辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

劉志遠(yuǎn)

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）08-020-02

摘 要 隨著時(shí)代的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，很多先進(jìn)的、高效率的技術(shù)和設(shè)備被應(yīng)用到生活中來(lái)，其中信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展使人們辦公的條件和效率有了極大地提高。醫(yī)院中的信息資料比較多，種類比較復(fù)雜，管理起來(lái)比較困難，因此使用自動(dòng)化的辦公技術(shù)能夠取得良好的效果。但是在實(shí)際的使用過(guò)程中，醫(yī)院的自動(dòng)化辦公還存在著一些問(wèn)題，對(duì)辦公的效率、能力和信息的安全性等都造成了不良的影響，本文將探討研究辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題，分析并提出解決問(wèn)題的辦法，希望能夠提高醫(yī)院自動(dòng)化辦公的能力和水平，保障醫(yī)院信息的安全性和完整性，為研究學(xué)者提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞 辦公自動(dòng)化 醫(yī)院檔案管理 存在問(wèn)題 解決辦法

醫(yī)院的檔案和信息管理是其重要的非工作組成部分之一，具有重要性和多元化等特點(diǎn)，對(duì)工作人員的綜合素質(zhì)和要求較高。在新時(shí)代的背景下，辦公自動(dòng)化技術(shù)的使用有效的降低了醫(yī)院檔案管理工作的難度，促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的提高，但是要合理、有效地發(fā)揮辦公自動(dòng)化技術(shù)的效果，還需要我們對(duì)其進(jìn)行有效的研究和分析，提高辦公自動(dòng)化分能力。

一、醫(yī)院的檔案管理實(shí)行辦公自動(dòng)化的重要作用

（一）能夠有效的提高醫(yī)院檔案管理的工作效率

在醫(yī)院的信息資料檔案中，基本可以將其分為病例、科研、人事、財(cái)務(wù)等，這些檔案的妥善儲(chǔ)存、管理和應(yīng)用是保證醫(yī)院正常經(jīng)營(yíng)和發(fā)展進(jìn)步的重要條件，在傳統(tǒng)的檔案管理中，各種資料記載所使用的載體不同，記載的內(nèi)容也不同，這就使醫(yī)院進(jìn)行檔案管理工作的人員需要花費(fèi)的大量的時(shí)間進(jìn)行分類、歸檔和管理，不論是管理、調(diào)閱還是儲(chǔ)存都十分不方便，而進(jìn)行辦公自動(dòng)化，可以快速、有效的對(duì)資料、信息和檔案進(jìn)行歸類整理，提高了醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量，降低了醫(yī)院檔案管理工作人員的工作難度和出現(xiàn)問(wèn)題的風(fēng)險(xiǎn)[1]。

（二）節(jié)約了存儲(chǔ)的空間，擴(kuò)大了可存儲(chǔ)內(nèi)容的范圍

在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理中，以紙質(zhì)的檔案為主，還有部分圖像、聲音和圖像的等，這些資料需要很大的空間進(jìn)行存儲(chǔ)，需要醫(yī)院在建設(shè)時(shí)拿出部分空間專門(mén)進(jìn)行存放信息資料檔案，這種方式不僅占用的空間較大，而且醫(yī)院中每年產(chǎn)生的各種資料和信息較多，如果不定時(shí)進(jìn)行清理，那么存儲(chǔ)空間很快就會(huì)被塞滿，這就使很多重要的檔案資料無(wú)處存放，查找起來(lái)也比較困難。醫(yī)院的檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，能夠?qū)⑿畔①Y料的檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化，存儲(chǔ)到硬盤(pán)中進(jìn)行保存，在現(xiàn)代技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，存儲(chǔ)設(shè)備的體積越來(lái)越小，存儲(chǔ)容量越來(lái)越大，能夠有效的節(jié)約醫(yī)院檔案資料存儲(chǔ)的空間，能夠?qū)崿F(xiàn)多種資料信息和多方面信息的存儲(chǔ)，為醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展和重要檔案的保留提供保障[2]。

（三）促進(jìn)信息共享，加強(qiáng)醫(yī)院技術(shù)和信息的傳遞能力

由于地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不均衡，使各個(gè)地區(qū)的醫(yī)療技術(shù)水平也存在著差距，這就阻礙了醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，對(duì)人們的生命健康安全造成不良影響，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理是紙質(zhì)的實(shí)體管理，這就增加了要進(jìn)行資料調(diào)閱的研究和難度，不方便醫(yī)療技術(shù)、研究成果和資料記錄等的傳遞和使用。醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，能夠使檔案信息及時(shí)、有效地進(jìn)行傳遞，提高了信息傳遞的能力和信息共享的水平，對(duì)醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展，醫(yī)療技術(shù)的研究與進(jìn)步具有良好的推動(dòng)作用[3]。

二、醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化中存在的問(wèn)題

（一）醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全性較差的問(wèn)題

在醫(yī)院的檔案管理實(shí)行辦公自動(dòng)化的過(guò)程中，存在著信息安全性方面的問(wèn)題。一方面醫(yī)院的檔案信息也有有著一定的秘密性，其中患者的個(gè)人信息，醫(yī)院的人事、財(cái)務(wù)以及建設(shè)發(fā)展決定等方面的信息，一旦泄露就會(huì)對(duì)患者的安全和醫(yī)院的發(fā)展造成極大的威脅，但是辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理需要應(yīng)用到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，受到網(wǎng)絡(luò)病毒和木馬攻擊的風(fēng)險(xiǎn)性就較高，會(huì)出現(xiàn)信息安全問(wèn)題；另一方面部分醫(yī)院在進(jìn)行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)時(shí)，對(duì)于系統(tǒng)的安全性不重視，使醫(yī)院的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)沒(méi)有良好的防護(hù)手段，加大了醫(yī)院信息資料被竊取的風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)醫(yī)院的工作人員意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)于應(yīng)該進(jìn)行保密存儲(chǔ)的信息和資料隨意存放，也是造成醫(yī)院的方案管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)出現(xiàn)安全問(wèn)題的重要原因。

（二）辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)和能力不足的問(wèn)題

醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能不足是造成醫(yī)院應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題的重要原因之一。首先是部分醫(yī)院的檔案管理人員對(duì)新的技術(shù)和設(shè)備操作能力不足，不能有效地進(jìn)行應(yīng)用和管理，導(dǎo)致辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院的檔案管理能力和質(zhì)量下降；其次是部分醫(yī)院的檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不足，在面對(duì)醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的問(wèn)題時(shí)不能進(jìn)行良好的解決，降低了醫(yī)院檔案管理工作的效率，使醫(yī)院的正常經(jīng)營(yíng)、將患者疾病的及時(shí)治療受到影響，甚至出現(xiàn)信息資料檔案丟失的情況；另外是部分醫(yī)院的檔案管理工作人員的專業(yè)技能水平不足，使其不能有效的使用檔案管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，降低了醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的水平和效果。

（三）醫(yī)院檔案管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不完善的問(wèn)題

在醫(yī)院使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，還存在著系統(tǒng)和技術(shù)不完善的問(wèn)題。一方面我國(guó)醫(yī)院檔案管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和技術(shù)起步較晚，水平距離發(fā)達(dá)國(guó)家尚存在著一定的差距，這就導(dǎo)致辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理還存在一些不合理的地方，在使用和運(yùn)行的過(guò)程中發(fā)生錯(cuò)誤和故障的可能性較高；另一方面部分醫(yī)院在進(jìn)行的檔案管理的辦公自動(dòng)化建設(shè)中，投入的資金較少，使醫(yī)院檔案管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)施較差，不能發(fā)揮良好的效果，影響醫(yī)院檔案管理的水平和質(zhì)量。

（四）醫(yī)院對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的重視性不足的問(wèn)題

在醫(yī)院的辦公自動(dòng)化環(huán)境中，人員對(duì)辦公自動(dòng)化的重視性不足比一個(gè)重要的問(wèn)題。一方面部分醫(yī)院的工作人員和管理者對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不了解，對(duì)其重要性不掌握，導(dǎo)致他們?cè)谵k公自動(dòng)化環(huán)境下進(jìn)行醫(yī)院的檔案管理時(shí)，不能有效的使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，不僅降低了工作的效率，而且還加大了在醫(yī)院檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題的風(fēng)險(xiǎn)；另一方面部分醫(yī)院的工作人員和管理者對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的重要性不了解，認(rèn)為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可有可無(wú)，在進(jìn)行醫(yī)院的檔案管理中不能良好的使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理出現(xiàn)差錯(cuò)，對(duì)醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量提升和患者的治療、醫(yī)院的發(fā)展都造成了阻礙，對(duì)醫(yī)院的社會(huì)形象和經(jīng)濟(jì)效益等都造成了不良的影響。

（五）醫(yī)院的檔案管理及辦公自動(dòng)化制度方面不完善的問(wèn)題

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理中，制度不完善使造成問(wèn)題的重要原因之一。首先部分醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，依舊使用傳統(tǒng)的管理辦法，沒(méi)有完善的制度，使醫(yī)院的檔案管理和辦公自動(dòng)化環(huán)境、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不能良好的進(jìn)行融合，降低了醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用效果和醫(yī)院進(jìn)行檔案管理的能力；其次是部分醫(yī)院的運(yùn)行方式較為傳統(tǒng)，制度較為落后，使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不能合理、有效的運(yùn)行，在使用的過(guò)程中發(fā)生問(wèn)題，影響醫(yī)院檔案管理的效率和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用效果；另外醫(yī)院的辦公自動(dòng)化制度落后還會(huì)使醫(yī)院的管理能力下降，對(duì)醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)務(wù)人員的工作能力產(chǎn)生不良的影響，給患者的生命健康安全造成一定的威脅，給醫(yī)院的形象造成損害，不利于醫(yī)院的正常經(jīng)營(yíng)和發(fā)展進(jìn)步。

三、解決辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理問(wèn)題的方法

（一）提高安全管理意識(shí)，加強(qiáng)信息安全管理的建設(shè)

要解決辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院的檔案管理問(wèn)題，就必須加強(qiáng)信息安全方面的建設(shè)。首先我們要加強(qiáng)醫(yī)院信息安全方面的宣傳，通過(guò)張貼信息安全畫(huà)報(bào)、發(fā)放宣傳手冊(cè)等方式，提高醫(yī)院工作人員對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，養(yǎng)成維護(hù)信息安全的意識(shí)；其次是要對(duì)醫(yī)院的工作人員進(jìn)行教育和培訓(xùn)，使他們掌握和了解醫(yī)院需要保密的信息和資料，做好信息保密工作；另外要加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全建設(shè)，為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建立合理、有效的安全防范機(jī)制，降低網(wǎng)絡(luò)病毒入侵的風(fēng)險(xiǎn)，提高信息資料安全管理的能力。

（二）加強(qiáng)人員綜合素質(zhì)和專業(yè)技能的培訓(xùn)

人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能水平是使醫(yī)院檔案管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)揮良好效果的基礎(chǔ)，因此，我們要加強(qiáng)工作人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能水平。首先可以通過(guò)定期開(kāi)展教育、培訓(xùn)和考核的方式，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作人員提高綜合素質(zhì)和專業(yè)技能水平，加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的操作能力；其次可以通過(guò)參觀見(jiàn)學(xué)、邀請(qǐng)專業(yè)的人員進(jìn)行技能和經(jīng)驗(yàn)傳授的方式，提高醫(yī)院檔案管理人員處理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)問(wèn)題的能力，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)效果提高、質(zhì)量提升，發(fā)揮良好的效果。

（三）完善辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的制度

完善醫(yī)院的檔案管理制度是提高醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)效果的重要途徑之一。第一要建立現(xiàn)代化的檔案管理制度，使辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)真正融入到醫(yī)院的檔案管理之中，提高對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用效率，促進(jìn)技術(shù)水平和效果提升。第二要建立合理、有效的檔案管理部門(mén)，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院信息資料檔案的專業(yè)化管理，提高檔案管理的能力和效果。第三要建立辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理規(guī)則，使制度能夠有效的落實(shí)和實(shí)行，提高醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)檔案管理的實(shí)際效果和質(zhì)量水平，為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展，人們的生命健康安全提供有力的保障。

（四）建設(shè)合理、有效的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理系統(tǒng)的安全性

要解決醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化環(huán)境中的問(wèn)題，提高醫(yī)院的辦公自動(dòng)化檔案管理效果，就必須要提高辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全性。醫(yī)院的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要由三部分構(gòu)成，第一是系統(tǒng)的硬件構(gòu)成，第二是系統(tǒng)的軟件平臺(tái)，第三是系統(tǒng)的終端設(shè)備。要加強(qiáng)醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的安全性，首先我們要加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)硬件的維護(hù)和管理，可通過(guò)聘請(qǐng)專業(yè)的、優(yōu)秀的。經(jīng)驗(yàn)豐富的人員對(duì)醫(yī)院的檔案管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的硬件進(jìn)行維護(hù)和管理，避免系統(tǒng)的硬件出現(xiàn)問(wèn)題；其次是要建設(shè)合理、安全的軟件系統(tǒng)平臺(tái)，通過(guò)加強(qiáng)軟件系統(tǒng)的安全性，促進(jìn)醫(yī)院的檔案管理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠穩(wěn)定的、安全的運(yùn)行，提高醫(yī)院檔案信息及其管理的安全性，保障醫(yī)院的信息安全；另外要加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的終端設(shè)備管理，避免終端設(shè)備的使用不當(dāng)造成醫(yī)院檔案信息的泄露和丟失。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院的檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化具有著十分重要的意義，能夠取得良好的效果，但是在實(shí)際實(shí)施的過(guò)程中還存在著一些問(wèn)題，這就需要我們針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行合理、有效的分析，結(jié)合實(shí)際情況找到解決的辦法，促進(jìn)辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的效果和質(zhì)量提升，提高醫(yī)院檔案管理的能力和水平。

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