提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略簡(jiǎn)析

摘?要：信息化技術(shù)的應(yīng)用，是各領(lǐng)域未來發(fā)展的重要趨勢(shì)之一。這一新形勢(shì)的發(fā)展，使得檔案管理工作面臨著新的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)?；诖?，本文通過對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)所具有的意義進(jìn)行分析;并對(duì)現(xiàn)階段，檔案管理信息化建設(shè)存在的缺陷與不足進(jìn)行簡(jiǎn)要說明;最后，對(duì)有效提升檔案管理信息化建設(shè)的策略進(jìn)行概述。以供相關(guān)人士的閱讀與思考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位?檔案管理?信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：G27??文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A????文章編號(hào)：1003-9082（2020）09-00-01

一、概述對(duì)事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的意義

首先，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行信息化的建設(shè)，可以使更多的檔案、數(shù)據(jù)，被存儲(chǔ)在信息設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中，同時(shí)可以使檔案所占用的空間得到有效節(jié)約，并降低了檔案管理工作的失誤概率，使檔案得到高效率的應(yīng)用。因此，在對(duì)事業(yè)檔案進(jìn)行管理時(shí)，構(gòu)建完善的信息化管理體系，有助于提高檔案管理的水平。其次，隨著新時(shí)期事業(yè)單位的不斷發(fā)展，使得各類信息、數(shù)據(jù)以及資料的數(shù)量逐步增加，因此需要更多的空間用以存儲(chǔ)相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)信息化建設(shè)可以使檔案管理的整體工作效率得到提升，并可以有效控制相應(yīng)的管理成本。

二、簡(jiǎn)述現(xiàn)階段事業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的不足

1.檔案管理工作人員對(duì)信息化建設(shè)的重視不足

現(xiàn)階段，部分檔案管理工作人員對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏應(yīng)有的重視。這種現(xiàn)象的存在，會(huì)使檔案管理的信息化存在較多的漏洞，一些工作人員甚至認(rèn)為檔案管理工作與事業(yè)單位的發(fā)展沒有必然的聯(lián)系。但實(shí)際上，事業(yè)單位的發(fā)展與檔案管理工作有著極為密切的聯(lián)系，甚至?xí)绊懙絿医?jīng)濟(jì)的發(fā)展以及社會(huì)建設(shè)。正因如此，檔案管理工作人員應(yīng)提升對(duì)檔案管理工作的重視程度，使檔案信息可以創(chuàng)造出更多的實(shí)際價(jià)值，并促進(jìn)事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展。

2.部分檔案管理工作人員的專業(yè)性缺乏

現(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的效率較低的主要原因是，一些檔案管理工作人員存在專業(yè)性缺乏的問題。當(dāng)前，部分工作人員因缺少相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)，或因年紀(jì)較大造成新鮮事物接受程度差，使得檔案管理工作的信息化建設(shè)不能滿足實(shí)際的需求。同時(shí)，一些管理人員的工作態(tài)度存在問題，缺乏應(yīng)有的責(zé)任心與耐心，工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，這導(dǎo)致工作人員無法及時(shí)完成檔案管理工作。因此，為使事業(yè)單位順利完成檔案管理的信息化建設(shè)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人才的有效培養(yǎng)，并注重對(duì)優(yōu)質(zhì)人才的引進(jìn)，從而為檔案管理的信息化建設(shè)提供充足的人才。

3.現(xiàn)階段，檔案管理的信息化程度不高

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用滲透在各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，使得越來越多的事物可以實(shí)現(xiàn)信息化的建設(shè)與處理。當(dāng)前，雖然事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)已取得一定的成績(jī)，但其整體的信息化與網(wǎng)絡(luò)化的程度仍較為落后，部分檔案仍采用紙質(zhì)形式進(jìn)行保存。紙質(zhì)檔案易受外界因素的影響，如溫度、濕度等，且紙質(zhì)檔案出現(xiàn)破損后難以被修復(fù)，進(jìn)而造成重要信息、資料以及數(shù)據(jù)的遺失。此外，紙質(zhì)類的檔案會(huì)使資料查找的效率降低。因此，事業(yè)單位應(yīng)打破舊有觀念，將信息化技術(shù)與檔案管理工作進(jìn)行充分融合，這樣不僅可以提升檔案信息的查詢與使用效率，還會(huì)使檔案的信息安全得到更為有效的保障。

三、概述有效提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

1.制定事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范

信息技術(shù)的發(fā)展，使檔案管理工作的內(nèi)容由過去對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)體保護(hù)，轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案信息進(jìn)行使用與共享。而為使檔案信息得到最大程度的開發(fā)與利用，需要制定規(guī)范化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范。因此，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，應(yīng)以國家信息化管理標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，根據(jù)事業(yè)單位自身的特點(diǎn)與需求制定相應(yīng)的管理規(guī)范。首先，在進(jìn)行檔案錄入時(shí)，需遵循國家統(tǒng)一的錄入原則、方法、格式等要求。如果錄入標(biāo)準(zhǔn)無法得到統(tǒng)一，會(huì)使檔案信息無法得到有效的讀取與應(yīng)用。其次，需要對(duì)檔案信息管理的硬件、軟件以及文檔格式等內(nèi)容進(jìn)行必要的統(tǒng)一與規(guī)范，從而為檔案信息與數(shù)據(jù)的共享利用打下基礎(chǔ)。因此，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。

2.對(duì)事業(yè)單位的檔案管理設(shè)施進(jìn)行有效完善

計(jì)算機(jī)以及現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備，是檔案信息化建設(shè)的重要依托，能夠幫助檔案管理信息化工作完成對(duì)數(shù)據(jù)、信息的收集、存貯、加工、應(yīng)用以及傳輸?shù)裙ぷ?。在事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，需根據(jù)自身的實(shí)際與需求進(jìn)行計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等基礎(chǔ)設(shè)備的采購，并對(duì)所用設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一化的規(guī)范管理與使用，以便有效延長(zhǎng)設(shè)備的使用年限。此外，應(yīng)注意對(duì)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行最大限度地優(yōu)化，以便可以對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的需求進(jìn)行更好地滿足。

3.注重對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)與技能進(jìn)行培養(yǎng)

現(xiàn)階段，檔案管理的信息化建設(shè)仍需要人工進(jìn)行部分操作，如信息錄入、訂正等。這就需要管理人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)與技術(shù)，還需要對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、通信技術(shù)等進(jìn)行掌握。當(dāng)前，多數(shù)檔案管理人員的檔案管理理論與方式仍過于傳統(tǒng)，這使基礎(chǔ)設(shè)備的利用率不足，信息錄入過于簡(jiǎn)單化，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作的效率偏低，無法滿足信息化建設(shè)的深層次需求。因此，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，提升其專業(yè)水平，也是事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的重要工作內(nèi)容。首先，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，并利用考核機(jī)制保證管理人員對(duì)相關(guān)技能的有效掌握，以便可以更高質(zhì)量的滿足檔案信息建設(shè)的需求。其次，檔案管理人員應(yīng)不斷地進(jìn)行自我提升與深造，加強(qiáng)對(duì)專業(yè)知識(shí)與技能的有效學(xué)習(xí)，正確對(duì)待檔案信息化建設(shè)工作，并以一種更為積極的態(tài)度去面對(duì)工作中的問題與困難。

結(jié)語

綜上所述，在事業(yè)單位檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)，需要改變?cè)械墓ぷ骼砟钆c模式，以便可以更高效地實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。在實(shí)際工作中，應(yīng)逐步采取新觀念、新方法，以便使檔案管理信息化建設(shè)得到更有效地落實(shí)。此外，應(yīng)充分發(fā)揮工作人員在信息化建設(shè)中的作用，進(jìn)而使整體工作質(zhì)量得以提升。

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作者簡(jiǎn)介：羅云，（1975.09.01—），女，漢族，湖北仙桃人，大學(xué)，館員，研究方向：檔案管理。