中職學校檔案信息化管理的問題與對策

仝慶鋒

【摘 ?要】檔案信息化管理能改善中職學校檔案組織與利用形式、簡化管理流程及提高管理效率、促進檔案利用服務的開發(fā)與創(chuàng)新，也是現(xiàn)代檔案高質(zhì)量發(fā)展的必然趨勢。但從目前的應用現(xiàn)狀看，中職學校檔案信息化管理還存在資源整合力度薄弱、標準化建設不足、檔案利用與服務方式單一的問題。對此，從整合與建立數(shù)字化檔案資源、加強標準化建設、優(yōu)化管理流程、強化檔案利用服務的開發(fā)與創(chuàng)新三個角度提出中職學校檔案信息化管理對策，供同仁們參考。

【關鍵詞】中職學校;檔案管理;信息化;對策

正文

中職院校傳統(tǒng)的檔案管理是紙質(zhì)的信息管理，這種方式不僅在保存時容易遺漏，在查找時工作量也較大，對于查找很久之前的檔案，肯定是一件耗時耗力的事。隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，很多中職院校的檔案管理方法也與時俱進，采用計算機技術進行信息化管理，這種方式的優(yōu)點顯然更勝一籌。在保存上，只需要將信息輸入計算機，就可以永久的保存下來，而且不占空間。在查找時，只需要在計算機上輸入相應的信息，就可以找到。因此采用計算機技術對檔案信息進行管理已經(jīng)成了很多中職院校都會選擇的方式。

一、分析中職學校檔案信息化管理的問題

雖然信息化管理檔案的好處很多，但是在落實中還是存在一定的問題。首先是信息化管理的意識上，很多中職學校對信息化管理的意識比較模糊，對信息化管理檔案的意義也沒有理解深刻，認為檔案的信息化管理只是單純的信息錄入和信息查詢，其實不然，計算機技術高深，想要真正了解信息化，必須配備專門的技術人員進行信息化檔案管理。其次是設備的配置上，檔案的信息化管理需要計算機輔助來完成，但是在很多中職院校沒有足夠的資金去配備計算機，導致檔案無法實現(xiàn)信息化管理。最后是技術人員的不足，對于檔案管理人員，很多中職學校的檔案管理人員是課比較少的在校老師，或者剛接觸計算機的人員，這些對信息化管理檔案都會造成一定的阻礙，信息化管理檔案的任務很重，而且技術也并不像看上去那么簡單，如果沒有配備專業(yè)的技術人員進行管理，檔案的信息化管理落實也只是一句空話，沒有實質(zhì)意義。

二、中職學校檔案信息化管理的意義

對中職院校來說，檔案的主要內(nèi)容是學校的管理和教學活動，包括學生的在校信息，這也是學生在校的有力證明，還有教師的信息，教學活動等，所以檔案的管理也十分重要。對于檔案的信息化管理，首先對學校在教育方面是有很大幫助的，近幾年來，隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，幾乎家家戶戶都配備了網(wǎng)絡設備，在去年疫情期間，學生和教師不能到校，所以很多資料的收集以及查看學生的安全狀況，都是通過網(wǎng)絡設備實現(xiàn)的，這也讓學校的工作開展的十分順利。另外是學生、教師信息的上傳、管理，有了計算機，學生、教師的信息就不需要通過紙質(zhì)進行保存了，直接通過計算機輸入進行保存，這樣不僅快速的將信息保存了下來，而且也不會占據(jù)很大的空間，在查詢上，只需要輸入相應的信息就可以找到了。所以采用信息化的方式管理檔案，不僅便捷，而且節(jié)省了大量的資源。

三、中職學校檔案信息化管理的措施

3.1提高學校管理人員的思想認識，推動檔案信息化管理的發(fā)展

中職院校管理人員對檔案信息化管理的思想認識十分重要，只有充分的認識到檔案信息化管理的重要性，才能高效的開展檔案管理活動。首先是，要對檔案管理人員定期進行培訓，前期培訓的目標是，幫助檔案管理人員充分認識信息化檔案管理，讓其充分了解信息化，并知道其中的重要性。在思想認識達到一定的高度之后，再對檔案管理人員進行相應的技術培訓，除了必要的輸入、查詢功能外，管理人員也需要學生一些深入的功能，讓檔案管理實現(xiàn)真正的信息化管理。另外中職學校需要配備充足的設備，讓檔案信息化管理工作真正落實。

例如，很多人對計算機是很不放心的，認為將信息放在計算機中，不如寫在紙上安全，其實不然。計算機技術是中國科技發(fā)展的成果，檔案管理人員作為學校的管理人員，要與時俱進，緊隨國家發(fā)展的腳步開展工作。所以要對檔案管理人員進行思想上和技術上的培訓，從思想上，讓檔案管理人員充分認識到檔案信息化管理的重要性，將信息放在計算機中是很安全的，而且計算機可以存放的時間比紙質(zhì)檔案存放的時間更久。從技術上，培養(yǎng)管理人員熟練的運用計算機技術，保證檔案管理工作順利開展。從設備上來講，學校要配備充足的設備，像計算機設備、打印設備、傳真設備等，保證檔案信息化管理公眾順利開展。

3.2完善檔案信息化管理機制，推動檔案信息化管理的發(fā)展

一項工作的開展需要強有力的規(guī)則約束，檔案信息化管理之所以還存在著問題，跟規(guī)則的制定是有很大關系的。高職學校應該制定保證檔案管理工作順利開展的規(guī)則，檔案管理人員要嚴格按照這一規(guī)則進行管理，對于不遵守規(guī)則的管理人員，要對其進行處罰。其次是建立系統(tǒng)化的檔案信息管理體系，從信息的收集到信息的錄入，再到信息的刪除和信息的查詢等，都要系統(tǒng)化的串聯(lián)起來，因為這一系列的工作都是相關的，在管理上對每一步的實施都要經(jīng)過嚴謹?shù)目紤]之后才能落實，避免出現(xiàn)誤刪、漏刪、多錄入的現(xiàn)象。每一項工作都要認真的對待，才能達到這項工作該有的效果。

例如，在檔案錄入時，要根據(jù)學號或者身份證號進行錄入，因為名字可能會出現(xiàn)的重名的現(xiàn)象，如果按照名字錄入，很容易重錄。在錄入時以專業(yè)為單位，再分成一個個小班，會更加清晰的將學生的信息和所在系別、專業(yè)、班級等顯示出來。當進行專業(yè)活動時，也更容易進行記錄。對于信息的刪除，要考慮到特殊情況的存在，例如有的學生在校期間選擇去當兵，那么他的畢業(yè)時間比同屆的學生畢業(yè)將會延遲兩年，在圖書館信息進行刪除時，則需要將這類同學的信息保存下來。檔案信息的管理是一個很瑣碎的工作，需要檔案管理人員細心、有耐心的對待。

結束語

總而言之，隨著網(wǎng)絡的發(fā)展，計算機已經(jīng)成為了各個地方發(fā)展的必備品。在中職院校進行檔案管理工作，也必須要改變以往的紙質(zhì)保存的方法，將檔案數(shù)字化，這樣不僅可以保證信息留存時間的長久性，而且不需要占據(jù)很多的地方。在信息利用時，只需要將信息打印出來即可，信息的利用也更加快捷。所以每一項工作的開展都要與時俱進，緊跟時代的步伐，這樣才能更高效的開展工作。

參考文獻：

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