高職院校加強(qiáng)留學(xué)生檔案管理工作初探

趙靜

[摘 ?要：近年來，來華留學(xué)生人數(shù)持續(xù)增長，但留學(xué)生檔案管理工作并未隨著留學(xué)生規(guī)模的擴(kuò)大而變得規(guī)范。本文針對高職院校留學(xué)生檔案管理工作中存在的問題，探討其解決措施，以期規(guī)范留學(xué)生檔案管理工作，更好地服務(wù)于今后留學(xué)生招生、教學(xué)管理、日常管理等工作。

關(guān)鍵詞：留學(xué)生;檔案;檔案管理]

一、概述

隨著國家教育對外開放程度不斷擴(kuò)大，來華留學(xué)生數(shù)量逐年增長，據(jù)教育部數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，2018年來華留學(xué)生已近50萬人。由于留學(xué)生人數(shù)的迅速增長，留學(xué)生管理工作成為高職院校留學(xué)生教育管理的重要任務(wù)。其中，如何規(guī)范留學(xué)生檔案管理工作也成為一項(xiàng)新的挑戰(zhàn)，引起了一部分教育工作者的關(guān)注，蔡玉霞（2011），趙秀梅（2013），朱蘇靜（2013），何淑冰（2016）分別對高校留學(xué)生檔案管理進(jìn)行了探討。

二、高職院校留學(xué)生檔案管理面臨的問題

教育部對外事檔案管理有明確的要求，即“必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，便于開發(fā)利用?！弊鳛橥馐聶n案的一部分，目前高職院校留學(xué)生檔案管理仍達(dá)不到以上要求。從宏觀層面來看，一是國家尚未出臺專門的來華留學(xué)生檔案管理辦法，各高職院校按照國內(nèi)學(xué)生的檔案材料進(jìn)行收集整理，并未充分考慮其作為外事檔案的特殊性，留學(xué)生檔案管理工作存在許多不規(guī)范之處;二是來華留學(xué)生規(guī)模擴(kuò)大和留學(xué)形式多樣化使得留學(xué)生檔案材料類型復(fù)雜多樣。微觀層面，一是留學(xué)生檔案管理在高職院校尚未得到足夠重視，未安排專人負(fù)責(zé)甚至無人負(fù)責(zé)留學(xué)生檔案管理，檔案材料分散保存于對外合作交流部門、留學(xué)生所在院系、教務(wù)部門等不同的工作人員手中或是未形成留學(xué)生檔案，二是工作人員檔案管理水平參差不齊，加上語言問題，留學(xué)生檔案管理存在材料收集不全面、不合要求、內(nèi)容不準(zhǔn)確等問題。本文嘗試解決以上問題，以構(gòu)建比較完善的高職院校來華留學(xué)生檔案管理體系，規(guī)范留學(xué)生檔案管理，提高留學(xué)生管理服務(wù)水平。

三、解決措施

（一）確定來華留學(xué)生文件材料歸檔范圍

留學(xué)生來華學(xué)習(xí)期間會(huì)產(chǎn)生多種具有保存價(jià)值的材料，通過對留學(xué)生來華學(xué)習(xí)所產(chǎn)生的材料進(jìn)行分類和整理，確定留學(xué)生文件材料歸檔范圍，并嘗試將其分為以下板塊，分別進(jìn)行收集整理歸檔：

1.招收錄取檔案

此部分包含學(xué)生名冊（含個(gè)人特長、愛好、禁忌、宗教信仰等內(nèi)容）、學(xué)生學(xué)歷背景、語言能力證明、學(xué)業(yè)成績、已獲得的證書、錄取通知書等招生相關(guān)材料，以及JW202表、護(hù)照、簽證、無犯罪證明、居留許可等來華手續(xù)辦理相關(guān)材料。此部分材料一般由對外合作交流部門負(fù)責(zé)收集。

2.學(xué)籍管理檔案

學(xué)籍管理檔案主要包含學(xué)籍登記表，人才培養(yǎng)方案，教學(xué)計(jì)劃、大綱，課程安排，學(xué)生學(xué)習(xí)情況，學(xué)籍變動(dòng)情況（如有），考勤記錄，試卷，成績單及評語，獎(jiǎng)懲記錄材料，結(jié)業(yè)證書等。由教務(wù)部門和留學(xué)生所在院系收集。

3.健康檔案

本部分包含身體健康檔案和心理健康檔案，涉及既往病史、健康體檢報(bào)告、就醫(yī)記錄、大病住院報(bào)告，及心理測評數(shù)據(jù)、心理分析報(bào)告、心理咨詢談話記錄等，由對外合作交流部門和所在院系收集。

4.社會(huì)實(shí)踐、競賽活動(dòng)檔案

包含學(xué)生來華學(xué)習(xí)期間參加各種社會(huì)實(shí)踐、競賽比賽、社團(tuán)活動(dòng)、志愿活動(dòng)等相關(guān)記錄材料，由留學(xué)生所在院系負(fù)責(zé)收集。

5.實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)檔案

本部分主要收集學(xué)生企業(yè)實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)相關(guān)材料，如實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)考勤，實(shí)習(xí)單位材料，實(shí)習(xí)日志，實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)表現(xiàn)，實(shí)習(xí)總結(jié)及證明等，由所在院系負(fù)責(zé)收集。

6.就業(yè)檔案

此部分包含留學(xué)生就業(yè)、創(chuàng)業(yè)相關(guān)材料，如學(xué)生求職簡歷、就業(yè)協(xié)議、合同、創(chuàng)業(yè)材料等，由所在院系負(fù)責(zé)收集。

7.校友檔案

本部分主要包含留學(xué)生畢業(yè)去向相關(guān)材料，包含畢業(yè)手冊、相片、所獲證書等，由所在院系負(fù)責(zé)收集。

對應(yīng)的電子版檔案材料亦進(jìn)行分類整理，各相關(guān)部門、院系檔案人員分別對紙質(zhì)、電子材料按要求收集整理歸檔后交由對外合作交流部門整合，移交學(xué)校檔案室統(tǒng)一保存。

（二）留學(xué)生來華學(xué)習(xí)項(xiàng)目檔案管理人員、檔案存放場地配備

目前高職院校留學(xué)生檔案管理工作很少配備專人管理，大多由對外交流合作兼職人員保管，業(yè)務(wù)能力良莠不齊，各行其道，檔案的歸檔類目、歸檔范圍、保存條件缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況急需改進(jìn)，急需打造一支業(yè)務(wù)能力良好的留學(xué)生檔案管理人員隊(duì)伍，并配備專門的留學(xué)生檔案存放場所。高職院校需加強(qiáng)對留學(xué)生檔案管理工作的重視，在留學(xué)生招生錄取、教學(xué)管理、所在院系或日常管理相關(guān)部門分別安排專人負(fù)責(zé)，明確各自工作職責(zé)，不定期邀請學(xué)校檔案室專職檔案員對相關(guān)人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開展檔案知識和技能相關(guān)比賽，并提供符合要求的留學(xué)生檔案存放場所。

（三）留學(xué)生來華學(xué)習(xí)項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)

由于目前國家尚未出臺留學(xué)生檔案收集標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)?？梢愿鶕?jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》《高等學(xué)校檔案歸檔范圍及保管期限表》等上級文件，結(jié)合留學(xué)生實(shí)際情況，制定專門的《來華留學(xué)生檔案管理辦法》，明確歸檔范圍，為留學(xué)生檔案材料收集、歸檔、管理、查閱、利用提供依據(jù)。

四、結(jié)語

面對高職院校留學(xué)生檔案管理存在的問題，本文嘗試對來華留學(xué)生檔案材料進(jìn)行分類，以明確歸檔范圍，初步構(gòu)建留學(xué)生檔案材料體系。此外，檔案工作人員、檔案存放場地配備和檔案管理制度建設(shè)是規(guī)范留學(xué)生檔案管理，提高檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值的保障。

“一帶一路”職業(yè)教育發(fā)展人文交流研究院南非公派留學(xué)生項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)---南非公派留學(xué)生來華學(xué)習(xí)項(xiàng)目檔案管理體系建設(shè)研究成果，2020年重慶商務(wù)職業(yè)學(xué)院校級教學(xué)改革研究項(xiàng)目“一帶一路”背景下電子商務(wù)類留學(xué)生培養(yǎng)模式的研究與實(shí)踐成果之一。