自來(lái)水公司電子檔案管理措施探討

諸曄華

【摘 要】隨著科技的不斷發(fā)展，近幾年間電腦科技的發(fā)展尤為迅速，其中衍生出來(lái)的各種應(yīng)用遍及社會(huì)的方方面面。自來(lái)水公司的管理制度在新時(shí)代的背景下也跟隨時(shí)代的腳步，需要檔案電子化，用電子檔案的新模式對(duì)公司內(nèi)部的信息進(jìn)行管理，這種新型管理模式有方便快捷、存儲(chǔ)量大的特點(diǎn)。

【關(guān)鍵詞】自來(lái)水公司;電子檔案管理措施;探討

1.自來(lái)水公司電子檔案

自來(lái)水公司由于工作的特殊性，檔案中的信息量較多，信息之間的聯(lián)系也較為復(fù)雜，使用電子檔案對(duì)自來(lái)水公司的信息進(jìn)行管理能有效地把信息理順、合理分類(lèi)，將信息妥善保存。因此建立電子檔案對(duì)于公司而言是勢(shì)在必行的。

2.電子檔案可能發(fā)生的問(wèn)題

電子檔案在管理中最常出現(xiàn)的問(wèn)題就是電子檔案的安全問(wèn)題，電子檔案雖然容量大，可存儲(chǔ)的信息多，但由于信息沒(méi)有延續(xù)性，可能會(huì)發(fā)生信息丟失和信息泄露的事故，導(dǎo)致自來(lái)水公司的經(jīng)濟(jì)受損。這些電子信息的存儲(chǔ)沒(méi)有過(guò)去的紙質(zhì)檔案管理的安全性高，在管理上應(yīng)該多注意電子檔案的安全問(wèn)題。

2.1容易發(fā)生電子文件被改動(dòng)的問(wèn)題

傳統(tǒng)的檔案如果被他人修改會(huì)在紙質(zhì)檔案上留下一些痕跡，從而“有跡可查”，但相較于傳統(tǒng)檔案，電子檔案被改動(dòng)后不會(huì)留下痕跡，對(duì)于自來(lái)水公司來(lái)說(shuō)，在傳輸文件的過(guò)程中可能會(huì)被他人改動(dòng)，造成文件的可信度下降，資料的錯(cuò)誤會(huì)造成自來(lái)水公司的經(jīng)濟(jì)受損。

2.2電子檔案原始文件的管理

電子文件在被打開(kāi)后，就會(huì)出現(xiàn)電子文件中的信息和內(nèi)容，由于文件可能在使用的過(guò)程中被多個(gè)設(shè)備一起打開(kāi)，這樣就難以判斷打開(kāi)后的文件哪一個(gè)是原始文件，如果在不能判斷的情況下回收原始文件就有可能出現(xiàn)錯(cuò)誤。

2.3電子文件的格式問(wèn)題

電子文件在管理中，由于目前受到電腦技術(shù)的約束，對(duì)時(shí)常更新的與電子檔案相關(guān)的軟件、硬件的不適用，可能會(huì)降低電子文件的真實(shí)性。

3.電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

3.1降低工作強(qiáng)度，提高工作效率

由于電子檔案管理的一系列操作都是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行的，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理，這就大大增加了檔案的處理速度。而且計(jì)算機(jī)具有能夠同時(shí)快速處理一定數(shù)量的數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，大大縮短了文檔的管理周期，提高了工作效率。而且由于電子文檔主要都是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理和操作的，相對(duì)于傳統(tǒng)文檔由人力做主導(dǎo)，這就大大的降低了工作人員的工作強(qiáng)度，工作人員現(xiàn)在只需點(diǎn)擊幾下鼠標(biāo)，就能夠完成之前需要很長(zhǎng)時(shí)間才能完成的工作。從而有效地提高了管理水平，便于電子文檔的檢索利用。

3.2有效防止管理過(guò)程中的遺漏

因?yàn)閷?duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔進(jìn)行管理時(shí)，這些操作都是通過(guò)人力完成，就存在著可能整理不全面或歸檔的遺漏情況，而且出現(xiàn)此種情況時(shí)，檔案管理人員只能對(duì)已經(jīng)封裝好的檔案進(jìn)行拆裝重做，增加了工作量。但要是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理時(shí)，文檔是服務(wù)器直接進(jìn)行處理，很難發(fā)生漏掉某一文檔的情況，而且為了查缺補(bǔ)漏，檔案管理人員只需點(diǎn)幾下鼠標(biāo)，就能完成相應(yīng)的操作，省時(shí)省力，提高了工作人員的效率。

3.3有效提高了文檔的保密性

之前對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)的文檔進(jìn)行查閱時(shí)，是將包含查閱內(nèi)容的整個(gè)問(wèn)卷提供給相應(yīng)人員，這就導(dǎo)致了其他與查閱內(nèi)容無(wú)關(guān)的文檔存在著泄密的危險(xiǎn)，這一操作不符合文檔管理的保密性要求。但是如果由檔案管理人員翻閱出相應(yīng)內(nèi)容并監(jiān)督查閱人員查閱，又相應(yīng)地增加了檔案管理人員的工作強(qiáng)度。如果是電子檔案，就無(wú)需擔(dān)心這一問(wèn)題。在檔案查閱者請(qǐng)求查閱某一檔案時(shí)，要對(duì)其進(jìn)行身份認(rèn)證和權(quán)限管理，即要求得到檔案管理人員審核通過(guò)時(shí)才能進(jìn)行查閱，而且只能查閱其要求內(nèi)容，這就更高效地滿(mǎn)足了檔案管理的保密性要求。

3.4大大提高了檔案質(zhì)量

能夠使檔案得到合理而有效的利用是檔案管理工作的根本目的。而要提供給檔案查閱者更有參考和利用價(jià)值的文檔，就必須提高檔案內(nèi)容的質(zhì)量。但是由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行存檔時(shí)，是根據(jù)檔案管理人員或相關(guān)部門(mén)人為設(shè)定一些標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存檔，很難對(duì)檔案的整理和歸檔制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這也就造成檔案的質(zhì)量良莠不齊，大大降低了檔案的借鑒和參考價(jià)值。而且在對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，繁雜冗余的工作占用了檔案管理人員的大量時(shí)間，使得檔案管理人員沒(méi)有充足的時(shí)間來(lái)提升自身的素質(zhì)，使得檔案的質(zhì)量受到了很大的影響。但是通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作卻有效解決了檔案的質(zhì)量問(wèn)題，而且可以通過(guò)計(jì)算機(jī)可以對(duì)檔案的價(jià)值設(shè)定全面的標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行篩選操作，大大提高了檔案的質(zhì)量，而且使得工作人員從復(fù)雜的工作中抽取出來(lái)，有更多的時(shí)間和精力提高自己的工作素質(zhì)。

4.如何做好電子檔案管理應(yīng)用

4.1建立完善的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和體制

為了使電子檔案的管理有法可依，應(yīng)該建立完善的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和體制，從根本上保證電子檔案管理的規(guī)范性。在對(duì)電子檔案管理的制度進(jìn)行制定時(shí)，首先應(yīng)該將文件管理和電子文檔兩者進(jìn)行統(tǒng)一的管理，因?yàn)殡娮游募请娮游臋n的基礎(chǔ)組成部分，只有先從基礎(chǔ)上進(jìn)行規(guī)范操作，才能更有效地保證電子文檔的規(guī)范、正確和真實(shí)。然后將電子文檔的前期管理工作納入到檔案管理部門(mén)的職責(zé)，在統(tǒng)一的指導(dǎo)和監(jiān)督下確保文檔的整個(gè)操作環(huán)節(jié)的規(guī)范。最后，檔案接收部門(mén)也應(yīng)該設(shè)立相應(yīng)的檢測(cè)規(guī)范，保證電子文檔的原始和真實(shí)。

4.2嚴(yán)格控制電子檔案的轉(zhuǎn)換性

由于電子文檔是通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)其進(jìn)行操作的，就需要其能夠在不同的載體之間進(jìn)行相互轉(zhuǎn)換。所以電子檔案的可轉(zhuǎn)換性是保證電子檔案能夠得到長(zhǎng)期保存的基本條件。但是由于電子文件存在著內(nèi)容既使被修改也毫無(wú)痕跡的特點(diǎn)，且對(duì)電子文檔只需要進(jìn)行簡(jiǎn)單的復(fù)制和粘貼工作就能夠做到對(duì)其內(nèi)容的傳播，從而使電子文檔的真實(shí)和原始無(wú)法得到充分保障。這就需要我們對(duì)電子文檔進(jìn)行更復(fù)雜和高級(jí)的操作。而且電子文檔的承載介質(zhì)存在著易老化的缺點(diǎn)，這就需要在一定時(shí)期之后對(duì)電子文檔進(jìn)行轉(zhuǎn)化保存。以上這些，都對(duì)電子文檔的轉(zhuǎn)換性提出了更高的要求。

4.3做好管理過(guò)程中的管控

要想做好對(duì)電子檔案管理的操作，不僅應(yīng)在其他外部條件上加強(qiáng)規(guī)范，也需要檔案管理人員根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，有針對(duì)性地制定出一套更加適用于本企業(yè)電子檔案管理的制度，以此來(lái)規(guī)范電子檔案管理過(guò)程中的操作，做好過(guò)程控制。首先，應(yīng)該設(shè)定檔案管理權(quán)限，即規(guī)定哪些人或哪些部門(mén)對(duì)哪些內(nèi)容有相應(yīng)的操作或查閱權(quán)限。然后，要做好文檔傳播過(guò)程的監(jiān)控，保證文檔不能進(jìn)行拷貝以及傳播之后不改變其原始性。最后，要加強(qiáng)電子檔案使用過(guò)程中的監(jiān)控，對(duì)文檔信息的安全等級(jí)進(jìn)行分層次加密，而且要對(duì)文檔查閱有紀(jì)錄，方便日后的查閱監(jiān)控。

結(jié)語(yǔ)：

電子檔案管理把推動(dòng)檔案信息化、數(shù)字化和高效化作為其工作的主要目標(biāo)。在計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，不僅要注意電子檔案的本質(zhì)特點(diǎn)，還要加快電子檔案管理相關(guān)的技術(shù)和硬件建設(shè)，建立完整的電子檔案管理制度，培養(yǎng)高素質(zhì)的信息化電子檔案管理人才，加強(qiáng)電子檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)過(guò)程的相互銜接以及加強(qiáng)電子檔案管理有關(guān)部門(mén)的高效和及時(shí)溝通。只有這樣，才能在信息化高速發(fā)展的今天，快速準(zhǔn)確地向社會(huì)和國(guó)家提供更有價(jià)值的檔案。

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