檔案數(shù)字化編研發(fā)展及其重要性

李長(zhǎng)鴻

【摘? 要】進(jìn)入到21世紀(jì)，全球也相應(yīng)地進(jìn)入到信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代。網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)的應(yīng)用也已經(jīng)廣泛地滲透到各個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域和各個(gè)社會(huì)行業(yè)，其技術(shù)的配套和應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)所占的地位越來越重要。在新時(shí)期的社會(huì)發(fā)展背景之下，財(cái)政部門對(duì)于財(cái)務(wù)檔案的數(shù)字化和信息化系統(tǒng)的編研也應(yīng)該進(jìn)入到推進(jìn)發(fā)展的進(jìn)程，從而最終促進(jìn)財(cái)務(wù)部門的工作效率和工作質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;財(cái)務(wù)檔案;數(shù)字化編研;發(fā)展;重要性

隨著我國(guó)財(cái)務(wù)事業(yè)的蓬勃發(fā)展，財(cái)務(wù)檔案工作在財(cái)政管理中發(fā)揮著越來越重要的作用。特別是各種高新技術(shù)已經(jīng)在逐漸進(jìn)入生活的各個(gè)領(lǐng)域，滲透到每一角落，信息通信網(wǎng)絡(luò)與技術(shù)的迅猛發(fā)展創(chuàng)造了一個(gè)無疆界的數(shù)字世界，這些都無時(shí)無刻不在沖擊著檔案管理模式的變革。探求檔案編研工作以計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用為基礎(chǔ)，使財(cái)政部門的檔案編研工作逐步走上了規(guī)范化、科學(xué)化、數(shù)字化管理的軌道，是目前財(cái)政部門檔案工作中亟待解決的問題。信息時(shí)代的來臨，對(duì)于我們財(cái)政部門檔案工作者來說，即面臨著機(jī)遇，也面臨著挑戰(zhàn)。

一、財(cái)政檔案數(shù)字化編研工作的發(fā)展

財(cái)政檔案數(shù)字化編研，就是將不同載體形態(tài)、不同記錄方式的檔案信息通過計(jì)算機(jī)錄入（檔案兩級(jí)目錄在檔案管理信息系統(tǒng)著錄）、電子掃描（檔案實(shí)體文件的圖像掃描）、數(shù)據(jù)庫(kù)格式轉(zhuǎn)化、電子數(shù)據(jù)的整理（存貯與刻錄）等形式，把檔案中的文字、圖像、聲音等信息轉(zhuǎn)成計(jì)算機(jī)數(shù)字識(shí)別形式，形成可供人們保管、利用與檔案原件存貯信息真實(shí)一樣的數(shù)字化的檔案信息庫(kù)。檔案信息數(shù)字化轉(zhuǎn)變，將極大推動(dòng)財(cái)政檔案事業(yè)的現(xiàn)代化管理，實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案事業(yè)與社會(huì)更緊密的結(jié)合。

傳統(tǒng)財(cái)政檔案數(shù)字化編研，對(duì)數(shù)據(jù)和資料的調(diào)用過程是松散的、缺乏系統(tǒng)性的，基于財(cái)政檔案的數(shù)字化編研，能夠提升檔案編研的系統(tǒng)性和科學(xué)性，通過數(shù)字化檔案系統(tǒng)，我們更容易得到細(xì)致、準(zhǔn)確、客觀的數(shù)據(jù)，使財(cái)政檔案數(shù)字化編研中編纂的圖書和資料中的數(shù)據(jù)更加細(xì)致、立體，提升財(cái)政檔案編研圖書資料的權(quán)威性和客觀性。

目前，財(cái)政部門檔案工作普遍存在一些問題：領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)淡薄，重視程度不夠，有的部門沒有指定專人管理，沒有開展原始資料的收集、鑒定和立卷歸檔工作，資料管理不規(guī)范，部分資料在個(gè)人手里沒有上交，檔案資料丟失情況嚴(yán)重…思想觀念陳舊落后是阻礙財(cái)政檔案管理現(xiàn)代化的重要因素。如何加強(qiáng)檔案數(shù)字化編研工作，深入開發(fā)檔案信息資源，強(qiáng)化檔案信息服務(wù)意識(shí)，已成為財(cái)政部門檔案工作中一項(xiàng)十分重要的任務(wù)。在實(shí)際工作中我們體會(huì)到，除了做好財(cái)政檔案電子資料的錄入、清理、存檔、保管這些基礎(chǔ)工作外，還要抓好以下兩個(gè)環(huán)節(jié)：

1.網(wǎng)絡(luò)安全對(duì)信息數(shù)字化的影響

這一環(huán)節(jié)檔案的管理者一項(xiàng)重要的工作就是要維護(hù)和保證檔案信息的安全與完整。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全已經(jīng)有了包括軟、硬件技術(shù)在內(nèi)的多種防范措施，諸如：系統(tǒng)預(yù)設(shè)用戶授權(quán)、防火墻技術(shù)、電子身份識(shí)別、數(shù)據(jù)加密等等。檔案工作者今天的重要責(zé)任，不再是僅僅對(duì)檔案原件的安全、完整負(fù)責(zé)，可能更重要的是對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的維護(hù)與保證。檔案管理人員在運(yùn)用微機(jī)做報(bào)表、報(bào)告，編寫上報(bào)工作過程中，電子數(shù)據(jù)可能存在丟失信息或計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)非故意的改變或漏失，可能由于技術(shù)錯(cuò)誤，數(shù)據(jù)系統(tǒng)和其他某些部分不相容，導(dǎo)致數(shù)據(jù)遺漏或丟失，也可能是由于同外部系統(tǒng)相連接引起的，還可能是由于故意或疏忽所造成的外部數(shù)據(jù)進(jìn)入引起的，如個(gè)人數(shù)據(jù)可能被“黑客”非法得到等等。檔案管理人員要能熟練應(yīng)對(duì)上述各種情況的發(fā)生，這在客觀上就要求了檔案人員應(yīng)具備計(jì)算機(jī)的專業(yè)知識(shí)，對(duì)檔案人員的自身素質(zhì)提出了較高的要求。

2.財(cái)政部門檔案人員

在編研過程中，即使請(qǐng)有關(guān)的業(yè)務(wù)人員配合進(jìn)行，也需要檔案人員具備一定的專業(yè)知識(shí)的基礎(chǔ)。在與業(yè)務(wù)人員進(jìn)行充分的交流過程中，通過閱讀和分析業(yè)務(wù)技術(shù)報(bào)告和總結(jié)，才能恰當(dāng)選擇反映專業(yè)特點(diǎn)和內(nèi)容的編研題目及適合的類型，共同完成對(duì)檔案信息的深層次加工，逐步提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力，最大限度地發(fā)揮檔案自身的使用價(jià)值。如檔案人員在工作中要熟練掌握各項(xiàng)安全工作規(guī)定及部門運(yùn)行、操作等工作的基本原理、工藝流程。當(dāng)然，這并不是要求檔案人員要成為財(cái)政專家，但應(yīng)該做到“耳熟能詳”。

二、財(cái)政檔案數(shù)字化編研的重要性

1.提高財(cái)政檔案數(shù)字化編研重要性的認(rèn)識(shí)，促使財(cái)政檔案數(shù)字化

編研積極參與到部門生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)方面，為部門健康穩(wěn)步發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息支持。如緊密結(jié)合依法行政、政務(wù)公開的要求，建立部門現(xiàn)行電子文件開放閱覽瀏覽平臺(tái)，尤其是涉及部門發(fā)展的重大決策文件，如：財(cái)政建設(shè)與改造項(xiàng)目工程的大項(xiàng)投資、重大改造、項(xiàng)目重大調(diào)整、財(cái)政項(xiàng)目招投標(biāo)等，以及與員工個(gè)人利益相關(guān)的調(diào)資、晉級(jí)、職稱評(píng)定等都在門戶網(wǎng)站平臺(tái)上公開發(fā)布，從而增強(qiáng)部門民主管理、民主決策的透明度。如財(cái)政信息安全過程中，抓住每一個(gè)環(huán)節(jié)，不遺余漏從網(wǎng)絡(luò)下載相關(guān)資料裝訂成冊(cè)，職工人手一冊(cè)，時(shí)時(shí)增強(qiáng)職工意識(shí)?？梢詾榇_立財(cái)政部門的個(gè)性化形象，積蓄厚重的文化產(chǎn)品。通過在網(wǎng)業(yè)中開展專題利用登記、發(fā)放利用意見表和分析利用效果登記等形式，充分全面地了解和認(rèn)識(shí)部門員工的利用需求。

2.提高財(cái)政檔案數(shù)字化編研重要性的認(rèn)識(shí)，將新時(shí)期財(cái)政檔案管

理工作推向一個(gè)新的高度。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)技術(shù)先進(jìn)、功能完備、運(yùn)行穩(wěn)定，可以極大滿足檔案工作要求。紙質(zhì)檔案受保管條件、保管環(huán)境的制約，容易出現(xiàn)墨跡受潮而使檔案材料文字字跡不清，會(huì)極大地限制檔案信息的利用。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)有效推動(dòng)財(cái)政系統(tǒng)電子文件的及時(shí)歸檔和有效管理，改變了手工管理紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)模式，解決了傳統(tǒng)檔案管理中手工勞動(dòng)量大、檔案借閱難的問題，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)文件和電子文件歸檔的同步管理，提高了檔案的歸檔效率、檢索效率和資源共享水平。

3.提高財(cái)政檔案管理數(shù)字化編研重要性的認(rèn)識(shí)，

為檔案信息資源共享開辟一條嶄新的途徑。收集整理各種原始數(shù)據(jù)，集中收藏保管，并刻錄成光盤，建成數(shù)據(jù)庫(kù)。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提供全系統(tǒng)利用，形成信息資源的共享。實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程在線查閱功能，財(cái)政部門職工不僅可以查詢本單位的檔案文件，而且可以查詢聯(lián)網(wǎng)單位的檔案文件，從而達(dá)到了檔案信息存儲(chǔ)和處理數(shù)字化、收集與傳遞網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)促進(jìn)新時(shí)期財(cái)政檔案數(shù)字化編研的重要性認(rèn)識(shí)，為檔案資源的管理開創(chuàng)出一條行業(yè)間的信息資源共享的嶄新路徑。通過對(duì)數(shù)字化編研手段，財(cái)政檔案的相關(guān)文書資料可以通過實(shí)時(shí)的網(wǎng)絡(luò)渠道和數(shù)據(jù)庫(kù)共享路徑去實(shí)現(xiàn)資源的分享。在實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程在線查詢和翻閱的基礎(chǔ)上，財(cái)政檔案管理人員不僅可以瀏覽到本部門的相關(guān)技術(shù)性檔案文件，也可以對(duì)聯(lián)網(wǎng)單位的文件實(shí)行實(shí)時(shí)的查詢，從而促進(jìn)了檔案存儲(chǔ)信息的數(shù)字化傳播。

三、結(jié)論

網(wǎng)絡(luò)電子信息技術(shù)的應(yīng)用也已經(jīng)廣泛地滲透到各個(gè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域和各個(gè)社會(huì)行業(yè)，其技術(shù)的配套和應(yīng)用在各個(gè)行業(yè)所占的地位越來越重要。在這種社會(huì)發(fā)展背景之下，財(cái)政部門探索相應(yīng)的檔案編研工作的計(jì)算機(jī)技術(shù)網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的趨勢(shì)及其重要性，從而尋找出檔案編制管理的信息化、科技化和數(shù)字化的發(fā)展軌道成為其今后穩(wěn)定和縱深發(fā)展的重要考慮方面。，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，財(cái)政檔案管理實(shí)現(xiàn)了初步的信息化。財(cái)政檔案數(shù)字化編研的發(fā)展，給部門帶來了新的管理和發(fā)展動(dòng)力，財(cái)政檔案數(shù)字化編研不僅對(duì)部門強(qiáng)化管理和內(nèi)控有重要意義，還能夠?yàn)椴块T建立與職工間的溝通渠道，實(shí)現(xiàn)以人為本的社會(huì)主義核心管理思想。

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