新時(shí)期單位檔案管理現(xiàn)狀與解決對(duì)策

徐敏

摘要：檔案資料管理在單位的工作中占有重要地位。這關(guān)系到每個(gè)員工的切身利益，是組織考察和選拔干部的主要依據(jù)。但是，由于傳統(tǒng)檔案文件管理系統(tǒng)的不完善和檔案文件管理技術(shù)水平的低下，檔案文件管理過程中仍然存在很多問題。如何規(guī)范檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化，是單位內(nèi)部管理的重點(diǎn)。因此，單位必須改善檔案管理制度，提高管理人員的專業(yè)水平，深刻認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;單位檔案管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，個(gè)別單位仍采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，造成檔案管理時(shí)間長，人力資源浪費(fèi)，傳統(tǒng)檔案管理的缺點(diǎn)正在逐漸顯現(xiàn)。因此，單位要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的原則，提高檔案管理效率，進(jìn)一步提高單位的服務(wù)能力。

1.單位檔案管理的原則及創(chuàng)新的重要性

檔案是國家機(jī)構(gòu)管理的重要基礎(chǔ)，也是單位收集保管信息的重要方法。在檔案文件管理中，應(yīng)結(jié)合多種方法來強(qiáng)化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并采用實(shí)用的檔案文件管理方法來有效克服檔案文件管理的局限性。針對(duì)單位檔案管理中存在的問題，相關(guān)管理人員應(yīng)增強(qiáng)自身的自律意識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任心，制定科學(xué)的檔案管理體系，采用綜合檔案管理方法，融入現(xiàn)代檔案管理理念，并與時(shí)俱進(jìn)。如今，在新時(shí)代不斷發(fā)展的背景下，社會(huì)對(duì)單位管理提出了更高的要求。目前，在單位所涉及的各種管理工作中，檔案管理是其中非常重要的一部分。其管理水平與單位各項(xiàng)活動(dòng)的順利實(shí)施之間有著非常密切的關(guān)系，加強(qiáng)檔案管理工作水平對(duì)提高單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)的效率和質(zhì)量具有重要意義。

2.新時(shí)期單位檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1檔案管理制度有待完善

必須有一套完善的管理系統(tǒng)和準(zhǔn)則，以確保檔案文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。目前，大多數(shù)單位都出臺(tái)了檔案管理制度，但是它們遵循形式主義，工作人員經(jīng)常不遵守規(guī)則，這導(dǎo)致檔案管理混亂，這客觀地反映了單位對(duì)檔案管理的重視不足。另外，單位內(nèi)各部門之間缺乏有效的溝通機(jī)制，協(xié)作能力差，在一定程度上降低了檔案管理系統(tǒng)的執(zhí)行力，從而影響了檔案的規(guī)范化管理。

2.2檔案設(shè)施陳舊，信息化水平有待提高

隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來，大多數(shù)單位已經(jīng)開展了信息管理時(shí)代。但是，由于資金投入較少，仍有一些單位使用過時(shí)的和落后的硬件設(shè)施，并使用手動(dòng)檢索方法。另外，某些設(shè)備未配備計(jì)算機(jī)，或者文件盒很少，這導(dǎo)致文件的隨機(jī)分類，這增加了文件搜索的難度。有些沒有按照檔案管理法規(guī)的要求建造檔案，也沒有采取措施防止檔案中的防火，防潮和防蟲害等。盡管檔案管理已基本實(shí)現(xiàn)了信息化，但由于管理體系落后，電子檔案管理人才匱乏，阻礙了檔案管理與信息技術(shù)的有效結(jié)合，因此，檔案管理的質(zhì)量沒有得到實(shí)質(zhì)性的改善。

2.3檔案人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)有待提升

在檔案管理中，檔案人員是這項(xiàng)工作的直接參與者與實(shí)施者，其業(yè)務(wù)素養(yǎng)與知識(shí)儲(chǔ)備均會(huì)明顯影響到檔案管理的工作質(zhì)量。為此，培養(yǎng)一支專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案人才隊(duì)伍是提高檔案管理質(zhì)量，保證檔案工作順利實(shí)施的重要前提。然而由于長期思想認(rèn)識(shí)方面的不到位，不少單位對(duì)檔案崗位的招聘要求極低，從而使得檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)普遍不高。盡管有的單位會(huì)定期組織檔案人員參與業(yè)務(wù)培訓(xùn)，但依然無法彌補(bǔ)這一缺陷，也難以真正提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力。由于崗位能力不匹配、硬件設(shè)施陳舊滯后等原因又會(huì)阻礙檔案人員工作效率的提升。

3.新時(shí)期單位檔案管理對(duì)策

3.1加強(qiáng)檔案管理制度完善工作

在單位檔案管理工作中，因?yàn)樯婕暗膬?nèi)容非常多，所以在整體上具有非常明顯的專業(yè)性。這就需要單位根據(jù)實(shí)際情況構(gòu)建出完善的檔案管理制度，保證在內(nèi)容方面可以滿足一定的科學(xué)化以及規(guī)范化等要求。同時(shí)，在對(duì)檔案管理制度進(jìn)行實(shí)施時(shí)，還應(yīng)該將相應(yīng)的監(jiān)督管理工作進(jìn)行全面落實(shí)，并且在一定的時(shí)間內(nèi)對(duì)檔案管理工作情況進(jìn)行考核。對(duì)檔案管理工作流程進(jìn)行不斷優(yōu)化與完善，通過構(gòu)建出完善的制度體系，保證檔案信息收集以及整理等工作可以實(shí)現(xiàn)順利開展，制定出科學(xué)的檔案管理工作考核方法，通過這種方式可以在一定程度上提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，有效避免各種檔案管理風(fēng)險(xiǎn)問題的產(chǎn)生。

3.2構(gòu)建信息化檔案管理新模式。

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，各行各業(yè)實(shí)踐出現(xiàn)了新變化，呈現(xiàn)出許多新的發(fā)展特點(diǎn)?！懊髡咭驎r(shí)而變，知者隨世而制”，新時(shí)期單位在實(shí)際工作中應(yīng)當(dāng)因時(shí)而變，將構(gòu)建信息化檔案管理新模式作為工作中心，有意識(shí)、有針對(duì)性地運(yùn)用信息技術(shù)，走上數(shù)字化建設(shè)之路。在進(jìn)行信息化檔案模式探索時(shí)可以先吸收和借鑒其他單位的工作經(jīng)驗(yàn)，再結(jié)合自身情況，達(dá)到滿足本單位的個(gè)性化建設(shè)需求?，F(xiàn)代信息技術(shù)會(huì)隨著時(shí)間的推移不斷發(fā)展，為了增強(qiáng)單位的信息化程度應(yīng)當(dāng)投入專項(xiàng)資金完成設(shè)備更新，不斷優(yōu)化檔案信息應(yīng)用平臺(tái)，并定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和升級(jí)。

3.3增強(qiáng)管理人員的自身素質(zhì)、提升管理技能水平

為了實(shí)現(xiàn)單位檔案管理的高效率，管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平必然成為重要條件。建立一支受過良好教育的專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)，以提高整個(gè)管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)。檔案管理員應(yīng)當(dāng)進(jìn)行職業(yè)素質(zhì)教育，提高職業(yè)素質(zhì)，能夠根據(jù)單位的性質(zhì)進(jìn)行整理和組織。同時(shí)，有必要加大經(jīng)濟(jì)投入，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，不斷提高員工的業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技能。規(guī)范數(shù)據(jù)管理人員的職責(zé)和權(quán)限，增強(qiáng)管理人員對(duì)檔案文件管理的認(rèn)識(shí)，充分了解文件材料的當(dāng)前收集，記錄和分類，然后能夠與其他部門進(jìn)行有效的溝通。

結(jié)語

在新時(shí)代，單位應(yīng)實(shí)施檔案文件管理，并通過使用信息技術(shù)闡明檔案文件管理的思想。檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)增加對(duì)自己工作的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，提高服務(wù)能力。

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