簡(jiǎn)析如何加強(qiáng)人事檔案管理工作

張江梅

【摘? 要】在人力資源管理中，人事檔案發(fā)揮著重要作用，為干部選拔提供了充分的依據(jù)，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和人事改革的不斷深入，電子紙質(zhì)檔案的出現(xiàn)給人事檔案管理帶來(lái)了巨大的變化，本文對(duì)這些不適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的問(wèn)題提出了一些思考，并提出了加強(qiáng)個(gè)人檔案管理的建議。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;管理;加強(qiáng)

人事檔案不僅是評(píng)價(jià)員工的依據(jù)，也是最重要的人才信息來(lái)源，在人才流動(dòng)加速明顯的社會(huì)背景下，人事檔案的管理難度加大。只有加強(qiáng)人事檔案管理，才能更有效地保護(hù)員工隱私，向相關(guān)需求人員提供更有價(jià)值的人事信息，在此基礎(chǔ)上，迫切需要分析加強(qiáng)人事管理和改進(jìn)檔案管理的策略。

1人事檔案的內(nèi)容

人事檔案是為員工提供個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、道德作風(fēng)、職業(yè)能力、工作業(yè)績(jī)等內(nèi)容的書面材料，人事部門應(yīng)當(dāng)按照人事檔案管理框架對(duì)人事檔案進(jìn)行設(shè)置、備案和分類，考慮到員工檔案的重要性，必須比其他檔案更仔細(xì)地保存，通過(guò)檔案我們可以追溯到古代偉人的光輝歷史，即人工抄錄，在這種形式的人事檔案管理中，應(yīng)特別注意防潮和損壞，人事檔案的管理需要一套專門的制度來(lái)保證人事檔案的完整性和可執(zhí)行性[1]。

2人事檔案管理的目標(biāo)

人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性是人事檔案管理的前提和基礎(chǔ)，對(duì)后續(xù)工作具有重要意義，檔案的真實(shí)性和完整性充分體現(xiàn)了人事部門的工作狀態(tài)和心態(tài)。在人才的晉升上，要進(jìn)行準(zhǔn)確的定位和評(píng)價(jià)，評(píng)估個(gè)人的實(shí)際情況，顯然，人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性非常重要。如果人事檔案管理內(nèi)容被篡改，影響真正有能力的人的職業(yè)發(fā)展，不僅是人才的流失，也是社會(huì)的巨大損失，不能充分發(fā)揮其作用，人事檔案管理從業(yè)人員必須認(rèn)真審查和整理相關(guān)人事檔案，使個(gè)人檔案能夠充分體現(xiàn)實(shí)際工作能力和水平。個(gè)人信息會(huì)隨著個(gè)人的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)和發(fā)展而變化，因此，人事檔案管理要隨時(shí)改變，體現(xiàn)個(gè)人經(jīng)歷和經(jīng)驗(yàn)，豐富人事檔案。

3人事檔案管理工作的意義

從應(yīng)聘者的角度看檔案工作，能反映用人單位的正常水平和發(fā)展?jié)摿?，人事檔案不僅可以提供求職者的全貌，還可以反映員工的學(xué)習(xí)、經(jīng)驗(yàn)和資產(chǎn)負(fù)債表表現(xiàn)，證明員工有資格獲得社會(huì)福利。根據(jù)人事檔案，員工可以提供就業(yè)證明或申請(qǐng)社會(huì)保險(xiǎn)，并按照檔案中規(guī)定的退休年齡和教育程度繳納基本保險(xiǎn)費(fèi)。

4現(xiàn)階段人事檔案管理存在的問(wèn)題

4.1人事檔案管理人員專業(yè)度不高

人事管理是對(duì)專業(yè)、保密和政策性工作的強(qiáng)烈需求，用人單位不重視人事檔案管理，檔案管理人才缺乏，也是企業(yè)亟待解決的問(wèn)題。

4.2人事檔案管理力度不足

目前還存在人事檔案管理不到位的問(wèn)題，這個(gè)問(wèn)題主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是管理人員相對(duì)較少，目前，人事管理單位在人事管理方面存在不足，人員配備不足，其次，在績(jī)效考核過(guò)程中會(huì)對(duì)人事檔案進(jìn)行收集，部分管理人員可能會(huì)收集當(dāng)前工資和考核內(nèi)容，有的管理人員只能收集信息內(nèi)容，無(wú)法抓取相應(yīng)的考核信息，后期信息管理復(fù)雜度和難度較高，檔案使用質(zhì)量低;三是行政資源匱乏，檔案在對(duì)賬過(guò)程中屢屢受阻，可見(jiàn)人事檔案管理仍然管理不善。

4.3人事檔案信息化程度不高

目前，我國(guó)大部分單位都僅限于個(gè)人資料管理的電算化，如基本信息、編目、檔案?jìng)鬏數(shù)刃…h(huán)節(jié)，沒(méi)有進(jìn)行全面深入的信息化。總的來(lái)說(shuō)，個(gè)人資料管理的完整性和系統(tǒng)性不夠，會(huì)導(dǎo)致檔案信息更新不準(zhǔn)確、不完整、延遲等問(wèn)題，容易造成人員信息管理混亂，嚴(yán)重影響工作效率[2]。

4.4對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足

很多人事部門認(rèn)為，人事檔案管理只要能適應(yīng)人事部門的變化、對(duì)外調(diào)動(dòng)和檔案管控就可以。對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案收集不全，不能反映客觀真實(shí)情況，直接影響人事檔案管理水平。

5加強(qiáng)人事檔案管理工作的建議

5.1加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

在檔案工作中起著非常重要的作用。檔案人員不僅要具備專業(yè)技能和綜合技能，還要具備人事檔案處理技能和計(jì)算機(jī)技能。此外，必須具有較高的政治意識(shí)形態(tài)和職業(yè)道德，因此，應(yīng)結(jié)合當(dāng)前形勢(shì)，及時(shí)開(kāi)展相應(yīng)的檔案培訓(xùn)，提高檔案管理人員的基本操作能力，培養(yǎng)高素質(zhì)、高效率的檔案管理人才，只有這樣才能實(shí)現(xiàn)人事檔案的持續(xù)管理，把人事檔案管理的質(zhì)量提高到總體戰(zhàn)略水平。

5.2建立完善的人事檔案管理制度

為了保證人事管理的效率，首先必須認(rèn)識(shí)到人力資源管理的重要性。一方面，負(fù)責(zé)人要了解人事檔案對(duì)人力資源發(fā)展的影響，提高管理效率和員工對(duì)檔案管理的貢獻(xiàn);另一方面，單位領(lǐng)導(dǎo)要分析人事檔案管理不到位的主要原因，在從基礎(chǔ)制度完善人事信息管理制度的基礎(chǔ)上，完善人事管理。由于大多數(shù)檔案工作者在工作過(guò)程中過(guò)度依賴他人，所收集的個(gè)人信息可能不完整，因此存在人事檔案不完整的問(wèn)題。因此，要制定詳細(xì)的工作內(nèi)容，并對(duì)工作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題考慮。監(jiān)控人力資源，發(fā)現(xiàn)人力資源管理中存在的問(wèn)題，提出改進(jìn)人力資源管理的建議。

5.3推動(dòng)人事檔案管理的信息化建設(shè)

為進(jìn)一步提高人事檔案管理效率，需要進(jìn)一步提高人事檔案的連續(xù)性、完整性和便利性。搭建個(gè)人信息平臺(tái)，普及科學(xué)和信息技術(shù)。讓全社會(huì)采用新的管理模式和技術(shù)手段，通過(guò)使用現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)，保持人員檔案信息的動(dòng)態(tài)管理，通過(guò)多種終端設(shè)備，為不同用戶開(kāi)通相應(yīng)權(quán)限，提高現(xiàn)代人事檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。當(dāng)然，人事檔案管理信息化建設(shè)存在一定的管理風(fēng)險(xiǎn)。因此，有必要建立適當(dāng)?shù)陌踩S護(hù)制度，以確保人員記錄的安全和保密。

5.4完善人事檔案管理工作的理念

人事檔案管理信息化理念的完善，將為人事檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展提供重要的理論依據(jù)。信息時(shí)代將為人事檔案管理提供適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)，引領(lǐng)人事檔案的發(fā)展。在人事檔案管理中，責(zé)任人要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，重視人事檔案管理的重要性，充分尊重信息在提高人事檔案管理質(zhì)量中的重要作用。同時(shí)要有創(chuàng)新意識(shí)，敢于拼搏，與時(shí)俱進(jìn)，提高管理實(shí)效，更好地為人民服務(wù)。

5.5優(yōu)化人事檔案管理工作模式

人事檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展，為提高人事檔案管理服務(wù)水平和質(zhì)量提供了基礎(chǔ)。有效管理和整合人事檔案，根據(jù)不同單位和組織的需要進(jìn)行人事檔案的管理和整合，進(jìn)一步簡(jiǎn)化管理流程，開(kāi)發(fā)一個(gè)人事檔案管理模塊。明確人事檔案管理規(guī)則，規(guī)范硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和軟件升級(jí)的技術(shù)指標(biāo)，優(yōu)化和更新人事檔案信息管理[3]。

結(jié)束語(yǔ)

人力資源管理非常重要。人力資源管理在一定程度上依賴于人事檔案管理水平，才能更好地發(fā)展。因此，人事檔案管理最重要的是要有一個(gè)完善的管理制度，才能發(fā)揮人力資源管理的作用，滿足人民的需要。

參考文獻(xiàn)：

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