檔案社會化服務的社會取向

摘要：服務范圍從本單位擴大至全社會，是檔案社會化服務區(qū)別于一般檔案室、檔案館服務的重要特點之一。傳統(tǒng)形式的檔案服務主要基于單位內(nèi)部，如單位檔案室、企業(yè)檔案館等，負責收集、保管機構(gòu)內(nèi)部產(chǎn)生的檔案，僅面向機構(gòu)內(nèi)部進行服務。而檔案社會化服務不同于一般的檔案服務，它超越了機構(gòu)內(nèi)部，面向社會不同行業(yè)、不同領(lǐng)域提供服務。服務面的擴大，對檔案社會化服務機構(gòu)和人員提出了更高的要求，他們要具備更全面的專業(yè)知識，了解不同行業(yè)檔案工作特點，有針對性地提供服務。

關(guān)鍵詞：檔案 社會化 服務 社會取向

一、基于社會分工的檔案服務

所謂社會分工是指，超越一個經(jīng)濟單位的社會范圍內(nèi)的生產(chǎn)分工。也就是說，不再是局限于某個企業(yè)或行政區(qū)域內(nèi)的分工，而是指全社會范圍內(nèi)的社會分工。基于社會分工而產(chǎn)生的檔案社會化服務主要存在以下特點。

第一，服務工作效率大幅提高。檔案社會化服務是遵循社會發(fā)展、專業(yè)分工的原則而產(chǎn)生的，這種分工的有利之處在于集中了優(yōu)勢資源，包括人力資源、物質(zhì)資源等，極大地縮短了勞動時間，提高了勞動效率。

第二，推動產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的演進。整個社會經(jīng)濟是由不同產(chǎn)業(yè)相互作用而推動發(fā)展的。社會分工的逐漸細化，推動檔案社會化服務等新興服務業(yè)產(chǎn)生，促進產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的變化與調(diào)整，社會資源得到更加充分的利用?，F(xiàn)代服務業(yè)的蓬勃發(fā)展，促進了產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)由低級到高級，由失衡到基本合理的演進，推動社會經(jīng)濟更好更快地增長。

二、體現(xiàn)規(guī)模效益的檔案服務

（一）降低企事業(yè)單位管理成本，保障文件檔案管理質(zhì)量

1.降低企事業(yè)單位交易成本

具體說來，一方面，企事業(yè)單位選擇檔案社會化服務，可精簡組織內(nèi)部的文件檔案管理部門，節(jié)約人力成本、管理成本，降低內(nèi)部交易費用;另一方面，通過檔案社會化服務獲取產(chǎn)品及服務的費用更加低廉，從而降低了企業(yè)的外部交易成本。

2.獲取優(yōu)勢資源，提高文件檔案管理質(zhì)量

資源是企業(yè)競爭中不可或缺的重要因素，企業(yè)應將主要精力放在爭奪有利于鞏固其市場地位的核心資源上。以量子偉業(yè)為例，其為東方航空公司成功打造的符合公司需求的檔案信息化管理平臺。東方航空公司成立至今，檔案數(shù)量大、種類多，傳統(tǒng)的管理模式已無法適應信息的爆炸式增長，各類檔案無法及時、規(guī)范收集、管理和利用，工作效率低下。鑒于此，該公司選擇與量子偉業(yè)進行合作，量子偉業(yè)利用其專業(yè)技術(shù)上的優(yōu)勢，完成了東航電子檔案管理系統(tǒng)項目，實現(xiàn)了利用信息化平臺對檔案進行規(guī)范收集、高效管理。該案例的成功，幫助東航公司利用檔案社會化服務彌補其在檔案管理領(lǐng)域上的不足，提高了管理水平和質(zhì)量。

3.增強企業(yè)核心競爭力，提高企業(yè)績效

所謂企業(yè)核心競爭力是指企業(yè)開發(fā)獨特產(chǎn)品、發(fā)展獨特技術(shù)和發(fā)展獨特營銷手段的能力，是能使企業(yè)保持持續(xù)競爭優(yōu)勢的能力。企業(yè)在核心競爭力上的投資能產(chǎn)生較大的拉動和放大作用，遠遠超過在非核心競爭力上的投資收益。正因如此，企業(yè)會將有限的資源投入到具有核心競爭力的業(yè)務上，而將非核心的支持輔助性業(yè)務外包給服務機構(gòu)來完成。檔案社會化服務就擔負了減輕企業(yè)負擔、解決企業(yè)后顧之憂的使命，以此來提高企業(yè)核心競爭力，實現(xiàn)企業(yè)績效的最大化。

（二）精簡政府職能，提高政府工作效率

檔案社會化服務機構(gòu)提供的服務業(yè)務內(nèi)容廣泛，涵蓋了文件管理、數(shù)字歸檔、在線備份、安全銷毀、文檔管理咨詢等，并且服務專業(yè)性強，服務質(zhì)量可靠。政府將文件、檔案管理職能以業(yè)務流程外包的方式交付給檔案社會化服務機構(gòu)，一方面符合當前精簡政府職能的時代需求，另一方面也能促進政府轉(zhuǎn)型，提高政府工作效率和工作有效性。

1.推動政府職能專業(yè)化、集中化，提升政府行為有效性

根據(jù)《政治學辭典》的解釋，政府職能是指政府的職責和功能?；韭毮苡袃煞N：階級統(tǒng)治職能和社會管理職能。具體體現(xiàn)為：指導職能、服務職能、協(xié)調(diào)職能、監(jiān)督職能、控制職能、保衛(wèi)職能。政府職能的具體內(nèi)容隨著社會的發(fā)展而變化。在實際工作中，政府職能是有限的，全能政府是不存在的，政府管得過多、過寬，在一定程度上只會增加行政成本，降低工作質(zhì)量和效率，不利于其核心職能的發(fā)揮。通過服務外包的方式，政府將非核心、非專業(yè)的文件檔案管理業(yè)務外包出去，專注于核心職能，有助于推動政府職能專業(yè)化、集中化，保證政府集中資金和精力辦本職工作。

檔案社會化服務機構(gòu)在面向政府提供服務時，要立足專業(yè)優(yōu)勢，提供完善的服務產(chǎn)品，推動政府工作效率的提升。紫光慧圖針對政府機關(guān)提出了具有針對性的解決方案，其典型的政府客戶包括國家發(fā)改委、財政部、國務院國資委以及中共中央直屬機關(guān)事務管理局。其為政府客戶提供的服務包括電子文件實時歸檔、基于電子文件保管期限表的自動鑒定、電子文件定期轉(zhuǎn)錄、實時遷移以及信息安全保障等。通過這一系列服務，可簡化政府電子文件管理流程，保證政府機關(guān)將更多精力投入核心業(yè)務。

2.推動政府轉(zhuǎn)型，建設服務型政府

如今，市場在資源配置中的作用逐漸加強。檔案社會化服務作為新興服務業(yè)，在拓展市場、提供專業(yè)服務的過程中，應釋放國內(nèi)需求市場的潛力，特別是來自政府的需求。因為政府行為具有較強的市場引導作用，這樣一來，便可成功打開市場、拓展業(yè)務。這種政府采購服務的行為，能強有力地促進第三產(chǎn)業(yè)發(fā)展，推動產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整和經(jīng)濟轉(zhuǎn)型，有助于實現(xiàn)政府轉(zhuǎn)型，建設服務型政府。

當前，國內(nèi)檔案社會化服務發(fā)展較快的企業(yè)都將政府作為重要客戶。如量子偉業(yè)的政府機關(guān)客戶包括廣州市委辦公廳、蘇州市地方稅務局以及各地市檔案局等。它正是借助政府拓寬市場，增強企業(yè)競爭力，同時也推動當?shù)卣毮艿霓D(zhuǎn)變。政府通過服務產(chǎn)品采購，培育第三產(chǎn)業(yè)發(fā)展?jié)摿Γ瑸榻?jīng)濟建設服務。

三、合乎規(guī)則的檔案服務

檔案社會化服務不僅要遵從檔案領(lǐng)域內(nèi)的規(guī)則，同時也要遵從社會化領(lǐng)域內(nèi)的細化的相關(guān)制度規(guī)范。具體說來，合乎規(guī)則的專業(yè)取向要求檔案社會化服務符合三個層次的規(guī)則：國際組織規(guī)則、國家規(guī)則以及行業(yè)規(guī)則，如此方可實現(xiàn)文件檔案的規(guī)則管理和利用。合乎規(guī)則的專業(yè)取向一方面能規(guī)范檔案社會化服務機構(gòu)自身的工作流程，樹立在行業(yè)內(nèi)的權(quán)威性;另一方面能幫助客戶做到合乎規(guī)則，優(yōu)化客戶經(jīng)營管理流程，實現(xiàn)雙贏。

第一，國際組織規(guī)則。在經(jīng)濟全球化迅速發(fā)展的今天，檔案社會化服務需要擁有全球視野，在服務過程中遵從相關(guān)國際組織規(guī)則，這既是提高服務水平和檔次的客觀要求，又是走向國際化、與世界市場融為一體的必經(jīng)之路。以建筑標準為例，其要求會員必須遵從《典型建筑代碼與國家防火協(xié)會規(guī)定》，該標準遵從了“國際建筑官員和代碼管理者協(xié)會”制定的《國家建筑標準（修訂版）》以及國際建筑官員大會和國際南部建筑代碼大會制定的標準。

第二，國家規(guī)則。毋庸置疑，遵從國家規(guī)則是維護市場秩序、規(guī)范經(jīng)營行為、杜絕惡性競爭的有效途徑。檔案社會化服務既要遵從國家檔案領(lǐng)域內(nèi)的規(guī)則，也要遵從針對檔案社會化服務的具體規(guī)定。相對于國外較完善的規(guī)則監(jiān)管體系而言，我國從規(guī)則上對檔案社會化服務實踐予以規(guī)范的進程相對比較緩慢。在全國范圍內(nèi)，至今尚未有完整、健全的規(guī)則體系，但地方上相關(guān)立法已逐步展開，取得了一定成果，不過內(nèi)容主要局限在經(jīng)營范圍和接受資質(zhì)認定以及檔案行政機關(guān)監(jiān)督等方面，如《上海市檔案條例》《黑龍江省檔案管理條例》等。已有的規(guī)則條例中，條款寬泛，內(nèi)容不詳盡，可操作性有所欠缺。因此，目前檔案社會化服務在規(guī)則取向上不僅要遵守現(xiàn)有的制度規(guī)范，同時要通過實踐促進相關(guān)規(guī)則建設，為未來完善的規(guī)則框架出謀劃策。

第三，行業(yè)規(guī)則。這里的行業(yè)規(guī)則包括兩層含義：一是檔案社會化服務行業(yè)的行業(yè)規(guī)則;二是檔案社會化服務客戶所在的行業(yè)規(guī)則，檔案社會化服務機構(gòu)在服務過程中要遵從以上兩方面的行業(yè)規(guī)則。

我國檔案社會化服務行業(yè)的發(fā)展還很不完善，尚未建立專門的行業(yè)協(xié)會，在規(guī)則以及行業(yè)標準建設方面較滯后。而在國外，檔案社會化服務行業(yè)以及相關(guān)規(guī)章制度已有相對健全的機制。例如PRISM就是商業(yè)性文件中心行業(yè)的非營利協(xié)會，盡管它并非標準制定機構(gòu)，卻為會員搜羅了行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)相關(guān)的規(guī)則，供會員參考和遵循。具體的規(guī)則包括防火與建筑規(guī)范、政府特殊檔案存儲要求、《薩班斯——奧克斯利法案》等。

檔案社會化服務的服務對象涉及醫(yī)療保健、金融、規(guī)則、能源、零售、音像等眾多領(lǐng)域，因此在遵從檔案領(lǐng)域內(nèi)相關(guān)規(guī)則外，還要遵從客戶所屬行業(yè)的行業(yè)規(guī)則，保證其工作的規(guī)則、有序。以GRM為例，作為目前國際領(lǐng)先的商業(yè)性文件中心，也是我國檔案社會化服務的行業(yè)榜樣，其在合規(guī)性方面，不僅嚴格遵守相關(guān)行業(yè)標準，并且根據(jù)工作實際建立并完善行業(yè)標準，對文件檔案管理標準體系的建設工作做出了一定貢獻。例如，該公司經(jīng)審核達到了2012年支付卡行業(yè)數(shù)據(jù)安全標準（PCI），加入了PCI安全標準委員會，成為合規(guī)的一級服務提供商，為成千上萬的客戶提供信用卡數(shù)據(jù)保障服務?？梢娝谔峁┖弦?guī)服務方面的表現(xiàn)較優(yōu)異。

總而言之，合乎規(guī)則服務的優(yōu)勢在于既可保證服務符規(guī)則律、技術(shù)規(guī)范或其他專業(yè)準則，符合社會需要;又可吸引消費者，獲得客戶認可和信賴。在合乎規(guī)則的專業(yè)取向中，規(guī)則是開展一切服務的基礎，合規(guī)是指導檔案服務科學發(fā)展的重要理念。

參考文獻：

[1]王開宇.檔案價值外延的劃分基礎與表現(xiàn)[J].黑龍江史志，2014（03）：142.

[2]崔紅.談談檔案價值的形成及其實現(xiàn)規(guī)律[J].蘭臺世界，2014（S2）：63-64.

（作者簡介：凌佳慧，女，本科，江蘇省南通衛(wèi)生高等職業(yè)技術(shù)學校，助理館員，研究方向：檔案）

（責任編輯 劉冬楊）