圍的信息進(jìn)行集中高效管控，提高企業(yè)對(duì)信息資源的開發(fā)能力，提升企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化

實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化包括利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體管理的智能化，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案庫(kù)房、庫(kù)存檔案的實(shí)時(shí)監(jiān)控、動(dòng)態(tài)分析。另一方面，利用數(shù)據(jù)挖掘和人工智能等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源開發(fā)深入化和開發(fā)自動(dòng)化。

三、核電企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的內(nèi)容與要點(diǎn)

根據(jù)《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》的要求，數(shù)字檔案室建設(shè)主要內(nèi)容包括六個(gè)方面：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，可分為網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件環(huán)境及系統(tǒng)軟件建設(shè)；數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，主要功能包括數(shù)據(jù)采（收）集、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及信息利用等；數(shù)字檔案資源建設(shè)，主要包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、存量數(shù)字化及增量電子化；制度規(guī)范建設(shè)，一般分為管理性標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)三個(gè)方面；安全保密體系建設(shè)，即檔案數(shù)據(jù)的安全保密、系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全；經(jīng)費(fèi)和人才保障，通常包含組織機(jī)構(gòu)、人才隊(duì)伍及配套制度等。

根據(jù)上述要求，結(jié)合自身文檔管理和信息化建設(shè)的實(shí)際，核電企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的要點(diǎn)集中于以下幾個(gè)方面。

（一）進(jìn)行有效的整體統(tǒng)籌規(guī)劃

數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，要求實(shí)施單位不僅具備一定的技術(shù)水平，更要有較高的組織管理要求。在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中既要選擇適合本公司的軟硬件設(shè)施、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)等，更要調(diào)查研究、分析需求，總體規(guī)劃，分步實(shí)施，建立健全制度規(guī)范，搭建安全保障體系，形成運(yùn)營(yíng)保障機(jī)制等，避免重復(fù)建設(shè)，確保各組成部分的兼容性，提高數(shù)字檔案室的實(shí)用性。

（二）強(qiáng)化數(shù)字檔案室的資源建設(shè)

文檔資源是數(shù)字檔案室建設(shè)的基礎(chǔ)，核電廠在建設(shè)和運(yùn)行過程中會(huì)產(chǎn)生大量的、各種載體和形式的文件資料。首先要實(shí)現(xiàn)存量檔案的數(shù)字化和增量檔案的電子化，其次要擴(kuò)大電子檔案的接收范圍。傳統(tǒng)文檔管理模式下，信息密度高的文件資料被收集、整理和歸檔，大量信息密度低的資料可能被忽視，未進(jìn)行有效管理容易丟失或被遺棄，比如郵件、新聞等，然而部分文件其信息密度可能隨著時(shí)間的變化而改變，數(shù)字檔案室建設(shè)提供了一個(gè)可以更方便的收集、整理和存儲(chǔ)更多文件資料的平臺(tái)，使得文檔資源更加豐富和完善。

（三）轉(zhuǎn)變電子文件的歸檔模式，搭建適合的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

核電企業(yè)各領(lǐng)域部署實(shí)施了大量系統(tǒng)，各個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)接口等不盡相同，這種情況對(duì)于電子文件的歸檔造成了極大的障礙，為解決這個(gè)問題，核電企業(yè)需要制定統(tǒng)一接口規(guī)范，確保各個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口等符合電子文件歸檔的統(tǒng)一要求。與此同時(shí)，從各個(gè)領(lǐng)域業(yè)務(wù)系統(tǒng)中收集原生電子文件之后還需要將電子文件的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換至電子文件管理系統(tǒng)兼容的格式，確保為各個(gè)領(lǐng)域業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供調(diào)用，并且對(duì)電子文件進(jìn)行收集、管理、鑒定和分類等，最終將長(zhǎng)期保存的文件歸檔到數(shù)字檔案室。

（四）深入挖掘和分析數(shù)字檔案資源的內(nèi)容

核電企業(yè)數(shù)字檔案資源具有種類多、數(shù)量大的特點(diǎn)，對(duì)查詢服務(wù)的要求較高，難以適應(yīng)業(yè)務(wù)部門的文檔使用需求，通過數(shù)字檔案室的建設(shè)能夠從大量數(shù)據(jù)中對(duì)信息進(jìn)行提煉和集成，根據(jù)業(yè)務(wù)部門的查詢利用需求，分析各種數(shù)據(jù)，通過智能化的數(shù)據(jù)挖掘，使得查詢出的信息能夠更有針對(duì)性，為業(yè)務(wù)部門提供更好地利用服務(wù)。

（五）建設(shè)檔案信息安全保障體系，確保信息安全

核電企業(yè)檔案信息資源是非常重要的戰(zhàn)略資源，信息資源的安全問題是企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)工作中面臨的基礎(chǔ)性問題之一。在應(yīng)用層，首先確保檔案管理系統(tǒng)本身符合安全與保密規(guī)定；其次利用用戶賦權(quán)、檔案管理系統(tǒng)日志審核等手段進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全與保密；再次通過對(duì)數(shù)字化加工場(chǎng)所、存儲(chǔ)以及提供利用的過程進(jìn)行監(jiān)控，確保信息傳遞過程中的安全與保密。在管理層方面，一方面嚴(yán)格執(zhí)行公司信息安全的各項(xiàng)管理制度，另一方面結(jié)合檔案信息安全的實(shí)際制定適合自身管理的安全保密制度，多方面杜絕安全保密事件的發(fā)生。

（六）制定完善的數(shù)字檔案室管理制度，并宣貫到位

核電企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)應(yīng)制定人員崗位職責(zé)、系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)管理制度、檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所管理制度、數(shù)字檔案室安全與保密制度等，確保數(shù)字檔案室的工作有制度保障。與此同時(shí)，通過制度的宣貫，將數(shù)字檔案室的概念、特點(diǎn)、優(yōu)勢(shì)、使用方法和注意事項(xiàng)等向業(yè)務(wù)部門進(jìn)行全方位的推介，使得數(shù)字檔案室成為公司各領(lǐng)域信息系統(tǒng)的樞紐和紐帶，最大程度便捷用戶對(duì)信息的查詢利用。

四、結(jié)語

信息時(shí)代的到來，使得數(shù)字檔案室的建設(shè)成為核電企業(yè)圍繞中心，服務(wù)大局，提供優(yōu)質(zhì)文檔服務(wù)的必然選擇。在數(shù)字檔案室建設(shè)的過程中由于各單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)、管理模式、基礎(chǔ)條件等的不同，各核電企業(yè)的建設(shè)過程將和建設(shè)難度各異。各核電企業(yè)只有立足自身，找準(zhǔn)定位，突出特色，整合資源，才能建設(shè)與企業(yè)發(fā)展相匹配的數(shù)字檔案室和信息資源庫(kù)，為企業(yè)的發(fā)展提供足夠的檔案信息資源支撐。

參考文獻(xiàn)：

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[3]張?chǎng)?淺議企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2014（06）：105-107.