論招標(biāo)代理行業(yè)內(nèi)部控制的重要性及建議

陳美華

摘要 內(nèi)部控制是現(xiàn)代化企業(yè)內(nèi)部管理中不可或缺的環(huán)節(jié)，企業(yè)負(fù)責(zé)人能夠通過內(nèi)部控制實(shí)現(xiàn)自我檢查、自我評(píng)估，及時(shí)高效地挖掘企業(yè)管理的問題與風(fēng)險(xiǎn)，并制定相應(yīng)的防范策略，是有效防止內(nèi)部徇私舞弊的重要工具。招投標(biāo)業(yè)務(wù)本身具有一定特殊性，內(nèi)部控制對(duì)于招標(biāo)代理企業(yè)日常運(yùn)營具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。招標(biāo)代理企業(yè)由于行業(yè)特殊性，必須通過內(nèi)部控制確保企業(yè)日常運(yùn)營，確保招標(biāo)環(huán)節(jié)的公平公正。本文對(duì)招標(biāo)代理行業(yè)進(jìn)行系統(tǒng)性分析，對(duì)內(nèi)部控制重要性及建議進(jìn)行研究，制定出符合招標(biāo)代理行業(yè)特性的內(nèi)部控制策略，為招標(biāo)代理行業(yè)的健康發(fā)展提供保障。

關(guān)鍵詞 招標(biāo)代理;內(nèi)部控制;重要性

一、招標(biāo)代理行業(yè)內(nèi)部控制重要性

招標(biāo)代理行業(yè)作為特殊的行業(yè)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，而且面臨法律、財(cái)務(wù)、運(yùn)營等各類風(fēng)險(xiǎn)，只有通過進(jìn)行內(nèi)部控制，才能有效控制上述風(fēng)險(xiǎn)并促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部管理穩(wěn)定發(fā)展。通過內(nèi)部控制，能夠提升生產(chǎn)經(jīng)營效率，降低各個(gè)環(huán)節(jié)的成本費(fèi)用，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益;通過內(nèi)部控制的優(yōu)化，可以幫助企業(yè)管理層更好地理解內(nèi)部控制，深入?yún)⑴c內(nèi)部控制建設(shè)工作，最終為招標(biāo)代理企業(yè)內(nèi)部環(huán)境奠定重要基礎(chǔ)。

二、招標(biāo)代理行業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化策略

（一）優(yōu)化招標(biāo)代理企業(yè)內(nèi)控環(huán)境

1.健全企業(yè)組織架構(gòu)。招標(biāo)代理企業(yè)的組織架構(gòu)通常設(shè)置為直線型職能制組織架構(gòu)，該模式有利于招標(biāo)代理企業(yè)集中統(tǒng)一指揮，可以充分發(fā)揮出各個(gè)崗位的職能作用。該組織架構(gòu)下各部門權(quán)責(zé)分明，一旦招標(biāo)代理行業(yè)宏觀環(huán)境發(fā)生變化，能夠通過較高的執(zhí)行效率加以應(yīng)對(duì)。然而其缺陷是各個(gè)部門過于注重自身職能的發(fā)揮，缺乏協(xié)同配合能力，橫向聯(lián)系十分薄弱，甚至各部門存在一定的矛盾沖突。因此，招標(biāo)代理企業(yè)應(yīng)該促進(jìn)各部門溝通交流，落實(shí)協(xié)同配合工作，減少組織架構(gòu)中存在的缺陷，這樣不僅可以提高招標(biāo)代理企業(yè)內(nèi)部交流與管理的效率，更有利于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.優(yōu)化人力資源管理。招標(biāo)代理需要成熟的人力資源管理模式才能夠發(fā)揮出招標(biāo)各個(gè)環(huán)節(jié)的職能作用，但是當(dāng)下招標(biāo)代理企業(yè)對(duì)招標(biāo)崗位缺乏成熟的培訓(xùn)模式，人力資源的作用沒有得到充分發(fā)揮。而且績(jī)效考核制度落實(shí)不嚴(yán)格，招標(biāo)崗位的職工缺乏危機(jī)意識(shí)。因此，招標(biāo)代理企業(yè)應(yīng)該注重對(duì)職工的培訓(xùn)，并且重視績(jī)效考核，引導(dǎo)職工端正對(duì)工作的態(tài)度，同時(shí)提供輪崗機(jī)會(huì)，使職工了解各個(gè)崗位的業(yè)務(wù)工作，為招標(biāo)代理企業(yè)培養(yǎng)出具有較高綜合素養(yǎng)的人才。

3.制定特殊崗位管控措施。招標(biāo)代理企業(yè)的多個(gè)崗位工作具有保密性與特殊性，部分關(guān)鍵崗位涉及招標(biāo)項(xiàng)目的審批通過權(quán)限，因此招標(biāo)代理企業(yè)對(duì)于特殊崗位要制定特殊的崗位控制措施。第一，嚴(yán)格落實(shí)保密制度，針對(duì)負(fù)責(zé)標(biāo)底編制的負(fù)責(zé)人與可以接觸標(biāo)底信息的從業(yè)人員，需要使其在上崗前與招標(biāo)代理企業(yè)簽訂保密承諾書，崗位責(zé)任人必須遵循保密規(guī)則。凡是泄露企業(yè)招標(biāo)信息機(jī)密的個(gè)人，企業(yè)必須依法追究法律責(zé)任。同時(shí)對(duì)于特殊崗位離職職工也要進(jìn)行定期調(diào)查，避免其違規(guī)透露保密信息，或者從事利益相關(guān)的工作。第二，落實(shí)崗位控制，針對(duì)供應(yīng)商、評(píng)標(biāo)專家等數(shù)據(jù)庫管理崗位開展職業(yè)道德教育，從而確保招標(biāo)、評(píng)標(biāo)工作的公平公正性。

4.加強(qiáng)投標(biāo)保證金控制。規(guī)范投標(biāo)保證金管理，防范交易風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)依法治企，確保投標(biāo)保證金安全收取和及時(shí)退還，維護(hù)招投標(biāo)雙方的合法權(quán)益。通過投標(biāo)保證保險(xiǎn)形式繳納投標(biāo)保證金的，對(duì)即將到期投標(biāo)保證金保險(xiǎn)且未及時(shí)收回中標(biāo)服務(wù)費(fèi)的業(yè)務(wù)應(yīng)建立預(yù)警機(jī)制，督促相關(guān)部門及時(shí)采取措施，防范風(fēng)險(xiǎn)。

（二）改進(jìn)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制活動(dòng)

1.預(yù)算管理控制。招標(biāo)代理企業(yè)必須強(qiáng)化預(yù)算編制工作，結(jié)合業(yè)務(wù)部門招標(biāo)業(yè)務(wù)開展情況，并根據(jù)實(shí)際宏觀環(huán)境對(duì)本年度業(yè)務(wù)量進(jìn)行估算，豐富預(yù)算編制方法，比如薪酬性支取可以運(yùn)用固定預(yù)算方法編制，中標(biāo)服務(wù)費(fèi)收入采用零基預(yù)算方法編制。另外執(zhí)行剛性預(yù)算政策，根據(jù)招標(biāo)代理企業(yè)年度與現(xiàn)金流預(yù)算填報(bào)情況落實(shí)，同時(shí)對(duì)預(yù)算外支出需要報(bào)專門預(yù)算委員會(huì)批準(zhǔn)后再執(zhí)行。最后提升預(yù)算考核水平，預(yù)算考核是招標(biāo)代理企業(yè)提高運(yùn)轉(zhuǎn)效率的重要工具，只有加大預(yù)算考核力度，才能夠有效將控制活動(dòng)落到實(shí)處。

2.業(yè)務(wù)流程控制。當(dāng)下招標(biāo)代理企業(yè)的業(yè)務(wù)模式仍然比較傳統(tǒng)，以標(biāo)書銷售、中標(biāo)服務(wù)費(fèi)等為主，因此要針對(duì)業(yè)務(wù)流程控制活動(dòng)進(jìn)行優(yōu)化。中標(biāo)服務(wù)費(fèi)管理崗位的業(yè)務(wù)職責(zé)就是對(duì)中標(biāo)服務(wù)費(fèi)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算、開具中標(biāo)服務(wù)費(fèi)的發(fā)票并制作發(fā)票臺(tái)賬、領(lǐng)取中標(biāo)服務(wù)費(fèi)發(fā)票并登記臺(tái)賬、查詢服務(wù)費(fèi)往來、制作服務(wù)費(fèi)實(shí)收臺(tái)賬與業(yè)務(wù)部門應(yīng)收臺(tái)賬并進(jìn)行核對(duì)。

業(yè)務(wù)流程控制需要改進(jìn)標(biāo)書銷售流程，將標(biāo)書銷售流程信息化、電子化，提升標(biāo)書業(yè)務(wù)服務(wù)效率，并確保信息傳遞高效完整;而中標(biāo)服務(wù)費(fèi)管理流程的控制則需要將發(fā)票領(lǐng)取工作轉(zhuǎn)移給供應(yīng)商服務(wù)大廳發(fā)票領(lǐng)取崗位，財(cái)務(wù)部定期將開具發(fā)票轉(zhuǎn)移且辦理相關(guān)移交手續(xù)。通過對(duì)業(yè)務(wù)流程的改進(jìn)優(yōu)化，形成更加合理的崗位設(shè)置與業(yè)務(wù)流程，有效提升職工工作質(zhì)量，規(guī)范企業(yè)管理系統(tǒng)，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部控制管理水平提升。

3.成本費(fèi)用控制。招標(biāo)代理企業(yè)的成本主要有招標(biāo)代理業(yè)務(wù)成本，由評(píng)標(biāo)會(huì)務(wù)費(fèi)、專家咨詢費(fèi)、會(huì)議辦公用品費(fèi)用等構(gòu)成。成本的產(chǎn)生主要是與招標(biāo)代理業(yè)務(wù)量有關(guān)，即招標(biāo)批次增加，招標(biāo)金額越高，每次產(chǎn)生的業(yè)務(wù)成本越高。因此招標(biāo)代理企業(yè)需要從多個(gè)維度控制成本費(fèi)用。

第一，預(yù)算執(zhí)行控制，結(jié)合招標(biāo)代理企業(yè)月度現(xiàn)金流預(yù)算，嚴(yán)格落實(shí)年度預(yù)算，堅(jiān)持“無預(yù)算不支付、超預(yù)算不支付”的準(zhǔn)則。各部門需要結(jié)合業(yè)務(wù)活動(dòng)預(yù)估次月費(fèi)用，提前填報(bào)現(xiàn)金流預(yù)算申請(qǐng)。次月報(bào)銷業(yè)務(wù)費(fèi)用時(shí)，經(jīng)辦部門首先應(yīng)對(duì)費(fèi)用是否符合年度現(xiàn)金流預(yù)算要求進(jìn)行審核。

第二，招標(biāo)環(huán)節(jié)過程控制，提前明確且制定招標(biāo)工作規(guī)劃，在招標(biāo)環(huán)節(jié)中嚴(yán)格落實(shí)，不能隨意取消招標(biāo)環(huán)節(jié)，避免前期成本費(fèi)用浪費(fèi)，減少流標(biāo)、廢標(biāo)帶來的成本費(fèi)用增加。

第三，報(bào)銷審核控制，設(shè)置嚴(yán)格的審核控制步驟，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)對(duì)原始憑證真實(shí)性進(jìn)行審查，會(huì)計(jì)對(duì)其進(jìn)行復(fù)檢，重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)事項(xiàng)的合理合規(guī)性。

第四，資金支付控制，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的通過現(xiàn)金發(fā)放專家咨詢的操作模式，重塑業(yè)務(wù)流程，以網(wǎng)上銀行替代現(xiàn)金支付，減少資金支付及貪污風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)確保支付過程留有痕跡，可以追溯到相關(guān)責(zé)任人身上。

4.資金管理控制。招標(biāo)代理企業(yè)中業(yè)務(wù)內(nèi)部控制活動(dòng)最關(guān)鍵的就是資金控制，資金安全是招標(biāo)代理企業(yè)能夠正常運(yùn)營的重要保障之一。企業(yè)必須嚴(yán)控收、付環(huán)節(jié)，在收入環(huán)節(jié)要嚴(yán)格管理中標(biāo)服務(wù)費(fèi)收入資金，不能以收付實(shí)現(xiàn)制替代權(quán)責(zé)發(fā)生制入賬。而資金支付時(shí)，逐漸淘汰手工支付方式，實(shí)現(xiàn)電子支付對(duì)公對(duì)私支付全覆蓋，減少企業(yè)資金支付風(fēng)險(xiǎn)。

5.評(píng)價(jià)機(jī)制控制。招標(biāo)代理企業(yè)需要構(gòu)建供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系，選擇具有代表性的評(píng)價(jià)指標(biāo)，比如從財(cái)務(wù)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時(shí)性等多個(gè)維度出發(fā)，綜合考慮完善評(píng)價(jià)機(jī)制。將評(píng)價(jià)表及時(shí)發(fā)送給與中標(biāo)供應(yīng)商有業(yè)務(wù)交往的招標(biāo)單位，通過第三方企業(yè)對(duì)中標(biāo)方進(jìn)行打分評(píng)估;收到反饋評(píng)分表后及時(shí)匯總評(píng)估結(jié)果，在信息系統(tǒng)中更新供應(yīng)商信息，從而幫助招標(biāo)代理企業(yè)實(shí)現(xiàn)評(píng)價(jià)機(jī)制的控制。

（三）強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理與信息溝通

1.構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)管理體系。招標(biāo)代理企業(yè)涉及多方企業(yè)的利益，因此面臨較大的風(fēng)險(xiǎn)，必須構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)管理體系，為風(fēng)險(xiǎn)防范奠定基礎(chǔ)。首先是樹立風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)，通過集體討論、宣傳普及風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí);其次是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類識(shí)別，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行歸類整理，為后續(xù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作奠定基礎(chǔ);再次是針對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行量化評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)的大小;最后是制定風(fēng)險(xiǎn)防范策略，結(jié)合招標(biāo)代理行業(yè)的情況加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理。

2.強(qiáng)化信息溝通。第一，招標(biāo)代理企業(yè)需要拓展信息收集渠道，信息收集工作要覆蓋企業(yè)內(nèi)部與外部，結(jié)合企業(yè)的發(fā)展要求、內(nèi)部控制、風(fēng)險(xiǎn)考核等特點(diǎn)，制定不同的報(bào)告指標(biāo)制度來收集相關(guān)信息。第二，強(qiáng)化信息匯總工作，對(duì)收集到的有關(guān)信息進(jìn)行匯總整理，形成內(nèi)部控制信息溝通的基礎(chǔ)。第三，健全信息傳遞機(jī)制，招標(biāo)代理企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)信息化建設(shè)，建立信息溝通平臺(tái)，有效提升招標(biāo)代理企業(yè)信息傳遞效率。

三、結(jié)語

招標(biāo)代理企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系到企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，必須深入掌握內(nèi)部控制理論知識(shí)體系，結(jié)合招標(biāo)代理的特殊性優(yōu)化內(nèi)部控制活動(dòng)，促進(jìn)招標(biāo)代理行業(yè)環(huán)境的良性發(fā)展。

（作者單位為山東魯能三公招標(biāo)有限公司）

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