PDCA循環(huán)法在檔案數(shù)字化加工工作中的應(yīng)用

王愛華

摘?要：社會(huì)發(fā)展、時(shí)代進(jìn)步的今天，檔案數(shù)字化已經(jīng)普遍存在，在其加工過程中涌現(xiàn)出一系列問題，若是未能及時(shí)進(jìn)行解決，必然會(huì)產(chǎn)生不利的影響。新形勢(shì)下，PDCA循環(huán)法脫穎而出，將其充分應(yīng)用至數(shù)字化加工當(dāng)中是勢(shì)在必行的。本文將簡要分析PDCA循環(huán)法的特點(diǎn)，重點(diǎn)從多個(gè)方面討論了其具體應(yīng)用，以供參考。

關(guān)鍵詞：PDCA循環(huán)法?檔案數(shù)字化?特點(diǎn)?應(yīng)用

中圖分類號(hào)：G27??文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A????文章編號(hào)：1003-9082（2020）09-00-01

一、PDCA循環(huán)法的特點(diǎn)

1.持續(xù)上升

PDCA循環(huán)法各個(gè)環(huán)節(jié)不處在同一水平線之上，各環(huán)節(jié)的主要任務(wù)不同，都可針對(duì)性地處理相關(guān)問題，推動(dòng)著工作進(jìn)程，也有效提升工作質(zhì)量。完成一個(gè)循環(huán)之后，應(yīng)及時(shí)總結(jié)并歸納，在此基礎(chǔ)上確定新目標(biāo)，再次循環(huán)，持續(xù)上升。

2.層層循環(huán)

各個(gè)環(huán)節(jié)密切關(guān)聯(lián)，PDCA循環(huán)法適用性較強(qiáng)，在實(shí)際應(yīng)用過程中逐漸形成“一環(huán)套一環(huán)”的模式，層層循環(huán)，大環(huán)起到提供依據(jù)的作用，小環(huán)起到提供切實(shí)保障的作用，朝著同一方前進(jìn)，互相影響，協(xié)同推進(jìn)。

二、PDCA循環(huán)法在檔案數(shù)字化加工工作中的應(yīng)用

1.在展開新項(xiàng)目中的應(yīng)用

1.1 P（計(jì)劃）

P階段是第一環(huán)節(jié)，這一環(huán)節(jié)的主要任務(wù)則是“計(jì)劃”。在建立新的數(shù)字化檔案時(shí)，最為基本的工作為完成計(jì)劃方案。具體做法如下所示：①從本質(zhì)上分析，檔案數(shù)字化屬于一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，且具有長期性的特點(diǎn)，當(dāng)展開相關(guān)工作時(shí)，必須要從整體的角度出發(fā)，對(duì)加工方式、經(jīng)驗(yàn)等等進(jìn)行細(xì)致的分析，并預(yù)測(cè)工作中可能會(huì)遇到的問題，及時(shí)制定針對(duì)性的措施。作為檔案工作者，必須具備足夠的質(zhì)量意識(shí)，在工作之前做好問卷調(diào)查，明確實(shí)際需求。②完成基本工作后，檔案工作者需全面了解所有檔案，確定本次數(shù)字化加工的目的，在此基礎(chǔ)上明確范圍以及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，接下來規(guī)劃數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)備份等一系列工作，進(jìn)而完成方案制定。③因數(shù)字化軟硬件會(huì)持續(xù)更新，因此必須考慮其可擴(kuò)展性，同時(shí)重視特殊檔案，提高分辨率，避免發(fā)生失真問題。④數(shù)字化檔案極易出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)問題，造成這些風(fēng)險(xiǎn)問題的因素有很多，要想全面保障檔案安全，還應(yīng)當(dāng)設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，明確工作流程，完善管理制度，充分發(fā)揮制度的約束。

1.2 D（執(zhí)行）

D階段的主要任務(wù)為執(zhí)行，檔案工作者必須嚴(yán)格根據(jù)計(jì)劃方案展開加工工作，這樣才能達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，為了有效提升執(zhí)行的效率與質(zhì)量，還應(yīng)及時(shí)展開測(cè)量。在此過程中，也可增設(shè)崗位責(zé)任制，督促所有相關(guān)人員端正態(tài)度，明確崗位責(zé)任，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)有序完成本職工作。除此以外，還應(yīng)將所有原始數(shù)據(jù)整理并分類，建立與之相應(yīng)的文件檔案，為后續(xù)的工作提供切實(shí)保障。

1.3 C（檢查）

C階段的核心任務(wù)為檢查，檢查的主要作用是判斷計(jì)劃方案的實(shí)施效果，學(xué)校應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身實(shí)際情況來確定適宜的檢查周期。在檢查計(jì)劃方案的同時(shí)，還需要對(duì)加工工作流程、實(shí)施手段等等進(jìn)行檢測(cè)。若是最終達(dá)到預(yù)先設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)，則將本次檔案數(shù)字化加工工作經(jīng)驗(yàn)收集并總結(jié)，及時(shí)完成工作報(bào)告，若是最終未能達(dá)到預(yù)先設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)，工作人員必須立足于根本，準(zhǔn)確定位出錯(cuò)環(huán)節(jié)，分析實(shí)際加工工作中受到的種種影響，將這些因素記錄下來，避免以后再次出現(xiàn)。

1.4 A（處理）

A階段需要完成一系列處理工作，對(duì)方案的最終實(shí)施情況加以分析。首先，定期評(píng)估檔案數(shù)字化加工工作中風(fēng)險(xiǎn)，重點(diǎn)分析造成風(fēng)險(xiǎn)的主要因素;其次，針對(duì)性地提出解決與優(yōu)化措施，并結(jié)合工作實(shí)際再次對(duì)計(jì)劃方案加以完善;最后，對(duì)本次加工工作展開綜合性的評(píng)估，從整體的角度出發(fā)持續(xù)改進(jìn)，并有效推動(dòng)下一循環(huán)的有效展開，防止重蹈覆轍。

二、在檔案目錄錄入中的應(yīng)用

在數(shù)字化檔案庫中，目錄的全面性以及準(zhǔn)確性決定著使用者能夠在最短的時(shí)間內(nèi)定位所需文件，同時(shí)也關(guān)系著數(shù)據(jù)的檢準(zhǔn)率。若是目錄錄入存在問題，如不規(guī)范、不完整等等，都會(huì)造成直接的負(fù)面影響，也會(huì)限制數(shù)字化檔案的遠(yuǎn)程共享。因此，如今可將目錄錄入這一重要工作視為一個(gè)循環(huán)，做好各階段的基本工作。

1. P（計(jì)劃）

首先，應(yīng)將上一循環(huán)當(dāng)中存在的問題整理出來，并展開一定的分析。經(jīng)過分析，可發(fā)現(xiàn)目錄錄入工作頻繁出現(xiàn)的問題包括錄入名稱不完整、格式不規(guī)范、存在大量錯(cuò)別字、文字錄入效率較低等等。其次，針對(duì)以上問題，分析主要原因，同時(shí)整理并分類，這些原因有欠缺標(biāo)準(zhǔn)制度、欠缺激勵(lì)機(jī)制、相關(guān)人員專業(yè)知識(shí)不足、態(tài)度不端正、工作經(jīng)驗(yàn)較少等。最后，將問題與原因明確之后，一一對(duì)應(yīng)，針對(duì)性地制定有效措施，完善本次循環(huán)的計(jì)劃方案。

2. D（執(zhí)行）

執(zhí)行階段主要工作為結(jié)合問題與發(fā)生原因，及時(shí)施行有效措施。第一，展開技術(shù)培訓(xùn)，外聘專家定期開展培訓(xùn)式的講座，要求相關(guān)人員積極參加，在培訓(xùn)中積累更多知識(shí)與經(jīng)驗(yàn);第二，增設(shè)績效獎(jiǎng)懲制度，以此來提高人員的積極性以及責(zé)任性，端正他們的工作態(tài)度;第三，添加工作驗(yàn)收，避免發(fā)生目錄錄入錯(cuò)別字較多、格式不規(guī)范等基本問題;第四，建立健全制度體系，明確崗位職責(zé)，要求相關(guān)人員做好工作記錄，并展開有效分析。

3. C（檢查）

施行以上措施之后，定期檢查執(zhí)行效果，可明顯地發(fā)現(xiàn)目錄錄入工作中錯(cuò)誤率大大降低，同時(shí)整個(gè)數(shù)字化目錄的全面性、規(guī)范性有效提升，工作效率也在一定程度上突飛猛進(jìn)。但部分人員對(duì)績效獎(jiǎng)懲制度存在異議，認(rèn)為其很難真正地調(diào)動(dòng)積極性，甚至?xí)饔谛问?，因此?yīng)當(dāng)聽取他們的建議，對(duì)這一制度進(jìn)行合理調(diào)整與優(yōu)化。

4. A（處理）

將目錄錄入中PDCA循環(huán)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)與歸納，同時(shí)展開更為細(xì)致且準(zhǔn)確的剖析，深度探究其中存在的新問題，若是發(fā)現(xiàn)問題，再持續(xù)推進(jìn)，轉(zhuǎn)入下一循環(huán)當(dāng)中，經(jīng)過循環(huán)處理，加以解決。

結(jié)語

綜上所述，新形勢(shì)下如何將PDCA循環(huán)充分落實(shí)檔案數(shù)字化加工工作當(dāng)中，已然成為新時(shí)期檔案工作者必須重點(diǎn)關(guān)注的問題。現(xiàn)階段，應(yīng)充分把握PDCA循環(huán)的特點(diǎn)，并了解其實(shí)際應(yīng)用過程與方法，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，針對(duì)性地提出措施，確保工作效率，從而進(jìn)一步提高檔案數(shù)字化整體質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

[1]周炯輝.PDCA循環(huán)在醫(yī)院科技檔案管理中的有效利用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（02）：186.