信息化背景下檔案信息資源共享問題及對策探究

王信

摘要：科技的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及標(biāo)志著信息化時(shí)代的到來，信息化背景為檔案業(yè)務(wù)管理帶來了優(yōu)勢，也向檔案中心業(yè)務(wù)處理發(fā)起挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理與信息資源共享問題亟待解決革新。本文將圍繞信息化背景下檔案信息資源共享問題及對策進(jìn)行探究。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;檔案信息資源共享;檔案管理

檔案信息資源整合共享是檔案信息資源社會化利用的標(biāo)準(zhǔn)，是信息化時(shí)代背景下發(fā)展的必然趨勢。信息化背景下，加強(qiáng)了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備的利用，能夠有效的對檔案信息進(jìn)行歸納優(yōu)化，提高檔案信息資源利用效率。下面，筆者將針對信息化背景下檔案信息資源共享問題發(fā)表一些淺略的見解，并給出相應(yīng)解決對策。

一、信息化背景下檔案信息資源共享問題

（一）檔案信息資源網(wǎng)站檢索速度慢

檔案信息資源管理是一個(gè)龐大復(fù)雜的系統(tǒng)工程，具有分布分散的特點(diǎn)，且傳統(tǒng)的檔案信息資源管理工作中缺乏網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持，造成資源管理分散、檢索困難等問題。在檔案信息資源管理網(wǎng)站中，未能利用信息技術(shù)建立起系統(tǒng)性的管理平臺，缺乏導(dǎo)向性的檔案信息資源分類系統(tǒng)、導(dǎo)航檢索系統(tǒng)、檔案信息獲取及利用系統(tǒng)。人們在檢索需要的檔案信息資源的過程中，受檢索系統(tǒng)不完備的惡劣影響，阻礙了人們快速獲得所需要是檔案信息資源，影響了檔案信息資源的共享和有效利用。

（二）檔案信息資源更新速度慢

在時(shí)代發(fā)展的影響下，人們對檔案信息資源的利用要求愈來愈高，隨著信息化普及深入，各類檔案信息資源網(wǎng)站如雨后春筍般出現(xiàn)，有大幅度的增長，但從總體上看，網(wǎng)站中具有傳播與利用價(jià)值的信息資源量與檔案信息資源網(wǎng)站的增長速度不成正比。大多數(shù)檔案信息資源管理網(wǎng)站未建立獨(dú)立的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，而建立了檔案信息資源數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)站中所包含的檔案信息資源多為二次文獻(xiàn)，即用戶在網(wǎng)站中只可檢索到檔案信息資源的目錄、摘要等表面性內(nèi)容，無法有效獲取檔案信息資源的關(guān)鍵部分和有效內(nèi)容。檔案信息資源更新速度慢，無法為人們提供權(quán)威的檔案信息資源參考，未能夠有效利用信息化背景擴(kuò)大檔案信息資源共享途徑，良好解決檔案信息資源共享問題。

（三）檔案信息資源管理部門未開展協(xié)同合作

隨著時(shí)代變化發(fā)展逐漸深入，檔案信息資源的利用重要性突出，愈來愈得到人們重視，就目前來看，我國在檔案資源管理方面的建設(shè)仍存在許多缺陷與不足，尚未建立權(quán)威機(jī)構(gòu)對檔案信息資源進(jìn)行有效的整合與利用，導(dǎo)致信息化時(shí)代背景優(yōu)勢得不到有效發(fā)揮。檔案信息資源管理部門中缺乏有效的協(xié)同合作，信息資源布局存在極大的不合理性，在檔案信息資源共享問題的解決中未形成意見共識，對檔案信息資源管理部門的有效建設(shè)及檔案信息資源的整體化管理造成惡劣影響。

（四）檔案信息資源共享服務(wù)形式單一

檔案信息資源共享服務(wù)是目前人們利用檔案信息資源中的重要部分，通過檔案信息資源共享，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理傳播。信息化背景下檔案信息資源共享中存在的主要問題之一是服務(wù)形式單一，大部分檔案信息資源網(wǎng)站利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立起檔案信息資源查詢平臺，但僅為用戶提供瀏覽服務(wù)，加之檔案信息資源的匱乏性影響與服務(wù)的不穩(wěn)定性，用戶無法實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程登錄、文件傳輸?shù)饶康?，信息化背景下檔案信息資源共享問題難以解決，各類檔案信息資源得不到合理利用，阻礙了相關(guān)網(wǎng)站的建設(shè)和檔案中心業(yè)務(wù)處理。

二、如何解決信息化背景下檔案信息資源共享問題

（一）建立健全檔案信息資源共享管理法律法規(guī)

開放性的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為檔案信息資源共享帶來了環(huán)境優(yōu)勢和技術(shù)支撐，但也因檔案信息資源整合與共享的范圍大、涉及面廣、管理難度高等問題，阻礙了檔案信息資源合理有效的實(shí)現(xiàn)共享。為解決信息化時(shí)代背景下檔案信息資源共享問題，有效推進(jìn)檔案信息資源的整合共享，相關(guān)部門必須加強(qiáng)建立健全檔案信息資源共享管理法律法規(guī)，創(chuàng)造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

我國法律部門在檔案信息資源共享管理方面的法律法規(guī)建設(shè)仍處于探索期，為建立健全適應(yīng)我國檔案信息資源共享管理的法律體系，相關(guān)部門應(yīng)深入考察檔案信息資源共享管理現(xiàn)狀，結(jié)合對有經(jīng)驗(yàn)國家法律法規(guī)的參考，制定出一套適合我國管理發(fā)展的法律體系和指導(dǎo)規(guī)范，對檔案信息資源管理進(jìn)行法律約束，規(guī)劃出適宜檔案信息資源共享發(fā)展的法律環(huán)境。在針對信息化背景下檔案信息資源共享問題制定法律法規(guī)時(shí)，需要進(jìn)行全方位的思考，重點(diǎn)對檔案信息資源共享進(jìn)行合理布局，制定科學(xué)有效的發(fā)展方針、任務(wù)及各種保障措施，保證檔案信息資源能夠充分利用信息化背景優(yōu)勢進(jìn)行良好發(fā)展。同時(shí)，法律部門針對信息化背景下檔案信息資源共享過程中可能出現(xiàn)的知識產(chǎn)權(quán)問題進(jìn)行規(guī)定，加強(qiáng)法律對知識產(chǎn)權(quán)的約束，對知識產(chǎn)權(quán)進(jìn)行合理定位與保護(hù)，避免不法分子鉆漏洞，破壞盜取檔案信息資源知識產(chǎn)權(quán)，影響檔案信息資源在信息化時(shí)代中有效整合共享。建立健全檔案信息資源共享管理法律法規(guī)，為其發(fā)展創(chuàng)造了良好的法律環(huán)境，能夠有效保障其在信息化時(shí)代下穩(wěn)定發(fā)展。

（二）建設(shè)全面的信息化檔案信息資源共享平臺

打造全面的信息化檔案信息資源共享平臺，有利于充分發(fā)揮信息化背景技術(shù)與設(shè)備優(yōu)勢，解決傳統(tǒng)檔案信息資源管理中心中容易出現(xiàn)的共享問題，保證檔案信息資源得到合理有效的利用。

建設(shè)科學(xué)、全面、合理的信息化檔案資源共享平臺，首先要求相關(guān)管理部門轉(zhuǎn)變觀念，摒棄傳統(tǒng)檔案資源管理落后觀念，站在用戶角度與網(wǎng)站發(fā)展角度展開全局思考，建立“資源共享、合作創(chuàng)新”的工作理念，以為用戶提供更好的檔案信息資源檢索和共享服務(wù)為原則，推動(dòng)檔案信息資源共享在信息化時(shí)代下得到有效的整合和共享。除此之外，檔案信息資源管理中心還需要加強(qiáng)各部門的工作配合，建立統(tǒng)一的工作計(jì)劃和工作原則，在檔案信息資源共享處理工作中展開協(xié)同合作，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享共同努力，切實(shí)解決信息化背景下的檔案信息資源共享問題，提升共享利用效率與質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)信息技術(shù)與設(shè)備的利用

我國對信息化時(shí)代發(fā)展有清晰準(zhǔn)確的認(rèn)知，在信息化背景下發(fā)展檔案資源管理業(yè)務(wù)是其必然趨勢，但從整體上看，檔案信息資源利用信息化時(shí)代背景優(yōu)勢的效率較低，影響檔案信息資源的傳輸共享，為解決這一問題，相關(guān)部門必須加強(qiáng)信息技術(shù)與設(shè)備的合理利用。

例如，檔案信息資源管理網(wǎng)站應(yīng)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行收集、分類、整合，將不同的檔案信息資源歸總到不同的類別，完善網(wǎng)站的信息檢索與導(dǎo)航功能，根據(jù)檔案信息資源的不同建立分類目錄，以便于用戶根據(jù)目錄查找自己所需要的檔案信息資源，能夠有效提升檔案信息資源檢索利用效率，為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。針對目前檔案信息資源網(wǎng)站中存在的服務(wù)形式單一化問題，網(wǎng)站管理人員要進(jìn)行改進(jìn)，切實(shí)貼合客戶需求，創(chuàng)建完善多樣化服務(wù)內(nèi)容，如增設(shè)檔案信息資源網(wǎng)站遠(yuǎn)程登錄與文件實(shí)時(shí)傳輸功能，當(dāng)用戶搜索到自己所需要的檔案信息資源時(shí)，可遠(yuǎn)程登陸并下載傳輸?shù)阶约旱碾娮釉O(shè)備中，以便于后期的利用。檔案信息資源管理網(wǎng)站還需要充分利用信息技術(shù)與設(shè)備，優(yōu)化檔案信息資源內(nèi)容，加大一次文獻(xiàn)在檔案信息資源中的占有比例，為用戶提供更優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源共享服務(wù)。

（四）關(guān)注保密技術(shù)的升級革新

信息化時(shí)代為用戶進(jìn)行檔案信息資源的整合和共享利用提供了優(yōu)良環(huán)境，但也因開放性的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，用戶質(zhì)量良莠不齊，檔案信息資源的保密性得不到保證，容易出現(xiàn)檔案信息資源被非法竊取利用的情況。為解決這一問題，保障信息化背景下檔案信息資源共享效率，相關(guān)管理部門需要關(guān)注保密技術(shù)的升級與革新。

例如，檔案信息資源管理網(wǎng)站應(yīng)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫的建立，將檔案信息資源進(jìn)行備份，歸置于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，便于整合管理，在檔案信息資源管理網(wǎng)站被破壞時(shí)，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫中的檔案信息依舊能夠進(jìn)行共享使用。面對檔案信息資源對保密的需求，相關(guān)部門需要升級保密技術(shù)，利用電子加密技術(shù)對檔案信息資源電子文檔進(jìn)行加密處理。建設(shè)檔案信息資源管理系統(tǒng)防火墻，防止黑客份子的入侵，避免對系統(tǒng)造成破壞。要求用戶實(shí)名制登錄，在檔案信息資源發(fā)生入侵問題時(shí)，能夠較快的開展追查問責(zé)。

總結(jié)：

信息化背景為檔案信息資源管理提供便利，解決檔案信息資源共享問題，是相關(guān)部門的工作重點(diǎn)。有關(guān)部門要加強(qiáng)信息技術(shù)的合理利用，建立完善的檔案信息資源管理系統(tǒng)，為信息化背景下的檔案信息資源共享創(chuàng)造良好環(huán)境。

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