談如何進(jìn)行企業(yè)現(xiàn)場費用管理

摘要 本文從健全組織體系、制度流程建設(shè)、現(xiàn)場費用的具體管理、加大培訓(xùn)和獎懲力度這4個方面，加強對現(xiàn)場費用的全面管理，以提升企業(yè)管理水平。

關(guān)鍵詞 現(xiàn)場費用;預(yù)算;全面管理

一、前言及定義

大型企業(yè)生產(chǎn)的重型設(shè)備一般都需要在業(yè)主的現(xiàn)場進(jìn)行安裝調(diào)試，設(shè)備才能啟動正式運行，現(xiàn)場安裝調(diào)試時間少則半個月多則數(shù)月，因此現(xiàn)場費用管理顯得尤為重要。

現(xiàn)場費用指為施工準(zhǔn)備、組織施工生產(chǎn)和管理所需的費用，包括現(xiàn)場臨時采購和現(xiàn)場辦公等一系列費用。

二、如何進(jìn)行現(xiàn)場費用管理

（一）健全職責(zé)明確的組織體系

健全組織體系，加強工作領(lǐng)導(dǎo)，明確企業(yè)各部門間的協(xié)同配合職責(zé)。

營銷部是供貨合同現(xiàn)場費用的牽頭管理部門，負(fù)責(zé)審核現(xiàn)場項目經(jīng)理制定的現(xiàn)場費用預(yù)算表及過程中的變更，在項目執(zhí)行過程中根據(jù)預(yù)算對工程現(xiàn)場費用進(jìn)行監(jiān)管，負(fù)責(zé)現(xiàn)場費用的申請、使用及報銷。

生產(chǎn)部是現(xiàn)場的生產(chǎn)管理責(zé)任部門、現(xiàn)場拖期扣款的業(yè)務(wù)管理部門，負(fù)責(zé)制定生產(chǎn)安裝調(diào)試方面的現(xiàn)場費用預(yù)算表及過程中的變更，向項目經(jīng)理報備。

財務(wù)部是對現(xiàn)場費用進(jìn)行報銷賬務(wù)處理的業(yè)務(wù)管理部門，負(fù)責(zé)對工程現(xiàn)場費用的使用情況進(jìn)行審批和監(jiān)管。

質(zhì)管部是現(xiàn)場費用質(zhì)量扣款的業(yè)務(wù)管理部門，負(fù)責(zé)對工程現(xiàn)場質(zhì)量管理進(jìn)行監(jiān)管，防止發(fā)生質(zhì)量扣款及事故，明確現(xiàn)場費用發(fā)生的責(zé)任、質(zhì)量罰款是否屬于供應(yīng)商責(zé)任和是否轉(zhuǎn)嫁給供應(yīng)商，明確對供應(yīng)商進(jìn)行責(zé)任追究和款項轉(zhuǎn)移的流程。

安環(huán)部是現(xiàn)場的安全管理責(zé)任部門、現(xiàn)場費用安全扣款的業(yè)務(wù)管理部門，負(fù)責(zé)對工程現(xiàn)場安全方面進(jìn)行監(jiān)管，防止發(fā)生安全扣款及事故。

（二）建立流程清晰的制度流程體系

制定現(xiàn)場費用管理制度工作操作流程，實現(xiàn)有章可循。

1.預(yù)算編制

項目經(jīng)理結(jié)合現(xiàn)場實際情況以及經(jīng)驗編制和審核費用預(yù)算，充分考慮現(xiàn)場實際情況，如現(xiàn)場環(huán)境的氣候及人文條件。

2.費用預(yù)算的審批與調(diào)整

項目組成立后由項目經(jīng)理制定現(xiàn)場費用預(yù)算表，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)主管審核后上報總經(jīng)理審批，審批后將預(yù)算表交到財務(wù)部備案。相關(guān)費用發(fā)生前，項目經(jīng)理要與預(yù)算進(jìn)行對照，如發(fā)現(xiàn)費用項目未在預(yù)算范圍內(nèi)、超出預(yù)算，由項目經(jīng)理提出預(yù)算調(diào)整申請，履行上述審批流程后進(jìn)行報銷。

3.費用報銷

費用報銷時，項目經(jīng)理需要填報現(xiàn)場費處置審批表，包含客戶名稱、合同號、產(chǎn)品名稱、合同總金額、合同簽訂人、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人、處置金額、發(fā)生時間、費用分類、費用發(fā)生原因說明、費用處理說明等內(nèi)容，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，此表原件作為財務(wù)記賬原始憑證附件。財務(wù)部在費用報銷前要與預(yù)算進(jìn)行對應(yīng)再給予報銷。

（三）規(guī)范有序開展現(xiàn)場費用管理工作

下面分類闡述現(xiàn)場發(fā)生的具體費用及管理要點、如何通過全面管理來提升管理水平。

1.租賃辦公用房

在現(xiàn)場需要辦公用房用于辦公及工人住宿，有時是客戶免費提供，大多數(shù)是企業(yè)自行解決。一般調(diào)試安裝現(xiàn)場地理位置比較偏僻，這就需要在成本效益原則的基礎(chǔ)上考慮是自建活動板房還是租賃辦公用房，如租賃辦公用房，要簽訂辦公用房租賃合同，同時索要發(fā)票或到當(dāng)?shù)囟悇?wù)局代開發(fā)票。

2.現(xiàn)場辦公費

辦公設(shè)施等要結(jié)合現(xiàn)場實際情況進(jìn)行配置，從降低成本角度考慮，盡量利用其他現(xiàn)場撤場后的剩余物資，避免重復(fù)購買造成浪費?，F(xiàn)場使用水電費要留存相關(guān)憑據(jù)。

3.現(xiàn)場招待費

招待費用按照公司相關(guān)制度要求，必須履行事前審批手續(xù)，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如實列支，不允許費用串項。

4.聘用當(dāng)?shù)貏趧?wù)工、代繳社保及考勤管理

現(xiàn)場一般需要聘用當(dāng)?shù)貏趧?wù)工，聘用當(dāng)?shù)貏趧?wù)工要與當(dāng)?shù)卣?guī)勞務(wù)公司簽訂用工合同，并按照規(guī)定繳納社保。要對雇傭的勞務(wù)工實施考勤管理，最好用電子考勤機，便于管理，工資要與考勤相符。

5.租賃辦公用車

為提高現(xiàn)場工作效率，現(xiàn)場一般需要租賃辦公用車，這時必須簽訂租賃用車協(xié)議，明確是否配司機、租賃有效期等信息，租賃協(xié)議必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，超過協(xié)議有效期的不允許報銷，油費報銷時要注明里程數(shù)及用車用途。

6.租賃吊車

現(xiàn)場承租吊車時要與吊車的出租方簽訂租賃框架協(xié)議。租賃雙方每天要在“吊裝工單”小票上對使用日期、車型、工時、加班情況及作業(yè)內(nèi)容等進(jìn)行簽字確認(rèn)，租賃結(jié)束后根據(jù)此小票形成吊車臺班登記表進(jìn)行最終結(jié)算，結(jié)算時要核對小票與登記表，兩者必須保持一致。

7.現(xiàn)場使用的設(shè)備及工裝

現(xiàn)場安裝調(diào)試使用的設(shè)備及工裝通常是單位發(fā)運過來，設(shè)備及工裝在這個現(xiàn)場完成后要運往下一個現(xiàn)場或返回單位，是循環(huán)使用的，因此在現(xiàn)場要做好對設(shè)備及工裝的臺賬登記管理，在領(lǐng)用前履行相關(guān)申請審批手續(xù)，做到不遺漏不丟失，現(xiàn)場使用后發(fā)運需要做好交接工作。

8.從單位發(fā)運現(xiàn)場的增補件流程

現(xiàn)場項目經(jīng)理要對營銷部下屬的服務(wù)科下發(fā)申請工作聯(lián)絡(luò)單，由服務(wù)科再把所需的增補件通過工作聯(lián)絡(luò)單的形式反映給設(shè)計、采購等部門，重新設(shè)計制造加工或采購補發(fā)。

9.現(xiàn)場零星采購物資

生產(chǎn)急需或臨時增加可采購小額物資，如金額不足1萬元的，可在現(xiàn)場進(jìn)行零星采購。

10.材料出入庫管理

建立材料的庫房管理臺賬，現(xiàn)場物資出庫需要領(lǐng)用人簽字，對應(yīng)入庫物資進(jìn)行出庫，實時查詢、動態(tài)掌握庫房物資余額。避免現(xiàn)場物資入庫時由多人管理，職責(zé)不清，防范未按照計劃到貨而未及時發(fā)現(xiàn)、影響調(diào)試安裝進(jìn)度的風(fēng)險。

11.領(lǐng)用甲方物資

現(xiàn)場領(lǐng)用甲方物資要做好備查登記，與甲方共用庫房，要簽訂協(xié)議，注明看護(hù)保管責(zé)任，對物資的數(shù)量盤點清晰。

12.繳納的安全保證金、車輛押金、設(shè)備使用押金

要留存繳納收據(jù)，注意保證金和押金的用途及時間，便于及時結(jié)算和清理。

13.現(xiàn)場發(fā)生的安全罰款、質(zhì)量扣款、拖期罰款及對現(xiàn)場單位或人員損失的賠償

現(xiàn)場施工過程中，發(fā)生的各種扣款問題，要由甲方及本單位項目經(jīng)理簽字認(rèn)可，并提供相關(guān)依據(jù)，再最終結(jié)算。

14.撤場物資的管理

項目現(xiàn)場撤離時，項目經(jīng)理按材料庫房的物資臺賬盤點相關(guān)物資，明確物品名稱、數(shù)量、型號、規(guī)格等內(nèi)容，提出處置建議，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，將可用物資及設(shè)備轉(zhuǎn)移至新開工施工現(xiàn)場，或者對外處置，并將處置結(jié)果報財務(wù)部，財務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理。

15.現(xiàn)場發(fā)生的其他成本費用

必須履行相關(guān)審批手續(xù)，并保存相關(guān)憑據(jù)，以便財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。

16.現(xiàn)場檔案管理

現(xiàn)場會議紀(jì)要、施工記錄日志、與各部門工作聯(lián)絡(luò)單、與用戶往來傳真、庫房管理臺賬、現(xiàn)場費處置審批表復(fù)印件等資料必須留存，以便存檔備查。

（四）加大培訓(xùn)和考核力度

1.加強培訓(xùn)

在現(xiàn)場較多的情況下，共享和利用前期現(xiàn)場成熟的管控經(jīng)驗。要針對現(xiàn)場出現(xiàn)的主要問題，制定規(guī)范的項目現(xiàn)場管理模板，照章執(zhí)行，加強對相關(guān)人員的培訓(xùn)，提升項目經(jīng)理的現(xiàn)場管理水平。

2.加大獎懲力度

對發(fā)現(xiàn)的現(xiàn)場問題，舉一反三，加強督辦整改。如項目經(jīng)理超出預(yù)算額較大的要進(jìn)行考核、出現(xiàn)質(zhì)量及拖期扣款問題對責(zé)任人進(jìn)行考核罰款等，而針對現(xiàn)場管理較好、大大降低預(yù)算的項目經(jīng)理，要給予獎勵，做到獎罰分明。

三、結(jié)語

通過對現(xiàn)場費用的全面管理，可嚴(yán)格把控現(xiàn)場費用的合理支出，減少現(xiàn)場費用的發(fā)生，同時實施必要的現(xiàn)場管理，使現(xiàn)場施工順利有序進(jìn)行，大大降低成本，進(jìn)而提高企業(yè)效益。

（作者單位為大連華銳重工集團(tuán)股份有限公司）

[作者簡介：邊欣（1970—），女，遼寧昌圖人，本科，高級會計師，研究方向：企業(yè)經(jīng)營管理的提升、風(fēng)險防控及降本增效等。]

參考文獻(xiàn)

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