對信息時(shí)代的電子檔案管理的探討

李鐵釵

摘要：在信息時(shí)代，電子檔案成了一個(gè)新產(chǎn)物，并逐漸取代了原始紙質(zhì)檔案，它也是人們辦公的重要組成部分。然而，電子檔案的出現(xiàn)給檔案管理帶來了一次全新的挑戰(zhàn)。為了加快電子檔案管理的進(jìn)程，就要詳細(xì)探討信息時(shí)代下的電子檔案管理。文章首先分析了信息時(shí)代的電子檔案管理的必要性，并就信息時(shí)代電子檔案管理工作存在的一些問題展開詳細(xì)的討論，最后針對加強(qiáng)信息時(shí)代的電子檔案管理提出合理的建議。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;電子檔案管理;管理制度

一、引言

隨著信息時(shí)代的來臨，收集和分析信息數(shù)據(jù)變得更加重要?；谶@一形勢，企業(yè)開始逐漸摒棄以往的數(shù)據(jù)處理和應(yīng)用模式，在檔案管理工作中，原本的紙質(zhì)檔案被電子檔案所取代，為檔案的應(yīng)用與管理提供了諸多便利。但是電子檔案是由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)記錄形成的，主要是利用計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，管理方法明顯不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理。因此，企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)，檔案管理者要清楚的了解電子檔案和這種檔案管理中會(huì)遇到的一些問題，從而有效的管理電子檔案，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

二、信息時(shí)代的電子檔案管理的必要性

1、時(shí)代發(fā)展的必然要求

進(jìn)入21世紀(jì)以來，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)得到快速發(fā)展，在人們的日常生活與工作中被廣泛的應(yīng)用，信息化已成為我國社會(huì)發(fā)展的必然趨勢。在這種大環(huán)境下，企業(yè)的檔案管理工作在開展的過程中就要想保持高水平、高效率，就要遵循時(shí)代發(fā)展要求，利用電子檔案以達(dá)到信息時(shí)代的檔案管理要求，使信息數(shù)據(jù)的收集效率和利用水平得到進(jìn)一步提高，促使檔案的服務(wù)水平也得到明顯提高。

2、電子檔案的應(yīng)用優(yōu)勢

與傳統(tǒng)檔案對比來看，電子檔案在管理和應(yīng)用中所具有的優(yōu)勢是無可比擬的。第一，在管理工作中，電子檔案管理主要是要求管理人員能借助計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)來收集和整理檔案信息，同時(shí)還要建立起電子檔案數(shù)據(jù)庫，不僅使檔案管理效率得到提高，而且還能減輕檔案管理人員的工作壓力;第二，在檔案管理工作中，檔案信息一旦有變動(dòng)發(fā)生，電子檔案管理工作可以對檔案信息進(jìn)行隨時(shí)的添加以及做出相應(yīng)調(diào)整，使檔案的完整性得到保證;第三，電子檔案管理工作更便于檔案的使用，在使用的過程中要避免遺失、損壞等問題出現(xiàn)而對檔案管理工作的順利開展造成不利影響。

三、信息時(shí)代電子檔案管理工作存在的問題

1、不完善的電子檔案管理體系

電子檔案管理工作需要較強(qiáng)的專業(yè)性，所以對信息技術(shù)的應(yīng)用水平就有很高的要求。但是在實(shí)際的電子檔案管理工作中，利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)易受外部因素的干擾。所以，必須要有完善的電子檔案管理體系。如今，很多企業(yè)至今都沒建立完善的電子檔案管理體系，沒有認(rèn)識到電子檔案管理工作的重要性，以至于企業(yè)的檔案管理人員沒有樹立起正確的管理理念，也沒有正確的管理態(tài)度，仍在采用傳統(tǒng)的管理方法開展電子檔案管理，其管理效果不佳。不僅如此，不完善的電子檔案管理體系還使檔案管理人員在工作中缺少了一定的約束力，出現(xiàn)電子檔案管理工作上的嚴(yán)重失誤，導(dǎo)致管理水平下降。

2、信息技術(shù)的應(yīng)用水平低

我國已進(jìn)入到信息時(shí)代，檔案管理工作采用的一個(gè)必要方式就是電子檔案，信息技術(shù)的應(yīng)用對電子檔案管理顯得尤為重要，由于電子檔案涉及大量的數(shù)字化檔案信息內(nèi)容，所以必須要利用信息技術(shù)實(shí)行輔助管理。而實(shí)際的電子檔案管理過程中，因信息技術(shù)的應(yīng)用不到位，所以很多檔案管理人員沒有掌握相應(yīng)的信息管理技術(shù)，并且自身的系統(tǒng)操作能力也沒有得到進(jìn)一步強(qiáng)化，再加上落后的硬件設(shè)備，最終使電子檔案管理工作無法順利開展。

3、電子檔案管理人員的素質(zhì)低

檔案管理人員要想做好電子檔案管理工作就要有較高的專業(yè)素養(yǎng)，能夠?qū)τ?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)進(jìn)行熟練的運(yùn)用，對檔案信息加以收集、整理和分析，還能對電子檔案管理系統(tǒng)熟練的操作。目前，很多企業(yè)都存在電子檔案管理人員素質(zhì)不高的問題，因不具備電子檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，所以就影響到電子檔案管理工作的質(zhì)量。

4、有待提高電子檔案的真實(shí)性

開展檔案管理工作時(shí)，電子檔案的真實(shí)性將對其產(chǎn)生直接影響，檔案如果出現(xiàn)了虛假信息，必將會(huì)影響到企業(yè)的發(fā)展。盡管電子檔案具有不易丟失的特點(diǎn)，但是管理人員應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)能對檔案信息進(jìn)行隨意的更改，管理人員如果在操作方面有失誤產(chǎn)生，那么檔案的真實(shí)性就受到影響。因此，為了企業(yè)的發(fā)展必須要確保電子檔案的真實(shí)性得到提高。

四、加強(qiáng)信息時(shí)代電子檔案管理的建議

1、建立完善的電子檔案管理體系

企業(yè)要重視電子檔案管理工作，建立完善的電子檔案管理體系，讓管理人員對電子檔案管理工作的重要性有更深入的了解，更好的開展電子檔案管理工作。此外，在一個(gè)完善的電子檔案管理體系中，不能缺少完善的管理制度。因此，要求企業(yè)必須建立健全電子檔案管理制度，并對企業(yè)電子檔案管理工作的管理人員的操作行為以及具體的工作流程加以規(guī)范，保證企業(yè)的電子檔案管理工作可以有序開展。

2、加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用

企業(yè)在電子檔案管理工作中，要借助于信息技術(shù)去收集信息資料。企業(yè)要注意在電子檔案中加強(qiáng)應(yīng)用信息技術(shù)，有效利用信息技術(shù)和系統(tǒng)，將這些先進(jìn)的信息技術(shù)合理的運(yùn)用到電子檔案管理中，這對于提高管理人員的工作積極性以及檔案管理的質(zhì)量均能起到重要作用。

3、建立信息時(shí)代的檔案管理人員隊(duì)伍

電子文件在信息時(shí)代得到日益發(fā)展，所以檔案部門要對檔案管理人員加大培養(yǎng)力度。以多種渠道引進(jìn)專業(yè)的管理人員和技術(shù)人員，而且要保證檔案管理工作的從業(yè)人員思想好、素質(zhì)高、有較強(qiáng)責(zé)任心。從另一方面來看，還應(yīng)該開展專業(yè)培訓(xùn)，主要是提高現(xiàn)有檔案管理人員的現(xiàn)代科技知識掌握程度和他們的電子技術(shù)水平。隨著檔案管理工作的深入，對檔案管理人員有了更高的素質(zhì)要求。檔案工作的現(xiàn)代化與管理人員的原有知識水平有直接關(guān)系，還與他們補(bǔ)充及更新知識的速度息息相關(guān)?；诖?，檔案管理部門當(dāng)前的首要任務(wù)就是及時(shí)對檔案隊(duì)伍結(jié)構(gòu)單一以及過多保管型人員的現(xiàn)狀進(jìn)行改變，力求建立一支全新的檔案管理人員隊(duì)伍，即：結(jié)構(gòu)合理、素質(zhì)高。

4、電子檔案的真實(shí)性得到提高

在信息時(shí)代，電子檔案的真實(shí)性是電子檔案管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，同時(shí)也是發(fā)揮電子檔案應(yīng)有作用以及服務(wù)水平得以提升的有效途徑。企業(yè)應(yīng)該對檔案的真實(shí)性不斷加強(qiáng)管理，在對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行收集前，為了檔案信息的真實(shí)性得到充分保證，企業(yè)就必須對信息技術(shù)合理應(yīng)用，以便擴(kuò)大檔案信息數(shù)據(jù)的來源，還要對信息進(jìn)行認(rèn)真甄別，從根本上促進(jìn)信息的真實(shí)性得到提高。此外，在電子檔案管理工作的進(jìn)行中，檔案管理人員應(yīng)保證自己的操作嚴(yán)格遵照了電子檔案管理的規(guī)范要求和相關(guān)流程，同時(shí)對檔案的細(xì)節(jié)進(jìn)行著重管理，最終才能得到真實(shí)的檔案信息數(shù)據(jù)。

結(jié)語

通過上述分析可知，信息時(shí)代下的電子檔案已經(jīng)被廣泛應(yīng)用，它本身就具有紙質(zhì)檔案所不具備的優(yōu)勢，并且完全符合時(shí)代發(fā)展的需要。為此，要加強(qiáng)對電子檔案的管理，同時(shí)找到信息時(shí)代電子檔案管理中的問題，制定出合理的解決措施，使電子檔案發(fā)揮出更大的價(jià)值。

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