財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案智能化管理的研究

程夢(mèng)婷 毛臘梅

摘要：現(xiàn)如今隨著大數(shù)據(jù)以及人工智能技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)經(jīng)濟(jì)實(shí)力突飛猛進(jìn)，促進(jìn)了各型企業(yè)內(nèi)部工作體系健全、完善，對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的管理也變得更加亟待。本文就智能化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的建設(shè)研究做出一些探討，為企業(yè)財(cái)務(wù)高效發(fā)展提供一些有效性建議。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案;智能化;管理

一、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的背景

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案就是指會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的重要史料和證據(jù)，屬于單位的重要經(jīng)濟(jì)檔案，是檢查企事業(yè)單位過(guò)去經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要依據(jù)，也是國(guó)家檔案的重要組成部分。在企事業(yè)單位中妥善管理財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是十分重要的。從21世紀(jì)開(kāi)始，智能化和信息化的大浪潮涌動(dòng)，隨著互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)以及人工智能技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)繁冗的紙質(zhì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案時(shí)期漸漸逝去，國(guó)家財(cái)政部從2016年 1月 1日起開(kāi)始實(shí)行的修訂后《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，肯定了電子會(huì)計(jì)檔案的法律效力。目前，會(huì)計(jì)憑證的獲取、報(bào)銷、入賬以及歸檔都可以實(shí)現(xiàn)電子化管理。但由于會(huì)計(jì)檔案種類多樣，會(huì)計(jì)信息豐富復(fù)雜，企事業(yè)單位在管理過(guò)程中面臨著很多問(wèn)題，在這個(gè)基礎(chǔ)上，建立一個(gè)系統(tǒng)化智能化的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)。

二、傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理與智能化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的比較

1.??? 相同點(diǎn)：一是主要工作模式相同。管理財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案都是對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)報(bào)告進(jìn)行系統(tǒng)化整理，對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行周期化保存，并且根據(jù)國(guó)家檔案管理辦法對(duì)達(dá)到年度需要銷毀的資料進(jìn)行銷毀。二是遵循的準(zhǔn)則相同。不管是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理還是智能化財(cái)務(wù)管理都是要依據(jù)中華人民共和國(guó)財(cái)政部頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》來(lái)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效管理和利用。

2.??? 區(qū)別：一是傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案一旦生成也就無(wú)法隨意更改，它的所有資料已經(jīng)確定，審核過(guò)程中企業(yè)發(fā)生一筆賬務(wù)錯(cuò)誤就要去填制新的憑證去沖銷再填制一張正確的憑證，隨之而來(lái)的就是修改賬簿修改報(bào)表;智能化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案直接在一個(gè)完備的系統(tǒng)里操作，如果選擇刪除憑證錄入新的憑證，后面的操作系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)更新;對(duì)于達(dá)到年限需要清理的檔案資料，也直接在系統(tǒng)刪除。二是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案是的流程是分步驟進(jìn)行的，首先財(cái)務(wù)人員要做基礎(chǔ)的制單制表工作，再由管理人員進(jìn)行匯總形成檔案;智能化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)是流動(dòng)性的，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案直接在系統(tǒng)進(jìn)行錄入再輸出到下一環(huán)節(jié)，最后系統(tǒng)自動(dòng)形成檔案，不用去分步進(jìn)行。

三、智能化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案構(gòu)建必要性

1.??? 有效減輕企事業(yè)單位負(fù)擔(dān)

企事業(yè)單位從會(huì)計(jì)憑證到會(huì)計(jì)賬簿最后到財(cái)務(wù)報(bào)告都需要對(duì)各類檔案進(jìn)行分類匯總，憑證又有原始憑證和記賬憑證，賬簿又可以細(xì)分為明細(xì)賬和總賬，對(duì)各級(jí)別會(huì)計(jì)資料進(jìn)行系統(tǒng)完善地規(guī)整是消耗很大的人力以及時(shí)間的。建立智能化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，可以準(zhǔn)確、高效地將各類會(huì)計(jì)檔案整理和保存，財(cái)務(wù)工作人員只需在系統(tǒng)里進(jìn)行審核憑證是否齊全，不用去翻找查閱浪費(fèi)太多時(shí)間，不需要配置多種財(cái)務(wù)工作人員;另外，系統(tǒng)存儲(chǔ)檔案都是按時(shí)間進(jìn)行保存，對(duì)于要銷毀的檔案能夠更好地清查，在很大程度上減輕企事業(yè)單位的負(fù)擔(dān)。

2.??? 為企業(yè)單位提供安全保障

在經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的時(shí)代里，推崇“業(yè)財(cái)融合”是當(dāng)代企業(yè)財(cái)務(wù)發(fā)展的新理念，企業(yè)財(cái)務(wù)工作人員就是對(duì)企業(yè)過(guò)去發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)來(lái)對(duì)未來(lái)的市場(chǎng)發(fā)展進(jìn)行決策。根據(jù)會(huì)計(jì)資料來(lái)對(duì)下年度的資金做出預(yù)算，對(duì)稅收進(jìn)行籌劃，對(duì)成本進(jìn)行控制，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案很大程度上是企業(yè)的命脈。紙質(zhì)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案不僅存儲(chǔ)占空間，遇到某些惡劣環(huán)境，妥善保存也是問(wèn)題，并且某些工作人員看管不安全，紙質(zhì)文檔竊取起來(lái)容易。智能化會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)有效解決這類問(wèn)題，利用計(jì)算機(jī)的程序我們對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，保證信息資料完整性和安全性。

3.??? 加強(qiáng)檔案管理辦法系統(tǒng)化

盡管企事業(yè)單位有《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》作為依據(jù)，也有《會(huì)計(jì)法》和《檔案法》作為法律支撐，但企事業(yè)單位沒(méi)有‘會(huì)計(jì)檔案法作為約束，部分企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理不重視，他們會(huì)從前兩個(gè)法律之間找空子，即使準(zhǔn)則有要求，但高層沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)法，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理依然很混亂，系統(tǒng)化的財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)就可以解決這個(gè)問(wèn)題，用嚴(yán)格地管理模式將會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行有條不紊地分類與保存，規(guī)范企事業(yè)單位的檔案管理。

四、建設(shè)智能化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的需求條件

1.??? 從宏觀體系構(gòu)成來(lái)看

本著“大眾創(chuàng)業(yè)萬(wàn)眾創(chuàng)新”的理念，智能化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)是覆蓋計(jì)算機(jī)學(xué)、會(huì)計(jì)學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)以及稅收學(xué)等各個(gè)學(xué)科于一體的系統(tǒng)，通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)財(cái)務(wù)工作人員可以從電子記賬到完成審核、主管簽字、完成年度財(cái)務(wù)報(bào)告、最后輸出符合國(guó)家標(biāo)志歸檔格式的會(huì)計(jì)資料一體化，廣泛應(yīng)用該系統(tǒng)會(huì)推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，利用電子計(jì)算機(jī)代替以前的各種紙質(zhì)，減輕資源消耗，也形成了綠色會(huì)計(jì)理念。

2.??? 從人力資源管理上看

現(xiàn)階段大部分企事業(yè)單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案都是專人看管，他們要對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行標(biāo)簽、分類、整理，不僅花費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)、工作效率低出錯(cuò)率還高，智能化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案不再需要傳統(tǒng)的管理人員;只要懂得一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，在系統(tǒng)里進(jìn)行操作，保障資料能否有效完全被系統(tǒng)接收，對(duì)接收傳送過(guò)程中遇到的問(wèn)題進(jìn)行處理即可;另一方面，相關(guān)部門要制定一些措施，加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理，不僅在工作中要對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查和保管，遇到問(wèn)題嚴(yán)格執(zhí)法處理，也要定期給他們輸送一定的思想教育，防止他們心思不正，保證會(huì)計(jì)檔案的安全性。

3.??? 從系統(tǒng)建立來(lái)看

智能化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案要采取各種手段來(lái)加強(qiáng)安全性，一是設(shè)立密碼處理，財(cái)務(wù)工作者要輸入兩級(jí)密碼口令才能進(jìn)入系統(tǒng)，防止密碼被輕易竊取電腦被他人使用;二是該系統(tǒng)只配置在專門負(fù)責(zé)管理的工作人員電腦以及高層領(lǐng)導(dǎo)的電腦上，保證信息傳遞的隱私和數(shù)據(jù)源的真實(shí);三是企業(yè)要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行防病毒設(shè)置，在這個(gè)被計(jì)算機(jī)病毒侵?jǐn)_的社會(huì)，我們要建立高級(jí)防病毒裝置，避免被黑客侵入數(shù)據(jù)庫(kù)，防止病毒影響會(huì)計(jì)資料;四是要對(duì)資料進(jìn)行備份處理，進(jìn)行備份處理有利于保證數(shù)據(jù)的完整性，如果遇到數(shù)據(jù)庫(kù)被破壞或是硬盤損壞的情況下，備份文件就能快速解決問(wèn)題。

五、建設(shè)智能化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)

1.??? 優(yōu)點(diǎn)

1.1? 為社會(huì)培養(yǎng)復(fù)合型人才

現(xiàn)代的科技高速發(fā)展所帶來(lái)的直接影響就是信息在日新月異地更新，信息量變得無(wú)比龐大，社會(huì)缺少的是各方面素質(zhì)優(yōu)秀的復(fù)合型人才。智能化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)就是在為社會(huì)輸送懂得計(jì)算機(jī)處理技術(shù)、明白大數(shù)據(jù)知識(shí)、知曉財(cái)務(wù)工作的復(fù)合型人才。第一他們的思維模式就與普通人才不同，一方面注重創(chuàng)新思考，面臨的很多財(cái)務(wù)問(wèn)題有自己獨(dú)立的見(jiàn)解，也能從別人的角度想問(wèn)題，具有大局意義;另一方面他們注重理論與實(shí)踐相結(jié)合，發(fā)揚(yáng)“業(yè)財(cái)融合”的理念，推動(dòng)企事業(yè)單位財(cái)務(wù)決策管理;第二他們的能力相對(duì)出眾，知識(shí)涉獵范圍廣，學(xué)習(xí)較為主動(dòng)，對(duì)新技術(shù)的接受能力更強(qiáng)，被社會(huì)廣泛需求。

1.2? 為企業(yè)減輕成本

一是智能化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)能結(jié)合強(qiáng)大的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)準(zhǔn)確地進(jìn)行資料錄入、信息對(duì)接檔案?jìng)魉偷裙ぷ?，排除管理工作者人為造成的錯(cuò)誤和損失;二是利用會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)能有效地減少企事業(yè)單位對(duì)財(cái)務(wù)工作人員資源的需求，減輕了企業(yè)的成本;三是不用設(shè)立專門的空間去安放陳舊的會(huì)計(jì)資料，對(duì)要銷毀的會(huì)計(jì)檔案直接在系統(tǒng)進(jìn)行操作，排除檔案因?yàn)槭芎艹毙枰迯?fù)所發(fā)生的成本;四是企業(yè)直接用電腦記錄和保存會(huì)計(jì)資料，不用花費(fèi)很多紙質(zhì)檔案去存檔，減小了一筆很大的成本。

1.3? 提高企業(yè)工作效率

智能化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)就像一個(gè)靈動(dòng)地機(jī)器人，首先它可以連續(xù)長(zhǎng)時(shí)間地工作不會(huì)感到疲倦，其次對(duì)任何年度的會(huì)計(jì)檔案都可以精準(zhǔn)快速地檢索，對(duì)于管理工作者來(lái)說(shuō)就會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間。它們可以自動(dòng)去審查一些結(jié)賬、銀行對(duì)賬單等基礎(chǔ)的工作，不管多么繁瑣，數(shù)字多么復(fù)雜，都可以在短時(shí)間內(nèi)做出批閱，大大提高了企業(yè)的工作效率。

1.4? 規(guī)范企業(yè)工作制度

智能化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)用它的高標(biāo)準(zhǔn)、大數(shù)據(jù)對(duì)所有檔案進(jìn)行記錄與儲(chǔ)存，代替了‘財(cái)務(wù)人員先記賬，管理人員再匯總的模式，解決了部分企業(yè)財(cái)務(wù)部“一職多用”的情況;由于系統(tǒng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)清查功能以及它特定的識(shí)別功能加上機(jī)器帶動(dòng)人力的工作效率更高，財(cái)務(wù)人員在對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)錄憑證的時(shí)候就會(huì)更加謹(jǐn)慎，嚴(yán)格規(guī)范按照會(huì)計(jì)準(zhǔn)則來(lái)，規(guī)范了企業(yè)財(cái)務(wù)人員的工作制度

2.??? 缺點(diǎn)

2.1? 系統(tǒng)建立耗費(fèi)高

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理只需要財(cái)務(wù)部工作人員去整理審核，再使用一些固定資產(chǎn)去儲(chǔ)存會(huì)計(jì)資料;智能化會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的建立首先就需要聯(lián)系各類學(xué)科，再利用各種技術(shù)、專利技術(shù)把強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)建立起來(lái)?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，越來(lái)越多懂得高科技的不法分子利用自己的本領(lǐng)取竊取企業(yè)的財(cái)務(wù)機(jī)密，因此對(duì)于加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理建設(shè)要求更高，我們會(huì)采用先進(jìn)的系統(tǒng)和高超的技術(shù)去防患于未然，但同時(shí)建成該系統(tǒng)消耗的成本就更大。

2.2 廣泛應(yīng)用該系統(tǒng)較難

改革開(kāi)放以來(lái)，中國(guó)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，但涌現(xiàn)在市場(chǎng)上的更多的是中小型企業(yè)，加上很多高校鼓勵(lì)大學(xué)生積極創(chuàng)業(yè)，對(duì)他們予以一定的支持和補(bǔ)助，但大多數(shù)都是小規(guī)模企業(yè)，他們對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理并不十分重視，企業(yè)所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)不夠多，導(dǎo)致現(xiàn)階段很多企業(yè)無(wú)需使用專門的智能化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。在他們的傳統(tǒng)的思維認(rèn)知里，也可能認(rèn)為現(xiàn)階段企業(yè)只需要實(shí)現(xiàn)財(cái)富最大化，何必去消費(fèi)一筆經(jīng)費(fèi)構(gòu)建該系統(tǒng)，普及智能化會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)較為困難。

2.3 可修復(fù)性較差

信息化時(shí)代，數(shù)據(jù)庫(kù)是不法分子入侵的重要目標(biāo)。在智能化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中，企業(yè)所有的會(huì)計(jì)資料都在電腦的數(shù)據(jù)庫(kù)里，即使安全保障力度大，加上系統(tǒng)的加密處理技術(shù)過(guò)硬，但不排除數(shù)據(jù)庫(kù)被惡意攻擊的情況，一旦數(shù)據(jù)庫(kù)被損壞，數(shù)據(jù)庫(kù)修復(fù)技術(shù)本身就很難，加上還要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行初始化，如果企業(yè)沒(méi)有對(duì)所有的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行二次備份，基本上所有的檔案也就丟失了，對(duì)企業(yè)的損失較大。

2.4 導(dǎo)致社會(huì)管理人員需求減少

智能化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)只要將資料儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)并加以備份就可以完整保存很久，不用進(jìn)行檔案規(guī)整它代替了簡(jiǎn)單的管理人員的工作，可能讓傳統(tǒng)管理人員面臨著失業(yè)，給檔案管理工作者帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。

（六）結(jié)語(yǔ)

總而言之，智能化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)給企事業(yè)單位帶來(lái)了很多便利的同時(shí)也給絕大多數(shù)人的思維帶來(lái)了沖擊，目前的絕大多數(shù)企事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理還是保持傳統(tǒng)的檔案管理，為了跟上時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)要采取一定的措施慢慢改革，從漸漸應(yīng)用無(wú)紙化檔案到應(yīng)用智能化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理系統(tǒng)指日可待。

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基金項(xiàng)目名稱：2019安徽省大學(xué)生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)訓(xùn)練項(xiàng)目“對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理智能化的研究”（s201910383353）